Kleines Büro ausstatten (10 Arbeitsplätze)

[Hotze]

Mit Outlook solltest du nicht langfristig planen...

Die Apps sind dem Tode nah. Das ganze wird als Webseite neu aufgezogen.

Warum sollte man die nicht nutzen, wenn es bei m365 im Abo dabei ist?
Außerdem wird es weiterhin eine App geben und nicht nur im Browser nutzbar sein.

 

[Difool]

Verstehe ich das richtig, es gibt kein Verbot, mit MS Word seine Rechnungen zu schreiben? Und was versteht man in diesem Zusammenhang unter "revisionssicher"?
Hängt das alles nicht auch davon ab, wieviele Rechnungen pro Zeiteinheit man schreibt?

So das Gebot bzw. die 6 Gebote vom Berg der Angaben:

Es sollte sichergestellt werden, dass alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente in Bezug auf Revisionssicherheit folgende Kriterien erfüllen:

1. Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
2. Verfügbarkeit.
3. Vollständigkeit.
4. Ordnungsmäßigkeit.
5. Sicherheit.
6. Zugriffsschutz.

 

[bob rooney]

Warum nicht? Ist das in Deutschland verboten oder ist das nur "verpönt"?

Google mal nach GOBD....
Wird schwer mit Word Excel und Co.
https://www.lexware.de/wissen/buchhaltung-finanzen/gobd/

 

[Difool]

@bob rooney
Hatte heute gerade das Thema bei einem Kunden der „Aufbewahrungsplicht“ betreffs Domain- und Website Übernahme und -umzug.
Speziell der EMails betreffend und deren Archivierung usw.
Die Typ*in des folgenden Blogs hat da eine ziemlich gute Aufgliederung der Punkte:
https://www.d-velop.de/blog/compliance/aufbewahrungsfristen

 

[Ralle2007]

Warum Mac? Weil ich der Meinung bin, Wartung und Pflege sind einfacher und kosten somit weniger Zeit / Geld.

Lieber dodo, Du hast die richtige Entscheidung getroffen. Mein Unternehmen wurde komplett auf „Apple“ umgestellt da ich der Meinung war hier weniger Probleme zu haben. Hat sich im übrigen bestätigt und würde es auch nie anders machen.

 

[dodo4ever]

Lieber dodo, Du hast die richtige Entscheidung getroffen. Mein Unternehmen wurde komplett auf „Apple“ umgestellt da ich der Meinung war hier weniger Probleme zu haben. Hat sich im übrigen bestätigt und würde es auch nie anders machen.

Danke, das werde ich beherzigen. Apple ist eher untypisch, aber meine Erfahrung aus den letzten Jahren und mein Bauch sagt mir, dass die Maschinen dabei helfen, die Wartung und die Probleme gering zu halten. Hinzu kommt die geniale PDF-Integration in macOS, die kann man in einem Büro auch immer brauchen. Vielen Dank für deine netten Wünsche.

Leider ist der hier ausgearbeitete SharePoint davon etwas weit entfernt, von der Richtung die ich eigentlich ursprünglich gehen wollte. Aber die Tipps hier im Forum waren eindeutig, ich bin sehr dankbar dafür und da es auch die lokale IT empfohlen hat, werde ich den Weg gehen und hier professionelle Tools – wie es auch viel Größere Unternehmen tun – einsetzen. Vielleicht macht die Mischung aus M365 und lokalen Macs genau die perfekte Mischung aus…

 

[maba_de]

Apple ist eher untypisch, aber meine Erfahrung aus den letzten Jahren und mein Bauch sagt mir, dass die Maschinen dabei helfen, die Wartung und die Probleme gering zu halten.

ja, das glaubt man gern .
Hier wird gern vergessen, dass man seinen komplett freien persönlichen Mac oft mit einem gemanagten Windows vergleicht und dieser Vergleich ist unfair.
Wenn VPN Verbindungen dazukommen, Netzlaufwerke (SMB Shares auf Synology z.B.) und Netzwerk Drucker wirst du auch mit macOS Spaß haben. Vor allem mit Netzlaufwerken, denn macOS hat seit Jahren den Bug, die Shares häufig zu trennen. Ohne Zusatz Tools wie AutoMounter wird man die Geräte nach ein paar Tagen genervt in die Ecke werfen.
Auch VPN kann spassig werden, wenn es über ein simples VPN zur Fritzbox hinausgeht. Wenn so Clients wie der ZScaler oder Mobil Iron Tunnel ins Spiel kommen kann das schon mal an die Nerven gehen.

Versteh mich nicht falsch, ich will dir absolut nichts madig reden, da habe ich kein Interesse dran, aber das macOS im beruflichen Context weniger Support verursacht ist eine dieser Legenden, die sehr gern von Dienstleistern gestreut werden, die zufälligerweise genau diesen Support anbieten ... . Komisch ist, dass es offensichtlich bei den meisten Firmen in der Kalkulation doch anders aussieht.

 

[DocSnider]

Interessanter Blog. Komme jetzt mal aus der pragmatischen Richtung. Deine eingentliche Unternehmenssoftware läuft in der Cloud, du brauchst dich nicht darum kümmern und die Hardwareanforderungen sind minimal. Der Rest ist einfacher Bürokrams, der in keiner Weise an eine Plattform gebunden ist. Du wirst wahrscheinlich MS Standardprodukte verwenden, die unter Mac und Windows laufen. Warum viel Geld für MacBooks ausgeben, mit doppelten Kosten für den Bildschirm und extern nochmal? Da würde ich doch diese kleinen PC´s von DELL et al. nehmen, passenden Bildschirm dazu + passenden Drucker. Umsatzsteuer gleich ausgewiesen. Windows Support kann jeder Anbieter in deiner Nähe, Schnittstellen zum Steuerberater etc. ebenfalls kein Problem und alles Standard. Da kostet der Arbeitsplatz die Hälfte pro MA. Ich kaufe mir Nutzen, keine Namen oder Logos.

 

[Ralle2007]

Vielleicht macht die Mischung aus M365 und lokalen Macs genau die perfekte Mischung aus…

Man soll ja für alles offen sein. Davon abgesehen bin ich überzeugt das Du für Dich die richtige Lösung findest. Ich wünsche Dir von ganzen Herzen das Du mit deiner Unternehmenserweiterung weitere Erfolge hast.

 

[Bjoste]

Nur mal am Rande, Buchhaltung und Revisionssicherheit stellt man als kleineres Unternehmen durch ausdrucken, meinetwegen auch aus Word oder Excel, und Papierabheften her - elektronisch ist das völlig betriebswirtschaftlicher Wahnsinn ...

 

[bob rooney]

Hier stand nix

 

[virk]

Nur mal am Rande, Buchhaltung und Revisionssicherheit stellt man als kleineres Unternehmen durch ausdrucken, meinetwegen auch aus Word oder Excel, und Papierabheften her - elektronisch ist das völlig betriebswirtschaftlicher Wahnsinn ...

Uups, und ich dachte schon, ich stände alleine da mit meiner Perspektive ;-)

 

[toolted]

Wir nutzen im Unternehmen mit weit über 20.000 Mitarbeitern die Mircosoft Welt.
Meine Erfahrung damit. Völlig Overpowerd. Ohne zu übertreiben verstehen 70-80% heute noch immer nicht die verschiedenen Funktionen. Teilweise überfordert man die Mitarbeiter damit. Das ist der reinste Funktionsdschungel.

Bei der Anzahl an Mitarbeitenden würde ich mal Richtung:

• https://www.infomaniak.com/de (KSuite)
• https://www.onlyoffice.com/de
• https://www.open-xchange.com/

schauen.

Grüße
Toolted

 

[Günther J]

Nur mal am Rande,

Nur mal am Rande: Definition Revisionssicherheit. Dabei gibt es es keine Grenze der Mitarbeiterzahl. Allein die geforderte Unveränderung von Rechnungen kann in allein mit Word nicht erreicht werden.

Wir nutzen im Unternehmen mit weit über 20.000 Mitarbeitern die Mircosoft Welt.

Und das soll jemand glauben?
Ein Unternehmen, weitaus größer als

Holtzbrinck, < 10.000 MA
Landesbank Baden-Württemberg, < 10.000 MA​

MICHELIN REIFENWERKE AG & Co. KG auf Aktien, < 10.000 MA​

AOK Baden-Württemberg, < 10.000 MA​

und viele andere nur aus Baden-Württemberg wäre überhaupt in der Lage, nur mit der MS Welt auskommen zu können? Wieviel Rechnungen, wieviel Buchungen (allein Lohnbuchung) müssen bewältigt werden?

 

[picknicker1971]

Revisionssicherheit. Dabei gibt es es keine Grenze der Mitarbeiterzahl. Allein die geforderte Unveränderung von Rechnungen kann in allein mit Word nicht erreicht werden

durch ausdrucken, meinetwegen auch aus Word oder Excel, und Papierabheften her

 

[Günther J]

@picknicker1971
Du machst Spaß, oder?
Lies dir doch bitte einmal die Definition aus meinem Beitrag durch. Lohnt sich. Auch für die Wissenserweiterung.

Wie handele ich GoBD-konform?​

Als Unternehmen GoBD-konform zu handelt, bedeutet analoge oder digitale Dokumente hinsichtlich gewisser Regeln revisionssicher zu archivieren. Es geht dabei um steuerrelevante Dokumente, also unter anderem alle Rechnungen, Belege, Verträge und Abonnements. Diese Dokumente müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden.

In Betriebsprüfungen wird geprüft, ob Unternehmen eine GoBD-konformen Buchführung einhalten. Da Unwissenheit nach wie vor nicht vor Strafe schützt, ist es wichtig, sich über die Regeln zu informieren und diese strikt einzuhalten. Missachtungen der GoBD-Regeln können zu rechtlichen Konsequenzen für Unternehmen führen.

 

[maba_de]

zu archivieren.

Das ist aber der Punkt. Du behauptest, das MS Office für die Erstellung der Dokumente ungeeignet wäre und das ist halt Mumpitz.
Das man die in einem geeigneten Format archiviert ist wieder eine andere Nummer.
Also bitte nicht alles in einen Topf schmeißen.

 

[Günther J]

Du behauptest, das MS Office für die Erstellung der Dokumente ungeeignet wäre

Oh oh, da scheinst du nicht richtig gelesen zu haben. Du kannst alles in Word schreiben und anschließend nicht abspeichern. Dann könnte das eventuell noch als analoges Dokument durchgehen. Das habe ich nirgends das Gegenteil geschrieben. Da könnte ausdrucken und abheften reichen. Dann müsste das aber für alle Dokumente in diesem Unternehmen gelten. Nichts einscannen usw. Dann wären das digitale Dokumente und müssen revisionssicher sein. Buchführung von Hand. Ich werfe jetzt einmal den Begriff T-Konto in den Raum. Wann gab es solche Unternehmen zuletzt? Ende der 60er? Auch in kleineren Firmen wurde teils schon mit Lochkarten gearbeitet.
So, jetzt können sich alle selbst einmal schlau machen. Ich bin hier raus.

 

[bob rooney]

Das ist aber der Punkt. Du behauptest, das MS Office für die Erstellung der Dokumente ungeeignet wäre und das ist halt Mumpitz.
Das man die in einem geeigneten Format archiviert ist wieder eine andere Nummer.
Also bitte nicht alles in einen Topf schmeißen.

Ich glaube hier geht es weniger um die reine Erstellung, sondern eher um das "Handling" bzw. um die effektive Methode "zeigerecht" Anforderugen zu erfüllen.

Wenn man über Rechnungen reden möchte dann wäre auch erstmal der §14 UStG zu beachten.
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
Lese ich das, will ich eigentlich schon kein Word mehr nutzen.
Dazu kommt das Lexoffice zb. für einen Zehner im Monat den "Schmerz" nimmt.


Dazu kommt das sich das Thema in der nahen Zukunft eh verschieben wird:
https://www.haufe.de/steuern/gesetz...icht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html
Damit haben wir dann eine elektronische Übermittlung und somit auch die Pficht dieses elektronisch zu Archivieren.
(Archivieren in dem Format wie es ins Unternehmen gekommen ist)


Kann man zu dem Thema bitte einen neuen Pfad aufmachen, hier geht es um Technik der Büroeinrichtung.

Rechnungen machen keinen Spass, bin raus.

 

[Not-knowing]

Bevor jetzt tatsächlich ein neuer Thread aufgemacht wird …
Wo ist denn das Problem mit einer Word-Rechnung? Der §14 besagt doch nur, dass Rechnungen (und nebenbei auch sonstige Dokumente zwischen Lieferant und Kunde) so gestaltet sein müssen, dass sie den Anforderungen entsprechen müssen - wie das geschieht, ist zuerst einmal zweitrangig. Außerdem kann Word auch nur ein Design-Instrument sein, dass im einfachsten Fall die geforderten Daten in ein optisch lesbares Format bringt (außerdem nicht vergessen, dass ein Schriftstück auch das Unternehmen repräsentiert - Corporate Identity).
Sinnvoll und einfacher wäre es aber, die Daren eines jeden (!) Typs von Schriftstücken in einer gemeinsamen Quelle zu speichern, die dann aber auch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen muss. Ob die Daten dann als Schriftstück, z.B. über Word oder PDF, oder als „richtige„ e-Rechnung (die Versendung per Mail war für mich jedenfalls noch nie eine e-Rechnung) in einem vereinbarten Format (siehe den EDIFACT-Standard, der eigentlich bei jeder Kunden-Lieferanten-Beziehung neu ausgehandelt werden muss) versendet werden, ist dann Vereinbarungssache.
Letztendlich bedeutet die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften aber für beide Seiten den wichtigen Schritt, dass interne Prozesse sicherer (auch gegenüber dem Fiskus!) und die Kommunikation mit dem Gegenüber einfacher wird.
Sorry, das klingt vielleicht etwas schwülstig, aber Vorschriften sind nicht immer nur eine Erschwernis für das eigene Geschäft …