An alle Selbständigen: Wie organisiert Ihr Euer Büro?

[Ergebnis]

... Besonders beliebt: alle paar Wochen bekomme ich mehrseitige, Formulare von der Genossenschaft, dem Finanzamt, der Sozialversicherung und anderen Einrichtungen mit statistischen Fragen zu meinem Unternehmen. Habe ich noch nie beantwortet, weil die das überhaupt nix angeht und die mich ja nicht dafür bezahlen, daß ich einen Arbeitstag für deren Neugier opfere. ...

Das wird dich auf Dauer so viel Zeit kosten, da kannst du deine Selbständigkeit gleich wieder aufgeben. Auf offizielle Schreiben und Vorgänge nicht zu reagieren, kostet um es zu reparieren richtig Zeit und Geld. Behörden setzen ihre Auskunftsansprüche i. d. R. mit Bußgeldern, Zwangsgeldern und Schätzungen massiv durch. Wenn du dauerhaft nicht reagierst, kannst du dir die Gedanken um GTD, DMS, Arbeitsorganisation usw. sparen.

 

[redweasel]

Wie ist das eigentlich in Deutschland, hier (Schweiz) ist es eigentlich üblich, dass man solche Dinge an einen Treuhänder weitergibt, wenn man selbst nicht gerade eine kaufmännische Ausbildung hat (oder einfach kein Bock auf die entsprechenden Arbeiten). In DE dürfte das wohl dann der Steuerberater sein?

 

[Ergebnis]

Ja, das ist bei SME häufig der Fall. Große Unternehmen habe da ihre eigenen Mitarbeiter dafür. Kleinstunternehmen mach das i. d. R. selbst - oder gar nicht .

 

[elastico]

@WirbelFCM:
Ich fahre einen Mix aus elektronischer Ablage und klassischer Papierablage. Vielleicht ist das was für Dich?

Der Hintergrund:
1.) Ich selbst hasse aufwendiges Suchen und das ständige überlegen, ob ein Papier nun in dieser oder in jener Rubrik abgeheftet werden muss.
2.) Für den Steuerberater und das Finanzamt benötige ich aber die Papierbelege zum einreichen.

Meine Lösung:
zu 1.) Wenn ich Papier bekomme (Rechnungen, Belege, ...) dann werden die direkt gescannt (ScanSnap 1500M macht das ratz-fatz) und an DevonThink Pro Office geschickt (macht OCR automatisch). Im Eingang von DevonThink benenne ich das Dokument ggf. noch um (Firma, Produkt oder Zweck) und schiebe es in einen Ordner (wobei automatisch sinnvolle Vorschläge von DT gemacht werden). Gehört es in mehrere Kategorien erzeuge ich mit cmd-L einfach Links und ziehe die in die passenden Ordner. Kommt ab und an mal vor und ist dann ganz praktisch.

zu 2.) Jetzt wo ich, für MICH, das Papier elektronisch sinnvoll abgelegt habe muss ich mir weniger Gedanken um das Papier machen. Ich habe für geschäftliches einen Ordner mit Klarsichthüllen für jeden Monat (jeweils eine für Einnahmen und eine für Ausgaben - also 24 Hüllen). Zack, rein damit. Der Steuerberater hat so alles nach Monat sortiert vorliegen und kommt schnell durch. Das FA interessiert sich nicht für die Ordnung sondern möchte nur die Belege sehen. Privates ist in anderen Ordnern nach groben Kategorien abgeheftet.

In (naher) Zukunft schmeiße ich alle alten Papierbelege weg (Schredder) und behalte max. das laufende und das Vorjahr für den Fall der Fälle als Papier. Das wird meine Ordner extrem ausdünnen und einige Ordner überflüssig machen. Alle Papiere (Versicherungszeug etc.) habe ich elektronisch vorliegen und ich mache regelmäßig Backups.

 

[WirbelFCM]

Das wird dich auf Dauer so viel Zeit kosten, da kannst du deine Selbständigkeit gleich wieder aufgeben. Auf offizielle Schreiben und Vorgänge nicht zu reagieren, kostet um es zu reparieren richtig Zeit und Geld. Behörden setzen ihre Auskunftsansprüche i. d. R. mit Bußgeldern, Zwangsgeldern und Schätzungen massiv durch. Wenn du dauerhaft nicht reagierst, kannst du dir die Gedanken um GTD, DMS, Arbeitsorganisation usw. sparen.

Nee sorry, das läuft für mich unter Datenschutz! Das geht niemanden was an und so lange mir niemand nachweisen kann, daß ich dazu verpflichtet bin, solche Informationen über mein Unternehmen preiszugeben, werde ich dafür keine kostbare Zeit opfern!

 

[redweasel]

Datenschutz greift aber i.d.R. nur bei natürlichen Personen, nicht bei juristischen Personen wie einer Firma... dies weil es primär um personenbezogene Daten. Wobei die Grenzen hier bei Kleinunternehmen natürlich irgendwie fliessend sein können.

 

[WirbelFCM]

@WirbelFCM:
Ich fahre einen Mix aus elektronischer Ablage und klassischer Papierablage. Vielleicht ist das was für Dich?

Der Hintergrund:
1.) Ich selbst hasse aufwendiges Suchen und das ständige überlegen, ob ein Papier nun in dieser oder in jener Rubrik abgeheftet werden muss.
2.) Für den Steuerberater und das Finanzamt benötige ich aber die Papierbelege zum einreichen.

Meine Lösung:
zu 1.) Wenn ich Papier bekomme (Rechnungen, Belege, ...) dann werden die direkt gescannt (ScanSnap 1500M macht das ratz-fatz) und an DevonThink Pro Office geschickt (macht OCR automatisch). Im Eingang von DevonThink benenne ich das Dokument ggf. noch um (Firma, Produkt oder Zweck) und schiebe es in einen Ordner (wobei automatisch sinnvolle Vorschläge von DT gemacht werden). Gehört es in mehrere Kategorien erzeuge ich mit cmd-L einfach Links und ziehe die in die passenden Ordner. Kommt ab und an mal vor und ist dann ganz praktisch.

zu 2.) Jetzt wo ich, für MICH, das Papier elektronisch sinnvoll abgelegt habe muss ich mir weniger Gedanken um das Papier machen. Ich habe für geschäftliches einen Ordner mit Klarsichthüllen für jeden Monat (jeweils eine für Einnahmen und eine für Ausgaben - also 24 Hüllen). Zack, rein damit. Der Steuerberater hat so alles nach Monat sortiert vorliegen und kommt schnell durch. Das FA interessiert sich nicht für die Ordnung sondern möchte nur die Belege sehen. Privates ist in anderen Ordnern nach groben Kategorien abgeheftet.

In (naher) Zukunft schmeiße ich alle alten Papierbelege weg (Schredder) und behalte max. das laufende und das Vorjahr für den Fall der Fälle als Papier. Das wird meine Ordner extrem ausdünnen und einige Ordner überflüssig machen. Alle Papiere (Versicherungszeug etc.) habe ich elektronisch vorliegen und ich mache regelmäßig Backups.

Ja, ich fürchte (!) auch fast, daß eine "elektronische Aufbewahrung" die sinnvollste Lösung ist. Zumal Spotlight dann im Grunde in Sekundenschnelle jedes Dokument wiederfinden sollte und ich dann zumindest über das Datum auch jedes Original wiederfinden müßte, wenn es ordnungsgemäß abgeheftet wurde

Aber mir schwant schon wieder Schlimmes, wenn ich mir die HP von DevonThink anschaue (hab mal die Demo gezogen) - ellenlange Menüs, luschig bis gar nicht lokalisierte Hilfe, fehlendes Handbuch - da möchte ich das Programm am liebsten gleich wieder runterschmeißen!

Also: kennt auch jemand derartige Software für Einheimische?

 

[stpf]

Vorweg, ich bin kein selbständiger. Hab aber das Problem das ich vieles in irgend welchen Schubladen verstaue.
In gewisser weise ist auch eine Ordnung drin. Da ich weis das in Schublade X Dokumente von Y sein müssten.
Hier teilweise recht gute Lösungsansätze gefunden, wobei ordinäre Papierordner immer noch günstiger sind. Alles ein zu scannen ist doch recht aufwendig.

 

[redweasel]

Ein paar Dinge zu DevonThink...

Wie die meisten komplexeren Programme benötigt es etwas Einarbeitungszeit. Diese lohnt sicher aber normalerweise.

Hinter DevonThink stehen zudem Deutsche

DEVONtechnologies (where does the name come from?) was founded by Christian Grunenberg and Eric Böhnisch-Volkmann in Germany, European Union, in 2002 and is today headquartered in Coeur d'Alene, Idaho, USA. Today, Christian serves as DEVONtechnologies' chief technology officer, Eric as its President.

 

[WirbelFCM]

Wie die meisten komplexeren Programme benötigt es etwas Einarbeitungszeit. Diese lohnt sicher aber normalerweise.

Aber wie soll diese Einarbeitung bitte funktionieren OHNE Handbuch und OHNE (deutsche) Hilfe?

Hinter DevonThink stehen zudem Deutsche

Umso peinlicher, daß die nicht mal Software in ihrer Muttersprache produzieren können

 

[redweasel]

Deshalb heisst die Software wohl auch nicht DevonDenk

 

[Barry Lyndon]

...
Umso peinlicher, daß die nicht mal Software in ihrer Muttersprache produzieren können

Noch peinlicher ist, in der heutigen Zeit und als Deutscher, mit englischen Handbüchern nicht klar zu kommen.
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Ich schicke schon 'ne ganze Weile alle Belege nur elektronisch an den Steuerberater - wunderbar über die Mobileme-Freigabefunktion - dieser druckt dann davon das Relevante aus, schickt's ans Finanzamt, welches mir dann diese 'ausgedruckten Belege' wiederum 'zu seiner Entlastung' zurückschickt.

D.h. das Finanzamt sieht keine Originale von mir.

Ich benutze auch Devonthink pro Office. Bin aber nicht nur begeistert. Im Zuge von Updates kam es zu Inkonsistenzen, so dass jetzt mein Spotlight immer noch Dokumente findet, die nicht mehr auf der Devon-Datenbank existieren, usw.

Ansonsten ist der hier beschriebene Ablauf mit den Scansnap-Scannern sehr gut, muss ich zugeben. Die Suche über DTproO klappt auch gut.

Frage an die DT Poweruser hier: Traut Ihr Euch wirklich, Eure DT-Datenbanken auf Euren iPhones und iPads 'mitzunehmen'? Was ist, wenn Ihr das Teil verliert? Wie sichert Ihr die Daten gegen fremden Einblick?

 

[redweasel]

Zum Spotlight Problem: Hast du den Spotlight Index mal neu erstellt? Dauert zwar eine Weile, könnte aber evtl. helfen.

Ich habe mobil nur eine kleine Teilmenge der DT Datenbank dabei. Eigentlich benutze ich die mobilen Clients nicht, um Teile der Desktop DB mitzunehmen sondern nur um unterwegs neues Material in die Desktop DB aufzunehmen... also quasi als modernen Dictaphon...

 

[WirbelFCM]

Noch peinlicher ist, in der heutigen Zeit und als Deutscher, mit englischen Handbüchern nicht klar zu kommen.

Sorry, aber dieses Argument ist (wenn es ernst gemeint war) - zumindest aus marktwirtschaftlicher Sicht - absoluter Blödsinn! Und wenn Du so einen Spruch als Entwickler oder Marketingbeauftragter Deinem Chef bringst, kann es Dir passieren, daß Du schnell mal die Kündigung auf den Tisch bekommst.

Um Dir die Gründe mal an einem Beispiel zu verdeutlichen: von meinen einigen tausend selbständigen Kunden sprechen weit über 90% noch schlechter englisch als ich und sind auch mit dem Computer stärker auf Kriegsfuß - weil sie nämlich großteils noch wesentlich älter sind als ich und es deshalb in der Schule nur nebensächlich bis gar nicht gelernt haben! Jetzt erkläre Deinem Chef doch mal, warum Du diese 90% als potentielle Kunden ausschließt, nur weil Du der Meinung bist, wer kein englisch kann, brauche Dein Produkt auch nicht kaufen! Du mußt nicht den Kunden an das Produkt anpassen, sondern das Produkt an die Bedürfnisse der Kunden.

Verstehst Du, wo der Denkfehler liegt?

Ich wage sogar, soweit zu gehen, daß da sogar eine echte Marktlücke besteht: simple, leicht verständliche Software für Kleinunternehmer im mittleren bis zum "höheren" Alter.

 

[stpf]

Kann dort WirbelFCM nur zustimmen, echt teilweise Grauenhaft das es nur noch englisch sprachige Anleitungen gibt. Ich kann zwar auch ein wenig, aber in meiner Muttersprache - deutsch- bin ich trotz allem besser.
Leider sind so manch deutschen Anleitungen, vermutlich aus dem Chinesischen ins Englische ins Deutsch übersetzet, so schlecht das es noch mal einem Übersetzters bedarf

 

[Barry Lyndon]

....von meinen einigen tausend selbständigen Kunden sprechen weit über 90% noch schlechter englisch als ich und sind auch mit dem Computer stärker auf Kriegsfuß - weil sie nämlich großteils noch wesentlich älter sind als ich und es deshalb in der Schule nur nebensächlich bis gar nicht gelernt haben! ...
Ich wage sogar, soweit zu gehen, daß da sogar eine echte Marktlücke besteht: simple, leicht verständliche Software für Kleinunternehmer im mittleren bis zum "höheren" Alter.

Jetzt hast Du mich aber seeeehhhhhrrrrrrr neugierig auf Dein Gewerbe gemacht, WirbelFCM, womit verdienst Du Dir denn Deine Kichererbsen? Damit's nicht in 'ne einseitige Fragerei ausartet ... ich bin jetzt, nach vielen Jahren Selbständigkeit im Softwarebereich, ein erfolgreich sesselfurzender Bürohengst auf Teilzeit beim Öffentlichen Dienst geworden .

Ahh, Freunde! .... Während ich erst am späten Vormittag gelassen eintrudle, mir 'n Kaffee zapfe und von meinem Bürofenster aus auf den Dom 'rüberschaue, überwältigen mich Sehnsucht und Nostalgie nach dem stressig-erbärmlichen Dasein als tingeltangender Freiberufler ...

Und, zur erwähnten Marktlücke: Wie viel wäre Eurer Meinung nach den Devonthink-Machern eine in gutem Deutsch geschriebene Anleitung bzw. Handbuch wert?
Ich schätze, vermutlich keine 500 Steine.

 

[WirbelFCM]

Jetzt hast Du mich aber seeeehhhhhrrrrrrr neugierig auf Dein Gewerbe gemacht, WirbelFCM, womit verdienst Du Dir denn Deine Kichererbsen? Damit's nicht in 'ne einseitige Fragerei ausartet ... ich bin jetzt, nach vielen Jahren Selbständigkeit im Softwarebereich, ein erfolgreich sesselfurzender Bürohengst auf Teilzeit beim Öffentlichen Dienst geworden

Ja okay, als Softwareentwickler (?) ist Dein Hauptarbeitsplatz sicher im Büro vorm Rechner. Ich arbeite(te) im Vertrieb, war also tagtäglich beim Kunden bzw. er bei mir. Da kommt in gut 20 Jahren schon was zusammen...

 

[elastico]

Ich schicke schon 'ne ganze Weile alle Belege nur elektronisch an den Steuerberater - wunderbar über die Mobileme-Freigabefunktion - dieser druckt dann davon das Relevante aus, schickt's ans Finanzamt, welches mir dann diese 'ausgedruckten Belege' wiederum 'zu seiner Entlastung' zurückschickt.

Genau das versuche ich bewusst zu vermeiden.
Es wurde für den Beleg bereits Papier genutzt. Ich sehe keinen Grund, warum ich ein Stück Papier vernichten sollte, damit im späteren Verlauf eine dritte Person wieder ein neues Stück Papier erzeugt. Genau das ist einer der Gründe, warum "das papierlose Büro" derzeit mehr Papier verbraucht als man vorher benötigte

Ich habe kein Problem die Originale aufzuheben, bis die Steuererklärung durch ist. Danach kann ich die immer noch vernichten.

 

[Barry Lyndon]

Genau das versuche ich bewusst zu vermeiden.
Es wurde für den Beleg bereits Papier genutzt. Ich sehe keinen Grund, warum ich ein Stück Papier vernichten sollte, damit im späteren Verlauf eine dritte Person wieder ein neues Stück Papier erzeugt. Genau das ist einer der Gründe, warum "das papierlose Büro" derzeit mehr Papier verbraucht als man vorher benötigte

Ich habe kein Problem die Originale aufzuheben, bis die Steuererklärung durch ist. Danach kann ich die immer noch vernichten.

Da hast Du 'was falsch verstanden.
Ich hebe natürlich auch meine Originale auf. Ich spare mir aber das Versenden der Originale per Sonderkurier (der Deutschen Post würde ich nie und nimmer meine Originale anvertrauen, schaut Euch bitte an, wie lässig die Jungs/Mädels da mit den Ihnen anvertrauten Schätzen umgehen) zum Steuerberater.
Dass das Finanzamt unbedingt Papier braucht, ist doch nicht meine Schuld oder mein Problem, wenn die auf Papierlos umstellen, dann muss der Steuerberater nichts mehr ausdrucken.

 

[WirbelFCM]

Ich habe kein Problem die Originale aufzuheben, bis die Steuererklärung durch ist. Danach kann ich die immer noch vernichten.

Nee Du! Steuerrelevante Unterlagen mußt Du bis zu 10 Jahre (glaub ich) aufbewahren!!!