Ich nutze für meine nun schon knapp 14T PDFs Devonthink Pro Office.
Im Zusammenspiel mit einem ScanSnap S1500M ergibt das dann geordnete und per Volltext durchsuchbare PDF-Dateien.
In DevonTHINK lege ich intelligente Ordner an.
Zum Beispiel lasse ich alle eingescannten PDF-Dokumente nach bestimmten Wörtern durchsuchen.
zum Beispiel Wörter wie:
- Rechnung
- bestimmte Kundennummer
- Ort
- UST-Id-Nummer
Sind alle 4 Bedingungen erfüllt wird diese PDF in den Ordner: "Lieferantenrechnung FoilDirect" automatisch eingeordnet
So kann man automatisch sortieren lassen Rentenunterlegen, Kochrezepte, Arztunterlagen, Auto, Miete, Versicherungen usw.
Darüber hinaus kann man einfach nur Stichpunkte eingeben und damit die Trefferquote eingrenzen. Das funktioniert auch außerhalb von Devonthink per Spotlight.
Man meint 14T PDFs, alles Text, dass man da nie was findet ..., aber es ist erstaunlich mit wie wenigen Worten man sein gesuchtes Dokument doch findet.
Ich gebe zum Beispiel nur eine 4-stellige Rechnungsnummer in Spotlight ein und habe mit ziemlicher Sicherheit sofort die gesuchte Rechnung.
DevonTHINK harmoniert dabei sehr gut mit dem Scansnap. Klappe vom Scanner auf, Dokument einlegen, den einzigen Knopf drücken der am Scanner vorhanden ist und schon ist eine durchsuchbarer PDF im Eingangsordner von Devonthink. Hin und wieder vergebe ich diesen PDFs noch manuell Tags.
Hazel ist übrigens auch ein Programm womit man Dokumente automatisch sortieren lassen kann.
Genau für diesen Zweck, einen Haufen von Dokumenten zu verwalten und zu sortieren, wurden Computer erfunden. Es lohnt sich echt sich mit diesem Thema auseinander zu setzen. Mit DevonThink haben wir Macuser nämlich eine Software die es so in Windows (leider) nicht gibt.