Digitale Aufbewahrung nach GoBD am Mac

MacEnroe

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Ich halte das für Unsinn, den dein Steuerberater da verzapft. Wenn er sich auskennen würde,
dann hätte er dir längst auch erzählt, wie du vorgehen musst und dann müsstest du hier nicht
fragen.
So ein Fas aufmachen, und die Kunden dann im Regen stehen lassen ... :Oldno:
 

odda

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So ein Fas aufmachen, und die Kunden dann im Regen stehen lassen ... :Oldno:

Naja, also der Steuerberater ist ja kein Softwarekenner und nutzt wie gesagt PC. Ich dachte, ich finde hier vielleicht Leute, die gleiches Problem haben... bin ja nicht der einzige Freiberufler in Deutschland mit Mac.
 

MacEnroe

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Ich bin auch Freiberufler :)

Welche Software nutzt denn dein STB am PC? Wie geht er da vor? Er muss dir doch ein paar
Informationen dazu gegeben haben.
 

odda

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Welche Software nutzt denn dein STB am PC? Wie geht er da vor? Er muss dir doch ein paar
Informationen dazu gegeben haben.

Er nutzt Datev. Mehr konnte er mir nicht dazu sagen, außer dass die Änderungen, die ich in meinen Unterlagen mache, ab der Erzeugung dokumentiert werden müssen. Das hilft mir natürlich null weiter. Ich will auch keine Online-Lösung, bei der ich meine Daten extern lagere.
 

dreilinger

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Also. Ich schreibe Angebote und Rechnungen in Grand Total. Dieses Programm ist GoBD zertifiziert. Das heißt, Änderungen an den Datensätzen sind gesperrt und nachträglich nicht ohne weiteres möglich. Wird doch was geändert werden diese Änderung in einer Protokolldatei gelistet. Diese kann jederzeit eingesehen werden.
Die Buchhaltung selbst erledige ich in Umsatz 2018. Ausgaben, Einnahmen usw.
Die einzelnen Buchungssätze werden durch eingescannte PDF-Belege untermauert. (Keine Buchung ohne Beleg)
Auch hier werden nachträgliche Änderungen an den Buchungssätzen stetig protokolliert.
Sie können jederzeit ausgedruckt und eingesehen werden
Auch MonkeyOffice ist GoBD konform.

Völlig ausgedient haben somit Exeltabellen.
Auch Word, mit einer überschreibbaren „Masterdatei“ als Vorlage ist nicht zweckdienlich.

Nicht jede belanglose eMail muss archiviert weden! Nur projektbezogene eMails speichere ich in meiner Buchhaltung mit ab. (Aber eher gegenüber dem Kunden statt Finanzamt)

Ansonsten gibt es bei mir noch den guten alten Leitzordner, der die exakte Kopie meiner ansonsten papierlosen und GoBD-festen Buchführung ist. Der Papiermüll fällt eh an, also, was solls.
Die 10 Jahre Akten stehen aber unberührt hoch im Regal. Die kann das FA gerne mitnehmen. Arbeiten tue ich aber papierlos.
Und auch das kann das FA gerne einsehen.
 

odda

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Also. Ich schreibe Angebote und Rechnungen in Grand Total. Dieses Programm ist GoBD zertifiziert. Das heißt, Änderungen an den Datensätzen sind gesperrt und nachträglich nicht ohne weiteres möglich. Wird doch was geändert werden diese Änderung in einer Protokolldatei gelistet. Diese kann jederzeit eingesehen werden.
Die Buchhaltung selbst erledige ich in Umsatz 2018. Ausgaben, Einnahmen usw.
Die einzelnen Buchungssätze werden durch eingescannte PDF-Belege untermauert. (Keine Buchung ohne Beleg)
Auch hier werden nachträgliche Änderungen an den Buchungssätzen stetig protokolliert.
Sie können jederzeit ausgedruckt und eingesehen werden
Auch MonkeyOffice ist GoBD konform.

Völlig ausgedient haben somit Exeltabellen.
Auch Word, mit einer überschreibbaren „Masterdatei“ als Vorlage ist nicht zweckdienlich.

Nicht jede belanglose eMail muss archiviert weden! Nur projektbezogene eMails speichere ich in meiner Buchhaltung mit ab. (Aber eher gegenüber dem Kunden statt Finanzamt)

Ansonsten gibt es bei mir noch den guten alten Leitzordner, der die exakte Kopie meiner ansonsten papierlosen und GoBD-festen Buchführung ist. Der Papiermüll fällt eh an, also, was solls.
Die 10 Jahre Akten stehen aber unberührt hoch im Regal. Die kann das FA gerne mitnehmen. Arbeiten tue ich aber papierlos.
Und auch das kann das FA gerne einsehen.


Da der Steuerberater die von mir eingescannten Belege sowie Digitalbelege kontiert, muss ich ja eigentlich nichts machen, außer die Originalbelege abheften. Der Steuerberater ist dann für die Archivierung zuständig.
Ich finde Excel eigentlich super für Rechnungen und Angebote schreiben, da man so nicht in diesen starren Stukturen der Finanzsoftware agieren muss und keinen zusätzlichen Einarbeitungsaufwand hat und auch nicht ständig updaten muss. Ich hatte mal Totals, dass war der Krampf schlechthin. Am liebsten wäre es mir, wenn ich bei Excel bleiben könnte, ich benutze für jede Rechnung und jedes Angebot eine neue Datei. Ob das geht, inkl. regelmäßigem Backup?

Alles ausdrucken ist ja schon ganz schön verrückt, finde ich. Wozu dann der ganze digitale Aufwand, es scheint mir ja ein Mehr an Arbeit zu sein....??
 

dreilinger

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Schon mal mit einem Steuerberater bei einer Besprechung zur Steuererklärung zusammengesessen?

"Sooo ..., noch irgendwelche Fragen? Alles klar? Gut, dann unterschreiben Sie bitte die Steuererklärung hier, dort und hier!"
"Ach, und übrigens: Abgerechnet wird nach Gebührenordnung."

Man unterschreibt heftig kopfnickend. Nichts ist klar! Und der Kopf ist ab!

Was ich damit sagen will, im Zweifel bist immer du der Doofe - ganz egal was Dein Steuerfuzzi sagt. Der wird den Teufel tun seinen Kopf für dich hinzuhalten. Und ja, Deine Unterschrift steht auf der Steuererklärung. Nur Du bist für deine Unterlagen verantwortlich.

Ich weiß es nicht, ich kann auch gar nicht beraten, weil ich kein Steuerberater und Anwalt bin, ob letztendlich Excel als Einzelrechnung GoBD taugt. Auf alle Fälle akzeptiert das FA seit 2017 keine Exceldaten mehr. Ergo brauchst du davon auch keine Datensicherung, eh irrrelevant. Einzig die damit einmalig ausgedruckte Papierrechnung wird als Beleg Gültigkeit haben. Papierbeleg, Jahr 2018, MacUser ..., das ist ja voll retro! :)


Ich hatte 20 Jahre lang auch meine Buchhaltung bei einem Büroservice und beim Steuerberater. Anfangs halten die dir den Rücken frei. Aber ich rate DRINGEND sich mit der Materie zu beschäftigen. Geh zum Steuerberater, IHK, Innung, Handwerkskammer, Gründerzentrum, Volkshochschule. LERNE! Lass dir da helfen, wenn du es alleine nicht auf die Reihe bekommst.
Ja, Buchhaltung ist dröge, aber wenigsten haben wir, ich dafür einen Mac, eine schöne Arbeitsumgebung. Das tut nicht ganz so weh wie mit PC und Lexware Faktura/Buchhalter (was ein sch$&%&/)((/% Verein!)

So lange du keine Angestellten hast, nicht bilanzieren musst, vielleicht so um die 1.000 Buchungen im Jahr hast, ist das alles noch kein Hexenwerk und alleine zu bewältigen.
Aber mache es gleich von Grund auf richtig, nutze GoBD-zertifizierte Programme!

Sonst bei einer Buchprüfung: "Och, Excel?! Das sieht ja ordentlich aus, entspricht aber nicht der GoBD. Leider sind Ihre Aufzeichnungen manipulierbar. Das müssen wir leider alles verwerfen. Aber nicht so schlimm, wir schätzen Sie einfach!"
Und glaube mir, DAS möchtest du nicht!
 

odda

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Sonst bei einer Buchprüfung: "Och, Excel?! Das sieht ja ordentlich aus, entspricht aber nicht der GoBD. Leider sind Ihre Aufzeichnungen manipulierbar. Das müssen wir leider alles verwerfen. Aber nicht so schlimm, wir schätzen Sie einfach!"
Und glaube mir, DAS möchtest du nicht!



ok, ich machs ab jetzt richtig! ohne excel mit grand total die rechnungen und angebote. was ich nur noch nicht ganz kapiere: "früher" gab mir der steuerberater einen ordner mit den gebuchten Belegen, den ich 10 jahre aufheben muss. Heute bekommt der Steuerberater von mir regelmäßig die eingescannten und digital via Mail erhaltenen Belege und bucht sie in sein Datev programm. Er bekommt von mir sozusagen die "lose Papier-Belegsammlung" von früher als "lose Datei-Belegsammlung" geliefert und bucht. Bekomme ich nun seine Daten auf CD zurück? Es bleibt spannend....
 

dreilinger

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Grand Total ist ein gutes Programm, gegenüber Lexware Faktura kommt sogar was wie Spaß auf. Ich vermute DATEV ist nur eine Schnittstelle! Frag ihn doch einfach mal was ein Programm er nutzt.
Aber, wenn du schon alles sammelst und scannt, dann kannst du auch gleich buchen. Das kannste ja mal ein, zwei Jahre parallel durchziehen und das Ergebnis deiner EÜR mit der vom Steuerfuzzi vergleichen.
 

schnippel

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Hallo,

ich habe mich nun intensiv mit der der revisionssicheren E-Mail Aufbewahrung am Mac beschäfigt und eine für mich optimale und relativ günstige Lösung gefunden, die darüber hinaus auch noch diverse weitere Möglichkeiten bietet. Ich habe mir einen QNAP Nas Server gekauft (ab 500 Euro) und für 49 Euro eine Lizenz von ecomailz gekauft, dass man auf dem Qnap installieren kann und dann einfach seine E-Mail über Imap einspielen kann. Das ganze ist gobd konform - siehe: https://www.ecodms.de/index.php/de/download/ecomailz/ecomailz-version-17-08-donnie

Es gibt gute Anleitungen, so dass es relativ einfach ging.
 

MacEnroe

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Ich kann mir nicht vorstellen (vielleicht ist es ja so?), dass jeder kleine Künstler, Goldschmied, Töpfer
oder was auch immer, gezwungen ist, seine Abrechnungen und die Steuer und Archivierung mit einem stets aktuellen
Betriebssystem und entsprechend aktueller GoBD-konformer Software erledigt.
Wobei hier noch nicht behandelt wurde, wie das mit der ganzen geschäftlichen Korrespondenz am
Smartphone dann aussieht.
 

drpiety

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Altes Thema aber ich wärme es mal auf. Verfahrensbeschreibung geht gut und günstig mit Dokutar erstellen and dann von Anwalt für Wirtschaftsrecht durchgehen und absegnen lassen.
Revisionssicher nennt sich neben Gobdokumente auch EcoDMS/Ecomailz wie bereits erwähnt. Ich suche noch weitere..
 
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