...zum Thema NAS: Ich schaue hier gelegentlich mal rein - eigentlich schon seit geraumer Zeit - um ein Gefühl dafür zu finden, was genau das 'Killerfeature' von DevonThink Pro im Zusammenhang mit papierlosem Büro bzw. elektronischer Dokumentenablage ist und ob diese Software etwas für mich sein könnte: Mir ist es immer noch unklar. Irgendwie scheint mir, dass der Nutzen dieses Datenbankbasierten Ansatzes in keinem Verhältnis zu den Problemen steht, die sich aus der Notwendigkeit eines Verteilten Zugriffs mit mehreren Rechnern im Geschäftlichen Umfeld ergibt. Irgendwie habe ich mit DevonThink ein ungutes Gefühl, es ist mir einfach zu komplex und intransparent (vor einiger Zeit habe ich es mal versuchsweise für Literaturverwaltung eingesetzt).
Da für mich ausser Frage stand, dass die Dokumente auf einem zentralen Server (NAS) liegen *müssen* (aus Kapazitätsgründen, weil mehrere Personen unabhängig darauf zugreifen sollen und weil sie hier zentral gebackupt werden) habe ich mich für einen anderen Weg entschieden, der zumindest meinen Bedürfnissen entspricht und witzigerweise immer noch mit Devon-Software arbeitet:
Gerfordert ist:
- Plattformunabhängiger Zugriff auf eingescannte Dokumente die letztlich als durchsuchbare PDF vorliegen müssen, Umkonvertierung in Weiterverarbeitungsformate (z.B. Word o.Ä.) ist nicht erforderlich.
- Zugriff durch mehrere Nutzer gleichzeitig
- Dokumentenspeicherung auf einem zentralen Server
- effizienter Workflow beim Scannen, Ablegen und Zugriff
Lösung:
1. Scannen mit
ScanTango. Dies ist offenbar die einzige Software, mit der ich meinen Dokumentenscanner von Fujitsu (fi-5120c) auf dem Mac nutzen kann, ausserdem lassen sich hier Scan- und Ablageprofile (Einseitig/Doppelseitig, SW/Graustufen/Farbe) bequem konfigurieren und auswählen. Alle Scans landen dann erstmal automatisch als reine PDF-Scans in einem zentralen 'Eingangsordner' auf dem NAS. Nennenswerte Nutzerinteraktion ist nicht erforderlich - gestartet wird der Scan am Scanner, danach muss man nur noch Dateinamen vergeben.
2. Im Eingangsordner werden sie als Gruppe per Drag&Drop einmal auf das Icon von
OCRKit für das OCR gezogen, um sie anschliessend durchsuchbar vorliegen zu haben; OCRKit sorgt gleichzeitig auch für die Ausrichtung. Die Rohscans werden ohne weitere Nutzerinteraktion (ausser dem Drag&Drop) duch die PDF-Version mit zusätzlichem OCR-Layer ersetzt.
3. Danach
Ablage in einem logisch strukturierten Verzeichnissystem auf dem NAS, um die Dokumente mit beliebigen Systemen auffinden und auf sie zugreifen zu können.
4. Der schnelle Zugriff bzw. das Wiederfinden mit dem Mac erfolgt dann meist mit
DEVONSphere Express, welches die Verzeichnisse auf dem NAS überwacht, auch die PDFs durchsucht und seine Inhaltsdatenbank regelmässig aktualisiert. Dies erfolgt sehr schnell und unauffällig automatisch im Hintergrund und auf jedem Mac lokal. Im Grunde funktioniert es mit seiner aus der Titelzeile aufrufbaren Suchzeile wie Spotlight, nur dass es eben auch Dokumente auf dem NAS inhaltlich indiziert. Irgendeine Synchronisationsnotwendigkeit besteht nicht, da jeder Mac seinen eigenen (letztlich identischen) Index führt und aktualisiert.
Für meine Zwecke passt diese Lösung wie ein Handschuh, sie ist flexibel, effizient und vor allem (bis auf DevonSphere, aber da gibt es für jedes System ähnliche Programme) plattformunabhängig und maximal Zuverlässig (Ausschlaggebend ist nur die Datensicherheit und Backupfähigkeit des Servers). Ich bin von keinem Softwarehersteller und keinem System abhängig, habe durch das RAID des NAS redundante Daten und kann zur Not mit dem Smartphone von Ausserhalb (per VPN) jederzeit an die Dokumente ran kommen (dann muss ich mich allerdings auf die Struktur meines Verzeichnissystems verlassen können).
Just my 0,02€, vielleicht hilft es ja dem Einen oder Anderen, beim Gedanken an seine Datenkonsistenz etwas ruhiger zu schlafen...
