Sammelthread DEVONthink

[maba_de]

Derzeit habe ich alles im Finder, in einer ausgeklügelten Struktur, die mir eigentlich alles bietet, was ich so brauche.
Dort schiebe ich alles hinein, habe sofort immer Zugriff auf alles, übersichtlich und klar.
Aber wie gesagt, möglicherweise kann ich es DT verfeinern, auch wenn ich DT bislang eher abgeneigt gegenüber gestanden habe.

DT ist ein komplexes Tool und vielleicht überdimensioniert?
Für das, was du willst, gibt es einfacherer und günstigere Alternativen wie z.B. das hier:
https://c-command.com/eaglefiler/

 

[Symbiose]

@maba_de

möglicherweise ist das so. Ich schaue mir das auch noch an. Ansonsten bleibe ich bei meiner bisherigen Vorgehensweise.
Meine Überlegung war nur, alles an einem, evtl. noch übersichtlicherem Ort zu haben.

Mit gefällt es nicht sonderlich, wenn alles in Programm eigene Datenbanken verschwindet.

 

[bin_ichs?]

Danke für deine Rückmeldung

Leider komme ich nicht - so wie beschrieben - in das Kontextmenü. Gibt es noch eine andere Möglichkeit?

Du gehst in DTTG in die Einstellungen. Dort in Speicherorte und klickst auf Bearbeiten. Du wählst eine der Sync-Methoden aus und klickst nochmal auf Bearbeiten. Dann kannst du die Einstellung vornehmen

 

[bin_ichs?]

In einem Datenbank-Container, äusserlich eine einzelne Datei *.dtBase2, Inhalt lässt sich aber mit Rechtsklick "Paketinhalt zeigen" anzeigen.
Die Dateien finden sich dann im Ordner "Files.noindex" und könnten dort mit viel Mühe rausgepusselt werden.

Wichtig: Von diesem Verzeichnis bitte immer die Finger lassen!
Gucken ja, anfassen nein.

 

[bin_ichs?]

Finder und Spotlight-Suche sind gut.
DEVONthink ist besser.
Jedenfalls für mich. Aber "jeder Jeck is' anders"

Auch gute Nacht.

Wenn es nur um die bessere Suchfunktion geht, ist auch EasyFind zu empfehlen. Kostenlos und basiert auf dem DT-Unterbau.

 

[RD11]

Ich habe eine über die Jahre gewachsene Ordnerstruktur und arbeite in DT deshalb mit der Indizierung.
Die Struktur habe auf verschiedene DT-Datenbanken aufgeteilt. Damit läuft nicht alles in eine einzige große und ich schließe diejenigen, die ich aktuell nicht benötige.
Momentan bin ich dabei mich in die Automatisierung einzuarbeiten. Da fehlt mir ein vernünftiger Einstieg.

@bin_ichs? : Dein Buch hat sehr geholfen, ich habe aber wirklich immer noch so meine "Probleme", einen Automatismus zu finden, der meine Dokumente so klassifiziert, wie ich es möchte. In Apple-Script wollte ich mich eigentlich nicht eingraben.
V
or etwa drei Wochen habe ich auf meiner Synology mal "paperless-ngx" in einem Docker-Container installiert und begonnen es zu füllen.
Was mir da sehr gut gefällt, ist die Fähigkeit des Systems, nach einer Weile fast ohne große Korrekturen die Dokumente zu klassifizieren und zu lernen. Dafür ist die Übersicht eingeschränkt und man muss sich immmer wieder Filter definieren, damit man findet, was man sucht.

Für manche Sachen finde ich DT einfach Overkill. Aber Spaß machts trotzdem ;-)

 

[Symbiose]

Wenn es nur um die bessere Suchfunktion geht, ist auch EasyFind zu empfehlen. Kostenlos und basiert auf dem DT-Unterbau.

Nicht nur, eher um Übersichtlichkeit. Doch die habe ich, wenn ich ehrlich bin, mit dem Finder kein Stück schlechter. Und ich komme jederzeit an alle meine Dateien heran, sie sind nicht in einem Datenbanksystem verschwunden. Was mir fast noch wichtiger ist.

Nun ja, ich schaue mir das jetzt noch etwas an. EasyFiler habe ich auch im Test. Nicht schlecht und man kommt leicht an die Daten. Doch auch hier reicht eigentlich der Finder, da EasyFiler dem DT Programm sehr ähnlich ist.

Hmm, glaube, auch der zweite DT Anlauf ist irgendwie nicht so das richtige.

BTW: EasyFind benutze ich seit Beginn an, vor knapp 18 Monaten.
Aber noch deutlich lieber HoudahSpot. Das finde ich genial.

 

[maba_de]

Hmm, glaube, auch der zweite DT Anlauf ist irgendwie nicht so das richtige.

versteh mich nicht falsch, ich bin auch so gestrickt, meinen Workflow regelmäßig zu optimieren.
Aber tatsächlich habe ich viele Jahre und auch viel Geld investiert um festzustellen, dass man das Meiste schlicht nicht braucht.
DT hatte ich auch im Einsatz, aber ich habe damit das gemacht, was ich auch im Finder mache, Unterlagen abzulegen. Nur aufwändiger .

Insofern habe ich vor Jahren festgestellt, dass ich nur dann Software installiere, wenn sie mir wirklich einen Mehrwert bietet oder ich einen echten (!) Bedarf damit befriedige.
Ansonsten installiere ich so wenig wie möglich. Das hat auch den Vorteil, das ich weniger Applkationen updaten muss, weniger neue Lizenzen kaufen muss etc.. Und ich kann im schlimmsten Fall (m)ein System über einen Clean-Install innerhalb von einer Stunde wiederherstellen (auch wenn ich das nie brauche).

 

[bowman]

Nicht nur, eher um Übersichtlichkeit. Doch die habe ich, wenn ich ehrlich bin, mit dem Finder kein Stück schlechter. Und ich komme jederzeit an alle meine Dateien heran, sie sind nicht in einem Datenbanksystem verschwunden. Was mir fast noch wichtiger ist.

...meine Empfehlung: Paperless-ngx
https://www.macuser.de/threads/dokumenten-management-mit-paperless-ngx.903089/#post-11555127

Das legt Dokumente selbständig hübsch sortiert, genauso wie ich es auch machen würde, in einer Ordnerstruktur auf dem NAS ab - wo es auch drauf läuft und damit für alle Geräte im lokalen Netz nutzbar ist. Mehrwert: Die Sucherei in Akten gehört der Vergangenheit an, die Kategorisierung einschliesslich Tagging läuft automatisch. Sollte sich plötzlich Paperless "in Luft auflösen" hätte ich genau die Datenstruktur auf dem NAS, die ich auch bisher so angelegt hätte - nur ohne den Aufwand, das Zeug dort selbst abgelegt haben zu müssen...
Man braucht halt ein NAS (samt Backupkonzept) und einen Duplex-Scanner, der direkt auf SMB-Freigaben des NAS speichern kann. Müsste ich, wenn neue Dokumente eingescannt werden, jedesmal am Rechner rumfummeln, würde das (zumindest bei mir) nix werden, ich spreche da aus Erfahrung. So stopfe ich das Zeug in den Duplex-Einzugscanner am MuFu, drücke eine Taste und nachdem der Stapel durchgelaufen ist wandert fast alles unmittelbar in den Aktenvernichter...

 

[Symbiose]

versteh mich nicht falsch, ich bin auch so gestrickt, meinen Workflow regelmäßig zu optimieren.

Genau, so mache ich das ja auch. Versuche immer alles irgendwie zu verbessern, zu automatisieren.

Aber tatsächlich habe ich viele Jahre und auch viel Geld investiert um festzustellen, dass man das Meiste schlicht nicht braucht.

Auch richtig, das habe ich beim Mac schon sehr oft feststellen müssen. Darf ich das hier überhaupt sagen: Bei Windows war das nicht so.

DT hatte ich auch im Einsatz, aber ich habe damit das gemacht, was ich auch im Finder mache, Unterlagen abzulegen. Nur aufwändiger .

Auch das habe ich mir gedacht, wollte es hier aber nicht so deutlich formulieren. Ich weiß ja zwischenzeitlich, wie leicht man damit hier anecken kann.
Auch ein Thema für mich: Datensicherheit. Ich finde es extrem unschön, wenn meine Dateien in einem Programm eigenen Datenbanksystem verschwinden.

Insofern habe ich vor Jahren festgestellt, dass ich nur dann Software installiere, wenn sie mir wirklich einen Mehrwert bietet oder ich einen echten (!) Bedarf damit befriedige.
Ansonsten installiere ich so wenig wie möglich.

Diese Herangehensweise ist mir auch die liebste. Je weniger Programme, je lieber.
Seit ich das System Mac nutze, mit wechselnder Zufriedenheit, habe ich weit über die Hälfte aller installierten Programme längst wieder deinstalliert.

Das hat auch den Vorteil, das ich weniger Applkationen updaten muss, weniger neue Lizenzen kaufen muss etc.. Und ich kann im schlimmsten Fall (m)ein System über einen Clean-Install innerhalb von einer Stunde wiederherstellen (auch wenn ich das nie brauche).

Richtig.
Eine Clean Install habe ich nur zu Beginn gemacht, nachdem ich einige Wochen mit dem Mac herumprpbiert hatte. Danach eine Clean Install und seither läuft das Ding.

 

[maba_de]

Auch richtig, das habe ich beim Mac schon sehr oft feststellen müssen. Darf ich das hier überhaupt sagen: Bei Windows war das nicht so.

mmmh, ich mache das auf Windows Geräten auch so, insofern unterscheidet sich mein Verhalten da nicht.

Auch das habe ich mir gedacht, wollte es hier aber nicht so deutlich formulieren. Ich weiß ja zwischenzeitlich, wie leicht man damit hier anecken kann.

lass dich davon nicht beeinflussen. Entweder passt eine App oder eben nicht.
Jeder hier formuliert natürlich aus seiner Sicht und rechtfertigt sich und sein Handeln da ein Stück weit. Ich ja auch.
Aber relevant ist das eigene Verhalten/Vorgehen für Andere nicht, das kann maximal ein Vorschlag oder eine Empfehlung sein.

 

[Symbiose]

mmmh, ich mache das auf Windows Geräten auch so, insofern unterscheidet sich mein Verhalten da nicht.

Dem Grund nach ist das auch bei mir so. Was ich damit sagen wollte: Unter Windows habe ich längst nicht so viele kleine Tools installiert / installieren müssen, um meinen Workflow etwas bequemer und intuitiver zu gestalten.
Da gab es einige wenige große Programme und das wars. Aber möchte das hier nicht thematisieren, da völlig OT.
Wollte es nur kurz erklären.

lass dich davon nicht beeinflussen. Entweder passt eine App oder eben nicht.

Das lasse ich sowieso niemals, da bin ich völlig schmerzfrei, gehe meinen eigenen Weg.

Jeder hier formuliert natürlich aus seiner Sicht und rechtfertigt sich und sein Handeln da ein Stück weit. Ich ja auch.
Aber relevant ist das eigene Verhalten/Vorgehen für Andere nicht, das kann maximal ein Vorschlag oder eine Empfehlung sein.

Vollkommen richtig so, alles andere wäre nicht zielführend.

Nun ja, ich schaue mir das gleich noch ein klein wenig an, versuche es in meinen Arbeitsablauf einzubeziehen und schaue ob es passen könnte.

EDIT:
EagleFiler ist bereits deinstalliert - gefiel mir nicht. Auch, weil man immer explizit die DB öffnen musste, diese nicht beim Programmstart automatisch öffnet. Auch die Einstellmöglichkeiten sind extrem rudimentär. Allerdings legt er die Dateien nicht in einem eigenen Datenbanksystem ab.

 

[roger.rebel]

Du gehst in DTTG in die Einstellungen. Dort in Speicherorte und klickst auf Bearbeiten. Du wählst eine der Sync-Methoden aus und klickst nochmal auf Bearbeiten. Dann kannst du die Einstellung vornehmen

Danke, hat geklappt

 

[Symbiose]

...meine Empfehlung: Paperless-ngx
https://www.macuser.de/threads/dokumenten-management-mit-paperless-ngx.903089/#post-11555127

Danke. Habe ich mir auch angeschaut, doch überzeugt mich das leider am wenigsten.

 

[bowman]

Danke. Habe ich mir auch angeschaut, doch überzeugt mich das leider am wenigsten.

...darf ich fragen warum? Was genau ist denn deine Idealvorstellung?

 

[MacKaz]

Kam gestern durch unsere Antworten rüber, dass Devonthink die Dateien nicht in einer mehr oder weniger unerreichbaren, proprietären Datenbank ablegt, sondern in einem Ordner in einem zugänglichen Paket?
Du erwähnst das Wort „Datenbanksystem“ so häufig, dass ich da langsam einen anderen Eindruck habe (kann mich täuschen) und das lieber noch mal klarstelle.
Du hast den Wunsch des freien Zugriffs auf die Dateien nicht exklusiv, das ist eine der wichtigsten Basiseigenschaften von Devonthink, um das es hier ja geht.
(Exportmöglichkeiten des Programms mal ganz außen vor gelassen).

Noch abschließend eine grundsätzliche Frage:
Wie bzw. wo legt DT die Daten ab? In einer Datenbank, an die man nicht herankommt, oder wie muss man sich das vorstellen?

Mit gefällt es nicht sonderlich, wenn alles in Programm eigene Datenbanken verschwindet.

Nicht nur, eher um Übersichtlichkeit. Doch die habe ich, wenn ich ehrlich bin, mit dem Finder kein Stück schlechter. Und ich komme jederzeit an alle meine Dateien heran, sie sind nicht in einem Datenbanksystem verschwunden. Was mir fast noch wichtiger ist.

Auch ein Thema für mich: Datensicherheit. Ich finde es extrem unschön, wenn meine Dateien in einem Programm eigenen Datenbanksystem verschwinden.

Allerdings legt er die Dateien nicht in einem eigenen Datenbanksystem ab.

 

[bin_ichs?]

Kam gestern durch unsere Antworten rüber, dass Devonthink die Dateien nicht in einer mehr oder weniger unerreichbaren, proprietären Datenbank ablegt, sondern in einem Ordner in einem zugänglichen Paket?

Das Datenbanksystem ist nix anderes als ein gepackter Ordner, in dem die Dateien völlig unangetastet und mit dem originalen Dokumentennamen liegen, geordnet nach Dateiart. DT ändert an den Dateien absolut nichts, das ist ein wesentlicher Unterschied zu einigen anderen Ablagesystemen. Die Struktur innerhalb des gepackten Ordners ist nicht wirklich komfortabel zu nutzen, aber im Regelfall lässt du hier auch die Finger weg.

 

[MacKaz]

Ja, das schrieb ich ja bzw. meinte es zumindest so, ich habe es halt Paket genannt

Ergänzend sei aber noch erwähnt, dass wir hier von der Desktop-Version schreiben.
Unter iOS/iPadOS ist es ein riesiger Vorteil, direkt auf die Dateien zuzugreifen.
Dass DTTG ein Document Provider ist, ist für mich ein echtes Killerfeature.

 

[Symbiose]

Kam gestern durch unsere Antworten rüber, dass Devonthink die Dateien nicht in einer mehr oder weniger unerreichbaren, proprietären Datenbank ablegt, sondern in einem Ordner in einem zugänglichen Paket?

Habe ich da etwas überlesen oder missverstanden?
Möglich wäre es.

Wenn ich eine Datei nach DT importiere, liegt diese Datei immer noch an der Stelle, wo ich sie einst abgelegt habe. Richtig?
Die Datei ist somit 2x vorhanden.
Darüber hinaus legt DT diese Datei in eine eigene Datenbank ab. Doch die sollte man nicht antasten, wenn ich es richtig interpretiere, obwohl, wie Du schreibst, sie zugänglich wäre.

 

[bin_ichs?]

Wenn ich eine Datei nach DT importiere, liegt diese Datei immer noch an der Stelle, wo ich sie einst abgelegt habe. Richtig?
Die Datei ist somit 2x vorhanden.

Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten:

Importieren: Du fügst eine Datei aus dem Finder zum Dokumentenbestand von DT hinzu. Dann kannst du die Ursprungsdatei tatsächlich löschen, wenn du sie nicht für andere Zwecke brauchst

Indizieren: Die Datei bleibt am Ort und über die Indizierung wird lediglich ein Link auf diese Datei in DT abgebildet. Dieser Weg macht v.a. dann Sinn, wenn mehrere Programme auf den gleichen Dateibestand zugreifen müssen. Wenn du hier die Originaldatei im Finder löschst, findet sie DT nicht mehr.