Sammelthread DEVONthink

[mac*berlin]

Gedult, das wird schon.....

Hm, das die Jungs noch nicht mal die beta zum testen rausrücken.

 

[dreilinger]

nochmal danke. es funktioniert. ich weiss zwar nicht, warum das vorhernicht so klappte, da muss ich ein fehler gemacht haben.

vielleicht dazu noch ein tip zu devonthink GO.

ich habe die datenbank auf das iPad geschoben. nun kann man da auch nach inhalten suchen. aber nur nach EINEM wort in dem datensatz? sehe ich das richtig?

ansonsten versuche ich gerade die 12GB datenbanken per acRsync auf mein stratoHIdrive zu schieben. laaaaangsam. das kann nicht die lösung sein.

 

[Fröschl]

Hier wurde ein Update des Arbeitsbuches angekündigt und versprochen, dass man eine Email erhält wenn es verfügbar ist.

Hat diese Email schon jemand bekommen?

 

[***elvis***]

...Hat diese Email schon jemand bekommen?

Nee, aber ich habe die neue Version gekauft. Absolut rausgeschmissenes Geld. Hab mich super geärgert. Total nutzlos das Ding.

Hatte Devonthink zunächst mal ca. 3h getestet und hab dann das Arbeitsbuch gekauft. Der erste Schock war, das es ein PDF war das man aufgrund des Formates und Aufbau/Design am iPad sehr schlecht lesen kann. Man muss jede einzelnen Seite zoomen. Soll ich ein Buch am PC/Mac lesen?

Dann aber der Inhalt. Im ersten Teil werden dann die ganzen Buttons und Klick-Möglichkeiten erläutert. Okay, als Arbeitsbuch für deutsche Anwender gehört das dazu, also weiter da kann ich schnell drüber lesen. Hab ich ja selbst alles schon ausprobiert. Es nervt zwar immer wenn in solch einem Buch selbstverständliches erklärt wird aber gelegentlich machen das die Autoren. Warum auch immer. Um die Seiten mit Inhalt zu Füllen?

Kommen wir zum spannenden Teil des Arbeitsbuch, den praktischen. Huch wir sind ja schon auf Seite 256/286. "Warum es keinen Weg geben kann, der es allen recht machen kann" Okay das ist grundsätzlich nachvollziebar und logisch, aber es gibt keinerlei praktische Beispiele. Wie Bitte soll ich mit diesem Arbeitsbuch arbeiten. Das ist lediglich eine Aneinanderreihung von "was macht der Button, was der". Das kann doch jeder selber sehen.

Ich habe binnen kürzester Zeit die PDF gelesen und keinen praktischen Nutzen oder neue Erkenntnisse gewonnen. Nicht was ich in den drei Stunden des Testens mit dem Programm nicht selber schon herausgefunden habe. Dinge die wichtig sind werden mal garnicht behandelt. Ein Beispiel. Für verschiedene Bereiche habe ich mehrere Datenbanken angelegt und mit Dokumenten bestückt. Privat, Beruf, Hobby und Projekt XY. Wenn ich jetzt die Suche oben rechts im Programm nutze, sucht die nicht automatisch in allen Datenbanken. Die Lösung ist relativ einfach, nach kurzer recherche im Internet hab ich die Lösung gefunden. Aber solche praktischen Hinweise müssen in ein Arbeitsbuch.

Verkäuferisch ist das sehr sehr gut gemacht, die Webseite, ja selbst DEVONthink vertreibt das Buch direkt gleich mal mit, Respekt. Auch das detailierte Inhaltsverzeichnis lässt viel erwarten. Nur wird man extrem entttäuscht.

Von den unzähligen Rechtschreib/Tippfehler will ich gar nicht reden.

Alles in allem eine viertel Stunde rumexperimentiert wie man am besten das PDF lesen kann und nach einer weiteren halben Stunde alles druchgeblättert. Blättern, zoomen, blättern, zoomen, blättern, zoomen. Und direkt im Papierkorb versenkt. Ich habe das PDF nicht gelöscht wegen der Lesbarkeit, sondern wegen der 0,0 Informationen. Und nochmal zur Erinnerung ich hatte gerade drei Stunden vorher das Programm das erste mal installiert und benutzt.

Und dann wird das für 8,99€ verkauft. Der Hammer oder besser gesagt eine Unversch.... in meinen Augen.

 

[mac*berlin]

Nee, aber ich habe die neue Version gekauft. Absolut rausgeschmissenes Geld. Hab mich super geärgert. Total nutzlos das Ding.

Hatte Devonthink zunächst mal ca. 3h getestet und hab dann das Arbeitsbuch gekauft. Der erste Schock war, das es ein PDF war das man aufgrund des Formates und Aufbau/Design am iPad sehr schlecht lesen kann. Man muss jede einzelnen Seite zoomen. Soll ich ein Buch am PC/Mac lesen?

Dann aber der Inhalt. Im ersten Teil werden dann die ganzen Buttons und Klick-Möglichkeiten erläutert. Okay, als Arbeitsbuch für deutsche Anwender gehört das dazu, also weiter da kann ich schnell drüber lesen. Hab ich ja selbst alles schon ausprobiert. Es nervt zwar immer wenn in solch einem Buch selbstverständliches erklärt wird aber gelegentlich machen das die Autoren. Warum auch immer. Um die Seiten mit Inhalt zu Füllen?

Kommen wir zum spannenden Teil des Arbeitsbuch, den praktischen. Huch wir sind ja schon auf Seite 256/286. "Warum es keinen Weg geben kann, der es allen recht machen kann" Okay das ist grundsätzlich nachvollziebar und logisch, aber es gibt keinerlei praktische Beispiele. Wie Bitte soll ich mit diesem Arbeitsbuch arbeiten. Das ist lediglich eine Aneinanderreihung von "was macht der Button, was der". Das kann doch jeder selber sehen.

Ich habe binnen kürzester Zeit die PDF gelesen und keinen praktischen Nutzen oder neue Erkenntnisse gewonnen. Nicht was ich in den drei Stunden des Testens mit dem Programm nicht selber schon herausgefunden habe. Dinge die wichtig sind werden mal garnicht behandelt. Ein Beispiel. Für verschiedene Bereiche habe ich mehrere Datenbanken angelegt und mit Dokumenten bestückt. Privat, Beruf, Hobby und Projekt XY. Wenn ich jetzt die Suche oben rechts im Programm nutze, sucht die nicht automatisch in allen Datenbanken. Die Lösung ist relativ einfach, nach kurzer recherche im Internet hab ich die Lösung gefunden. Aber solche praktischen Hinweise müssen in ein Arbeitsbuch.

Verkäuferisch ist das sehr sehr gut gemacht, die Webseite, ja selbst DEVONthink vertreibt das Buch direkt gleich mal mit, Respekt. Auch das detailierte Inhaltsverzeichnis lässt viel erwarten. Nur wird man extrem entttäuscht.

Von den unzähligen Rechtschreib/Tippfehler will ich gar nicht reden.

Alles in allem eine viertel Stunde rumexperimentiert wie man am besten das PDF lesen kann und nach einer weiteren halben Stunde alles druchgeblättert. Blättern, zoomen, blättern, zoomen, blättern, zoomen. Und direkt im Papierkorb versenkt. Ich habe das PDF nicht gelöscht wegen der Lesbarkeit, sondern wegen der 0,0 Informationen. Und nochmal zur Erinnerung ich hatte gerade drei Stunden vorher das Programm das erste mal installiert und benutzt.

Und dann wird das für 8,99€ verkauft. Der Hammer oder besser gesagt eine Unversch.... in meinen Augen.

Genau so habe ich mich auch gefühlt.

Es waren zum Glück nur 9 Euros aber dennoch ärgerlich.

 

[bin_ichs?]

Ich habe binnen kürzester Zeit die PDF gelesen und keinen praktischen Nutzen oder neue Erkenntnisse gewonnen. Nicht was ich in den drei Stunden des Testens mit dem Programm nicht selber schon herausgefunden habe. Dinge die wichtig sind werden mal garnicht behandelt.

Vielleicht bin ich altersbedingt bereits ein wenig schwer von Begriff, aber ich habe ohne das E-Book gefühlte 3 Jahre gebraucht, bis ich annähernd gewusst habe, was das Programm kann. Und die eingebaute Programmhilfe selbst hat mich mangels ausreichender Englisch-Kenntnisse auch nicht wirklich weiter gebracht (ausserdem ist die völlig unübersichtlich). Dass du es in 3 Stunden schaffst, das Programm irgendwie so zu nutzen, dass es irgendwie zielführend ist, finde ich erstaunlich - wahrscheinlich gehörst du zu denjenigen, die auch Photoshop oder Illustrator nach 3 Stunden verstehen...

 

[***elvis***]

...Dass du es in 3 Stunden schaffst, das Programm irgendwie so zu nutzen, dass es irgendwie zielführend ist, finde ich erstaunlich - wahrscheinlich gehörst du zu denjenigen, die auch Photoshop oder Illustrator nach 3 Stunden verstehen...

Ich kann Dir versichern das ich für Photoshop und Illustrator deutlich länger gebraucht habe um es zu nutzen und produktive Ergebnisse zu erzielen.

In Devonthink steckt warscheinlich noch mehr als ich nutze. Aber innerhalb von drei Stunden kann doch wohl jeder sich die Menüs anschauen, Datenbanken anlegen und automatisierten OCR-PDF-Import hinbekommen. Da ich zunächst meine A4-Ordnerstruktur weiter übernommen habe, sind die Dokumente dort einsortiert. Dadurch das jedes Dokument per OCR umgewandelt wird funktioniert auch die Suche sehr gut. Auf meine Ordnerstruktur muss ich so gut wie garnicht zurückgreifen, die Suche eledigt alles. Im mom verwalte ich rund 1000 Dokumente in 5 Datenbanken.

Ich finde so kann man das Programm Zielführend nutzen.

Aber weil ich gerne auch noch mehr nutzen wollte was das Programm zu bieten hat, habe ich das Buch gekauft nur stand da halt nix weiter drin. Das war/ist die Aussage.

Es mag ja auch für Menschen die sich nicht durch die Menü´s durchklicken wollen und ein Buch am Mac lesen wollen nützlich sein. Ich hab nur meine Meinung wider gegeben. Und so ganz alleine scheine ich ja nun nicht mit meiner Meinung zu sein.

 

[mac*berlin]

Ich kann Dir versichern das ich für Photoshop und Illustrator deutlich länger gebraucht habe um es zu nutzen und produktive Ergebnisse zu erzielen.

In Devonthink steckt warscheinlich noch mehr als ich nutze. Aber innerhalb von drei Stunden kann doch wohl jeder sich die Menüs anschauen, Datenbanken anlegen und automatisierten OCR-PDF-Import hinbekommen. Da ich zunächst meine A4-Ordnerstruktur weiter übernommen habe, sind die Dokumente dort einsortiert. Dadurch das jedes Dokument per OCR umgewandelt wird funktioniert auch die Suche sehr gut. Auf meine Ordnerstruktur muss ich so gut wie garnicht zurückgreifen, die Suche eledigt alles. Im mom verwalte ich rund 1000 Dokumente in 5 Datenbanken.

Ich finde so kann man das Programm Zielführend nutzen.

Aber weil ich gerne auch noch mehr nutzen wollte was das Programm zu bieten hat, habe ich das Buch gekauft nur stand da halt nix weiter drin. Das war/ist die Aussage.

Es mag ja auch für Menschen die sich nicht durch die Menü´s durchklicken wollen und ein Buch am Mac lesen wollen nützlich sein. Ich hab nur meine Meinung wider gegeben. Und so ganz alleine scheine ich ja nun nicht mit meiner Meinung zu sein.

Verrätst du mir warum die die Dokumente bzw Dateien in fünf Datenbanken aufgeteilt hast?

Nutzt u irgend eine Art von Sync oder bleibt alles auf einem Mac?

 

[***elvis***]

Verrätst du mir warum die die Dokumente bzw Dateien in fünf Datenbanken aufgeteilt hast?
Nutzt u irgend eine Art von Sync oder bleibt alles auf einem Mac?

Ich habe Berufliches, Privates, Steuer getrennt. Dazu kommt eine Datenbank als "Wissensdatenbank" und eine privates Projekt. Da die Suche über alle Datenbanken geht stört das nicht.

Grundsätzlich wäre bei meinen rund 1000 Dokumenten das auch in einer Datenbank zu lösen. Die private Datenbank wird auch auf den Mac meiner Frau übertragen. Aber einfach nur per Copy/Past unregelmäßig. geht nur darum wenn sie mal was sucht. Aber im Grunde benutze nur ich die Datenbanken. Wobei ich schon hoffe das es für Devonthink bald ein vernünftigen Sync gibt.

Einen genauen Grund für die verschiedenen Datenbanken gibt es nicht. Liegt eher an meinem Ordnungssinn und die einfachere Möglichkeit des kopierens.

 

[mac*berlin]

Ich habe Berufliches, Privates, Steuer getrennt. Dazu kommt eine Datenbank als "Wissensdatenbank" und eine privates Projekt. Da die Suche über alle Datenbanken geht stört das nicht.

Grundsätzlich wäre bei meinen rund 1000 Dokumenten das auch in einer Datenbank zu lösen. Die private Datenbank wird auch auf den Mac meiner Frau übertragen. Aber einfach nur per Copy/Past unregelmäßig. geht nur darum wenn sie mal was sucht. Aber im Grunde benutze nur ich die Datenbanken. Wobei ich schon hoffe das es für Devonthink bald ein vernünftigen Sync gibt.

Einen genauen Grund für die verschiedenen Datenbanken gibt es nicht. Liegt eher an meinem Ordnungssinn und die einfachere Möglichkeit des kopierens.

Danke, hast du bestimmte dokumenteordner nur indiziert oder hast du die kompletten Daten in die datenbank importiert?

Benutzt Studie Datenbank auch zum arbeiten oder nur als Archiv?

Wenn du eine neue Datei z. B. Wird erstellst tust du das über devinthink oder direkt aus Word heraus?

Dein Workflow würde mich interessieren.

 

[***elvis***]

Danke, hast du bestimmte dokumenteordner nur indiziert oder hast du die kompletten Daten in die datenbank importiert?

Ich lasse alles in Devonthink importieren. Ich komme ja jederzeit an die einzelnen PDF/Dokumente ran, sollte die Datenbank mal korrupt sein. Dann gehe ich einfach per rechtsklick "Paket Inhalt anzeigen" in die Datenbank und kann dann die einzelnen Dokumente wieder an eine andere Stelle kopieren um sie dann wieder in eine neue Datenbank zu importieren. Außerdem läuft TimeMachine.

Benutzt Studie Datenbank auch zum arbeiten oder nur als Archiv?

Teils, Teils. die Wissendatenbank und Privat ist natürlich reine Ablage und suche. Aber berufliches ist auch zum arbeiten da. Da sind auch Pages Dokumente die angepasst und verändert werden.

Wenn du eine neue Datei z. B. Wird erstellst tust du das über devinthink oder direkt aus Word heraus?

Die erstelle ich in Pages/Word und die kommt dann in den Sorter. Dort habe ich die jeweiligen Eingänge der einzelnen Datenbanken definiert.

Dein Workflow würde mich interessieren.

Workflow: Ich habe alle DIN A4 Ordner abgeschafft. Alle eingehende Dokumente werden gescannt. Der Scanner erstellt ein PDF und legt sie in einen definierten Ordner. Den hab ich mit Devonthink verknüpft und es erfolgt der autoimport mit OCR. Das Dokument wir abgelegt und zwar in der PAPPIS Box. Einfach lose übereinander. Im Grunde kann man es vernichten, aber irgendwie will man es doch aufheben und deswegen habe ich mich dafür entschieden. Für jedes Jahr eine Box. Wenn das Jahr rum ist kommt es auf den Boden/Keller. Einzig die Unterlagen die für die Steuer benötigt werden, werden extra Verwaltet. Aber auch die werden gescannt. eMails verwalte ich in Mail. Dokumente aus Mails kommen über den Sorter nach Deveonthink und Dokumente die ich erstelle ebenfalls.

Ich kann inzwischen behaupten das vollständig papierlose Büro zu pflegen

 

[mac*berlin]

Super, danke für die ausführliche Info.

Wie hast du den Ordner definiert der automatisch zu dt schiebt? Über ordneraktionen?

 

[***elvis***]

....Wie hast du den Ordner definiert der automatisch zu dt schiebt? Über ordneraktionen?

Genau, Devonthink installiert die ja gleich mit.

 

[bin_ichs?]

Auf meine Ordnerstruktur muss ich so gut wie garnicht zurückgreifen, die Suche eledigt alles. Im mom verwalte ich rund 1000 Dokumente in 5 Datenbanken.

[...]

Ich habe Berufliches, Privates, Steuer getrennt. Dazu kommt eine Datenbank als "Wissensdatenbank" und eine privates Projekt. Da die Suche über alle Datenbanken geht stört das nicht.

Grundsätzlich wäre bei meinen rund 1000 Dokumenten das auch in einer Datenbank zu lösen. Die private Datenbank wird auch auf den Mac meiner Frau übertragen. Aber einfach nur per Copy/Past unregelmäßig.

Den dahinter stehenden Sinn verstehe ich nicht wirklich. Das sind pro Datenbank 200 Dokumente - das macht kaum Sinn, zumal dich die eingeschränkte Möglichkeit, unterschiedlich abgelegte Dokumente zu verknüpfen, behindert. Dass du bei so wenig Dokumenten auf eine Ordnerstruktur verzichten kannst, kann ich nachvollziehen - trotz meines vorgerückten Alters bräuchte ich da wahrscheinlich noch nicht mal die Suchfunktion bemühen um ein Dokument aufzufinden. Aber ich gehe mal davon aus, dass deine Datenbank grösser werden soll...

Zum Vergleich: Meine Datenbanken verwalten zwischen 400 und 148.000 Dokumente bzw. Items (wobei das eigentlich mehr als grenzwertig ist) - da macht ein Aufteilen durchaus Sinn

Aber gerade wenn deine Datenbank grösser werden soll (was ich mal annehme, ansonsten macht DEVONthink für dich kaum Sinn - da gäbe es einfacher zu nutzende Werkzeuge), wüte ich mir schon jetzt um eine gescheite Gruppenstruktur ebenso Gedanken machen wie um einen individuelles Procedere hinsichtlich Taggen. Letzteres ist für mich nicht mehr weg zu denken und ersetzt Suchabfragen zu einem Grossteil.

Und was das gemeinsame Nutzen der gleichen Datenbank(en) im heimischen "Netzwerk" angeht - wieso schiebst du komplette Datenbanken hin und her? Leg das Ding in irgendeine Cloud (z.B. Dropbox) oder gib einen Ordner im heimischen Netzwerk frei und lege die gemeinsam genutzte Datenbank ihr hinein. Beide können darauf zugreifen und gut ist.

Danke, hast du bestimmte dokumenteordner nur indiziert oder hast du die kompletten Daten in die datenbank importiert?

[...]

Wenn du eine neue Datei z. B. Wird erstellst tust du das über devinthink oder direkt aus Word heraus?

Dokumente, die ich einer Datenbank hinzufügen will, würde ich im Regelfall importieren. Ich arbeite seit Jahren mit DEVONthink und erheblichen Datenbeständen, ich habe noch nie erlebt, dass eine Datenbank korrumpiert ist. Das Indizieren würde ich auf Einzelfälle beschenken, z.B. auf das Indizieren von Dokumenten, die auf einem Wechseldatenträger gespeichert sind.

Dokumente kannst du, wenn du mit Word arbeitest, nicht direkt aus DEVONthink heraus erstellen - das ist nur mit einer sehr beschränkten Auswahl an Dateiformaten möglich. Du kannst aber Word-Dokumente, die in DEVONthink abgelegt sind, mit Word öffnen (es bleibt dir auch nichts anderes übrig, weil DEVONthink nur eine nicht bearbeitbare QuickLook-Vorschau der Word-Datei zeigt). Und umgekehrt speicherst du in Word erstellte Dokumente in die globale Inbox (oder eben den Sorten) von DEVONthink und ordnest sie dann einer bestimmten Gruppenstruktur bzw. Datenbank zu.

Alle eingehende Dokumente werden gescannt. Der Scanner erstellt ein PDF und legt sie in einen definierten Ordner. Den hab ich mit Devonthink verknüpft und es erfolgt der autoimport mit OCR.

[...]

Dokumente aus Mails kommen über den Sorter nach Deveonthink und Dokumente die ich erstelle ebenfalls.

Die Scan-Routine per Scannen in einen mit einer Ordneraktion belegten Ordner ist zwar möglich (allein schon deshalb, weil das alte Scanner-Plugin sich weigerte mit diversen Scannern zusammen zu arbeiten), aber mittlerweile gibt es ein neues Scanner-Plugin (noch in der Beta-Phase, aber ohne Probleme zu nutzen), damit sollte das Scannen über eine Ordneraktion als Notwendigkeit erledigt sein.

Dokumente aus Mails musst du nicht separat abspeichern. Wenn du dir angewöhnst, E-Mails per Mail-Plugin nach DEVONthink zu speichern, liegen sie dort im .eml-Format vor. Grundsätzlich würde ich importierte E-Mails jedoch nicht im .eml-Format belassen, sondern nach .rtf konvertieren, der enthaltene Anhang ist aus der in DEVONthink gespeicherten Mail problemlos separat (je nach Bedarf) abspeicherbar, indem du es einfach heraus ziehst und ggfs. in einer Gruppe ablegst.

 

[***elvis***]

Also, ich arbeite noch nicht so lange mit Devonthink deswegen sind es aktuell nur 1000 Dokumente und die sind auch genau auf dei Datenbanken aufgeteilt. Das kopieren mach ich weil es um ein stationären und ein Notebook geht. Wenn ich manchmal ein paar Tage nicht da bin hätte meine Frau kein Zugriff. Für z.B. Steuerunterlagen kommt eine Cloudlösung für mich nicht in Frage. Alle emien Dokumente werden zur Datenbank hinzugefügt. Ich wüsste jetzt nicht warum ich dokumnete auch noch Taggen sollte. Hab tests mit größeren Datenbeständen durchgeführt und die Suche funktioniert perfekt. Mein Dokumentenscanner ist etwas älter. Unter Lion gibt es kein Treiber. Im Hintergrund Win in der VirtualBox. Ich will kein eMail Plugin nutzen, ich will entscheiden was ich brauche und ablegen will. ein anhängendes Dokument in den Sorter zu ziehen ist nicht wirklich kompliziert. Die eMail selber brauche ich nicht.

 

[bin_ichs?]

Für z.B. Steuerunterlagen kommt eine Cloudlösung für mich nicht in Frage

Das mag man diskutieren - nicht jede Cloud-Lösung ist so unsicher wie die Dropbox. Manche werden sogar auf Schweizer (oder gar Liechtensteiner) Servern gehostet...

Es müssen ja auch nicht die Steuerunterlagen sein, es ging mir um deine unpraktische Art des Hin- und Herkopierens einer kompletten Datenbank nur um Mehrbenutzerfähigkeit zu erreichen. Dann zieh die Datenbank von mir aus auf einen USB-Stick, den du deiner Frau gibst. Ausserdem bleibt immer noch die Freigabe im lokalen Netzwerk

Ich wüsste jetzt nicht warum ich dokumnete auch noch Taggen sollte.

Das Taggen bringt dir eine flexible Zuordnungsstruktur von Informationsbeständen. Mit zunehmender Datenmenge wächst der Vorteil des Taggen gegenüber einer hierarchischen Gruppenstruktur. Es soll die starre, inflexible hierarchische Gruppenstruktur ja auch nicht ersetzen, sondern ergänzen. Ich persönlich nutze zum Teil Datenbanken, die nur getaggt sind - das hat natürlich mit der Art der dort gespeicherten Informationen zu tun

Taggen ist etwas, was die Assoziationsfähigkeit, auf der unser menschliches Denken beruht, nutzt und auf die Sortierung von Datenbeständen überträgt. Von daher ist es eine Arbeitsweise, die genau den Sinn, der hinter einem Informationsmanagement a la DEVONthink steckt, fortschreibt. Wenn du natürlich DEVONthink auf ein Hilfsmittel für das papierlose Büro reduzierst, dann brauchst du keine Tags. Dann reichen dir ein paar Gruppen (oder meinetwegen auch getrennte Datenbanken)

Ich will kein eMail Plugin nutzen, ich will entscheiden was ich brauche und ablegen will

Die Nutzung des E-Mail-Plugins verhindert nicht deine Entscheidungsfreiheit nur das abzulegen, was du brauchst

Dann noch etwas zu deiner Vorgehensweise, keine Gruppenstrukturen zu nutzen, sondern sich auf eine Suchroutine zu verlassen: Klar, das geht - aber was ist, wenn du eines Tages nicht mehr 1000 Dokumente, sondern 100.000 verwalten lässt. Dann kommst du mit einer reinen Suchabfrage ziemlich schnell an Grenzen. Was ist, wenn deine eingescannten Dokumente qualitativ gar nicht dazu geeignet sind, geeignete Anhaltspunkte für Suchabfragen zu liefern (vielleicht weil die OCR per se oder mangels Scan-Qualität fehleranfällig ist). Ab einer bestimmten Qualität deines Datenbestandes wünsche ich dir jedenfalls viel Freude beim Wiederauffinden deiner Informationen...

Ich erinnere mich in diesem Zusammenhang an die Begeisterung, mit der damals, als Spotlight eingeführt wurde, manch einer gemeint hatte, ab jetzt brauche er alles nur noch in einen Ordner zu werfen - die Spotlightsuche würde es dann schon auffinden. Ich bin sicher, dass so manch einer seine Dateien nie wieder gefunden hat...

Unterm Strich habe ich den Eindruck, du hast das Prinzip, das hinter DEVONthink steckt noch nicht wirklich verstanden. DEVONthink ist nicht einfach nur ein Werkzeug für das papierlose Büro. Für mich ist DEVONthink vor Allem einmal ein Hilfsmittel für kreatives Arbeiten - Steuerunterlagen dort praxisgerecht abzulegen ist zwar eine von vielen Möglichkeiten, aber eben nur eine unter vielen.

 

[***elvis***]

...Unterm Strich habe ich den Eindruck, du hast das Prinzip, das hinter DEVONthink steckt noch nicht wirklich verstanden....

Das mag wirklich sein. So lange benutze ich Dvonthink noch nicht. Und mein Ansatz ist in der tat das papierlose Büro.

Zum Thema Sync: Freigabe im Netz geht natürlich nicht, wenn ich mal ein paar Tage nicht da bin. Und ob ich es nun auf ein USB Stick ziehe oder gleich auf ein anderen Rechner kopieren.....

Das Prinzip des Taggen ist mir sehr wohl bewusst. Auch kann ich sehr gut damit umgehen (Fotografie). Sehe aber derzeit nicht den Sinn das zu tun. Die Dokumente werden sauber gescannt und OCR funktioniert auch perfekt. Arbeite hier mit einem Dokumentenscanner, insofern kein Problem. Das das natürlich Voraussetzung ist für ein suchen in den Dokumenten ist mir bewusst und entsprechend werden die Dokumente gescannt, bzw. ist der Scanner eingestellt das ein optimales Ergebnis erzielt wird und das bei ansprechender Größe.

Warum sollte die Suche bei 100.000 Dokumenten nicht mehr genauso funktionieren wie bei 1000?

Was meinst Du mit Gruppenstrukturen?

Im übrigen war das ja der Ansatz dieses Buch zu kaufen um mehr über die Möglichkeiten zu Erfahren. Nur leider steht davon in dem Buch auch nix drin. Wo/wie kann man mehr über das Programm Erfahren?

 

[bin_ichs?]

Warum sollte die Suche bei 100.000 Dokumenten nicht mehr genauso funktionieren wie bei 1000?

Weil Datenbestände ab irgendeinem Punkt so umfassend werden, dass ein Konzept her muss, wie ich damit umgehe. Einfach alles auf einer Eben zu belassen und dann die Suchfunktion zu bemühen reicht da einfach nicht

Was meinst Du mit Gruppenstrukturen?

Ein hierarchisches System aus Ordnern und Unterordnern (in DEVONthink heissen die Ordner "Gruppen" - warum auch immer)

Im übrigen war das ja der Ansatz dieses Buch zu kaufen um mehr über die Möglichkeiten zu Erfahren. Nur leider steht davon in dem Buch auch nix drin.

Du hast den Inhalt nicht wirklich erfasst als du es überflogen hast und ihn in deiner Wahrnehmung auf die Darstellung der Menüs reduziert hast. Eigentlich stehen genau diese Dinge drin. Aber es steht auch drin, dass dir der Autor die Arbeit, einen eigenen Workflow zu entwickeln nicht abnehmen wird. Ich denke, da musst du dich selbst anstrengen. Und wie du selbst aus diesem Thread ersehen kannst, ist es nicht so einfach, die ultimativ gültige Vorgehensweise zu beschreiben - sonst hätte das hier schon längst jemand gepostet. Du wirst also immer allenfalls Bruchstücke finden, aus denen du dein eigene Vorgehensweise basteln musst. Anregungen findest du auch im offiziellen Supportforum

Wo/wie kann man mehr über das Programm Erfahren?

Es gibt auf DEVONthink spezialisierte Consultants- im Einzelfall mag der Aufwand, einen solchen zu kontaktieren, vielleicht ja sinnvoll sein. Obwohl: Das papierlose Büro solltest du wirklich auch ohne weiteren Support hinbekommen

 

[***elvis***]

Weil Datenbestände ab irgendeinem Punkt so umfassend werden, dass ein Konzept her muss, wie ich damit umgehe. Einfach alles auf einer Eben zu belassen und dann die Suchfunktion zu bemühen reicht da einfach nicht

Das ist sicher auch der Grund warum man aus Millionen von Bilder innerhalb kürzester Zeit die gesuchten Bilder herausgefiltert bekommen kann. Ob ich nun Tags verwende oder die relevanten Suchinformationen in den Dokumenten stehen. In den Dokumenten ist es viel effizenter. So genau kann man gar nicht taggen. Entscheidend ist hierfür ein sauberer Scan und eine funktionierendes OCR.

Ein hierarchisches System aus Ordnern und Unterordnern (in DEVONthink heissen die Ordner "Gruppen" - warum auch immer)

Wie kommst Du darauf das ich die nicht nutze. Hatte ja schon gesagt das meine A4-Ordnerstuktur weiter bebehalten. Hier gibt es verschiedenste Ansätze. Das bisherige A4 Ablagesystem weiterzuführen hat doch den Vorteil wenn die Suche mal nicht helfen sollte finde ich es trotzdem. Oder auch nicht. Die suche ist dann genau wie im Ordnerregal.

Du hast den Inhalt nicht wirklich erfasst als du es überflogen hast und ihn in deiner Wahrnehmung auf die Darstellung der Menüs reduziert hast. Eigentlich stehen genau diese Dinge drin. Aber es steht auch drin, dass dir der Autor die Arbeit, einen eigenen Workflow zu entwickeln nicht abnehmen wird.

Was willst Du mir die ganze Zeit einreden. Ich habe ein Workflow. Der passt und funktioniert sehr gut. Ich weis von jemand der seine Firma nach dem gleichen Workflow führt und das seit längerem. Und in einer Firma fallen deutlich mehr Informationen an.

Auch Du hast in den ganzen Postings mir nichts neues sagen können was ich nicht schon selbst in den drei Stunden testen raus gefunden habe. Und das Buch hilft nicht einen Meter weiter. Jedenfalls für mich nicht.

 

[bin_ichs?]

Wie kommst Du darauf das ich die nicht nutze.

Weil du gefragt hast, was ich mit Gruppenstruktur meine

Was willst Du mir die ganze Zeit einreden. Ich habe ein Workflow.

Ich hatte den Eindruck, du suchst danach. Einreden will ich dir nichts - allenfalls helfen

Schönen Sonntag noch...