Sammelthread DEVONthink

[MacKaz]

Wenn ich eine Datei nach DT importiere, liegt diese Datei immer noch an der Stelle, wo ich sie einst abgelegt habe. Richtig?

Ja, beim einfachen Import schon, Du kannst sie danach am Originalort auch löschen.
Du kannst sie aber auch nach Devonthink verschieben oder gleich in DT speichern, dann sind sie nur darin vorhanden.
Devonthink hat dazu auf Deinem Mac einen Ordner „Inbox“.
Ich bevorzuge das, weil DT ein „geräteübergreifender Einstiegspunkt“ bei mir ist und ich so immer alles auf allen Systemen habe (der Sync läuft permanent über mein NAS)
Anders: Was in DT enthalten ist, muss ich nicht mehr mit irgendeinem anderen Programm syncen, das hat deutlich entlastet.

Darüber hinaus legt DT diese Datei in eine eigene Datenbank ab. Doch die sollte man nicht antasten, wenn ich es richtig interpretiere, obwohl, wie Du schreibst, sie zugänglich wäre.

Es ist ein Paket/gepackter Ordner, in dem sich einige Systemdateien von DT und ein Ordner mit den Dateien befinden.
Du könntest diesen ganzen (Unter-)Ordner mit Deinen Dateien herauskopieren und wieder extern nutzen, aber da macht die Exportfunktion von DT meistens mehr Sinn.
Das meinte ich mit „zugänglich“ und es geht sogar von einem Windows-System aus.

 

[Symbiose]

Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten:

Importieren:

Indizieren:

Erkennt man in DT ob eine Datei importiert oder indiziert wurde?

 

[Symbiose]

Du kannst sie aber auch nach Devonthink verschieben oder gleich in DT speichern, dann sind sie nur darin vorhanden.
Devonthink hat dazu auf Deinem Mac einen Ordner „Inbox“.

Das ist der Punkt, denn ich bin mir nicht sicher, ob ich soviel Vertrauen in DT haben sollte.

Danke für die Erklärungen.

 

[Symbiose]

Für mich käme wohl bestenfalls eine Indizierung in Frage.
Vorteil: Meine Daten bleiben da wo ich sie abgelegt habe und in DT habe ich lediglich den Verweis zum Ablageort.
Im Grunde bleibt alles wie es ist, nur DT zeigt mir eine Struktur an.

Ich könnte dann quasi alle Dateien in einen Ordner packen, ohne sie dort groß zu sortieren und nur einen Verweis zu DT erstellen, der sie dann in DT gruppiert und übersichtlich darstellt. Alle Original Dateien bleiben aber unangetastet.
Übersehe ich etwas?

 

[rudluc]

versteh mich nicht falsch, ich bin auch so gestrickt, meinen Workflow regelmäßig zu optimieren.
Aber tatsächlich habe ich viele Jahre und auch viel Geld investiert um festzustellen, dass man das Meiste schlicht nicht braucht.

Das sehe ich genau so. Seit einiger Zeit lösche ich vor allem auf dem iPad immer wieder Apps, die seit langem dort liegen, aber nach der Installation so gut wie nie benutzt wurden. Wenn man nicht mehr berufstätig ist, braucht man natürlich auch viel weniger Zeugs.

DT hatte ich auch im Einsatz, aber ich habe damit das gemacht, was ich auch im Finder mache, Unterlagen abzulegen. Nur aufwändiger .

Ich nutze DT nicht für meine normalen Dokumente, die schön sortiert und gegliedert im Dateisystem des Finders liegen, sondern zum Sammeln von Webclips und PDFs. Vor allem die ganzen PDF-Handbücher oder auch die Handbücher, auf die im HTML-Format ins Web verwiesen wird. Wenn auch noch E-Books damit verwaltet werden könnten, würde ich auch dafür DT nehmen, weil die Bücher.app so halbherzig ausentwickelt ist.

 

[Symbiose]

Das sehe ich genau so. Seit einiger Zeit lösche ich vor allem auf dem iPad immer wieder Apps, die seit langem dort liegen, aber nach der Installation so gut wie nie benutzt wurden.

Das mache ich auch sehr gerne und nicht nur auf dem iPad, auch auch iPhone und Mac.

Ich nutze DT nicht für meine normalen Dokumente, die schön sortiert und gegliedert im Dateisystem des Finders liegen, sondern zum Sammeln von Webclips und PDFs. Vor allem die ganzen PDF-Handbücher oder auch die Handbücher, auf die im HTML-Format ins Web verwiesen wird.

Das war anfangs auch meine Überlegung. Aber dafür sei DT irgendwie überdimensioniert, gab man mir zu bedenken.
Gut, dafür könnte mein aktuelles Dateisystem im Finder auch ausreichend sein.

Wenn auch noch E-Books damit verwaltet werden könnten, würde ich auch dafür DT nehmen, weil die Bücher.app so halbherzig ausentwickelt ist.

Dafür nutze ich Calibre.

 

[rudluc]

Für mich käme wohl bestenfalls eine Indizierung in Frage.
Vorteil: Meine Daten bleiben da wo ich sie abgelegt habe und in DT habe ich lediglich den Verweis zum Ablageort.
Im Grunde bleibt alles wie es ist, nur DT zeigt mir eine Struktur an.

Nein, DT hat seine eigene Ordnerstruktur. Die Ordner haben kurze Namen im Hex-Format, also von 1 bis F. Darin liegen aber die Originale. Es ist also kein Binärkauderwelsch, sondern die ganz normalen Dateien. Deshalb speichere ich in DT auch nicht die Dokumente, die ich selbst (z.B. in Word) geschrieben habe, sondern wie vorhin gesagt nur gesammelte Schnipsel, die ich im Internet gefunden habe und mal irgendwann lesen will und Handbücher im PDF-Format. DT kann wesentlich mehr, aber ich habe für jede Art von Dokument irgendein Programm, welches damit am besten umgehen kann.

Ich könnte dann quasi alle Dateien in einen Ordner packen, ohne sie dort groß zu sortieren und nur einen Verweis zu DT erstellen, der sie dann in DT gruppiert und übersichtlich darstellt. Alle Original Dateien bleiben aber unangetastet.
Übersehe ich etwas?

Anders herum. Du wirfst die Dateien in die Oberfläche von DT, DT macht dann eine Texterkennung und sortiert die Dateien in seine eigene Ordnerstruktur ein. Du kannst in DT auf ein Dokument gehen und im Kontextmenü sagen: zeige es mir im Finder und dann gelangst du in den Ordner, wo DT es abgelegt hat.

Ich möchte aber nochmal Notebooks ins Spiel bringen. Das ist in der Lage, eine vorhandene Ordnerstruktur einzulesen, so dass diese beibehalten wird. Du hast beispielsweise deine Dokumente alle in "Dokumente" liegen. Dann definierst du diesen Ordner in Notebooks als Notebooks-Basisordner und schon erscheinen die Dokumente alle in Notebooks. Und die Navigation und Anzeige ist in dem Dreispalten-Fenster natürlich viel schneller als im Finder. Allerdings hat Notebooks bei Weitem nicht die extrem vielseitigen Filter- und Sortierfunktionen von DT.

 

[rudluc]

Dafür nutze ich Calibre.

Furchtbares Teil!

 

[Symbiose]

Furchtbares Teil!

Finde ich überhaupt nicht. Im Gegenteil, finde es richtig gut. Sicher, wie immer, Geschmacksache.
Nutze es seit Jahren in Verbindung mit meinen verschiedenen Kindle.

 

[Symbiose]

Anders herum. Du wirfst die Dateien in die Oberfläche von DT, DT macht dann eine Texterkennung und sortiert die Dateien in seine eigene Ordnerstruktur ein. Du kannst in DT auf ein Dokument gehen und im Kontextmenü sagen: zeige es mir im Finder und dann gelangst du in den Ordner, wo DT es abgelegt hat.

Aber dann habe ich meine Dateien ja wieder "nur" in DT und seinem Datensystem.
Ich möchte aber genau das nicht! Ich möchte die Dateien da liegen haben, wo ich sie abgelegt habe und lediglich in DT den Verweis auf diesen Ablageort. Vermutlich ist das aber nicht sinnvoll. Da würde wohl eine einfache Suche mit EasyFind und HoudahSpot auch reichen.

Ich möchte aber nochmal Notebooks ins Spiel bringen. .....

Notebooks (A.Schmidt) habe ich ja gekauft. Doch das Programm kann mich irgendwie nicht begeistern. Ich finde keinen richtigen Zugang zu diesem Programm. Da finde ich Mac Notizen deutlich angenehmer zu handhaben.

 

[Symbiose]

Nein, DT hat seine eigene Ordnerstruktur.

Klar. Was ich meinte: Die Dateien liegen im Finder in einem oder mehreren Ordnern. Ich indiziere sie, damit sie in DT angezeigt werden und dort, also in DT lege ich eine Struktur, also Ordner, Unterordner an, in der diese indizierten Dateien zu finden sind.

Doch im Finder liegen sie weiterhin gemütlich dort wo ich sie abgelegt habe und da bleiben sie auch.

Das war meine Vorstellung.

 

[rudluc]

Doch im Finder liegen sie weiterhin gemütlich dort wo ich sie abgelegt habe und da bleiben sie auch.

Das kann Notebooks von Alfons Schmid.
Hier geht es mir nicht um das Schreiben von Notizen (wegen deines Verweises auf die Notizen.app von Apple), sondern rein um das Sammeln von Dokumenten und das Navigieren darin. Wenn du es doch schon hast, dann definiere doch einfach mal versuchsweise in den Einstellungen von Notebooks den Home-Ordner auf irgendein vorhandenes Dokumentenverzeichnis.
Übrigens kannst du in den Einstellungen das Erscheinungsbild (Schrift, Zeilenabstand, Farbe) noch recht fein optimieren.

 

[MacKaz]

Für mich käme wohl bestenfalls eine Indizierung in Frage.
Vorteil: Meine Daten bleiben da wo ich sie abgelegt habe und in DT habe ich lediglich den Verweis zum Ablageort.
Im Grunde bleibt alles wie es ist, nur DT zeigt mir eine Struktur an.

Nein, DT hat seine eigene Ordnerstruktur. Die Ordner haben kurze Namen im Hex-Format, also von 1 bis F. Darin liegen aber die Originale. Es ist also kein Binärkauderwelsch, sondern die ganz normalen Dateien.

Wenn er indiziert kommt die eigene Ordnerstruktur von DT dafür nicht zum Tragen.

Ich könnte dann quasi alle Dateien in einen Ordner packen, ohne sie dort groß zu sortieren und nur einen Verweis zu DT erstellen, der sie dann in DT gruppiert und übersichtlich darstellt. Alle Original Dateien bleiben aber unangetastet.
Übersehe ich etwas?

Anders herum. Du wirfst die Dateien in die Oberfläche von DT, DT macht dann eine Texterkennung und sortiert die Dateien in seine eigene Ordnerstruktur ein. Du kannst in DT auf ein Dokument gehen und im Kontextmenü sagen: zeige es mir im Finder und dann gelangst du in den Ordner, wo DT es abgelegt hat.

Bei indizierten Ordnern sortiert DT nichts in die eigene Ordnerstruktur ein.

Ich möchte aber nochmal Notebooks ins Spiel bringen. Das ist in der Lage, eine vorhandene Ordnerstruktur einzulesen, so dass diese beibehalten wird.

Das macht Devonthink beim Indizieren auch

 

[rudluc]

Bei indizierten Ordnern sortiert DT nichts in die eigene Ordnerstruktur ein.

Das macht Devonthink beim Indizieren auch

Sorry, das habe ich bisher noch nicht ausprobiert. Wie gesagt nutze ich nicht die gesamte Bandbreite des Programms.

 

[bobesch]

Wichtig: Von diesem Verzeichnis bitte immer die Finger lassen!
Gucken ja, anfassen nein.

Keine Sorge - da wär ich ja mit dem Klammerbeutel gepudert, wenn ich im Datenbank-Container rumwerkeln würde.
V.a. weil man per Drag&Drop die ganze Datenbank auf einen Rutsch in das normale Finder-Ordner-System transferrieren kann.
Aber nachdem ich so unkritisch über Innerstes von und Zugang zu DT-Datenbank-Dateien geplaudert habe, ist der warnende Hinweis unbedingt angebracht!

 

[roger.rebel]

Gibt es eigentlich bei DT eine Grenze, also wieviele Dateien bzw. wieviele GB an Daten max. verwaltet werden können?

Oder anders gefragt, ab wann wäre es sinnvoll, die Datenbank zu splitten?

 

[bin_ichs?]

Gibt es eigentlich bei DT eine Grenze, also wieviele Dateien bzw. wieviele GB an Daten max. verwaltet werden können?

Bei DT 2 gab es das, bei DT 3 zumindest offiziell nicht mehr

Oder anders gefragt, ab wann wäre es sinnvoll, die Datenbank zu splitten?

Datenbanken zu splitten, hat eher praktische Gründe. Backups gehen schneller, Reparaturroutinen laufen schneller durch, Datenbanken sind so besser transportabel. Grundsätzlich kannst du alles in eine Datenbank packen, ob das sinnvoll ist, ist eine individuelle Entscheidung. Ich hatte mal einen Versicherungsmakler als Kunden, der hat für jeden Kunden eine eigene Datenbank angelegt...

 

[Symbiose]

Das kann Notebooks von Alfons Schmid.
Hier geht es mir nicht um das Schreiben von Notizen (wegen deines Verweises auf die Notizen.app von Apple), sondern rein um das Sammeln von Dokumenten und das Navigieren darin.

Aber dann würde doch auch einfach die Notizen.App vom Mac reichen. Wozu dann zusätzlich Notebooks?

Wenn du es doch schon hast, dann definiere doch einfach mal versuchsweise in den Einstellungen von Notebooks den Home-Ordner auf irgendein vorhandenes Dokumentenverzeichnis.

Das habe ich schon ausprobiert.
Doch was kann Notebooks da besonderes? Ich kann doch selbst im Finder alles finden, sogar ohne Alfred und Co.

Übrigens kannst du in den Einstellungen das Erscheinungsbild (Schrift, Zeilenabstand, Farbe) noch recht fein optimieren.

Ja, ist mir bekannt.

 

[Symbiose]

Wenn er indiziert kommt die eigene Ordnerstruktur von DT dafür nicht zum Tragen.

Die würde und will ich auch selbst definieren.

Bei indizierten Ordnern sortiert DT nichts in die eigene Ordnerstruktur ein.

Wie gesagt, die lege ich selbst an, sortiere alles selbst ein, will da nicht bevormundet werden.
Daher ja meine Überlegung, ob DT dann Sinn ergibt. Bislang mache ich das in einer fein gefächerten Finder Ordner Struktur, unterstützt durch Hazel.

 

[rudluc]

Im Grunde hat ja jeder seinen eigenen Workflow, mit dem er am besten zurecht kommt. Ich bestehe ja nicht darauf, dass meiner der absolut beste ist.

Aber dann würde doch auch einfach die Notizen.App vom Mac reichen. Wozu dann zusätzlich Notebooks?

1. Weil ich die Notizen.app nur für Notizen mit kurzer Halbwertszeit verwende. Mal eben eine URL abgelegt, eine Adresse, irgendeinen Schnipsel, eine Skizze, eine handschriftliche Notiz, meist nur 1-3 Zeilen lang....

2. Die Notebooks.app ist für mich ein Sammelbecken für Textentwürfe ohne Formatierung. Also z.B. wenn ich eine Nachricht bei einem Anbieter in ein Webformular eingeben soll oder ich schreibe eine Rezension oder einen sonstigen Text, dann formuliere ich es in der Notebooks.app vor und kopiere den Text anschließend dorthin, wo er gebraucht wird. Die Halbwertszeit dieser Entwürfe ist wesentlich länger.
(Außerdem verschwindet der Text nicht wie bei der Notizen.app in einer Blackbox, sondern wird fein säuberlich als zugängliche Datei im Notebooks-Ordner abgelegt.)

3. Nur die Endfassungen, die ich mit Officeprogrammen formatiert geschrieben habe oder als Grafiklayouts fertig gestellt habe, landen bei mir manuell gespeichert als Dateien im regulären Finder-Ordnersystem.

Ich verwende also je nach Bedeutung des Dokuments ein dreistufiges System.

Das habe ich schon ausprobiert.
Doch was kann Notebooks da besonderes? Ich kann doch selbst im Finder alles finden, sogar ohne Alfred und Co.

Du meinst mit einer Suchanfrage über Spotlight?

Ja geht auch. Aber ich bin vergesslich und eher auch ein visueller Typ. Ich weiß manchmal nicht so genau, wonach ich suche und blättere dann lieber durch meinen Bestand. Und die Notebooks.app ist da sehr schnell und übersichtlich. Ich habe ja oben geschrieben, was ich in der Notebooks.app ablege.

Das Ordnersystem im Finder ist viel umfangreicher und enthält letztlich auch andere Dokumente. Im Finder liegen auch Fotos, Grafiken, Videos, MP3s, Probenmitschnitte, Layouts, Rechnungen, Finanzamtsunterlagen.....