E-Mail-Organisation – Wie geht ihr vor?

[KonBon]

Ich versuche das Konzept einer (nahezu) leeren Inbox zu verfolgen (Zero-Inbox-Ansatz). Deshalb verschiebe ich E-Mails, die ich behalten will oder muss, in entsprechende Ordner. Die paar E-Mails, die dann noch in der Inbox sind, sind dann Dinge, die ich nur für eine bestimmte Zeit aufbewahre wie Bestellbestätigungen oder E-Mails, die noch abzuarbeiten sind (To-dos). Da es nicht so viele E-Mails sind, habe ich einen guten Überblick und brauche keinen eigenen To-do-Ordner.

Nun frage ich mich, wie ihr es so handhabt?

Vor allem frage ich mich auch, ob ihr in meinem Fall, wenn ihr es so oder ähnlich macht, auch die gesendeten E-Mails in die entsprechenden Ordner verschiebt?

Ich mach es genau so Gesendete Elemente sortiere ich aber nicht mit weg

 

[Mac1985]

@Mac1985: Ich verstehe deinen Einwand nicht. Genau DAS bietet ein vernünftiger Mail-Client doch.

Nein, Datensicherheit bietet weder der Mail-Client noch der Server, mal abgesehen von der ganzen Regulatorik die eben nicht eingehalten wird. Ist dir noch nie eine Mail Datenbank kaputt gegangen? Hast du noch nie Daten aufbewahrt die schon lange hätten gelöscht werden müssen? Hast du Daten die du nie hättest speichern dürfen? Wie hältst du es mit dem Grundsatz der Datensparsamkeit?

Ich hatte letztes Jahr das freudige Erlebnis einem Audit einer Aufsichtsbehörde beizuwohnen, bei dem ein Konzern versucht hat sein Mail-System mit Outlook-Exchange als Archiv und DMS zu verkaufen. Nach dem Erlebnis kommt sicher niemand der im Raum war wieder auf diese Schnapsidee.

 

[agrajag]

Nein, Datensicherheit bietet weder der Mail-Client noch der Server, mal abgesehen von der ganzen Regulatorik die eben nicht eingehalten wird.

Und das ist jetzt bei welcher Kommunikationsplattform nochmal entscheidend besser gelöst? Im übrigen bietet mein Mail-Provider die Möglichkeit die Daten im Sinne der Regulatorik revisionssicher zu archivieren. Das würde allerings nur etwas mehr kosten, was für mich als Privatperson nicht notwendig wäre.

Ist dir noch nie eine Mail Datenbank kaputt gegangen?

In der Tat. Noch NIE hab ich Mails verloren, abgesehen die, die ich selbstpersönlich gelöscht habe. Selbst WENN es mal passieren sollte, hab ich regelmäßige Backups von meinem System UND ich kann bei meinem Provider per Knopfdruck auf mein serverseitiges Backup zugreifen. Ich muß dann nur ein paar Stunden warten, bis die Daten vom Tape auf eine Platte zurückgespielt sind und dann bekomme ich das Backup in meinem IMAP-Ordnerbaum eingeblendet. Dadrin kann ich dann die verlorenen Mails wieder in meinen regulären IMAP-Baum zurück kopieren.

Hast du noch nie Daten aufbewahrt die schon lange hätten gelöscht werden müssen? Hast du Daten die du nie hättest speichern dürfen?

Was hat das denn bitte jetzt mit dem ursprünglichen Thema zu tun? Das ist ein völlig anderes Thema und betrifft weitaus mehr als nur Mail. Davon wären auch alle Alternativen von Mail betroffen.

Sollte ich in der Situation sein, daß ich keine Mail älter als n Jahre löschen zu müssen, würde ich das automatisiert mit einer Regel auf dem Archivordner erledigen.

Wie hältst du es mit dem Grundsatz der Datensparsamkeit?

Oh, da bin sehr stark hinterher. Die meißten, die mich kennen würden sagen, daß ich da eher übertreibe. Ich halte es da eher wie der CCC. Auch was Daten über mich angeht: selbst Leute, die mich kennen, finden im Internet fast nichts, was auf mich hindeutet. Nicht, daß es nicht ginge. Ich bin nicht paranoid. Aber ich lebe doch unüblich dartensparsam.

Ich hatte letztes Jahr das freudige Erlebnis einem Audit einer Aufsichtsbehörde beizuwohnen, bei dem ein Konzern versucht hat sein Mail-System mit Outlook-Exchange als Archiv und DMS zu verkaufen. Nach dem Erlebnis kommt sicher niemand der im Raum war wieder auf diese Schnapsidee.

Ja... das hat aber auch nur zufällig etwas mit Mail zu tun, oder? Wäre die komplette Kommunikation über was anderes gelaufen, wäre der Sachverhalt sicherlich nicht relevant anders. Wenn ich Schindluder treiben will, wäre mir das Medium relativ schnuppe.

 

[maccoX]

Mist wird gleich gelöscht, ansonsten bleibt alles im Posteingang. Noch zu erledigende Mails markiere ich einfach.

Hab also privat wie auch geschäftlich einen schön vollen Posteingang.
Spart mir viel Zeit da was zu sortieren und über die Suche hab ich noch immer alles super schnell gefunden, besser wär’s mit 1000 überfüllten Ordnern auch nicht.

 

[agrajag]

Hab also privat wie auch geschäftlich einen schön vollen Posteingang.

Also das genaue Gegenteil von Zero-Inbox.

Spart mir viel Zeit da was zu sortieren und über die Suche hab ich noch immer alles super schnell gefunden, besser wär’s mit 1000 überfüllten Ordnern auch nicht.

Ich mach das sehr ähnlich. Außer im wesentlichen Mailinglisten, sortiere ich nichts in Ordner. Ich lasse lediglich alle Mails der Inbox und Sent per Regel (älter als 90 Tage) nach Archiv verschieben. Hätte ich die zigtausend Mails alle in einem Ordner wäre die Scrollbar kaum noch nutzbar.

 

[Oli am Mac]

Mir erleichtert es die gmailApp für iOS das Handling. In der Inbox sind bei mir nur Sachen, die offen/nicht erledigt sind. Dann wird alles archiviert. Durch die Top Suche, die alles findet, wird alles einfach archiviert. Wichtige Sache markiere ich noch. Auch das Zurückstellen Feature benutze ich gerne. Dadurch habe ich tatsächlich Zero-Inbox.

 

[BEASTIEPENDENT]

Bei mir herrscht auch Ornermanie!

Was herrscht bei Dir?

Ich habe seit ca. 2010 alles in Ordner und Unterordnern…

1996!

also z.B. Urlaub und unterordner mit Jahr und Ort, Shopping und Unterordner mit Allgemeinbegriffen, wie z.B. Bekleidung oder auch Händlernamen. Insgesamt habe ich bestimmt 200 und mehr Ordner. Aber läuft gut soweit.

Jo, so läuft das bei mir auch.

Nein, Datensicherheit bietet weder der Mail-Client noch der Server, mal abgesehen von der ganzen Regulatorik die eben nicht eingehalten wird.

Davon abgesehen, dass das jetzt nicht das Thema hier war, aber: Doch, Datensicherheit bietet mir Apple Mail. Es löscht keine Mails, die nicht nicht gelöscht haben will. Was hat ein Server damit zu tun? Sobald ich die Mail heruntergeladen habe, liegt sie ja bei mir.
Oder meinst Du Datenschutz? Der war hier auch nicht unbedingt Thema – und selbst wenn: Welches Programm machte dies bitte besser als Apple Mail?

Ist dir noch nie eine Mail Datenbank kaputt gegangen?

Nö. Warum sollte sie? Es ist ja auch vornehmlich eine Ordnerstruktur, keine Datenbank.

Hast du noch nie Daten aufbewahrt die schon lange hätten gelöscht werden müssen?

Was für Mails sollten bei Privatmenschen gelöscht werden müssen? Und als Unternehmen definiert man dafür eine simple Regel, fertig. Ca. 30 Sekunden Arbeit _einmalig_!

Hast du Daten die du nie hättest speichern dürfen?

Nee, was für Daten sollte ich denn nicht speichern dürfen?

Ich hatte letztes Jahr das freudige Erlebnis einem Audit einer Aufsichtsbehörde beizuwohnen, bei dem ein Konzern versucht hat sein Mail-System mit Outlook-Exchange als Archiv und DMS zu verkaufen. Nach dem Erlebnis kommt sicher niemand der im Raum war wieder auf diese Schnapsidee.

Schön. Aber: Zusammenhang?

 

[Boogaboo]

Was herrscht bei Dir?

Ups, da fehlte ein D. Ordnermanie.