--- Teil 2 ---
4. Grundprinzip der Funktionsweise des Mail-Hubs
In der Mail Server-App werden grundlegende Funktionen eingestellt. Anschließend erstellt man für jeden Mailaccount einen Benutzer und konfiguriert je eine Instanz des Programmes „Mail Station“ (=roundcube).
In „Mail Server“ benötigen folgende Einstellungen:
Im Tab SMTP:
- SMTP aktivieren
- Authorisation erforderlich (kann man, muss man aber nicht)
- Domainname: localhost
- Anschluss: 25
- Maximale Größe für Email: beliebig (10 MB)
- SMTP-SSL: lassen wir für intern weg
- Anschluss: lassen wir für intern weg
Damit haben wir den Empfang von ausgehenden Mails vom Client zum Mail-Hub eingestellt. Da das in unserem Fall im geschlossenen LAN passiert kann man auf Sicherheitseinstellungen verzichten. Die Mails sollen vom Hub aber weitergeleitet werden an den Provider. Also klicken wir auf den Button „SMTP-Relais“ und geben hier die SMTP-Daten des Providers ein - inclusive Verschlüsselung für eine sichere Reise der Daten:
- SMTP-Relais aktivieren
- Server: smtp.provider.de
- Anschluss: z.B. 587
- TLS ein
- Authentifizierung an / Benutzer und Kennwort
(diese Informationen findet man auf der Seite des Providers)
Im Tab IMAP/POP3 aktiviert man alle 4 Protokolle (standardmäßig gesetzt). ACHTUNG: In der Firewall des LAN müssen die entsprechenden Ports natürlich auch freigeschaltet werden!!!
Das reicht für den Anfang. Andere Tabs kann man nach belieben nutzen.
Nun müssen wir die Postfächer anlegen. Ich gehe davon aus, das wir für jedes Providerpostfach ein Postfach auf dem Mail-Hub anlegen. Eine Zusammenführung von verschiedenen externen Postfächern auf ein Postfach auf dem Mail-Hub ist möglich, macht in meinen Augen aber keinen Sinn. Diese Aufgabe kann man auf der Seite der Provider (durch automatische Weiterleitung von Mails) besser lösen als innerhalb der eigenen Infrastruktur.
Wir müssen nunmehr für jedes Postfach einen Benutzer auf der SYNOLOGY anlegen. Man fängt am besten mit einem Benutzer an und wenn da alles klappt kann man nach und nach die anderen Benutzer anlegen.
Zum Anlegen gehen wir in der Systemsteuerung auf „Benutzer“ und legen mit „Erstellen“ einen neuen Benutzer an.
Fenster 1:
- Name: user1
- Beschreibung: optional
- Email: frei lassen
- Passwort: pwduser1
Benachrichtigung schicken ist sinnlos, da wir keine Email erfasst haben.
Da meine Mail-User keine echten User sind dürfen sie auch nicht das Passwort ändern.
Fenster 2:
Gruppenzugehörigkeit angeben. Je nach persönlicher Situation kann man eine Mailuser-Gruppe anlegen oder alle Mail-User in der Gruppe „users“ belassen.
Fenster 3:
Berechtigungen - meine Mailuser haben keinen Zugriff auf den Ordner „public“
Fenster 4:
Hier könnten man einen max. Speicherplatz angeben.
Fenster 5:
Die Anwendungsberechtigungen hab ich persönlich rausgenommen, da Mailuser ausschließlich für Email angelegt werden.
Fenster 6:
Keine Veränderungen nötig
Fenster 7:
Zusammefassung
Das war’s dann auch schon! Die Angaben werden gespeichert und der neue User erscheint in der Liste der Benutzer in der Systemsteuerung.
5. Sicherheit/Passwörter
An dieser Stelle ein kleiner Einschub zum Thema Sicherheit. Ich gehe davon aus, das Sie aus Sicherheitsgründen die Passwörter für die SYNOLOGY und für die ganzen Mailaccounts NICHT vom Browser speichern lassen, sondern von Hand eingeben. Ausserdem sollte JETZT das automatische Ausfüllen von Benutzernamen und Kennwörtern durch den Browser UNBEDINGT ausgeschaltet werden! Das hat bei mir zeitweise zu Irritationen geführt und ich habe lange gebraucht um herauszufinden, das genau DAS der Haken war.
6. Mailclient des Mail-Hubs einstellen
Nun müssen wir den Mail-Hub-seitigen Mailclient einrichten. Dazu klicken wir im Hauptmenü des DSM auf „Mail Station“. Der Browser öffnet einen neuen Tab und zeigt ein Anmeldefenster des Mailclients „roundcube“.
Wir melden uns zunächst als Admin an und sehen das Standard-Fenster eines Mailclients. Oben rechts findet man die Emailadresse admin@localhost und darunter den Menüpunkt „Einstellungen“ und „Admin-Einstellungen“. Die „Admin-Einstellungen“ erscheinen nur wenn man sich als admin einloggt und sie sind das Einzige was wir hier benötigen. Also draufklicken! Nun sehen wir ein leeres Fenster und in der linken Spalte zwei Auswahlpunkte: „SMTP-Servereinstellungen“ und „Einstellungen für POP3 Mail-Server“
Wir klicken auf den ersten Punkt und tragen ein:
- SMTP-Server: localhost
- SMTP-Port: 25
- Maximale Größe für Anhänge: 10 (MB)
Speichern nicht vergessen!
Wir klicken auf den zweiten Punkt und tragen ein:
- Benutzer erlauben Emails von POP3-Mailservern zu empfangen: Aber jadoch!!
- Empfangsintervall (Min): tja, und jetzt wird es kompliziert …
Erklärung: Nach der hier eingestellten Zeitperiode wird eine neue Schleife gestartet, die ALLE unsere Konten beim Provider nacheinander abruft. Nun wollen wir ja neue Mails möglichst aktuell auf dem Mail-Hub haben, also stellen wir die Zeit recht kurz ein (1 Minute). Aber das kann zu einem Problem führen. Können in der vorgegebenen Zeit nicht ALLE Mails von ALLEN Accounts geholt werden, dann bricht die Schleife ab und startet von neuem (es ist eine ziemlich „dumme“ Schleife…). In älteren Versionen von roundcube hat das dazu geführt, das dadurch die Mailaccounts der Provider blockiert wurden und die Mails nicht mehr automatisch abgeholt wurden. Man musste sich dann über roundcube anmelden und die Provideraccounts „händisch“ abrufen, bis keine Mails mehr kamen. Erst dann ging es weiter. Bei mehreren Mailaccounts ist das sehr zeitaufwändig - und es nervt! Ob dieses Problem noch existiert ist mir nicht bekannt, aber wir sollten es nicht darauf ankommen lassen. Deshalb sollte man das Intervall zur Abholung mit bedacht wählen. Ich rufe acht Accounts bei 1&1 ab und ein Intervall von fünf Minuten ist auch bei großen Anhängen ausreichend.
Speichern nicht vergessen. Und abmelden.
Nun melden wir uns erneut bei roundcube an mit dem Account des ersten angelegten Users:
-> user1
-> pwduser1
Wir gehen wieder in die Einstellungen.
Je nachdem, ob man später das Browser-Frontend benutzt (oder einen Mail-Client) kann man das Browser-Frontend entsprechend seiner Bedürfnisse einrichten - oder man lässt es. Uns interessieren die Bereiche:
-> Einstellungen -> Server-Einstellungen:
Die Angaben die hier gemacht werden bitte notieren und auch in der Client app so setzen, dann kommt es nicht zu Verwirrungen, wenn man mal über die App arbeitet, mal übers Browser-Frontend.
Speichern.
-> SMTP-Servereinstellungen
Beschreibung: localhost
SMTP-Server: localhost
SMTP-Port: 25
kein TLS, das ist ja alles bisher nur intern
Speichern!
Wir haben jetzt also folgendes festgelegt:
Ausgehende Mails werden zunächst (ohne Sicherheit) an „Mail Server“ geschickt und dann verschlüsselt an den Provider weitergeleitet.
Wie mit eintreffender Mail verfahren wir legen wir unter den POP3-Einstellungen fest. Am unteren Rand des zweiten blauen Rahmens sehen wir ein „+“. Damit legen wir eine neue POP3-Verbindung an.
Nachdem wir alle Bildschirme durchgearbeitet haben beginnt die SYNO sofort mit dem Abholen der Post von diesem Account. Wenn man nun oben rechts am Bildschirm auf E-Mail schaltet, sollte man die eingehenden Mails sehen. Eventuell muss man ein paar Mail auf den Button „Aktualisieren“ klicken, bis alle Mails angekommen sind.
Das war’s! Die Mails (zumindest alle neuen) sind auf unserem Mail-Hub angekommen.
Wer erst nochmal üben will, kann auf der Seite
www.synology.de die Lifedemo des Systems (DSM 5.0) anschauen und sich dort mit den ganzen Bildschirmmasken vertraut machen. An sich müsste es auch möglich sein, einen Mailaccount einzurichten und ein Mailpostfach beim Provider abzurufen - Testpostfach anlegen würde nicht schaden
...
7. Mail.App am Client-Rechner im LAN einrichten
Beim Einrichten des Mail Clients an einem beliebigen Computer im Netzwerk ist folgendes zu Beachten:
- SMTP-Server ist immer „localhost“ resp. die IP der SYNOLOGY über Port 25 ohne Verschlüsselung
- Der IMAP-Server für eintreffende Mails ist die IP der SYNOLOGY
- Benutzer und Passwort sind die des Mailusers auf der SYNOLOGY
Von einem Client im LAN aus versenden wir Mails über den Hub und bearbeiten eingegangene Mails per IMAP auf ihm.
Möchte man alte Mails vom lokalen Rechner oder aus IMAP-Verzeichnissen beim Provider in den neuen Mail-Hub übernehmen macht man das am Besten im Email-Client. Ich arbeite mit Mail.app und habe die neuen SYNO-Mailboxen zusätzlich zu den alten angelegt und dann einfach die alten Mails und Archive auf die neuen Mailboxen gezogen. Die SYNO hat gerattert und schwupps waren tausende Mails bei mir zu Hause in sicheren Händen.
Könnte die SYNOLOGY das Mac-Dateiformat NTFS nicht nur lesen, sondern auch schreiben, dann wäre das mit Sicherheit die Top-Lösung für die große Masse an Macianern, die einen echten Server nicht brauchen, aber auf ein paar Serverfunktionen nicht verzichten wollen.
