An alle Selbständigen: Wie organisiert Ihr Euer Büro?

Ne ne ne ... man heiratet NUR, solange man GLAUBT, wenn man WEISS, dann heiratet man nicht mehr. :D
 
rostansatz schrieb:
Ich würde Dir raten Deinen Glauben in Wissen zu verwandeln.
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Wieso? Willst Du etwas einreden, daß wir über 20 Jahre lang umsonst Belege gehortet haben, weil unser Steuerberater, der als einer der angesehensten der Stadt gilt, uns Blödsinn erzählt hat? :eek:

Dann erwarte ich aber erstmal verbindliche Informationen aus dem Steuerrecht, Gerichtsurteile o.ä.. Denn wenn in einigen Jahren mal eine Steuerprüfung kommen sollte, werde ich mich kaum mit den Worten "das hat mal irgend jemand aus dem Macuser-Forum behauptet, daß ich das nicht aufheben müßte" aus der Verantwortung stehlen können ;)

Und was das Heiraten angeht: ich glaube, da überwiegen die Nachteile diesen Vorteil doch enorm :p
 
Mal noch was anderes:

Ich benutze ja für meine eigene Arbeit "ToDo" von Appigo zur Verwaltung von Arbeitsabläufen. Inzwischen gibt es ja auch eine Desktop-App für MacOS dazu, deren Demo ich mir gerade gezogen habe.

Nun suche ich allerdings ein entsprechendes Programm für mehrere Benutzer. Ich will also bestimmte Arbeitsvorgänge und Abläufe einzelnen Mitarbeitern zuordnen können, so daß diese jederzeit und ganz aktuell sehen können, was sie noch zu erledigen haben bzw. welche neuen Aufgaben hinzugekommen sind.

Jemand eine Idee, wie man das realisieren kann?
 
wird den Mitarbeitern das per mail oder mail Programm mitgeteilt. Indem Fall könnte sich das ganze via Outlook (Aufgabenverteilung) realisieren lassen, ist nicht immer 100% perfekt aber es geht. Das haben wir bei uns Bereichs intern mal gemacht, war für rund 8 Leute.
 
Ähm, also ich hatte mir eigentlich erhofft, daß das in einem eigenen Programm laufen kann - wie der ToDo-App bspw. - wo dann neue Aufgaben direkt eingehen wie neue Post in einem Mailprogramm eben.

Allerdings würde ich dabei auf Outlook ganz gerne verzichten ;)
 
Hi, ich gebe hier auch mal meinen Senf dazu....
Ich organisiere mein Unternehmen nach GTD.
Dazu gibt es ein gutes Buch.
Wichtig ist für mich folgendes.
1. Es gibt definierte Eingangsordner, die regelmässig geleert werden.
2. Was ich sofort machen kann, mache ich sofort.
2.1 Beispiel Fahrtenbuch: Wird sofort im Auto via FilemakerGo auf dem iPhone erfasst.
2.2 Beispiel Zeiterfassugn: Wird beim Kunden oder im Auto direk in FilemakerGo erfasst.
3. Automatisiere so viel du kannst.
3.1 Ich mache meine UStVoranmeldung selber. Dafür brauche ich den Steuerberater nicht.
3.3.1 Die Unterlagen muss ich eh sammeln und evtl. Scannen.
3.3.2. Wenn die Unterlagen schon erfasst sind, ist das Ausfüllen des Formulars eine Sache von 5 minuten!
4. Automatisiere noch mehr
4.1 Für mich sind folgende Tools Lebenswichtig geworden
4.1.1 OmniFocus
4.2.2 Filemaker
5. Habe immer genug Material wie Papier, Umschläge und Briefmarken.

Ja, es gibt mittlerweile viel zu erfassen und ich komme nicht mit einem Ordner aus. Aber das ist heute halt so.
Ich habe möglichst alles digital. Zur Sicherheit nur noch folgende Sachen auf Papier.
Ordner Einahmen
Ordner Ausgaben
Gehaltsabrechnungen
Kundenakten
Steuererklärungen

Ich komme mit allem Organisatorischem für das Geschäft (nicht die Projekte) mit ca. 4-8 Stunden im Monat aus.

Viel Erfolg!
 
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Nachtrag:
Ich erfasse folgendes digital, damit es direkt automatisch verarbeitet wird.
Arbeitszeiten -> Rechnung
Kilometer -> Teilautomatisch in Rechnungen
Ausgaben ->Teilautomatisch in Rechnugnen
Abwesenheiten -> Automatisch in meine Steuererklärung
Ausgaben -> Automatisch in meine USt Voranmeldung
Projekte -> Teilautomatisch in Rechnungen
Offene Punkte* -> Bearbeitung im Projektoffice für Projekte / Aufgaben
*Werden per Email vom Kunden erstellt. Momentan leider noch teilautomatisch.

Ich versuche alles nur einmal zu erfassen um es dann weiterzuverwenden.
 
Da es hier ja auch um DMS ging, hab ich einen Tipp für euch.
Devonthing PRO gibt es grad im Bundle bei MACLEGION für $50.
Die Aktion läuft noch 14 Tage. Leider ist die Seite nur schwer zu erreichen.
 
hi ihr,

habe mir nicht alles durchgelesen, das meiste nur überflogen, zwei ganz wichtige fragen stellen sich mir jedoch sofort:

1. was macht ihr mit euren word, excel und powerpoint Dateien welche auf dem mac liegen. diese sind bei euch wie bei mir in einer ordnerstruktur organisiert oder ebenfalls in devonthink oder sowas?
2. was macht ihr mit dem ganzen Papier? Wenn ich im Büro einen Brief bekomme von einem Mieter dann kann ich diesen zwar einspannen und habe auch die Antwort digital, da ich diese wahrscheinlich in word schreibe aber dennoch muss ich doch den Brief in Papierform mit der Antwort in Papier in der Mieterakte in unserer Hängeregistratur ablegen. oder wie macht ihr das?

gruß

steffen



p.s.: ich finde diesen thread (weiss nie wie man das schreibt geschweige denn ausspricht) sehr gut, es sollte mehr solche Beiträge geben anstatt die andauernden kauf ich a oder b als mac etc
 
mac*berlin schrieb:
1. was macht ihr mit euren word, excel und powerpoint Dateien welche auf dem mac liegen. diese sind bei euch wie bei mir in einer ordnerstruktur organisiert oder ebenfalls in devonthink oder sowas?
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"veränderbare Dateien" liegen bei mir in Ordnern. Oft eben Ordner für bestimmte Projekte oder eben einfach im Dokumente-Ordner. Ist für mich einfacher von der Handhabung her.
Ich hatte schon mal darüber nachgedacht, Projekt-Ordner komplett in DT abzuwickeln. Ist auch schön, weil man dann immer alles zusammen hat. Allerdings wird es unhandlich wenn man mit mehr als einem Mac arbeitet. Ich sitze oft nicht im Büro am iMac sondern im Wohnzimmer am MacBookPro. Über entsprechende Freigaben komme ich schnell an alle relevanten Dateien. Über DT wäre mir das zu kompliziert bzw. es wäre überhaupt nur über Umwege realisierbar.

Wenn die Dokumente "fertig" sind, dann hängt es vom Dokument ab was damit passiert. Ggf. kommt es als PDF-Export in das DT-Archiv oder auch direkt als "veränderbare Datei". Passiert aber selten bei mir.

2. was macht ihr mit dem ganzen Papier? Wenn ich im Büro einen Brief bekomme von einem Mieter dann kann ich diesen zwar einspannen und habe auch die Antwort digital, da ich diese wahrscheinlich in word schreibe aber dennoch muss ich doch den Brief in Papierform mit der Antwort in Papier in der Mieterakte in unserer Hängeregistratur ablegen. oder wie macht ihr das?
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Tja, leider.
Papiereingang wird bei mir gescannt und in DT abgelegt. "unwichtes" Zeug (oft eher privates) wird dann zerrissen/geschreddert/weg geworfen.
Firmenunterlagen muss man leider in Papierform aufheben und es ist auch ein gutes Backup an das man auch bei Stromausfall noch ran kommt :) Allerdings landet das Zeug dann einfach chronologisch im Ordner, ohne Querverweise etc.
 
Und über die Rechtschreibung! :D
 
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Hmmm, DevonThink erscheint mir wirklich die passende Software für die Lösung des Problems "digitales Büro" zu sein (soweit das überhaupt realisierbar ist), aber mir stößt da wieder das heute "allgegenwärtige Marketingproblem" mangelhafter Informationen auf!

Allein, wenn ich mir die Featureliste (THX @ "Ergebnis") der verschiedenen DT-Versionen ansehe, stehe ich vor einem schier undurchdringlichen Wald an Informationen, die mich eher verwirren denn suggerieren, daß dieses Programm meine Probleme lösen könnte!

- Featureliste in Englisch: damit sind die dort gegebenen Infos für mich bspw. schon mal zu gefühlt 70% aussagelos (wie "hilfreich" werden diese Infos wohl für jemanden sein, der gar kein Englisch spricht?)

- Homepage in Englisch: das weckt kein sonderliches Vertrauen in den Support oder die Lokalisation des Programmes allgemein - v.a. die total fehlerhafte "Lokalisation" der HP: wenn ich dort im Shop auf "deutsch" umstelle, was laut DT so erklärt wird "Sprache einstellen für den Bestellprozess: Die Auswahl der Sprache bezieht sich nur auf die Anzeige im Bestellprozess und nicht auf die Sprache des Produkts.", dann werden eine Handvoll Vokalen übersetzt, das Gros bleibt jedoch in Englisch!

Da fragt man sich als potentieller Kunde doch wirklich, ob das Vertrauen erweckend genug ist, um dafür zwischen 50 und 150$ auszugeben! V.a. auch deshalb, weil ich bisher nirgendwo im Web eine hilfreiche Einführung/Tutorial in das Programm finden konnte und die Hoffnung auf ein brauchbares Handbuch in der Vollversion marginal ist!

Die Hilfefunktion in der Software selber ist zumindest in der Demo nur in Englisch (obwohl angeblich deutsch lokalisiertes Programm!).


Fazit: DT ist sicher eine super Software für alle diejenigen, die den Umgang mit moderner Software gelernt haben (an der Uni bspw. oder einer Ausbildung zum "Bürokaufmann") oder sich so einen Menschen als Angestellten halten können, für den alleinstehenden Selbständigen, der kein oder nur kaum "Fachchinesisch" (="technisches Englisch") spricht dürfte das Programm eher kontraproduktiv sein und an Zeit-und Geldverschwendung grenzen!

Und ich glaube, die Anzahl potentieller Kunden "da draußen", die unter ähnlichen Problemen leiden wie ich, dürfte höher sein als der Kreis derjenigen, die in all dem kein Problem sehen!

Und damit wären wir wieder beim heute "allgegenwärtigen Marketingproblem", nämlich daß (vermutlich) tolle Produkte nie auch nur annähernd ihren potentiellen Erfolg erreichen, weil sie einfach völlig am Markt vorbeikonzipiert sind!

Denn heute wird im Marketing zu 90% so gearbeitet, daß sich der Kunde dem Produkt anpassen muß (bspw. englisch und den Umgang mit hoffnungslos überladenen Programmen lernen), anstatt das Produkt den Anforderungen des Kunden gemäß zu entwickeln!

Denn zum "Produkt" gehört mehr als die Software selber (die vermutlich sehr hochwertig und auch hilfreich ist bzw. sein könnte) - zum "Produkt" gehören auch Dokumentation und die Vermittlung des nötigen Knowhow's, ebenso wie ein wirklich hilfreicher Support (also kein Kontaktformular, wo man innerhalb 24h eine Antwort erhält - wenn ich im Geschäft ein Problem mit einer Software habe, benötige ich i.d.R. innerhalb von Minuten eine Lösung, weil ich nicht 24h die Arbeit ruhen lassen kann, bis Hilfe da ist!).

Schade, ich dachte, ich wäre der Lösung meines "Büroproblems" nahe! 150$ wäre ein völlig akzeptabler Preis dafür gewesen! Im Grunde wäre mir eine Lösung des Problems sogar mehr wert!
Aber ob der o.g. Probleme kann ich nicht wirklich erkennen, ob DT eine Lösung dafür ist und damit sind 150$ für "try&error" einfach zuviel Geld!

Nichtsdestotrotz sollte der pfiffige Entwickler hier eine absolute Marktlücke erkennen können! Gesucht werden Dienstleister, die pfiffigen Entwicklern helfen, ihre Produkte an den Endverbraucher anzupassen, also auch für den Laien verständliche Einarbeitungshilfen, Handbücher, Programmlokalisierungen etc. zu entwickeln.

Denn Software kann nur dann den maximalen Erfolg bringen, wenn sie für "Endverbraucher" konzipiert wird und nicht für Entwickler! Denn Entwickler haben schon von Natur aus ein großes Problem: sie können nicht wie "Lieschen Müller" aus dem Friseursalon "umme Ecke" denken - sie denken eben wie Entwickler ;)

Hier fehlt einfach eine "Schnittstelle", eine Abteilung im Unternehmen, die die Entwicklerprogramme so optimieren, daß sie auch vom Laien einfach und intuitiv zu bedienen sind, ohne wochenlange Einarbeitung er erfordern, um das Programm effizient einsetzen zu können. Denn eben diese Zeit hat der Unternehmer von heute einfach nicht!
 
Was bleibt jetzt noch übrig?

- OCR-Software (ab ~50 Euro)
- die gute alte Ordnerstruktur (für umme ;))
- Spotlight i.V. mit intelligenten Suchlisten
 
WirbelFCM schrieb:
Hmmm, DevonThink erscheint mir wirklich die passende Software für die Lösung des Problems "digitales Büro" zu sein (soweit das überhaupt realisierbar ist), aber mir stößt da wieder das heute "allgegenwärtige Marketingproblem" mangelhafter Informationen auf!
...
Hier fehlt einfach eine "Schnittstelle", eine Abteilung im Unternehmen, die die Entwicklerprogramme so optimieren, daß sie auch vom Laien einfach und intuitiv zu bedienen sind, ohne wochenlange Einarbeitung er erfordern, um das Programm effizient einsetzen zu können. Denn eben diese Zeit hat der Unternehmer von heute einfach nicht!
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Hi,

diese Schnittstelle gibt es schon lange. Es sind Systemhäuser und Systemintegratoren. Es ist aber keine Lösung für 150€ oder auch 1000€.
Auch sollte die IT-Abteilung selbst solche Aufgaben übernehmen.

CU

PS: Oft bieten die Hersteller der Software ebenfalls solche Leistungen an.
 
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