Sammelthread DEVONthink

[bin_ichs?]

kann ich denn den Speicherort der Datenbank nicht ändern?

Doch. Einfach ein anderes Verzeichnis wählen

 

[user chris]

..steht aber auch im Buch
Finde die Investition von ganzen 10 € hat sich gelohnt..

 

[snicker]

Ich möchte aus einem speziellen Ordner alle Dateien automatisch in die Inbox bewegen. Wie ist das möglich?

Danke

 

[agrajag]

Ich mach das mit Hazel.

 

[snicker]

Geht das auch automatisch mit den Skripts?

 

[agrajag]

Geht das auch automatisch mit den Skripts?

Von welchen Scripts redest du?

Ich hab z.B. einen Ordner, in denen die Scans vom Netzwerk-Scanner landen. Enthält der Name der Datei einen bestimmten Code (z.B. Archivierung), wird er von Hazel automatisch in den Inbox-Ordner von DT verschoben.

 

[snicker]

Na von den Scripts aus Devonthink. ODer aber über den Automator. Warum eine extra Software kaufen?!?

 

[bin_ichs?]

Na von den Scripts aus Devonthink. ODer aber über den Automator. Warum eine extra Software kaufen?!?

Hazel gehört zu den Must-Haves auf dem Mac. Damit lassen sich diverse Prozesse automatisieren, nicht nur im Zusammenhang mit DEVONthink - damit sparst du viel Zeit (und somit auch Geld, das du zum Eisessen mit deiner Tochter verwenden kannst...). Ansonsten befass dich mal mit dem Stichwort "Ordneraktionen" (siehe auch Buch...).

Letztlich bliebe ja auch noch der Sorter, der nicht viel anderes als eine solche Ordnerverknüpfung ist, halt nur auf die Bedürfnisse von DEVONthink zugeschnitten

 

[snicker]

bis heute habe ich Hazel nicht mal gekannt und NIE vermisst. Deshalb wird es auch weiterhin so bleiben.

 

[bin_ichs?]

bis heute habe ich Hazel nicht mal gekannt und NIE vermisst. Deshalb wird es auch weiterhin so bleiben.

Die Funktion, nach der du gefragt hattest, hattest du bis heute auch nicht gekannt. Und Hazel deckt genau diese Funktion ab und darüber hinaus auch auch noch viele andere nützlichen Funktionen. Aber die kennst du sicher auch nicht und wirst sie deshalb auch nicht vermissen.

 

[smacy]

Hallo liebe Macuser Gemeinde,

ich habe mir Devonthink Pro zugelegt und auch schon die deutsche Anleitung gekauft.
Bevor ich aber beginne meine Dokumente zu archivieren, würde ich gerne noch ein paar Fragen beantwortet bekommen:

1. Wenn ich Dokumente importiere, dann sind doch die Dateien in der Devonthink Datenbank gespeichert und ich könnte die Dateien (PDF's usw...) von meiner Festplatte löschen.
Später, wenn ich das Dokument wieder als PDF... möchte, dann kann ich es wieder aus Devonthink exportieren. Habe ich das richtig verstanden?

2. Gibt es noch Tips, die man vor Beginn der Archivierung bekommen sollte, als besseren Start

3. Wie funktioniert die intelligente Zuordnung in Gruppen. Wonach lernt er? Durch manuelle Tags oder wie?

Danke

Grüße

Smacy

 

[bin_ichs?]

Zu 1: Ja, genau so

Zu 2: Prinzipiell kannst du bei der digitalen Archivierung den gleichen Grundsätzen und der gleichen Ordnung folgen wie der nicht digitalen. Wie du das umsetzt, lässt sich kaum mit Allgemeingültigkeit beantworten, das hängt von deinem Arbeitsgebiet und deinem Workflow ab

Zu 3: Da gehen unterschiedliche Faktoren ein. Grob gesagt wertet DT alles aus, was du mit deinen Dokumenten anstellst, wertet die Inhalte aus und lernt auf diese Weise immer mehr hinzu. Vergleich es in etwa mit dem, was eine personalisierte Suche bei Suchmaschinen macht. Bei DT ist das vom Grundansatz her ganz ähnlich

 

[smacy]

Danke

Die Zuordnungen und das spätere suchen geht dann über die sogenannten Tags oder? D.h. beim archivieren sollte ich immer mit den Tags arbeiten

Texte aus den Dokumenten erkennt aber nur Pro Office?!?

 

[bin_ichs?]

Die Suchfunktion hängt nicht vom Taggen ab, das Vergeben von Tags ist eine Möglichkeit, deine Dokumente assoziativ zu ordnen und wiederzufinden, aber keine Grundbedingung der Suchfunktion. Die (automatische) Zuordnung von Dokumenten hängt von deren Inhalten, deren Einordnung, Tags, Metainformationen etc. ab und ist Grundlage der DT zugrunde liegenden AI. Das ist eine Art multifaktorieller Prozess.

Texte werden in allen Versionen ausgewertet. DTPO hat allerdings eine OCR-Funktion implementiert, d.h. du kannst zusätzlich Texte, die nur in Bildformaten vorliegen, verwerten

 

[faarikaal]

Danke

Die Zuordnungen und das spätere suchen geht dann über die sogenannten Tags oder? D.h. beim archivieren sollte ich immer mit den Tags arbeiten

Texte aus den Dokumenten erkennt aber nur Pro Office?!?

Ich habe von Anfang an auf zusätzliche Tags verzichtet. Irgendwann wird das nämlich ein ganz schöner Wust. Das muss ich mir nicht antun. Die Texterkennung arbeitet nämlich hervorragend, eine Suche wird so zum Kinderspiel.

 

[smacy]

Verstehe ich es richtig, dass DT Pro den Text meiner PDF Dokumente erkennt und wenn ich bspw. Rechnungen immer in die Gruppe rechnungen lege, dass DT Pro es dann auch automatisch zuordnen kann?
Wenn ich Suche und Rechnung eingebe, dann findet er diese Dokumente auch, selbst wenn ich keine Tags mit Rechnungen eintrage?

 

[smacy]

Das geht doch nur mit Ocr oder manuellen "Tags" oder was versteh ich da gerade falsch?

 

[faarikaal]

Du scannst hintereinander weg ein, DTPO jagt das durch die OCR und fertig. Bei mir geht das immer in einen Jahrgang, unterteilt in Eingang, Ausgang, Bank, Versicherung, Diverses. Feiner muss man nicht unterteilen.

Suche ich dann z.B. nach einem Kfz.-Kennzeichen spuckt mir die Suche Werkstattrechnungen, Spritquittungen, Versicherungsdokumente usw. aus.

DTPO ist ein verdammt mächtiges Programm, man sollte ihm einfach die Arbeit überlassen.

 

[SwissBigTwin]

Es gibt auch ein deutsches DT Forum http://forum.devontechnologies.com/viewforum.php?f=22

Da antwortet der Entwickler, ein Deutscher, auch persönlich.

 

[bin_ichs?]

Verstehe ich es richtig, dass DT Pro den Text meiner PDF Dokumente erkennt und wenn ich bspw. Rechnungen immer in die Gruppe rechnungen lege, dass DT Pro es dann auch automatisch zuordnen kann?

Wenn du mit PDFs arbeitest, die maschinenlesbaren Text enthalten oder PDFs mit einer OCR in lesbare PDFs konvertierst. dann kann DT die Inhalte auch lesen und auswerten. Ein gescanntes Dokument ist erst einmal nur eine Bilddatei, unabhängig davon ob sie als PDF vorliegt oder nicht und eine Bilddatei kann zwar Text enthalten, den du selbst lesen kann, mit der aber ein Programm nichts anfangen kann. Dazu brauchst du dann die OCR. In DT die Funktion "In lesbares PDF konvertieren"

Was das automatische Zuordnen angeht, wäre ich vorsichtig. Das ist ein sinnvolles Feature, aber kein Allheilmittel. Du musst ausprobieren, wann das passt und wann nicht. Nicht zu jedem Workflow passt es, wenn Dokumente automatisch in irgendwelchen Pfaden "verschwinden", die du selbst nicht kontrollieren kannst. Für eine Buchhaltung mag das vielleicht eher ungeeignet sein, für eine Wissensdatenbank ist es sicher perfekt. Aber das musst du selbst herausbekommen

Wenn ich Suche und Rechnung eingebe, dann findet er diese Dokumente auch, selbst wenn ich keine Tags mit Rechnungen eintrage?

Die Suchfunktion ist nicht davon abhängig ob Dokumente getaggt sind der nicht. Die Tags sind nur einer von vielen Faktoren, die in die Suche eingehen.

Wenn du im Suchfenster "Rechnung" eingibst, findet DT (je nach Konfiguration der Suche), alle Dokumente, die diesen Begriff im Inhalt, im Pfad oder optional in den Tags enthalten. Das ist erstmal nicht viel anders wie die Suche des Betriebssystems, aber die Suchfunktion von DT ist deutlich fixer, deutlich besser individualisierbar, du kannst Operatoren verwenden und und und. Das ist in der Alltagspraxis kein Vergleich!

DTPO ist ein verdammt mächtiges Programm, man sollte ihm einfach die Arbeit überlassen.

Ich nutze DT nun von Anfang an, das ist meine eierlegende Wollmilchsau für alles und jedes. Eigentlich halte ich mich für einen Profi im Umgang mit dem Programm und trotzdem entdecke ich immer wieder Neues - auch heute noch. Das ist ein Programm, dass du nicht mal so eben mit Versuch und Irrtum begreifst.

Das einzige, was mich an DT stört, ist die in die Jahre gekommene dröge Oberfläche...