P.S.: ...und das mit der Hardware ist Quatsch. Das ist weder Vorgabe noch sinnvoll.
Ich hab mir den Blödsinn nicht ausgedacht!
„Alle Daten müssen nicht nur aufgehoben werden, sondern auch dem Finanzamt zur Überprüfung übergeben werden können. Während das bei Dokumenten in Papierform kaum Fragen über den Prozess aufwirft, ist das Gleiche bei digitalen Daten nicht so klar. Deshalb ist über die Grundsätze auch eine Mitwirkungspflicht des Unternehmers geregelt. Dazu zählt auch, dass man Mitarbeiter des Finanzamts in das verwendete System einweist.
Sowohl Hardware als auch Software müssen der Behörde zur Verfügung gestellt werden. Bei Bedarf muss der Unternehmer die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger an das Finanzamt übergeben.“
Und weiter: „Für das Finanzamt bzw. den Buchprüfer in diesem Kontext noch relevant: die
Lesbarmachung. Jeder Steuerpflichtige ist selbst dafür verantwortlich, dass alle Daten auch problemlos eingesehen werden können.
Benötigt man spezielle Hilfsmittel zum Lesen der Daten, muss man diese bereitstellen. Wenn die Finanzbehörde darauf besteht, muss ein Unternehmer die Daten auch auf seine eigenen Kosten hin ausdrucken.“
https://www.ionos.at/startupguide/unternehmensfuehrung/gobd/
Auch hier heißt es:
„Bei der rechtssicheren Archivierung digitaler Dokumente muss besonders darauf geachtet werden, welche
Hard- und Software verwendet wird. Die gespeicherten Belege und E-Mails müssen jederzeit wiederhergestellt oder lesbar gemacht werden können.“
https://www.immerce-consulting.de/blog/dsgvo-aufbewahrung-von-e-mails/
Nicht zuletzt ganz offiziell vom Ministerium:
„9.4 Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel
142
Im Falle eines Systemwechsels (z. B. Abschaltung Altsystem, Datenmigration), einer Systemänderung (z. B. Änderung der OCR-Software, Update der Finanzbuchhaltung etc.) oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten (vgl. Rzn. 3 bis 5) aus dem Produktivsystem ist es
nur dann nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems über die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten (einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und der erforderlichen Verknüpfungen) müssen unter Beachtung der Ordnungsvorschriften (vgl. §§ 145 bis 147 AO) quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, in eine neue Datenbank, in ein Archivsystem oder in ein anderes System überführt werden.
Bei einer erforderlichen Datenumwandlung (Migration) darf ausschließlich das Format der Daten (z. B. Datums- und Währungsformat) umgesetzt, nicht aber eine inhaltliche Änderung der Daten vorgenommen werden. Die vorgenommenen Änderungen sind zu dokumentieren.
Die Reorganisation von OCR-Datenbanken ist zulässig, soweit die zugrunde liegenden elektronischen Dokumente und Unterlagen durch diesen Vorgang unverändert bleiben und die durch das OCR-Verfahren gewonnenen Informationen mindestens in quantitativer und qualitativer Hinsicht erhalten bleiben.
- Das neue System, das Archivsystem oder das andere System muss in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglichen als wären die Daten noch im Produktivsystem.
143
Andernfalls ist die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems - neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten - für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Auf die Möglichkeit der Bewilligung von Erleichterungen nach § 148 AO wird hingewiesen.“
https://ao.bundesfinanzministerium....tende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html
Da kannst Du ja erzählen, was Du willst. Es gilt, was das Bundesfinanzminsterium sagt, und nicht Thorsten Hirsch.
Du musst nicht zwingend genau die zehn Jahre alte Hardware vorhalten. Aber Du musst jederzeit Hardware vorhalten, welche die zehn Jahre alten Daten noch lesen kann. Da gibt es kein Vorbei dran. Systemwechsel, Feuer, Erdbeben, alles keine Ausrede, wenn es an die Prüfung geht. Ja, ich find's auch doof. Is' aber so.
EDIT: Derartige bürokratische Monster zwingen manche Soloselbstständigen durchaus in die Knie. Das ist von unsereins fast nicht zu leisten, auch die DSGVO ist so ein Bürokratiemonster, das eine derartige Einarbeitung und Zeitaufwand fordert… Ich versuche, dem so gut zu entsprechen, wie ich es kann, weiß aber, dass es nicht zu 100 % gelingt. Selbst kleine Firmen sind häufig mit all dem Kram überfordert. Das alles kümmert aber das Finanzamt nicht, auch nicht wenn die Folgen einer Prüfung dann Existenzen kosten. Und das kommt vor. Und ich meine nicht, weil jemand etwas hinterzogen hat über Jahre oder sowas, das wäre ja selbst schuld. Aber weil bestimmte Kleinigkeiten nicht mehr zweifelsfrei nachzuweisen sind, dann wird großzügig geschätzt und wenn einem das „den Hals bricht“ ist das eben so.
Regeln sind schön und gut – und wichtig. Verhältnismäßigkeit auch.
Naja, wird jetzt langsam OT /EDIT
