Kommende E-Rechnungspflicht. Tools dazu

[Günther J]

um z.B. eine Rechnungsnummer umzuwidmen.

Was bedeutet eine Rechnungsnummer umzuwidmen?

läßt sich die Papierrechnung bringen, vernichtet sie und schaltet die Rechnung wieder frei.

Rechnung ausdrucken, anschließend vernichten und neue ausdrucken? Gleiche Rechnungsnummer? Das hört sich nach ultimativer Buchhaltung an.

Man kann ja vom Finanzamt halten, was man will, nur die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sollte man einhalten. Ein Finanzamt kann auch anders.

 

[magfoo]

Man kann ja vom Finanzamt halten, was man will, nur die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sollte man einhalten. Ein Finanzamt kann auch anders.

Man sollte sich auch aus einem anderen Grund an die Regeln halten: Man will die Rechnung ja bezahlt haben.
öffentliche Auftragsgeber sind nunmal zur E-Rechnung verpflichtet. Noch gibt es Übergangsfristen etc, aber es ist eben absehbar, dass diese irgendwann wegfallen werden.
Für z.B Rechnungssteller gegen die Bundesverwaltung gilt das grundsätzlich schon seit 2020.
Ich zitiere hier mal https://www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/

• Sie müssen seit dem 27. November 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen (kurz: E‑Rechnungen) zu erzeugen, zu übermitteln und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher zu speichern.
• Seitdem dürfen Sie keine Papierrechnungen und auch keine teilweise noch üblichen PDF-Rechnungen mehr an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden.
• Dazu ist wahrscheinlich eine Anpassung Ihres Rechnungsausgangssystems notwendig, interne Prozesse müssen evaluiert sowie Mitarbeiter geschult werden.
• Für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen und ohne (kompatible) Rechnungssoftware besteht zudem die Möglichkeit der Weberfassung. Eine Hilfe zur Auswahl des richtigen Übertragungskanals finden Sie hier.

 

[wegus]

Man kann ja vom Finanzamt halten, was man will, nur die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Du hast Recht all das geht heute nicht mehr,
Ist teils 20 Jahre her was ich da beschrieb. Damals war das legal (mehrfach geprüft).

Ich finde den Weg heute weit besser und freue mich als Digitalisierungsfan auf die E-Rechnung.

 

[magfoo]

Ich finde den Weg heute weit besser und freue mich als Digitalisierungsfan auf die E-Rechnung.

Falls du als Kunden eine Bundesbehörde oder eine Landesbehörde hast, dann kannst du das doch jetzt schon nutzen.
Ich sehe gerade: mein alter Landkreis in Hessen nimmt auch E-Rechnungen an und die Kommunen müssten die doch auch schon lange annehmen?

 

[Günther J]

und die Kommunen müssten die doch auch schon lange annehmen?

Stimmt. Nur, man kann (muss?) Rechnungen an Behörden auch online eingeben. Wie und ob das funktioniert, das kann ich nicht sagen.

 

[BEASTIEPENDENT]

Unsinn, natürlich sind CDs GoBD-konform. Nach der Logik wäre kein Datenträger oder Ort wirklich GoBD-konform. Selbst Mikrofilm lässt sich einlesen und neu erstellen. Außerdem gibt es noch den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit.

Wie Du meinst. CDs können jedoch keine Versionierung gewährleisten, keine Zugriffsberechtigungen erkennen…

Ich denke mir den Kram nicht aus! Und Verhältnismäßigkeit interessiert Finanzämter häufig eher nicht.
https://www.lexware.de/wissen/buchhaltung-finanzen/gobd/

„Wichtig zu wissen ist: Es reicht dem Finanzamt nicht aus, sämtliche Dokumente als PDF-Datei auf einem lokalen Datenträger oder in der Cloud zu archivieren. Denn die Revisionssicherheit wäre aus folgenden Gründen nicht gewährleistet:
• Die Manipulation der Unterlagen ist zu einfach.
• Die Vollständigkeit der Daten wird infrage gestellt, da Sie einfach einzelne Dokumente löschen könnten.
• Durch das bloße Speichern können Sie dem Finanzamt nicht nachweisen, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.“
https://www.buchhaltung-einfach-sicher.de/buchhaltung/archivierung

 

[Heat Vision]

Ich arbeite u.a. für Bundesbehörden und schicke dort schon seit geraumer Zeit die Rechnungen digital hin (via oben verlinktes E-Rechnung-des-Bundes-Portal). Das ist super einfach, man kann auch Rechnungen per Email hinschicken, was ich sehr praktisch finde, da ich ohnehin alle Rechnungen per Email versende.

Meine Rechnungen erstelle ich seit vielen Jahren mit GrandTotal (natürlich GoBD-konform), das auch alle gängigen elektronischen Rechnungsformate unterstützt (XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL). Da hinterlegt man z.B. bestimmte Informationen über Projekt-, Vertrags-, Bestellnummer etc., so daß die Rechnung beim Empfänger maschinell bearbeitet werden kann und beim richtigen Empfänger ankommt. Heraus kommen z.B. bei XRechnung für den Bund zwei Artefakte: einmal ein PDF (für die Menschen zum Ankucken) und eine XML-Datei, letztere reicht man beim Auftraggeber ein.

Witzigerweise sagen selbst größere Kunden aus der Industrie, wenn ich sie frage, ob und wenn ja welches elektronische Rechnungsformat sie bevorzugen, daß sie am liebsten nur das PDF haben wollen.

PS: Ich finde das mit der kommenden Pflicht nicht so wild, da ich bereits ein Tool für die Rechnungserstellung benutze. Eine Umstellung wird es für all jene, die ihre Rechnungen mit sowas wie Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen erstellen. Es lohnt sich aber sehr, das umzustellen, denn wenn man einmal den Umstellungsschmerz hinter sich gelassen hat, läuft alles super effizient. GrandTotal z.B. ist sehr intuitiv zu bedienen und dabei sogar mehrbenutzerfähig (z.B. für die seligen unter uns, die jemanden haben, der für sie die Rechnungen erstellt und versendet).

 

[tbo]

Ah ja, ein Unternehmen welches seine Lösung verkaufen möchte. Natürlich erfüllt eine gebrannte CD diese Voraussetzungen, denn man muss diese dann natürlich auch entsprechend aufbewahren und den Prozess wie die Daten auf die CD gebrannt werden entsprechend dokumentieren. Als das alles noch auf Papier gemacht wurde, wurde der Kram ja auch nicht einfach so auf einen allgemein zugänglichen Schrank gepackt.

Und in den GoBD heißt es unter Punkt 170:

Die Finanzbehörde hat bei Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten.

Ein lokaler Datenträger ist übrigens normalerweise die Festplatte im Computer gemeint, eine CD, DVD oder Blu-ray ist kein lokaler Datenträger.

Lustig finde ich das Argument, dass Dokumente vor dem brennen auf die CD manipuliert werden könnten, die ist auch bei einem DMS möglich. Wahrscheinlich sogar einfacher.

 

[rayjoe]

Ich arbeite u.a. für Bundesbehörden und schicke dort schon seit geraumer Zeit die Rechnungen digital hin (via oben verlinktes E-Rechnung-des-Bundes-Portal). Das ist super einfach, man kann auch Rechnungen per Email hinschicken, was ich sehr praktisch finde, da ich ohnehin alle Rechnungen per Email versende.

Ja, so (Regelmässige Rechnungen an eine Bundesbehörde) habe ich das auch vor zwei oder drei Jahren kennengelernt. Erst große Aufregung hinsichtlich der Umstellung und dann: Ach, das ist ja einfach und praktisch.

 

[Günther J]

Natürlich erfüllt eine gebrannte CD diese Voraussetzungen,

Woher nimmst du dieses Wissen?
Bist du jetzt bei Rechnungserstellung, Rechnungsversendung, Rechnungsempfang oder Rechnungsarchivierung?

Und in den GoBD heißt es unter Punkt 170:

Die Finanzbehörde hat bei Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten.

Das besagt doch nur, dass die Finanzbehörden einen Ermessungsspielraum haben, in welch einem Fall sie so und so weit von den Vorschriften abweichen dürfen/können. Das ändert noch lange nichts an den Vorschriften oder Verordnungen selbst.

 

[tbo]

Bist du jetzt bei Rechnungserstellung, Rechnungsversendung, Rechnungsempfang oder Rechnungsarchivierung?

Hier geht es um Belegsarchivierung. Wenn du sicherstellen kannst, dass die Belege korrekt und gemäß GoBD auf eine CD gebrannt werden und diese CD entsprechend gelagert ist, dass sollte eine solche CD ausreichend zum Archivieren von Belegen gemäß GoBD sein. Denn eine CD erfüllt die Voraussetzungen. Dies eben vor allem, wenn der Betrieb eher klein ist, und dementsprechend eine solche Lösung angemessen ist. Man muss natürlich entsprechende Lesegeräte also ein optisches Laufwerk vorhalten.

Persönlich würde ich es heute wohl mit einem WORM-Bereich auf einem Synology NAS verbinden. So dass die CD ein Backup darstellt.

Das besagt doch nur, dass die Finanzbehörden einen Ermessungsspielraum haben, in welch einem Fall sie so und so weit von den Vorschriften abweichen dürfen/können. Das ändert noch lange nichts an den Vorschriften oder Verordnungen selbst.

Sie gibt die Möglichkeit die Vorschriften so auszulegen, dass sie zu Anwendungsfall passen. Zum Beispiel ein Freiberufler werden nicht die gleichen Anforderungen gestellt wie einem Großkonzern, schlicht weil dies nicht zu leisten ist.

Zum Beispiel würde ich eine CD-Speicherung bei einem Großkonzern seltsam finden. Hier würde die Finanzbehörden halt andere Maßstäbe anlegen. Weil es eben hier auch Leute gibt, die explizit dafür zuständig sind. Ein Freiberufler wird wohl noch nicht einmal wirklich eine getrennte Kreditoren und Debitorenbuchhaltung haben, sondern schlicht eine Buchhaltung, wo ausgehende und ankommende Rechnungen eingegeben wird. Oder er wird die Buchhaltung an einen externen Steuerberatung ausgegliedert haben und muss sich wirklich nur darum kümmern, dass die wichtigen Dokumente korrekt abgelegt, unveränderlich sind und abrufbar bleiben.

 

[magfoo]

Persönlich würde ich es heute wohl mit einem WORM-Bereich auf einem Synology NAS verbinden. So dass die CD ein Backup darstellt.

Die Prüfer vordern aber eine Schnittstelle für ihr Prüfungstool. Das wird synologie wohl eher nicht anbieten.
Kann aber sein dass es bei einer einfachen EÜR reicht.

 

[tbo]

Die Prüfer vordern aber eine Schnittstelle für ihr Prüfungstool.

Hast du dafür ein Link, dass dieses verpflichtend für alle ist.

 

[magfoo]

Hast du dafür ein Link, dass dieses verpflichtend für alle ist.

Ne.
Ich weiss nur das das bei uns gefordert wurde.
Ich kann mich aber nicht erinnern, welche Prüfer das waren.

 

[ThoRo]

Es wird langsam konkret - falls der Bundesrat zustimmt geht es wohl ab 2025 los: https://www.heise.de/news/Bundestag-stimmt-zu-E-Rechnungspflicht-fuer-Firmen-koennte-2025-kommen-9635769.html

 

[Günther J]

Wieso falls?


Bin aber mal gespannt, wie viele Firmen schon ab 2025 senden. Freiwillig dürfen sie ja.

 

[olwe-y]

Meines Wissens (nur oberflächlich) gibt es eine ähnliche e-Rechnungspflicht u.a. schon in Italien oder Polen. Die verlangen sowas in der Art:

• Jede menschen-lesbare Rechnung muss das maschinenlesbare Pendant enthalten. Ne Art "EXIF-Daten", sozusagen (egal, wie die korrekte Abkürzung heißt).
  Damit entfallen "Word/Excel"-Rechnungen komplett.
• Der maschinenlesbare Teil muss zeitgleich auf ein staatliches Portal hochgeladen werden. Nur dadurch wird die Rechnung gültig.
  Damit ist Excel-"Buchhaltung" auch draußen und das Finanzamt kennt den Umsatz schon vor der Voranmeldung.

Muss wohl auf irgendne EU-Vereinbarung zurückgehen.

Was genau man in DE machten will, ist wohl noch im Gesetzgebungsverfahren. Vielleicht fallen ihnen noch Übergangsfristen und Ausnahmen für kleinere Unternehmungen ein.
Für konkrete "Äpps" ist es damit noch zu früh. Und Papier/PDF spart es zum guten Schluss auch nicht.

Ist nicht richtig, es ist noch nicht zu früh, denn für Rechnungen an staatliche Stellen galt das Prinzip schon länger – wobei mir gerade einfällt, dass die Stiftung öffentlichen Rechts für die ich auch arbeite, das noch nicht eingefordert hat (vielleicht fällt das wegen <200 € pro Rechnung unter die Kleingrenze oder ihre Rechtsform ist bis jetzt außen vor).
Für die Eckdaten gibt es längst funktionierende Standards, einer nennt sich z.B. ZUGFeRD, der die erforderliche XML-Datei in eine menschenlesbare Pdf einbettet. Viele Buchhaltungsprogramme haben die Funktion auch schon implementiert, zum Teil muss man es vielleicht noch selbst aktivieren.

Ach ja: Ich benutze z.B. die Cloud-Lösung Papierkram, die kann es auch schon.