Sammelthread DEVONthink

[Symbiose]

Im Grunde hat ja jeder seinen eigenen Workflow, mit dem er am besten zurecht kommt. Ich bestehe ja nicht darauf, dass meiner der absolut beste ist.

1. Weil ich die Notizen.app nur für Notizen mit kurzer Halbwertszeit verwende. Mal eben eine URL abgelegt, eine Adresse, irgendeinen Schnipsel, eine Skizze, eine handschriftliche Notiz, meist nur 1-3 Zeilen lang....

2. Die Notebooks.app ist für mich ein Sammelbecken für Textentwürfe ohne Formatierung. Also z.B. wenn ich eine Nachricht bei einem Anbieter in ein Webformular eingeben soll oder ich schreibe eine Rezension oder einen sonstigen Text, dann formuliere ich es in der Notebooks.app vor und kopiere den Text anschließend dorthin, wo er gebraucht wird. Die Halbwertszeit dieser Entwürfe ist wesentlich länger.

Ja, aber kannst Du das alles nicht auch ganz prima mit der Notizen.App?
Mache ich auch so.

(Außerdem verschwindet der Text nicht wie bei der Notizen.app in einer Blackbox, sondern wird fein säuberlich als zugängliche Datei im Notebooks-Ordner abgelegt.)

Verstehe ich nicht. Die Notizen.app hat doch links auch den wunderbaren Verzeichnisbaum. Oder einst Du, das Du an diese Notizen nur mit einer Zusatzsoftware wie Exporter herankommst?

Ich verwende also je nach Bedeutung des Dokuments ein dreistufiges System.

Ist das nicht zu sehr verschachtelt und verteilt?
Ich habe lieber alles an einem Ort. möglichst ohne zusätzliche Programme, oder einem wirklich fast perfektem.

Du meinst mit einer Suchanfrage über Spotlight?

Alfred, Spotlight, EasyFind oder oft noch ausgeklügelter HoudahSpot.

Ja geht auch. Aber ich bin vergesslich und eher auch ein visueller Typ. Ich weiß manchmal nicht so genau, wonach ich suche und blättere dann lieber durch meinen Bestand. Und die Notebooks.app ist da sehr schnell und übersichtlich.

In der Notizen.app aber ebenso, siehe oben.
Aber klar. djeder hat da seine eigenen Präferenzen. Ich kenne das von mir zur Genüge.

 

[troubadix2004]

@Symbiose : eine Frage: hast Du denn bereits Devonthink als Testversion runtergeladen und getestet? Mir scheint du suchst hier immer Argumente gegen Devonthink ohne es überhaupt getestet zu haben. So könntest Du besser diskutieren und auch gezieltere Fragen stellen. Nun arbeitest Du dich an der Notizen App ab und mir scheint das Du die Unterschiede zwischen Notizen App und Devonthink nicht genau kennst.

 

[Symbiose]

Nochmal kurz zum Verständnis:

ich könnte also eine Datei, die ich im Finder abgelegt habe:

1. Indizieren - dann wird nur ein Verweis auf die Datei im Finder in DT gelegt, die Datei im Finder bleibt unangetastet.

• Ich muss in DT diese Datei dann aber händisch in eine Struktur einfügen.

2. Ich "Teile" eine beliebige Datei mit DT, dann sortiert DT diese in eine Struktur ein, die ich aber auch händisch anpassen kann.

• Die Datei selbst bleibt auch im Finder erhalten, sofern ich sie dort nicht lösche, was ich machen könnte, da ´sie ja nur im DT Dateisystem eingebunden wurde.
• Belasse ich diese Datei aber im Finder, habe ich sie Doppel, einmal im Finder und einmal im DT Dateisystem.

Habe ich etwas übersehen?

 

[Symbiose]

@Symbiose : eine Frage: hast Du denn bereits Devonthink als Testversion runtergeladen und getestet? Mir scheint du suchst hier immer Argumente gegen Devonthink ohne es überhaupt getestet zu haben. So könntest Du besser diskutieren und auch gezieltere Fragen stellen.

Ja natürlich DT, läuft bei mir im Test.
Ich suche auch keine Argumente dagegen, sondern versuche eher Gründe dafür zu finden. Doch die finde ich immer dann am Besten, wenn ich zunächst das negative beurteile und schaue, wie weit das reicht, denn nur positives gibt es nicht.

Ich bin halt sehr schwer zu begeistern. Betrachte solche und ähnliche Dinge recht pragmatisch und meist emotionslos sachlich.

 

[troubadix2004]

beides wurde doch oben schon mehrmals dargelegt:

1.) Du kannst in Devonthink einstellen ob die Dateien nur indiziert werden oder ob diese in Devonthink importiert werden und auf dem Dateisystem dann gelöscht werden

2.) Du kannst einen Eingangsordner definieren der überwacht wird. Oben habe ich irgendwo gelesen das Du auch Hazel im Einsatz hast? Dann kannst Du doch wunderbar Automatisierungen erstellen.

 

[RD11]

1. Indizieren - dann wird nur ein Verweis auf die Datei im Finder in DT gelegt, die Datei im Finder bleibt unangetastet.

• Ich muss in DT diese Datei dann aber händisch in eine Struktur einfügen.

Du findest die indizierte Datei in DT in der gleichen Struktur wie im Finder. Wenn Du allerdings in DT eine Datei oder Ordner löschst, ist sie auch im Finder weg. Es ist "nur" eine Referenz. Das sollte man im Hinterkopf behalten. Ist mir auch schon passiert, also Acht geben ;-)

 

[troubadix2004]

Ja natürlich DT, läuft bei mir im Test.
Ich suche auch keine Argumente dagegen, sondern versuche eher Gründe dafür zu finden. Doch die finde ich immer dann am Besten, wenn ich zunächst das negative beurteile und schaue, wie weit das reicht, denn nur positives gibt es nicht.

Ich bin halt sehr schwer zu begeistern. Betrachte solche und ähnliche Dinge recht pragmatisch und meist emotionslos sachlich.

Am besten wendest Du dich mal an den Vertrieb .. die können Dir das schon schmackhaft machen .. Ich verstehe nicht wieso wir dich nun von Devonthink überzeugen sollen/müssen

Du bekommst aktuell Vorschläge und hinterfrägst fast alle .. wie sollen wir so weiterkommen?

Ist nicht böse gemeint .

 

[Symbiose]

Am besten wendest Du dich mal an den Vertrieb .. die können Dir das schon schmackhaft machen .. I

Mir soll niemand etwas schmackhaft machen, ich versuche nur zu eruieren, was DT für mich tun kann, was dadurch leichter oder besser wird, sicherer und unkomplizierter.

Ich verstehe nicht wieso wir dich nun von Devonthink überzeugen sollen/müssen

Das soll doch niemand. Ich frage nur die "Experten" um daraus ableiten zu können, ob es für mich persönlich ein gangbarer Weg sein könnte.

Du bekommst aktuell Vorschläge und hinterfrägst fast alle .. wie sollen wir so weiterkommen?

Ihr möglicherweise nicht, aber ich kann aus den Antworten für mich etwas ableiten. So wird ein Schuh daraus.
Ich muss es doch alles hinterfragen, da ich mich mit DT absolut nicht auskenne.

Ist nicht böse gemeint .

Natürlich nicht

 

[rudluc]

Ja, aber kannst Du das alles nicht auch ganz prima mit der Notizen.App?
Mache ich auch so.

Ja, geht natürlich auch. Aber ich trenne kurzzeitige Schnipsel und mittelfristige Textentwürfe auf zwei unterschiedliche Programme auf. Dann weiß ich wo ich gucken muss, wenn ich etwas Bestimmtes wiederfinden will.

Verstehe ich nicht. Die Notizen.app hat doch links auch den wunderbaren Verzeichnisbaum. Oder einst Du, das Du an diese Notizen nur mit einer Zusatzsoftware wie Exporter herankommst?

Ja. Die Notebooks.app hat einen richtigen "physischen" Dateibaum im Finder (den du dann über iCloud, Dropbox oder WebDAV mit den anderen Endgeräten synchronisieren kannst). Das was du bei der Notizen.app meinst, ist ja nur der "logische" Dateibaum.

Ist das nicht zu sehr verschachtelt und verteilt?
Ich habe lieber alles an einem Ort. möglichst ohne zusätzliche Programme, oder einem wirklich fast perfektem.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Programme mit einem großen Funktionsumfang auch eine gewisse Umständlichkeit in der Bedienung haben. Du wolltest ja anfangs sogar Word für einfache Notizen nehmen. Immerhin hast du ja mittlerweile die Vorzüge der Notizen.app erkannt.

Ich weiß bei der Notizen.app zumindest, dass ich da immer wieder mal recht grob aufräume, damit alles schön übersichtlich bleibt und nicht zuviel abgelaufenes Zeugs dauerhaft liegt. Wenn da jetzt auch noch meine ganzen wichtigen Sachen dazwischen liegen, ist das Aufräumen wesentlich schwerer.

Alfred, Spotlight, EasyFind oder oft noch ausgeklügelter HoudahSpot.

Wie gesagt: ich gucke ganz gerne immer wieder mal über meinen Bestand drüber und wähle dann aus. Ganz analog! Die von dir genannten Suchfunktionen nutze ich natürlich auch oftmals am Tag und sehr gerne und erfolgreich. Aber dann muss ich halt etwas ganz Bestimmtes suchen. Ich muss einen Suchbegriff eingeben, aber die Namen der Dateien, die ich vor längerer Zeit gespeichert habe, habe ich ja vielleicht vergessen oder ein Synonym verwendet, was dann mit der Suchfunktion nicht gefunden wird.
Trotz der tollen Spotlight- oder Alfred-Suche möchte ich auf keinen Fall auf einen visuellen Überblick verzichten!

 

[MacFedora]

Du bekommst aktuell Vorschläge und hinterfrägst fast alle .. wie sollen wir so weiterkommen?

ich finde das schon ok was er da macht zumal gerade bei proprietären Systemlösungen im viel zu klären ist.

Bin nun 14 Jahre auf macOS unterwegs und habe immer die Finger von solchen Lösungen gelassen die mir einen Switch auf anderen Plattformen erschweren.
Eigentlich bringt jedes OS die Funktionen für eine adequate DMS Umsetzung mit und meist scheitert es am Willen der Anwender genauer zu planen.

Im Prinzip hängt's an der Ordnerstruktur und dafür gibt es x Beschreibungen like 7 Ordnersystem. Ein DMS finde ich vor allem für privat komplett oversized und wird erst in großen Infrastrukturen wirklich relevant. Ein Umzug aus Software X die vor allem nicht plattformübergreifend zu Verfügung steht ist für mich so oder so ein no go.

 

[Symbiose]

Ja. Die Notebooks.app hat einen richtigen "physischen" Dateibaum im Finder (den du dann über iCloud, Dropbox oder WebDAV mit den anderen Endgeräten synchronisieren kannst). Das was du bei der Notizen.app meinst, ist ja nur der "logische" Dateibaum.

Ja stimmt, das ist in der Tat ein Vorteil. Das habe ich übersehen.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Programme mit einem großen Funktionsumfang auch eine gewisse Umständlichkeit in der Bedienung haben.

Da bin ich auch deiner Meinung, daher die Frage nach DT, das ich vermutlich nur ansatzweise ausreizen könnte.

Wie gesagt: ich gucke ganz gerne immer wieder mal über meinen Bestand drüber und wähle dann aus. Ganz analog! .....
Trotz der tollen Spotlight- oder Alfred-Suche möchte ich auf keinen Fall auf einen visuellen Überblick verzichten!

Absolute Zustimmung.

 

[Symbiose]

Bin nun 14 Jahre auf OS unterwegs und habe immer die Finger von solchen Lösungen gelassen die mir einen Switch auf anderen Plattformen erschweren.

Das ist es, da bin ich auch skeptisch. Ich weiß (immer noch nicht) nicht, ob ich dauerhaft beim Mac bleiben werde und daher möchte ich mir im Vorfeld alles offen halten. Das ist auch ein wichtiger Beweggrund.

Eigentlich bringt jedes OS die Funktionen für eine adequate DMS Umsetzung mit und meist scheitert es am Willen der Anwender genauer zu planen.

Im Prinzip hängt's an der Ordnerstruktur und dafür gibt es x Beschreibungen like 7 Ordnersystem. Ein DMS finde ich vor allem für privat komplett oversized und wird erst in großen Infrastrukturen wirklich relevant. Ein Umzug aus Software X die vor allem nicht plattformübergreifend zu Verfügung steht ist für mich so oder so ein no go.

Völlig richtig.

 

[maba_de]

Das ist es, da bin ich auch skeptisch. Ich weiß (immer noch nicht) nicht, ob ich dauerhaft beim Mac bleiben werde und daher möchte ich mir im Vorfeld alles offen halten. Das ist auch ein wichtiger Beweggrund.

ist es für mich auch.
Ich kaufe Software nur extrem ungern, wenn die nicht eine Mac und Windows Version beinhaltet.
Ich nutze macOS seit 22 Jahren und mag es nach wie vor sehr (im Gegensatz zu der Firma Apple, die sich in den letzten Jahren zum Negativen verändert hat) und ich nutze Windows seltener, aber ich will mich hier ungern in eine Abhängigkeit drängen lassen.

 

[Lor-Olli]

Eine Tendenz, die ich mit einem Stirnrunzeln betrachte, ist die zunehmende Verlagerung "ins Netz" (die "cloud"), denn die verschärft die Abhängigkeit von einem System noch einmal. Microsoft hat ja Pläne windows (+Office, +…) komplett ins reine Online zu verlegen.
Theoretisch würde das die Möglichkeit schaffen, dass man mit JEDEM OS daran arbeiten könnte (also etwa auch Linux), allerdings werden die Marketingstrategen dem schnellstens einen Riegel vorschieben. < das Schwarzsehen hat sich einfach bei mir festgesetzt und ich bin nie wirklich enttäuscht worden

 

[rudluc]

Ich kaufe Software nur extrem ungern, wenn die nicht eine Mac und Windows Version beinhaltet.

Ja, das ist auf jeden Fall die beste Lösung. Die zweitbeste ist dann noch, wenn das Dateiformat auch von einem anderen Programm der anderen Plattform gelesen und bearbeitet werden kann. Und die drittbeste Lösung ist, wenn man Daten über ein standardisiertes Exportformat zur anderen Plattform herüberretten kann (z.B. RTF, CSV, OPML oder PDF).
Schlimm ist, wenn man seine Daten überhaupt nicht mehr aus einem Programm herausbekommt wie bei Webbaukästen.

 

[MacFedora]

Und die drittbeste Lösung ist, wenn man Daten über ein standardisiertes Exportformat zur anderen Plattform herüberretten kann (z.B. RTF, CSV, OPML oder PDF).

Das ist so oder so die beste Lösung, denn warum sollte man auf bestehendes nochmals etwas darauf pfropfen quasi etwas aufsetzen um es zu verwalten was im normalen das OS selbst bereit stellt.
Am Beispiel CSV gesehen kann das Dateiformat alles oder nichts. Alleine die Übergabe aus Applikation X in ApplikationY am Beispiel von Kontoführungsprogrammen, heißt CSV Kompatibel noch lange nicht das dies auch importierbar ist.
Ich muss mit drei Welten den Datenaustausch gewährleisten und das geht nur durch Organisation der Ordner/Filestrukturen und der Kompatibilität der Austauschformate. Weder die proprietären MS Officeformate noch die an sonst gute Officelösung vom Apple bleibt da am guten Schluss. ODF ist es was an Kompatibilität bestand hat und bleibt um es auch unter Linux praktikabel zu verwenden. Die halbgare OfficeLösung von MS unter macOS ist mir seit Jahren suspekt durch das Fehlen von Access und der extrem schwachen VBA Unterstützung.
Ich komme ganz gut ohne die proprietären Anwendungen und auch die FOSS Welt birgt viele Perlen die mir noch vor Jahren an mir vorbei gingen.

 

[Symbiose]

Das ist so oder so die beste Lösung, denn warum sollte man auf bestehendes nochmals etwas darauf pfropfen quasi etwas aufsetzen um es zu verwalten was im normalen das OS selbst bereit stellt.
......

Bedeutet, Du würdest nicht auf die Idee kommen, Dateien, die Du im Finder in fein gefächerte Ordner und Unterordner abgelegt hast, zusätzlich mit DT oder ähnlichen Programme zu verwalten?

 

[bin_ichs?]

Bedeutet, Du würdest nicht auf die Idee kommen, Dateien, die Du im Finder in fein gefächerte Ordner und Unterordner abgelegt hast, zusätzlich mit DT oder ähnlichen Programme zu verwalten?

Hier läuft was falsch: DT dient zwar zum Verwalten von Dokumenten, aber das ist nur eine seiner Funktionen. Es geht hier um intelligentes Dokumentenmanagement und das geht weit über eine reine Ordnerstruktur und eine Dokumentenablage, wie du sie vom Finder kennst, hinaus.

Befass dich mal sukzessive mit den Möglichkeiten des Programms, aber sei gewarnt: Sie sind erschlagend und es hat Suchtpotential.

 

[Symbiose]

.....Möglichkeiten des Programms, aber sei gewarnt: Sie sind erschlagend und es hat Suchtpotential.

Ich dachte nicht das es so weit gehen würde....

Aber ernsthaft: Suchtpotential? Wo kann ich das erkennen?

 

[bin_ichs?]

Ich dachte nicht das es so weit gehen würde....

Doch, es geht so weit. Das Programm führte bei mir sicher drei Jahre ein Nischendasein, damals noch DT1. Heute mache ich damit (fast) alles. Lediglich Fotos und Audiodateien verwalte ich nicht damit. Ich schreibe Texte, Blogbeiträge, EBooks, nehme es als Plattform für Recherchearbeit, nutze es als Feed-Reader, mache meine Kundenverwaltung damit, etc. etc.

Kochen klappt noch nicht…

Und alles in der Gewissheit, dass das zuverlässig funktioniert und ich nicht in den Fesseln einer proprietären Lösung hängen bleibe, sondern immer die Option habe ohne Verluste aussteigen zu können.