Papierloses Büro?

Naja - Papier kostet auch nix und mal ehrlich: Umwelttechnisch ist Papier noch ein sehr guter Rohstoff (-> verwest schnell und ökologisch)
 
Hausbesetzer schrieb:
Naja - Papier kostet auch nix und mal ehrlich: Umwelttechnisch ist Papier noch ein sehr guter Rohstoff (-> verwest schnell und ökologisch)
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Ja schon:))
ABER:
Dann braucht man wieder neue Ordner, dann mehr Stauraum, der Drucker verteilt Feinstaub, die Patronen sind öfter leer.. und und und.... Und das alles für Nüsse, wenn man jeden Scheiß sinnlos ausdruckt
Muss doch nicht sein...
 
Einscannen, Daten auf Festplatten lagern usw ist ökologisch genau so schwachsinnig.
Die Produktion vom Scanner, die Stromkosten (beim Scannen enorm), die Produktion der Festplatten, Entsorgung der Festplatten usw...
 
Mondmann schrieb:
Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, jederzeit Zugriffsbereit und vor allem unveränderbar abgespeichert werden,
womit PDF als Dateiformat schonmal ausfällt.
Für Rechnungen per Email benutze ich MailSteward, aber welche Software gibt es für selbst eingescannte Dateien, bzw.
für elektronische Kontoauszuüge etc?
Wie kann ich diese unveränderbar abspeichern?
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Die Belege müssen tatsächlich im original aufbewahrt werden. Der Vorteil eines Scannens ist, dass man die Belege einfach nur chronologisch in einen Karton ablegt und den Arbeitsprozess dann mit dem gescannten Dokument gestaltet. U.a. kann man diese digitalen Belege seinem Steuerberater digital zur Verfügung stellen und dieser kann die Belege dann verbuchen. Eine Demo dazu gibt es hier.

Um die Original wegwerfen zu können, müsste das EDV-Archiv und der Bearbeitungsprozess zertifiziert werden. Das macht wohl keinen Sinn / zu teuer....
 
Udo2009 schrieb:
Ja, wusstest Du das denn noch nicht? Eine E-Mail löscht man, indem man sie ausdruckt und den Ausdruck dann in den Papierkorb wirft.... :jaja:
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Ja sicher, aber Du musst schon genau lesen:

Nur das was man braucht, nicht jeden Mist muss man ausdrucken.

Beispiel:

Eine neue Geschäftsordnung kommt. Es reicht doch völlig sich den Link zu kopieren und bei Bedarf mal reinzuschauen oder evt. Auszüge auszudrucken.

Mit den "Trollos" meine ich die, welche IMMER ALLES ausdrucken ob sie es brauchen oder nicht....
 
Ich denke auch, daß Papier vom ökologischen Aspekt her immer noch besser wegkommt.

Ein Beispiel: Tageszeitung als PDF anstatt als Printausgabe.

Kostet 10€/Monat weniger, dafür habe ich ein geringeres Papieraufkommen und muss dieses auch nicht entsorgen.
Die Papiertonne hält länger, was aber nicht ins Gewicht fällt, da diese kostenlos abgeholt wird.
Auf der anderen Seite lese ich nun die Zeitung am Tablet. D.h. nun, daß ich das Ding öfters aufladen muss und daher mehr Strom benötige, welcher ja
unverhältnismäßig teuer wird.


Papierloses Büro hat sich in der Zwischenzeit bei mir eh relativiert und wird nun ein Papierarmes Büro.
Das Nebengewerbe wird wie bisher auf Papier geführt, auch weil es der Steuerberater so am liebsten hat und wie beschrieben eine zertifizierte Archivierung für mich sinnlos ist.

Es geht in erster Linie darum, Dokumente schnell zu finden und das geschäftlich und privat.

Alles zu vernichtende private wird gescannt und vernichtet, private Kontoauszüge online, Abschlagsänderungen der Stadtwerke online usw usf. das reduziert doch schon einmal den Papierwulst um ein großes Stück.
Weiter wie hier auch schon beschrieben, Pizzakarten, Bedienungsanleitungen, Visitenkarten, und das alles wird gescannt auf aufs NAS gesetzt.
So finden wir die Sachen im Chaos sehr schnell.
Wichtige Sachen werden gescannt und abgeheftet.
 
Mondmann schrieb:
...seine Daten revisionssicher abzulegen.
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Ein netter Begriff - den es so nur leider nicht gibt.
Das wird von Herstellern von Archivierungssoftware zwar gerne verwendet, hat aber IMHO rechtlich keinerlei Relevanz!

Wenn ein Dokument (Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge, etc.) ursprünglich in Papierform erstellt wurde, ist es zwingend nötig, dieses Original im Archiv zu haben.

Theoretisch reicht es, einem Prüfer zweifelsfrei nachzuweisen, das das vorgelegte Dokument dem Original entspricht, wenn Du aber an "den richtigen" kommst dann wird er nur das Original akzeptieren.

Gerade bei Rechnungen blöde, wenn man Dir den Vorsteuerabzug inkl. Verspätungszuschläge für die letzten paar Jahre streicht...

Papierloses Büro ist, wenn man sich rechtlich und steuerrechtlich auf 100%ig sicherem Terrain bewegen will, schlicht nicht möglich.

Charlie
 
Natürlich - es gibt Dienstleister, denen gibtst Du die digitalen Scans zusammen mit einer Signatur und die heben den Kram auf. Diese sind zertifiziert und vom Finanzamt auch anerkannt.
 
...sogar das Archivsystem der DATEV - auf welches Du wahrscheinlich ansprichst - wurde von Prüfern, respektive Finanzverwaltungen, schon gekippt!
 
Dann ist das sinnvollste:
Jede Zetteleingang wird direkt nach Eingang gescannt und dann chronologisch in einen Ordner geheftet - den Ordner fasst auch keiner mehr an.
Kommt der Prüfer, gibt man ihm den Kellerschlüssel und sagt "die 90 Ordner hinten in Raum 12" und freut sich.
 
Ja, oder so.
Also, wir sind hier so ähnlich organisiert. Jeder Beleg oder jedes Dokument wird eingescannt und mittels Barcode erfasst und verschlagwortet.
Das Original wird abgeheftet und archiviert. Im täglichen Gebrauch arbeiten wir auch nur elektronisch.
Auch bei Prüfungen reicht das in aller Regel aus - die Prüfer wollen meist auch nur ihre Ruhe. Aber man ist halt eben auf der sicheren Seite...

Aber wenn da so ein besonders wichtiger kommt (...hatte ich erst letztens wieder bei ner Betriebsprüfung von nem Mandanten), dann bekommt er halt nen Anhänger voll Ordner vor die Füße geschüttet :D

Charlie
 
Just for fun habe ich mal diverse Dokumentenverwaltungsprogramme auf dem Mac ausprobiert, unter anderes iDocument und Paperless Office.
iDocument finde ich noch am Besten, da ich die Dokumente lassen kan wo sie sind und wenn ich Sie verschiebe, checkt das iDocuments und referenziert auf die neue location. Das kann DT nicht!
Trotzdem erschließt sich mir der Sinn solcher Programme nicht, da ich im Prinzip auch nichts anderes machen kann, als verschieden Ordner anlegen, verschlagworten, Sortieren, Filtern usw usf. das alles kann ich mit dem Finder doch auch und meiner Ansicht nach fast genauso komfortabel.
Intelligente Ordner und Spotlight suchen dann für mich und mit Applescript kann ich Schlüsselwörter direkt in mehrere PDF Dokumente schreiben ohne auf irdendwelche Programme mit einen Tags angewiesen zu sein.
Also ich weiß nicht für was solche Programme auf dem Mac gut sein sollen, nur für die Verwaltung von Dokumenten...
 
Der Vorteil ist in dem "schnelleren" Workflow.
In DevonThink zb werden gescannte Dokumente automatisch in die entsprechenden Unterordner sortiert, Tags vergeben geht sofort ohne Apfel+I und dann Spotlight-Kommentare.
Die Darstellung ist schneller als im Finder und auch die Ansicht ist besser (links Dateiliste, Rechts Vorschaufenster zb).

Ob einem das preislich das Wert ist (150 Euro für DevonThink Office Pro), ist Geschmacksache..
Mir persönlich gefällt DevonThink Office Pro aber ich würde nur 50 Euro für ausgeben.
 
DT Office Pro habe ich ja schon lange für Kundenverwaltung usw.
Aber wie schon gesagt, für riene PDF Verwaltung ist es meiner Meinung nach nicht hilfreich.
Ich möchte meine Tags direkt im PDF speichern und nichtein extra Programm dafür benötigen. So kann ich die Dokumente in auf ein anderes OS mitnehmen...obwohl ich mir zZt nicht vorstellen kann jemals wieder auf Linux oder gar Windows zu arbeiten:) Aber wer weiß...

Aber gut, das ist wohl im Ermessen jedes Einzelnen.
 
Ich glaub nicht, dass Spotlight-Kommentare mit Tags auf andere OS mit genommen werden können
 
Glaube ich auch nicht, aber Spotlight Kommentare sind ja nicht gleich PDF Kommentare. Letztere werden in das PDF eingebettet und können so mitgenommen werden.
 
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