Das papierlose Büro - top oder flop?

[dreilinger]

Grundsätzlich sollte man wissen, dass DevonThink seine Daten chaotisch organisiert.
Dass heißt Devonthink legt die Daten in seine eigene Ordnerstrucktur ab die wie folgt aussieht:


Ordner von a bis z
Ordner von 0 bis 9
Ordner Archived Items (was wohl eine Sicherungskopie ist)

Organisiert wird das dann über Datenbankdateien.


Deine Angelegten Ordner in Devonthink (Privat, Telekom, Hausbau usw.) sind also "virtuell".
Erst wenn du Deine PDFs exportierst wird deine virtuelle Ordnerstruktur real aufgebaut.

Wenn du also Datensätze aus deiner täglichen Post erstellst wirst du die Telekomrechnung vielleicht real im Ordner "F" finden.
Die danach eingescannte Tankquittung wird vielleicht im Ordner "K" sein.

Eben "Chaotische Lagerhaltung", mal bitte nach googeln, das ist keine Worterfindung von mir.

Deswegen arbeite ich bevorzugt mit intelligenten Ordnern. Diese halbreellen Ordner von Devonthink nutze ich weniger und nur zur ganz groben Einteilung.

Du kannst auch nachträglich das OCR anstoßen.
Aber wie roedert schon schrieb, ist das erst in der Pro Office Version enthalten.
Ich finde aber, dass, wenn man schon die Lebensentscheidung "papierloses Büro" trifft, nicht mit Geld knausern sollte und gleich in die vollen steigen sollte. DevonThink pro Office und Dokumentenscanner!

Indizierung vs Importierung.

Ohne es jetzt genau zu wissen: ich schätze bei der Indizierung von Daten bleiben die Daten an Ort und Stelle und DT bildet nur Querverweise dorthin.
Beim Import werden diese Daten zusätzlich in die DT-Datenbank kopiert und übernommen was demnach auch meine Empfehlung ist.
Aber: bei mir ist die Datenbank auf kleine Dateigrößen optimiert. Nun kann es ja sein, dass du deine Bilder mit DT verwalten möchtest - nur mal so als Beispiel.
Beim Import hätte ich dem Fall ein riesen Qualitätsverlust an den Bildern, weil gnadenlos runtergerechnet. Da macht dann das Indizieren mehr Sinn weil die Originalauflösung erhalten bleibt und ich durch das nichtkopieren Speicherplatz spare.

 

[le_petz]

Danke!
Tja, da muss ich nochmal schauen: Ich habe hier viele GB an Daten, vor allem PDFs. Die sind halt alle schon vorhanden und ich werde sie nicht nochmal umrechnen, nur um Platz zu schaffen. Knausern möchte ich auch nicht, habe ja schon einen Dokumentenscanner und bin sehr zufrieden mit meinem papierlosen Büro. Mir fehlt einzig die vernünftige Syncmöglichkeit und die intelligente Suche für Daten.

Wenn ich die Daten nun alle in die Datenbank importiere, dann habe ich also eine Datenbank, die genauso groß ist, wie die ursprüngliche Ordnerstruktur? Und wenn ich dort an den PDFs etwas ändere, erfolgt die Änderung also nicht am originalen PDF? Problem ist aber, wenn ich die Daten nur indiziere, dass sie dann ja wohl nicht auf andere Rechner und in die Cloud gesynct werden können.

 

[dreilinger]

Was möchtest du denn Syncen?

Ich möchte aber mal ein wenig weg von DT kommen. Ich denke beim papierlosen Büro geht es darum einen Arbeitsstil zu finden wie man das im täglichen Leben organisiert. DT kann da nur ein Punkt sein.

 

[le_petz]

Am liebsten die ganzen PDFs. Papierlos hast du doch gut beschrieben:

Post kommt
Sammeln
dann je Ereignis ein Scan mit dem Dokumentenscanner
Texterkennung
passenden Namen der PDF
und in einen Ordner (ich habe nur ca. 10-20 Ordner) einsortieren

nun soll der nächste Schritt kommen: Alles in der Cloud, aber nur mit Boxcryptor.

 

[mac*berlin]

Was möchtest du denn Syncen?

Ich möchte aber mal ein wenig weg von DT kommen. Ich denke beim papierlosen Büro geht es darum einen Arbeitsstil zu finden wie man das im täglichen Leben organisiert. DT kann da nur ein Punkt sein.

Seh ich genauso ....

Mein Problem ist auch noch, dass wenn ich Briefe aufm Tisch zu liegen habe weiß ich was noch zu tun ist.

Digital ist es schon ein wenig schwieriger da ich dann auch noch eine App füttern muss die regelmäßig an etwas erinnert oder man müsste sich angewöhnen alles unbearbeitete im Eingang liegen zu lassen bis es erledigt ist

 

[dreilinger]

Da man ja, wenn man eine Firma hat erst recht, viel Papier trotzdem aufheben muss ...

Jetzt, kommts ...

Rollcontainer Micke von IKEA!

Ich habe davon 2 Stück die nebeneinander stehen.

In der oberen Schublade ist kram wie Locher, Lineal usw.

Dann kommt
Schublade: Unbezahlte Eingangsrechnungen / AUSGABEN
Schublade: Bezahlte Eingangsrechnungen / AUSGABEN
Schublade: noch zu scannen, noch NICHT archiviert

der Container daneben
In der oberen Schublade ist kram wie Locher, Lineal usw.

Schublade: Unbezahlte Ausgangsrechnungen / Einnahme
Schublade: Bezahlte Ausgangsrechnungen / Einnahme
Schublade: Bereits in DevonThink archiviert

Das Gute an "Micka" ist, du kannst die Blätter reinschmeißen ohne die Schublade rauszuziehen. Jeder Handgriff zählt den man einspart!

Quartalsmäßig werden die Schubladen "bezahlte Eingangsrechnungen" und "bezahlte Ausgangsrechnungen" in meinem Programm Umsatz gebucht in einem Ordner abgeheftet und hin zum Buchhaltungsbüro.
Wenn die Ordner zurückkommen: Garage.

Die beschriftete Schublade "noch zu scannen, noch NICHT archiviert" spricht eigentlich für sich selbst. Eigentlich ist die immer leer.
Die beschriftete Schublade "bereits in DevonThink archiviert" ist dann der Jahreskram den man evtl. aufheben könnte und nichts mit der Firma zu tun hat. denn diese Ordner stehen ja fein säuberlich in der Garage.

Vieles wird ja gleich nach dem Scann wegkartoffelt.

 

[SwissBigTwin]

Teste DT gerade und würde mich über Tipps freuen.


Sind das die Ordner, die erstellt werden, wenn man Dateien importiert?


Kann ich das auch nachträglich anschieben. Habe sehr viele PDFs, teilweise schon mit Texterkennung, teilweise ohne.

Ich würde gerne alle meine Dateien indizieren lassen bzw. importieren (Wo ist der Unterschied?) und mit Texterkennung durch DT durchsuchbar machen, aber die eigentliche Ordnerstruktur beibehalten. Das Programm ist ja sehr mächtig. Muss ich eine Pro-Version dafür haben oder reich die Standard-Version?

Die intelligenten Ordner sind die intelligenten Gruppen, die du selbst erstellst mit Regeln, z.B. "Alle von heute" oder "enthalten das Wort Volksbank"" etc.

Am Scanner stellst du dessen Auflösung ein und in den Einstellungen von DT dann die Auflösung von DT.

Indizieren bedeutet, dass DT deine ganze Ordnerstruktur in die Datenbank einliest, aber die Dateien am ursprünglichen Ort belässt (nicht zu empfehlen), Importieren bedeutet, DT importiert die Ordnerstruktuer UND die Dateien in die Datenbank!

 

[dreilinger]

Ich habe den Haken bei "Metadaten nach dem Importieren" rausgenommen.

Das hat den Vorteil, dass du deinen Papierstapel kontinuierlich einscannen kannst. Das OCR arbeitet dann die Schlange nacheinander ohne Pause ab.
Die OCR-PDFs finden sich ja dann im Eingang von DT wieder, dann kann man immer noch die Metadaten bearbeiten (Umbenennen, Tags usw.)

 

[spoege]

Mein Papierkram besteht fast ausschließlich aus Belegen, die das Finanzamt in ausgedruckter Form haben will. Ich muss also auch per eMail versandte Belege ausdrucken und 10 Jahre aufbewahren. (Dafür habe ich einen extra Abstellraum.) Einmal im Jahr kommt die Mitteilung meines Steuerberaters, dass er wieder einen gesicherten Container auf dem Hof hat, in dem ich meine alten Akten zum Schreddern einwerfen kann. Dann wird aussortiert.

Meine Korrespondenz liegt ohnehin überwiegend in digitaler Form auf dem Rechner. Analoge Dokumente einscannen und als PDF in Datenbanken ablegen klingt erstmal pfiffig, aber in der Praxis muss ich nur äusserst selten alte Schriftstücke erneut wiederholen. Deshalb wäre der Aufwand für mich viel zu groß, in Ordnern finde ich sie ja auch schnell wieder.

 

[dreilinger]

Ich glaube das papierlose Büro hat auch eine psychologische Komponente.

Man kann sich ja auch zumüllen, weil man nichts wegschmeißen kann oder will. Die Rezepte aus der Zeitung, Kinokarten, Eintrittskarten, Postkarten oder das Flugticket. Die Rechnung von der ersten Couch, die Malerrechnung der ersten gemeinsamen Wohnung. Erinnerungen.

Die elektronische Archivierung gibt mir nun das Gefühl, das alles behalten zu können und trotzdem sich von all dem Müll trennen zu können.
Vom Kuchen abbeißen und trotzdem die Torte behalten zu können.

Gerade wenn man persönlich zur Unordnung neigt und nichts mehr wiederfindet in all seinen Kartons, Hefter, Schubladen, kann die elektronische Archivierung eine große Hilfe sein.
Ja, ich spreche von mir!
Ich kann mich noch sehr gut an früher erinnern. Z.B. wenn ich die Gewerbeanmeldung in Kopie verschicken musste. Auf der Suche danach habe ich in kürzester Zeit ein riesen Chaos angerichtet. Schubladen ausgekippt, Ordner auf dem Fußboden verteilt. Schlimm!

Wer sein Leitz-Ordnersystem beherrscht und den Überblick über alles behält, gar Buchhalter ist, für den erschließt sich auf den ersten Blick nicht der Vorteil des papierlosen Büros.
Aber die Chaoten unter uns können dadurch echt von einen Leidensdruck befreit werden. (Scheiße, wo ist das nun? Wo finde ich das jetzt? Wer räumt das jetzt wieder auf?)

 

[MauriceM]

Ich will auch mal umstellen. Sehr informativer Thread!

Das Hauptproblem bei mir sind aber nicht die täglichen Rechnungen sondern eher die Rechnungen der letzten Jahre, die ich eh nicht mehr brauchen werde (höchstwahrscheinlich).

Wahrscheinlich werde ich mal mit den Postkarten beginnen. Ich habe so viele Postkarten, die rumliegen und ich eigentlich wegwerfen möchte, diese aber wegen dem schlechten Gewissen behalte.

Das ORC funktioniert bei handgeschriebenen Dingen eh nicht so gut, oder? Wie würdet ihr bei Postkarten vorgehen? Ich habe an eine einfache Ordnerstruktur gedacht (pro Absender ein Ordner).

Ich frage mich auch, wie ich die Vorder- und Rückseite zusammenfügen soll. Wenn ich beim Mac einen PDF-Scan starte, dann kann ich die Rückseite ja nicht auf das gleiche A4-PDF hinzufügen, wie die Vorderseite. (Also eine A4-Seite pro Postkarte)

Scannt jemand von euch Postkarten ein??

 

[dreilinger]

Postkarten scanne ich ja mit dem Dokumentenscanner ein. Und das beidseitig in einen Ritt. Ich erhalte dann eine mehrseitige PDF, in diesem Falle eine zweiseitige PDF.
Der Scann wird bei mir mit dem Tag "Postkarte" gekennzeichnet, das landet dann automatisch im Ordner "Postkarten".

Und das Aufarbeiten der letzten Jahre ist in der Tat sehr, sehr mühsam. Vor allem wenn viele Dokumente geklammert sind. Gut, wenn man da verheiratet ist oder Kinder hat ...

 

[SwissBigTwin]

Postkarten scanne ich ja mit dem Dokumentenscanner ein. Und das beidseitig in einen Ritt. Ich erhalte dann eine mehrseitige PDF, in diesem Falle eine zweiseitige PDF.
Der Scann wird bei mir mit dem Tag "Postkarte" gekennzeichnet, das landet dann automatisch im Ordner "Postkarten".

Und das Aufarbeiten der letzten Jahre ist in der Tat sehr, sehr mühsam. Vor allem wenn viele Dokumente geklammert sind. Gut, wenn man da verheiratet ist oder Kinder hat ...

Kinder spielen ja gerne mit dem Tacker... vor allem wenn man sie am Schreibtisch ankettet!

 

[MauriceM]

Leider habe ich bloss einen "normalen" Scanner.
Muss also jede Karte manuell wenden.

Bei Rechnungen wäre das weniger ein Problem, die sind meistens eh nur auf einer Seite bedruckt.

 

[Tropmete]

Postkarten scanne ich ja mit dem Dokumentenscanner ein. Und das beidseitig in einen Ritt. Ich erhalte dann eine mehrseitige PDF, in diesem Falle eine zweiseitige PDF.
Der Scann wird bei mir mit dem Tag "Postkarte" gekennzeichnet, das landet dann automatisch im Ordner "Postkarten".

Und das Aufarbeiten der letzten Jahre ist in der Tat sehr, sehr mühsam. Vor allem wenn viele Dokumente geklammert sind. Gut, wenn man da verheiratet ist oder Kinder hat ...

Ich verstehe nicht so recht, warum man Postkarten einscannen sollte. Wenn sie dir nicht gefallen, wirf sie doch weg? Mehr als eine nette Geste sind die doch nicht, wenn man sie nicht irgendwo dekorativ aufhängt. Und Informationen (bis auf wer wann wo war) enthalten die auch nicht?

Das ist eine der Schattenseiten des Informationszeitalters. Es wird alles gesammelt, egal, ob es sinnvoll ist, denn Speicherplatz kostet ja fast nichts.

 

[dreilinger]

Lies mal bitte das Posting #90.

 

[Tropmete]

Lies mal bitte das Posting #90.

Ja, aber ob man nicht auch ziemlich viel "mit sich rumschleppt", nur weil man die Sachen nicht sieht? Kann man mal drüber nachdenken. Denn der Druck, alles ziemlich gut zu sichern (mit Backups), wird dadurch riesig.

 

[SwissBigTwin]

Ja, aber ob man nicht auch ziemlich viel "mit sich rumschleppt", nur weil man die Sachen nicht sieht? Kann man mal drüber nachdenken. Denn der Druck, alles ziemlich gut zu sichern (mit Backups), wird dadurch riesig.

Das ist deine subjektive Meinung... andere haben ihre subjektive Meinung! Aber darum gehts ja auch nicht!

 

[dreilinger]

Auf die Backupproblematik habe ich ja mehrfach hingewiesen. Man hat für seine PDFs dann die Verantwortung - für immer!

Und nochmal, weil wirklich wichtig:
Bist du eine "Datenschlampe", dann lasse lieber die Finger vom papierlosen Büro. Mit normalen Ordnern fährt man dann besser!

Für mich stellt sich aber dieses Problem nicht, da ich beruflich eh viel mit Datensicherung zu tun habe. Da sind die 4GB (ca. 1 GB/Jahr) Datenbank echt PillePalle.

 

[Tropmete]

Auf die Backupproblematik habe ich ja mehrfach hingewiesen. Man hat für seine PDFs dann die Verantwortung - für immer!

Und nochmal, weil wirklich wichtig:
Bist du eine "Datenschlampe", dann lasse lieber die Finger vom papierlosen Büro. Mit normalen Ordnern fährt man dann besser!

Für mich stellt sich aber dieses Problem nicht, da ich beruflich eh viel mit Datensicherung zu tun habe. Da sind die 4GB (ca. 1 GB/Jahr) Datenbank echt PillePalle.

Wie machst du das mit hochwertigen Zeitschriften? Gibt es da eine praktische Möglichkeit, diese zu Scannen? z.B. die Bindung abschneiden und ab durch den Durchlauf?