Papierloses Büro?

Mondmann

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Hallo und noch nach-Festliche Grüße ans Forum.

Ich habe vor, mich weitgehend papierlos einzurichten, was einiges an Organisation mit sich bringt.
Vor allem nach meinem Telefonat mit dem Steuerbüro:

Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, jederzeit Zugriffsbereit und vor allem unveränderbar abgespeichert werden,
womit PDF als Dateiformat schonmal ausfällt.
Für Rechnungen per Email benutze ich MailSteward, aber welche Software gibt es für selbst eingescannte Dateien, bzw.
für elektronische Kontoauszuüge etc?
Wie kann ich diese unveränderbar abspeichern?

Vielleicht hat jemand einen Tip, Onkel google tut sich irgendwie schwer damit.

viele Grüßle, der Mondmann
 
Frag doch mal das Finanzamt... wenn die sowas verlangen, müssen Sie auch wissen, was sie akzeptieren...
 
Selbst machen würde ich das auf keinen Fall.
Für KMUs eigenen sich (sofern man rechtssicher sein will) ausschließlich Dienstleister, denn die GDPdU ist so schwammig wie ein Schwamm :D
 
Es gibt zwei mir anerkannte Programme Elo nur für Win oder Devonthink.
 
Mondmann schrieb:
Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, jederzeit Zugriffsbereit und vor allem unveränderbar abgespeichert werden,
womit PDF als Dateiformat schonmal ausfällt.
Zum Vergrößern anklicken....

Das stimmt so nicht. Der gängige Weg ist, die PDFs digital zu signieren und zwar mit einer Signatur mit einem qualifizierten Zeitstempel.
Diese Signatur würde sich bei einer Änderung des PDFs ebenfalls ändern bzw. ungültig, womit die Datei de facto unveränderbar wird.

http://de.wikipedia.org/wiki/Signat...rte_Zertifikate_und_qualifizierte_Zeitstempel

PDF ist auch in der Praxis das übliche Format für so was.
 
Devonthink erfüllt keinerlei Anforderungen und wird Dir bei ner Prüfung in der Luft zerrissen.
 
ELO gibt es wohl als Java Client , das wäre für mich auch interessant , ich glaube das es dadurch OS unabhängig ist. Zu lesen bei Hersteller auf der Seite.
 
Schau mal nach Programmen, die PDF/A können. PDF/A kann für die Langzeitarchivierung verwendet werden. Setzen auch große Unternehmen drauf.
Adobe AcrobaT Pro sollte dies erzeugen können. Danach kannst Du diese erzeugten Dokumente in einem DMS ablegen.
 
libreoffice bzw openoffice könne PDF/A-1a im export...
 
Ihr vergesst, dass auch Revisionssicherheit eine Rolle spielt und die hast Du "in einem DMS" nicht und PDF/A ist die Dateiart die revisionssicher gespeichert werden muss.
Einfach ein PDF in die Ecke legen und drauf zeigen wird einem Unternehmer das Genick brechen.
 
Ok, also zusammenfassend wäre festzustellen, daß das Dateiformat der Wahl PDF/A ist, diese aber revisionssicher abgelegt werden muss, was derzeit quasi für Einzelunternehmer - aus Kostengründen - unmöglich ist.
 
Revisionssicherheit - ist das bei einem Ein-Mann-Unternehmen, der evtl. nur eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen muss, nicht etwas zuviel des Guten?
 
Willkommen in Deutschland :D
Wenn man aber einen nicht ganz durchgeknallten Prüfer abbekommt, dann sieht der das auch ein.
Im Zweifel jedoch gibts die große Kelle wenn man nicht revisionssicher ist.
 
Ist das denn soviel Papier? Allein der Aufwand und die Mühe das alles digital zu haben. Aus verschiedenen Bereichen erlebe ich seit 20 Jahren das Papierlos echt Illusion ist. Sicher, man kann reduzieren, aber dann hat man wieder unterschedliche Ablagen.
 
Papierlos würde ich auch nicht empfehlen.
Alles fein säuberlich einscannen und direkt danach abheften.
Mit der digitalen Version kann man machen was man will und für die Prüfung hat man die Akten ja noch.
 
Nun ich habe in den letzten Tagen viel gelesen, aber nicht wirklich verstanden, ob und wie es möglich ist für einen Ein-Mann-Mini-Unternehmer seine Daten revisionssicher abzulegen.
Egals, das ist auch nicht mehr nötig, da der Aufwand enorm zu sein scheint.
Ich hatte auch nie vor, die ganzen Ordner der letzten Jahre einzuscannen, sonder vielmehr die Papierflut ab sofort einzudämmen.

Vermischen wir das mit dem Privaten, fängt das an bei:
- Stadtwerke, Abschlagsänderungen, Preisinformationen nur noch per Email
- Telekom usw kommt eh nur noch per Email
- Kontoauszüge der nicht-gewerblichen Konten nur noch online*
- ePaper statt Printausgabe der Zeitung
- Versicherungsgeschichten auch nur noch online
- etc. ???
- Es gibt viele (private) Dinge bei denen nicht klar ist, ob man nach der digitalisierung das Original schreddern darf oder nicht.->klären

* Wobei es hier schon wieder zweifelhaft ist, da manche Dinge von einem der privaten Konten abgebucht werden.

Dafür muss man die entsprechenden Stellen informieren, daß man dise Dinge nur noch digital haben möchte, was weitgehend auch möglich ist.

Vorläufiges Fazit:
Papierloses Office ist nicht möglich. Für Privat ist eine Reduzierung möglich, bei Einzelunternehmen ohne intensiven Kostenaufwand ist ein papierloses Office Illusion.
 
Mensch, frag doch einfach mal beim Finanzamt nach, wieviel Wert die auf "Revisionssicherheit" legen... was ich darüber gelesen habe, dann ist das was für Unternehmen, wie die Bahn, Thyssen-Krupp, etc. - aber nicht für den Einmann Unternehmer, der noch nicht mal doppelte Buchführung machen muss...
 
Ich habe einen kleinen Betrieb mit derzeit fünf Angestellten. Die EDV-Zentrale bilden mein simples 2011er MBA mit einer 256 GB SSD, ein Thunderbolt-Display und ein Fujitsu ScanSnap. Die kaufmännische Software und die Lohnbuchhaltung laufen unter Parallels/Windows 7. Daneben tuen hier MS Office und DEVONthink Pro Office ihren Dienst. Als Clouddienste nutze ich Sugarsync für Dokumente, Dropbox für Bilder und Evernote für projektbezogenen Datenaustauch mit den Mitarbeitern.

Alle haben ein eigenes Smartphone (iPhone und diverse Android-Geraete), ich arbeite daneben viel mit dem iPad und einem Galaxy Note 2.

Eingehende Rechnungen werden gescannt (durchsuchbares PDF in DEVONthink) und die Bezahlung in der Nettbank hinterlegt, dann kommt der Beleg in den großen Karton. Die buchhalterische Erfassung der Belege erfolgt alle acht Wochen mit Hilfe der PDF. Ausgehende Rechnungen versende ich zu 99,5 % per Email. Dabei kommt mir zugute, dass hier fast jeder Einwohner Internetzugang hat. Dieses Jahr waren es gerade drei Kunden, denen ich eine Rechnung ausdrucken musste. Also genügt mir ein Ausdruck für meine Archivkiste. Auch Angebote gehen fast immer per Email raus, in den Ausnahmefällen wo das nicht möglich ist, fahre ich zum Kunden und überbringe es persönlich.

Lohnabrechnungen versende ich grundsätzlich in Papierform, eine Kopie kommt in die Kiste. Schriftwechsel erfolgt ebenfalls fast ausschließlich per Email, ganz selten mal per Fax.

Alles in allem reicht ein 500er-Pack Papier hier locker 2 Jahre, das Einsparungspotenzial bei konsequenter Ausnutzung der vorhandenen Möglichkeiten ist bedeutend. Damit meine ich weniger das Papier als vielmehr die Zeit. Gerade in der Kommunikation mit den Mitarbeitern macht sich der Wegfall der Zettelwirtschaft und des spontanen "Ähm, wir bräuchten dann noch..." wirklich positiv bemerkbar.
 
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