Papierloses Büro?

In der Vorschau, mit Apfel+I, dann bei Schlagwörter oder bei mehreren mit dem Automator.
 
Hast Du ne Möglichkeit gefunden, per Automator eine Art "Bitte Schlagwort eingeben" zu realisieren, dass dann auf die selektierten PDFs das Schlagwort hinzufügt?
 
Also nachdem ich ein bisschen damit rumgespielt habe muss ich leider sagen, dass PDF Schlagwörter keinerlei Ersatz für die DevonThink Tags sind.
Es dauert da ne Ewigkeit gegenüber DenvonThink die Tags zu vergeben und eine Übersicht über alle vergebenen Schlagwörter gibts auch nicht.
 
Das stimmt, aber die DT Tags kannst du nicht auf ein anderes OS mitnehmen.
Aber was ich mit den PDF Tags anfangen kann, hat sich mir auch noch nicht erschlossen. Ich bin ja auch noch am Suchen "meines" Workflows und die einfache Ordnerstruktur mit aussagekräftigen Dateinamen hat sich bisher am besten bewährt. Sind die gescannten Dateien mit OCR lassen sich alle Dokumente einwandfrei mit Spotlight finden, mit intelligenten Ordnern auch beliebig. Ich habe noch kein Programm gefunden welches mir mehr bietet, außer mehr Verwaltungsarbeit.
iDocuments hat wenigstens noch eine nachvollziehbare Ordnerstruktur auf der Festplatte, in DT hingegen findet man auf der Ordnerebene gar nichts mehr.
 
Moin. Also iDocuments ist nun rausgefallen aus zwei Gründen:
1. Die Contenxtsuche, also die Suche innerhalb eines Dokumentes geht nicht.
2. Ich kann zwar die Dateien exportieren, aber diese werden dann ungeordnet in einen Ordner verfrachtet und somit geht die Ordnerstruktur verloren.

Ich werde nun doch DevonThink nutzen aus folgenden Gründen:
- Hat zwar chaotisches Ablagesystem, aber die DT-Datenbank besteht aus den eigentlichen Dateien, die im Finder normal aufrufbar sind
- - Datensicherungsprogramme sichern so einzeln hinzugekommene Dateien innerhalb der DB ganz normal und nicht die ganze DB
- Export: Ich kann meine Ordner/Unterordner markieren und exportieren und habe im exportierten Verzeichnis alle Dateien genauso wie ich sie haben möchte und wie ich sie in DT angelegt habe. Diesen Export kann ich ja regelmäßig auf ein Datensicherungsmedium vollziehen (wuala)
- Kackt mir alles ab, habe ich immer noch die Dateien in der DT-Datenbank. Sind diese korrekt benannt und durchsuchbar(JJJJ_MM_DD_WER_WAS_ZUSATZ1_ZUSATZ2) kann ich diese jederzeit per Suche leicht finden. Selbst auf einem Linux Livesystem oder Kommandozeile.

Somit habe ich beides vereint: Die komfortable Verwaltung in DT und die puristische Ordnerstruktur, für mich perfekt.
 
Einzig was du noch nicht hast ist die Nutzung der identischen dB auf anderen Rechnern wie Zuhause/Büro oder Laptop. Wenn du das nicht benötigst, wunderbar.
 
DEVONthink kann Syncing verschiedener Datenbanken - sogar über Dropbox.
Damit sollte das Thema auch erledigt sein :)
 
Genau...mache ich halt nicht mit Dropbox sondern mit wuala, was auch gleichzeitig eine externe DaSi darstellt.
 
Hallo Mondmann,

eine absolut revisionssichere Archivierung wird m.E. nur in Form einer Hardwarelösung möglich sein: Speicherung auf WORM-Platten (write once, read multiple), z.B. http://www.incom.de/uploads/media/HIT-Storage-3350-BD-XL-HDD-NAS-Box_de.pdf

Spannendes Thema. Ich würde auch gern das Papier aus über 10 Jahren Steuer etc. loswerden.

Also: Danke für die "Initialzündung".

P.S. Hast Du Dich für eine Lösung entschieden?

Gruß,
walwero
 
Hallo walwero.
Ich habe mich entschieden, daß - was das Gewerbe betrifft - alles bleibt wie es ist.
Mein Steuerberater möchte alles auf Papier haben, somit hat es sich erledigt.

Privat konnte ich die Papierflut, bzw. Stapel enorm eindämmen, indem ich sämtliche Institutionen angeschrieben habe, Rechnungen Kontoauszüge etc. nur noch elektronisch zu präsentieren, was viele auch schon anbieten.
Wenn etwas doch noch auf Papier kommt, wird es per Fujitsu Snapscan und Devonthink Pro Office archiviert und anschließend vernichtet.
 
Mondmann schrieb:
Hallo walwero.
Ich habe mich entschieden, daß - was das Gewerbe betrifft - alles bleibt wie es ist.
Mein Steuerberater möchte alles auf Papier haben, somit hat es sich erledigt.

Privat konnte ich die Papierflut, bzw. Stapel enorm eindämmen, indem ich sämtliche Institutionen angeschrieben habe, Rechnungen Kontoauszüge etc. nur noch elektronisch zu präsentieren, was viele auch schon anbieten.
Wenn etwas doch noch auf Papier kommt, wird es per Fujitsu Snapscan und Devonthink Pro Office archiviert und anschließend vernichtet.
Zum Vergrößern anklicken....

inkl. Versicherungssachen bzw. Finanzamt Sachen oder differenzierst du da noch?
 
Alles was steuerrechtlich und versicherungstechnisch relevant ist, wird aufgehoben bzw. gescannt und dann in den Ordner.
Alles andere gescannt und vernichtet.
.
 
Scan die Sachen doch einfach ein... pfeif aufs Finanzamt...
 
Hallo Mondmann,

danke für die prompte Antwort.

Ich nutze neuerdings auch Devonthink und Scansnap. Klappt prima. Privat verschwindet also ein Ordner nach dem anderen.

Ansonsten werde ich nochmal meineSteuerberater kontaktieren.

Danke für den Tip.

Gruß, Walwero
 
Was ich einfach nicht hinbekomme ist, auf einen "physischen" Job
auf meinem Schreibttisch zu verzichten. Ich weiß auch nicht - kann
an der Fülle liege, aber bei mir fallen "digitale" Jobs gern mal hinten
runter, was doof ist ...

Also entweder ich schreibe mir einen PostIt oder ich drucke mir die
E-Mail aus.
 
hat jemand ne ahnung, wo ich den scansnap manager für mac herbekomme?

der download auf er herstellerseite ist fehlerhaft.
 
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