Ich habe den Thead (aufgrund seiner Länge und seines Alters) erstmal nur quergelesen. Es scheinen mir Missverständnisse über die Weise der Zählung und/oder die Bedienung der Zuweisung der Zählung zum Text, genauer den Absätzen, vorzuliegen. Hier einige Aspekte (ohne Bezug auf konkrete Beiträger, zumal diese durchblicken lassen, jeweils was anderes beim Einstellen und Anwenden der Gliederung misszuverstehen
):
1. Nummerierung != Gliederung
Historisch sind die Nummerierungsfunktionen in Word älter als die Gliederungsfunktionen. Verkürzt ausgedrückt: Nummerierung ist für Listen, Gliederung für die Strukturierung des Textes in Kapitel und Unterkapitel.
2. Gliederung: Ausgehend von durch den Benutzer unveränderten
Standardeinstellungen bewirkt [Enter] am Ende eines mit etwa Ebene1 gekennzeichneten Absatzes nicht, dass dann der nächste Absatz wieder mit Ebene1 und der folgenden Gliederungsnummer der Ebene1 beginnt, sondern es geht mit "Standard" (also Fließtext) weiter (freilich ist das änderbar).
Beispiel:
1 Die größten Irrtümer bei Word
Hier ein wenig einleitender Fließext zu den größten Irrtümern.
1.1 Missveständnisse bei Nummerierungen
Blah blah hier der erläuternde Text zum ersten Unterpunkt als Fließtext.
1.2 Missverständnisse bei Gliederungen
Blah sülz quack Fließtext im zweiten Unterpunkt usw.
2 Die zweitgrößten Irrtümer
Einleitender Fließtext zu den zweitgrößten Irrtümern.
2.1 Über die Korrekturhilfe
Blah quack Fließtext über das Thema, dass die Korrekturhilfe nicht korrigiert. Das ist so. Der Nutzer korrigiert.
2.2. Grammatik ohne Kontrolle
Fließtext über Grammatik ist so gut wie der Mensch am Rechner.
usw.
3. Die den jeweiligen Ebenen zugeordneten Absatzformatvorlagen (typischerweise Formatvorlagen vom Typ "Überschrift") werden den die jeweilige Gliederungsnummer zeigen sollenden Absätzen durch Auswahl aus der Formatvorlagenliste zugewiesen. Und zwar ebenso typischerweise von Hand. [Bild 1]
4. Ebenenzuweisung findet durch Bindung an Formatvorlagen statt.
5. Die Gliederungsnummern für die Ebenen werden durch Feldfunktionen realisiert, die das Dokument gewissermaßen durchsuchen und schauen, a. welcher Gliederungsstil ausgewählt ist und b. welche Absätze mit Formatvorlagen versehen sind, denen die Ebenen 1...9 zugewiesen sind (standardmäßig trifft das auf die Formatvorlagen "Überschrift 1...9" zu).
Das sind erstmal zwei verschiedene Paar Schuhe. [Bild 4]
6. Die Zuordnung von Ebenen zu Überschriften-Formatvorlagen findet statt in
Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen... > Gliederung,
dort auf "Überschrift" lautenden
Stil auswählen > Anpassen... (darin dann auch den Erweiterungspfeil beachten!) [Bild 2]
7. Das Zuweisen der Ebenen-Nummern der Gliederung erfolgt im Dialogfenster zuvor:
Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen... > Gliederung [Bild 3]
8. Kommt jetzt etwa nach "1.1" und vor "1.2" eine neuer Gliederungspunkt hinzu, schreibe ich dessen (Überschrift-)Text und weise dann die Formatvorlage Überschrift2 (mit Ebene2) zu. Aus 1.2-alt wird "1.3" und der neue Absatz dazwischen wird "1.2". Ein [Enter] dahinter bewirkt einen neuen Absatz mit der Formatvorlage "Standard". [Bild 6]
9. Letzteres kann freilich angepasst werden; und zwar beim Ändern der Formatvorlage der jeweiligen Überschrift.
Hier aber aufpassen und kurz innehalten: I.d.R. macht etwas anderes als einen Absatz der Formatvorlage "Standard" folgen zu lassen nur Sinn, wenn sicher ist, dass zwischen dem jeweiligen Überschriftentext und dem Überschriftentext der nächsten Ebene
kein Fließtext folgen würde. [Bild 5]
So, viel getippt, ist ne Menge Holz. Vergleicht erst mal das, was bei euch passiert und eure konkreten Einstellungen mit dem oben Geschilderten.