E-Mail rechtssicher archivieren

[tbo]

Solche Archive müssen unveränderlich sein, ich weiß von Artfiles und Fastmail, dass diese genau solche Archive anbieten.

 

[bob rooney]

Schöner Blog zum Thema:
https://www.immerce-consulting.de/blog/dsgvo-aufbewahrung-von-e-mails/

 

[Cassiuzz]

Wie hieß nochmal das Land, hinter dem eisernen Vorhang, das uns in Sachen Digitalisierung, um Lichtjahre voraus ist?
Estland? Lithauen?

 

[V8-Driver]

Wie hieß nochmal das Land, hinter dem eisernen Vorhang, das uns in Sachen Digitalisierung, um Lichtjahre voraus ist?
Estland? Lithauen?

Welcher eiserner Vorhang?

 

[tbo]

Schöner Blog zum Thema:
https://www.immerce-consulting.de/blog/dsgvo-aufbewahrung-von-e-mails/

Spannend finde ich in dem Text diesen Abschnitt:

Es reicht nicht aus, die E-Mails einfach auszudrucken und irgendwo abzulegen. Denn digitale Originaldokumente wie beispielsweise E-Mails müssen zwingend elektronisch archiviert werden!

 

[bob rooney]

Spannend finde ich in dem Text diesen Abschnitt:

So ist das…….aber die Meinungen hier sehen das anderes, will ich nicht widersprechen ;-)

 

[BEASTIEPENDENT]

Als Gewerbetreibender bin ich gesetzlich verpflichtet (GoBD), alle E-Mails für 10 Jahre zu archivieren. Unveränderlich und rechtssicher.

Du bist verpflichtet, relevante Emails GoBD-konform aufzubewahren, wie Verträge, Auftragsbestätigung etc. Du musst nicht jede Korrespondenz oder Spam-Mail sicher aufbewahren.

Mail Archiver X.

Im Leben nicht! Es wird kein GoBD zugesichert – also ist keins drin. Da steht zum Beispiel (!) kein Wort von der Schnittstelle fürs Finanzamt, die (selbstverständlich) vorgeschrieben ist.
Bloß weil irgendein User meint, er habe was Geeignetes gefunden und schriebt das da, ist es ja nicht so.

Vielleicht könnte GoBDokumente von moapp.software ( https://moapp.software/software.html ) eine Lösung sein.

Jein. Es müsste jede Email einzeln exportiert werden.

Gemäß https://brekom.de/ratgeber-it-sicherheit/e-mail-archivierung-pflicht-unternehmen sind Freiberufler von der Pflicht zur Archivierung ausgenommen.

Das wäre ja toll. Halte ich aber bisher für eine Einzelmeinung. Noch nirgendwo habe ich von dieser Einschränkung gelesen. Da es um Steuern geht, ergibt es auch eigentlich keinerlei Sinn. Denn, wie z.B. Haufe https://www.haufe.de/finance/buchfu...en-die-gobd-fuer-freiberufler_186_404562.html schreibt:
„Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten für alle Unternehmer im Sinne des Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrechts.“
Kein außer oder aber.

Fun Fakt: Alle unsere Emails werden nach drei Jahren automatisch unwiderbringlich gelöscht aufgrund Kostensparmassnahmen.

Tja, das wird dann irgendwann teuer werden. Oder es ist nur für Euch Mitarbeiter, aber archiviert wird es. Es muss deswegen ja nicht mehr für alle Clients angezeigt werden.

 

[picknicker1971]

Wie hieß nochmal das Land, hinter dem eisernen Vorhang, das uns in Sachen Digitalisierung, um Lichtjahre voraus ist?
Estland? Lithauen?

Du scheinst geschichtlich Lichtjahre (zumindest ein paar Dekaden) hinterher zu sein ...

 

[fa66]

Was ich absolut nicht verstehe:

Es kann überhaupt nur um eine relative oder hinreichende Unveränderbarkeit von elektronisch gesicherten Emaildaten gehen. Es sind und bleiben Textdateien, bei denen nur der Aufwand die Grenze für absichtliche Änderungen setzt.

Wenn ich in einem Beitrag oberhalb von »WriteOnce Storage« lese, dann braucht ein an Änderungen Interessierter nur eine »Copy-Woandershin«-Software zu entwickeln, um dort an dem Material zu fummeln. Besser also, man setzt nicht an der Unveränderbarkeit der Daten an, sondern an der Erkennbarkeit, dass es eine Änderung gegeben hat.

Mein Gedanke dahinter: Gewöhnlich hat niemand ein Interesse an nachträglichen bedeutungsändernden Manipulationen in einer Email, was unterstellte 99,999% der Emails betrifft. Wenn es aber erkennbare nachträgliche Änderungen gegeben hat, dann kann Vorsicht walten.

 

[fa66]

Spannend finde ich in dem Text diesen Abschnitt: …//… »digitale Originaldokumente«

Der digitale Transport, die digitale Aufbewahrung und die digitale 1-zu-1-Kopierbarkeit nihiliert die Begriffe von Original und Kopie. Ihre digitalen Nullen und Einsen werden ununterscheidbar.

 

[BEASTIEPENDENT]

@fa66: Du musst Deine Überlegungen den Finanzbehörden und dem Gesetzgeber mitteilen. Hier im Forum kann keiner an den Gesetzen etwas ändern. sie sind so: Es muss unveränderbar und revisonssicher sein. Es geht nicht darum, was sinnvoll ist.

 

[fa66]

Hier im Forum kann keiner an den Gesetzen etwas ändern

Die betroffenen unter den Foristen sind aber Teil desjenigen Souveräns, der seinen jeweiligen parlamentarischen Vertretern in den Wahlkreisen Aufgaben zu geben versuchen kann, die Teil einer resultierenden, ggf. plausibleren oder sinnvolleren, Legislatur werden können (ob diese Vertreter sie verstehen, steht auf einem anderen Blatt).

 

[Der Reisende]

Die betroffenen unter den Foristen sind aber Teil desjenigen Souveräns, der seinen jeweiligen parlamentarischen Vertretern in den Wahlkreisen Aufgaben zu geben versuchen kann, die Teil einer resultierenden, ggf. plausibleren oder sinnvolleren, Legislatur werden können (ob diese Vertreter sie verstehen, steht auf einem anderen Blatt).

Und du glaubst wirklich, der gewählte Vertreter deines Wahlkreises interessiert sich NACH der Wahl noch für DEINE Anliegen?

 

[urmelchen2009]

Tja, das wird dann irgendwann teuer werden. Oder es ist nur für Euch Mitarbeiter, aber archiviert wird es. Es muss deswegen ja nicht mehr für alle Clients angezeigt werden.

Ja, ist bis heute auch für mich schwer zu glauben, wie das einfach umgesetzt werden konnte.
Ich bin dabei in der 2. Führungsebene tätig, dh auch uns Managern fehlt die Erklärung wie das Unternehmen mit unseren gesetzlichen Vorschriften in Europa schadfrei bleiben will.
Zuletzt erst wurde eine nur per Email kommunizierte Vereinbarung an einen Kunden vor etwas über drei Jahren benötigt. Dabei ging es um einen möglichen Regressanspruch Keine Chance, wir haben dann halt bezahlt 🤷‍♂️.
Der große Knall steht noch aus.

 

[Günther J]

Das wäre ja toll. Halte ich aber bisher für eine Einzelmeinung. Noch nirgendwo habe ich von dieser Einschränkung gelesen. Da es um Steuern geht, ergibt es auch eigentlich keinerlei Sinn.

Kurzer Widerspruch: es geht um e-Mails.
Laut § 257 HGB muss jeder Kaufmann „alles mögliche“ aufbewahren. Nichtkaufleute also nicht. Die IHK Offenbach äußert sich dazu.
Die IHK Hamburg schreibt hier, wer was wie lange aufzubewahren hat.
Nichts, das alles wesentliche allgemeinverständlich zusammenfasst.

 

[Günther J]

Und du glaubst wirklich, der gewählte Vertreter deines Wahlkreises interessiert sich NACH der Wahl noch für DEINE Anliegen?

Muttu nachgucken. Hier. Kannst du sehen, ob er so abgestimmt hat, wie es vorher versprochen wurde.

 

[Der Reisende]

Muttu nachgucken. Hier. Kannst du sehen, ob er so abgestimmt hat, wie es vorher versprochen wurde.

Es geht nicht um die Umsetzung von Wahlversprechen. Es geht um die aktive Einbringung von Bürgeranliegen wehrend der Legislaturperiode.

 

[picknicker1971]

Es geht nicht um die Umsetzung von Wahlversprechen. Es geht um die aktive Einbringung von Bürgeranliegen wehrend der Legislaturperiode.

Auch Falsch - es geht um :

 

[tbo]

Letztlich müssen die E-Mails so archiviert werden, dass sie nicht verändert werden können aber eine Lesezugriff möglich ist. Und einige Unternehmen bieten das im Rahmen ihrer E-Mail-Dienste an. Denn dies selbst aufzusetzen ist eben auch nicht einfach. Und es ist sicherlich billiger sämtliche E-Mails automatisiert in ein solches Archiv zu speichern als irgendwie da noch etwas herumfiltern zu wollen.

 

[BEASTIEPENDENT]

Kurzer Widerspruch: es geht um e-Mails.
Laut § 257 HGB muss jeder Kaufmann „alles mögliche“ aufbewahren. Nichtkaufleute also nicht. Die IHK Offenbach äußert sich dazu.
Die IHK Hamburg schreibt hier, wer was wie lange aufzubewahren hat.
Nichts, das alles wesentliche allgemeinverständlich zusammenfasst.

Es ging nicht darum, was Kaufleute und was nicht-Kaufleute aufbewahren müssen. Es ging darum, wer sich an GoBD halten muss. Ja, Kaufleute müssen mehr Sachen aufbewahren als andere Unternehmer und noch mehr als Angehörige Freier Berufe. Das ist dennoch unabhängig davon, wen GoBD betrifft.
Nee, Du hast Recht, ICH habe falsch gelesen. Dieses Brekom bezieht sich tatsächlich explizit auf die Email-Archivierung. So eingeschränkt hatte ich nicht gedacht – ich ging von der GoBD-Pflicht aus und die betrifft alle Unternehmer/Selbstständigen. Mea culpa!