E-Mail-Organisation – Wie geht ihr vor?

[apfelcash]

Halte es wie die meisten hier. Ich gehe einmal täglich den Maileingang durch und verschiebe die Mails in dafür angelegte Unterordner. Der Rest wird gelöscht. Mails für die noch eine weiteres Zutun erforderlich ist, bleiben im Eingang liegen bis erledigt. Die Archivierung erfolgt über MailBackup X verschlüsselt auf meine Hetzner Storage Box.

 

[BEASTIEPENDENT]

...das 'Archiv' ist einfach nur ein Ordner auf dem IMAP-Server neben der Inbox und dem Papierkorb.

Danke für Deine ausführliche Antwort.

Allerdings ging es in dem Zitat ja um einen lokalen (!) Archivordner und auch die Archivordner, die ich immer so sehe in Mail und Outlook, sind lokale – ja, auf dem Server gibt es auch.

Das Archiv ist einfach nur eine 'Nicht-Inbox', in die man Mails verschiebt, die man nicht in der Inbox haben will - meist also alles, was gelesen und bearbeitet ist.

Okay, also doch nur ein unnützer Ordner. Vor allem: Ordner wie alle anderen auch, gar kein Archiv!

Bzgl. Wiederfinden: Natürlich kann man sich eigene Ordner anlegen und dortin Mails wegsortieren ('noch Lesen', 'Dringend', thematische Ordner...) aber das erleichtert das Wiederfinden nicht wirklich, wenn die sich erstmal richtig füllen. Man braucht dann doch die Suchfunktion und für die macht es keinen Unterschied ob man 10 Ordner oder einen Archivordner durchsucht.

Ich glaube, Du unterschätzt meine Ordnerstruktur gewaltig!

 

[bowman]

Okay, also doch nur ein unnützer Ordner. Vor allem: Ordner wie alle anderen auch, gar kein Archiv!

...im Gegenteil: Super praktisch weil sich dahin schnell Mails per Tastenkombi oder Icon verschieben lassen. Wie gesagt, es ist ein Sammelordner für erledigte Mails. Das Getüddel mit dem manuellen Wegsortieren in thematische Ordner tue ich mir nicht mehr an, ab einem gewissen Mailaufkommen wird man da kirre. Ich hab' wichtigeres zu tun als mich als Briefsortierer zu betätigen...

 

[hplzwurm]

Hallo zusammen,

ich habe mal wieder gelesen

Im Prinzip mache ich es genauso wie DiFool.
Nur hatte ich neulich das Problem, dass der Provider mir mitteilte, dass mein Postfach voll sei.
Es waren tatsächlich die gesendeten mails, die den Platz einnahmen, also habe ich auch für die gesendeten mails noch einen privaten Ordner eingerichtet und versuche mir anzugewöhnen, wichtige Antworten auch in die entsprechenden Ordner zu sortieren.
Mein privates Mailaufkommen ist aber nicht so riesig.

 

[BEASTIEPENDENT]

Das Getüddel mit dem manuellen Wegsortieren in thematische Ordner tue ich mir nicht mehr an, ab einem gewissen Mailaufkommen wird man da kirre.

Ja okay, den Teil verstehe ich ja. Aber dann würde es halt jeder andere Ordner als Sammelordner (z.B. „erledigt“) ebenso tun, wenn ich das richtig verstehe.

Unter Archiv verstehe ich, dass eine Mail in ein nicht direkt lesbares Format gepackt wird, aus dem ich es notfalls mal wieder hochholen kann. Anscheinend hatte ich da aber eine völlig falsche Vorstellung.

 

[bluebyte]

Jetzt unternehme ich endlich mal den Anlauf und versuche, das zu verstehen: Warum in ein Archiv, würden es nicht „normale“ lokale Ordner genauso tun? Und dort, in einer Ordnerstruktur, findet man die Mails doch viel leichter wieder? Muss ich die aus einem Archiv nicht erst wieder extrahieren, wenn ich da etwas suche? Warum den Umstand?



Das weiß man ja vorher nicht.
Außerdem sind es vielleicht einfach Erinnerungen, die ersten Nachrichten mit der Freundin/Frau oder oder oder…

Die ersten Nachrichten von meiner Frau und mir habe ich auch gesammelt.
Viele nette und liebevolle Briefe, Briefchen, Zettelchen. Größtenteils verziert mit Herzchen und Blümchen.
Die nimmt man immer wieder gerne in die Hand. Aber Emails?

 

[BEASTIEPENDENT]

Die nimmt man immer wieder gerne in die Hand. Aber Emails?

Lese ich auch schonmal, klar. Wieso denn nicht?

 

[agrajag]

Die ersten Nachrichten von meiner Frau und mir habe ich auch gesammelt.
Viele nette und liebevolle Briefe, Briefchen, Zettelchen. Größtenteils verziert mit Herzchen und Blümchen.
Die nimmt man immer wieder gerne in die Hand. Aber Emails?

Mail wird ja nun auch im beruflichen Umfeld eingesetzt. Und da kommt es immer wieder mal vor, daß man sich mal auf eine ältere Mail beziehen möchte, oder man mal einen früheren Mailwechsel nachvollzienen muß.

Ich hab (in MailMate) eine Regel auf der INBOX und Sent (um konsistente Threads zu behalten), die alle Mails älter als 90 Tage ins Archiv verschiebt. Im Mailfenster, links neben dem Mail-Text, hab ich eine Liste mit allen Mails, die ich je mit der betreffenden Person gewechselt habe. Auf diese Weise kann ich mir einen schnellen Überblick verschaffen ob und was ich mit der Person schon geschrieben hat.

 

[wuchtbrumme]

Nun frage ich mich, wie ihr es so handhabt?

alles in einen Haufen, das maximale Wegsortieren per Jahresordner fürs Archiv.
Alles andere ist zuviel Arbeit, die dann doch keinen Sinn ergibt.

 

[Nicolas1965]

Mir reicht die Suchfunktion.
Die ist zwar nicht perfekt, und manchmal sucht man einen Moment,
in der Summe geht es bei mir aber immer noch erheblich schneller als permanent/täglich die Emails wegzusortieren.

Genau so. Es hilft, das relevante Datum so ungefähr zu kennen.

Allenfalls lege ich Mails per Drag'n'Drop neben anderen Dokumenten in Projektordnern (Finder) ab.

 

[chris25]

…genau das Gegenteil ist der Fall: Du bekommst den Kopf frei, denn alles was weg ist, ist erledigt…

Ich habe mich davon verabschiedet, das Postfach als Taskmanager zu sehen. In Unterordner sortieren etc. ist mir zu umständlich. Alles bleibt im Posteingang und steht bei Bedarf über die Suche zur Verfügung.

E-Mails die eine Aufgabe darstellen, werden nach OmniFocus verlinkt und die Aufgabe dort entsprechend verwaltet. Da muss ich dann nicht mit Fähnchen, "Mark as unread" etc. in der Inbox agieren.

 

[bowman]

E-Mails die eine Aufgabe darstellen, werden nach OmniFocus verlinkt und die Aufgabe dort entsprechend verwaltet.

…das wäre mir viel zu viel aufwand, ich muss nuchts „verwalten“. Was in der Inbox steht, wird erledigt, was da nicht mehr steht, ist erledigt…

Da muss ich dann nicht mit Fähnchen, "Mark as unread" etc. in der Inbox agieren.

…sowas kommt mir nur in Ausnahmefällen in den Sinn. Mir soll die IT das Leben erleichtern, nicht verkomplizieren…

 

[Potsdam38]

Ich habe auf einem alten usb stick einen ordner für die wichtigsten mails angelegt....dann emclient installiert, kein profil angelegt....den usb ordner als ablage zugefügt, emclient auf offline gestellt und das war es....die eml dateien per drag und drop in den ordner ziehen und fertig....anhänge werden super angezeigt und suche klappt auch

 

[Tarzoo]

Hallo,

Ich versuche, einen leeren Posteingang zu haben und E-Mails nach der GTD-Methodik zu bearbeiten.

Ich habe mehrere Postfächer, aber überall habe ich einen Archiv-Ordner und dann Ordner, die sich auf bestimmte Themen beziehen, z.B.: Rechnungen, Bestätigungen, Projekte, Kunden, etc.

Ich verwende Apples Mail-Programm und dort vor allem den Ordner „Alle Posteingänge“.

Eingehende Mails verarbeite ich wie folgt:

- Spam-Nachrichten markiere ich sofort als solche und sie werden in den Spam-Ordner verschoben.

- Nachrichten, die nur einen informativen Charakter haben, lösche ich nach dem Lesen oder verschiebe sie in das Archiv oder den entsprechenden Ordner

- Nachrichten, die eine Aufgabe darstellen oder auf die ich antworten muss - ich beantworte sie entweder sofort (2-Minuten-Regel) oder ich verschiebe die gesamte Nachricht in die Erinnerungs-App (früher habe ich sie an Omnifocus weitergeleitet). Dann lege ich die Nachricht ab.

- In den Erinnerungen befindet sich neben der Aufgabe ein Link zu der entsprechenden E-Mail, unabhängig davon, wo in Mail sie gespeichert ist.

Erinnerungen ist für mich die Hauptanwendung, in der ich alle Aufgaben sammle, die ich zu erledigen habe

 

[Mac1985]

Beim Lesen des Fadens stelle ich mir die Frage, ob man das nicht erst einmal in verschiedene Nutzer-Kategorien unterteilen sollte.

Ich sehe zum Beispiel Mail nur (noch) als kurzfristige Eingangs-Zwischenablage und digitalen Ersatz für die Posteingangsstelle an. Damit ist mein Posteingang in aller Regel leer, bis auf Dinge deren Bearbeitung ich zum Tagesende kurzfristig auf den nächsten Morgen schiebe. Ich bin auch der Meinung, dass sich Mail ganz prinzipiell und technisch weder als Dokumentenablage noch als Archiv eignet. Dafür gibt es weitaus geeignetere Systeme und ein "gut genug" ist Mail eben gerade nicht.

 

[agrajag]

Ich bin auch der Meinung, dass sich Mail ganz prinzipiell und technisch weder als Dokumentenablage noch als Archiv eignet. Dafür gibt es weitaus geeignetere Systeme und ein "gut genug" ist Mail eben gerade nicht.

So? Welche denn?

ICH hab bislang nock kein einziges Kommunikationsmittel gesehen, was auch nur ansatzweise an die gute alte Mail heran kommt. Mail ist definitiv nicht perfekt. Und das, was wir HEUTE von Mail sehen ist u.a. deswegen schei**e, weil dieses Medium systematisch falsch genutzt wird, z.B. durch diverse Client-SW, die konsequent auf Standards scheisst. Die meisten Clients bieten auch nicht alle Features, die IMAP zur Verfügung stellt.

Oder IMAP-Server, die komische Dinge machen. Wieso zum Teufel hatte Google den Mist mit den Labels gemacht, was zur Folge hat, daß deren IMAP u.a. diesbezüglich merkwürdige Dinge macht? IMAP hat das Feature der custom Keywords, was exakt das macht, was die Labels in Gmail machen. Vollig unnötige Sonderlocke. MailMate hat diesbezüglich ein nettes Feature daß diesen mit Labels verbundenen Schmerz vermeidet: Man kann in MailMate Tupel aus Tag/Keyword und im Fall von Gmail Tags/Keyword/Label definieren. Wenn solch eine Definition für ein Label vorhanden ist, ignoriert MailMate den dem Label entsprechenden IMAP-Ordner und stellt die Mail als entsprechend getaggt dar. Wenn eine Mail in Gmail also 5 Labels hat, wird diese nicht mehr als 5 einzelne Mails in 5 "IMAP"-Ordnern dargestellt (und ist damit 5fach auf der Platte), Zeigt MailMate nur die originale Mail mit 5 Tags an (ist also nur noch 1fach auf der Platte)

Und was IMAP angeht: ja, es ist veraltet. Aber es steht mit JMAP längst (seit gut 4-5 Jahren) ein herstellerunabhängiger Standard zur Verfügung. Der müsste nur mal umgesetzt werden. Wikipedia.

PS: es hat schon seinen Grund, warum über die letzten 2-3 Jahrzehnte so viele vermeintliche Mail-Killer gekommen und auch wieder gegangen sind. Sie hatten nie dessen Usability erreicht oder hatten gar nie verstanden, was dann die essenziellen Features von Mail sind. Übrigens: besonders an der Archivierungsfähigkeiten sind sie nahezu alle krachend gescheitert. In meinen Mails finde ich spielend alles wieder, was ich in meinem >>10 Jahren Archiv habe – wenn man den richtigen Client benutzt.

 

[tocotronaut]

...wenn man den richtigen Client benutzt.

APPLE MAIL

 

[Boogaboo]

Bei mir herrscht auch Ornermanie! Ich habe seit ca. 2010 alles in Ordner und Unterordnern… also z.B. Urlaub und unterordner mit Jahr und Ort, Shopping und Unterordner mit Allgemeinbegriffen, wie z.B. Bekleidung oder auch Händlernamen. Insgesamt habe ich bestimmt 200 und mehr Ordner. Aber läuft gut soweit.

 

[Mac1985]

So? Welche denn?

Kurzfassung: Mail ist für mich der Briefkasten den der Postbote füllt und den ich möglichst täglich leer räume.

Was verarbeitet werden muss, wird verarbeitet.
Was gespeichert werden muss, geht ins Dateisystem.
Was archiviert werden muss, geht ins Archiv.
Was für später verwaltet werden muss, geht ins DMS.
Was nicht verstichwortet ist, geht vorher durch eine Volltext (TRIP) Indexierung.
Was revisionssicher abgelegt werden muss, geht in die GoBDokumente Datenbank.
Was für das Finanzamt relevant ist, geht ins DATEV Online Archiv.
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Wenn das alles richtig läuft = ist Abends der Posteingang leer wie mein Briefkasten.

Archivierst du deine physikalische Post im Briefkasten oder hast du 200 Briefkästen zur Ablage?

 

[agrajag]

@Mac1985: Ich verstehe deinen Einwand nicht. Genau DAS bietet ein vernünftiger Mail-Client doch. Du kannst damit locker Zero-Inbox (GTD) betreiben. Und du hast ein vollumfängliches Archiv. Du kannst diese Mails sogar in andere Archivierungs-Tools (wie z.B. DevonThink) pumpen. Du kannst sogar alle deine Mails ganz stumpf nur in Dateisystem-Ordnern (ohne Mail-Client) verwalten. Da verlierst du zwar eine Menge Metadaten (die sind nicht Teil der Mail an sich), aber du kannst das alles machen. Ich kann mit MailMate Referenzen auf Mails per Drag'n'Drop oder Copy'n'Paste überall ablegen (z.B. Kalendernotizen, Notizen, woauchimmer) und darüber mit einem Klick sofort die entsprechende Mail öffnen.

Also: welches andere Kommunikationsmedium soll das sein, daß das alles und noch viel mehr und besser kann? Chats wie Threema, Signal, Whatsapp etc.? Slack&Co.? Die meinst du ja wohl hoffentlich nicht.

Ich bin noch mit dem Usenet (NNTP, sehr Mail-ähnlich) groß geworden. Bis heute warte ich auf etwas, was nur halbwegs dessen usability erreicht. Bislang war alles andere danach nur ein müder Abklatsch, dem alle relevanten Features fehlten, um sinnvoll Diskussionen folgen zu können und Diskussionsthreads, die aus dem Ruder laufen, ignorieren zu können. Muting, Scoring, Threading, Kill files, Diskussionsfäden ausgliedern etc. pp. – nichts davon hat es je nach NNTP wieder gegeben – schon weil die verwendeten Tools dies kaum möglich gemacht hätten. nach heutigem Standard würde NNTP heute wohl auch das eine oder andere fehlen. Aber das wäre behebbar gewesen. Web-Foren sind da Feature-Mäßig weit hintenan, wenn es darum geht, die interessanten Themen zu finden, zu verfolgen und mitzudiskutieren und störende Elemente (Personen, Stichworte, Diskussionsfäden) auszublenden.