Dokumentenverwaltung ?

Nicht du solltest deinen Workflow nach einem Programm richten, sondern ein Programm sollte deinen Workflow unterstützen.

Ab einer gewissen Komplexität des Programms bzw. des Themas ist das nicht mehr möglich. Ansonsten bräuchte man keine Ausbildung, kein Studium usf., dort lernt man nämlich genau das: Workflows (leider keine rechnerbasierten, jedenfalls nicht in meinen Studium) ;) Und ja, es wäre schön, wenn DT mich bei dem was ich tue, unterstützen könnte ... und deshalb suche ich nach dem dem optimalen Workflow für mich und DT.
 
Mit DT kann man verschiedene Ordnungsstrukturen automatisch erstellen lassen. Jahresweise - Januar bis Dezember, Monatsweise - 1 bis 31, A-Z, Montag bis Sonntag. Schon das ergibt eine Menge Ordnung. Und dann werden Ordnerstrukturen selbst gebaut, Zeitungen, Zeitschriften, Telekomrechnungen, Filme, E-Mail-Konten, die automatisch übernommen werden, Projekte, Bücher, Briefe, Tabellen usw.
Da ich auch programmiere, verwaltet DT mir den Quelltext, hier allerdings nicht die aktuellen Projekte, sondern archivierte.
Ich sehe den Vorteil, dass es nach meiner Meinung besser indiziert, als Spotlight, Verknüpfungen zwischen Dokumenten mit ähnlichen Thematiken selbständig erstellt und bei Bedarf anbietet, fast alle möglichen Dokumente darstellen kann, ohne dafür andere Programme starten zu müssen. Was nicht in die Datenbank soll (meine ist 16 GB groß) kann indiziert werden und wird trotzdem mit verwaltet und dargestellt, wie z. B. die 350 Filme (flv) die iTunes nicht verwalten will, die aber mit DT verwaltet und abgespielt werden können. Ich habe meinen ganzen Datenbestand im Griff, ohne diverse Finderfenster öffnen zu müssen oder diverse Programme dafür starten zu müssen.

Man kann das eigentlich nicht wirklich beschreiben. Das muss man erlebt haben. Ich möchte jedenfalls nicht mehr ohne an meinem Computer arbeiten.
 
Habe DT deinstalliert und nochmals installiert. Jetzt scheint es zu laufen.

Eine Sache die mir direkt auffällt. Wenn ich ein Dokument in DT importiere, dann hätte ich es gerne am ursprünglichen Ort gelöscht. Finde dazu gerade nichts passendes in den Einstellungen.
 
Ok. Dachte, es importiert die Dokumente in eine Art Datenbank (so wie Aperture, iTunes etc.)

Wie macht ihr es denn dann in der Praxis. Einen Ordner erstellt und dort einfach alles rein ?
 
Tut es doch auch. iTunes löscht das originale mp3 beim Import doch auch nicht.

Ich mache es so: Content aus dem Web direkt rein in DT (via Droplet oder Plug-In). Den Rest ziehe ich jeweils in die Datenbank oder erstelle das Dokument gleich aus der Datenbank heraus.

Etwas anderes ist, wenn du die systemweite Inbox nutzt (die hat nicht jede DT-Version, nur die großen): Dann *verschiebst* du die Datei, anstatt sie wie beim Importieren zu duplizieren. D.h., um das von dir gewünschte Verhalten zu haben, musst du dich mit der In-Box anfreunden ;)
 
Verstehe ich noch nicht richtig.

Ich habe mir DT Personal installiert.

Mein Vorhaben: DT soll in Zukunft alles verwalten. Die Dateien sollen in einer Library gespeichert werden. Wenn ich ein Dokument importiere, dann soll am Ursprungsort gelöscht werden (alternativ soll das Dokument verschoben werden, nicht kopiert).
Sollte ich dann ein Dokument außerhalb von DT benötigen, dann könnte ich es ja wieder exportieren.

Gibt es eine Möglichkeit, dass so anzugehen.

@Columban
Was du mit der InBox meinst, wird mir nicht klar.
 
Kann man aber nicht auch bei Mac mit tags arbeiten, so dass spotlight diese benutzen würde?

Dann ist man wenigstens nicht an ein drittanbieterprogramm gebunden oder seh ich das falsch

DAS wäre in der Tat auch die Lösung für mich. Ich arbeite schon länger mit Leap von Ironicsoftware, die als Ansatz Open Meta Tags benutzen. Das funktioniert ziemlich gut, man pflegt die Tags ein, die - zumindest hab ich das so im Kopf - auch als Kommentaroption bei Spotlight gefunden werden sollten. Das ist praktisch, aber halt Drittanbieterprogramm. Ich würde es SEHR begrüßen, wenn Apple auf den (OpenMeta-)Tagging-Zug aufspringen würde, aber ich fürchte, dass das nicht der Fall sein wird ;)
 
Wenn ich ein Dokument importiere, dann soll am Ursprungsort gelöscht werden (alternativ soll das Dokument verschoben werden, nicht kopiert).

Nein. Nicht mit der Personal-Edition. Dafür brauchst du die In-Box der Pro-Version. Und Apple-Scripts funktionieren bei deiner Version auch nicht ... .

Was du mit der InBox meinst, wird mir nicht klar.

S. o. Du hast diese Funktion halt nicht. Die In-Box ist soz. eine globale Ablage, in die man alle Arten von Dateien werfen kann, um sie später von DT zu klassifizieren zu lassen oder selbst zu sortieren. Wirft man in diese Ablage Dateien werden sie dorthin verschoben. Zieht man hingegen eine Datei auf das DT-Dockicon oder direkt in die DT-Datenbank, wird sie kopiert.
 
Ok danke. Werde mir mal die Demo der Pro Version eben installieren :)
 
Das Thema Dokumentenverwaltung ist für mich auch von Interesse.

Bei mir geht es jedoch nicht hauptsächlich um die Struktur, sondern um den Inhalt der Dokumente.
Ich suche eine Software die in der Lage ist Kommentare in PDF's zu finden.
Die Funktion des taggens in iDocuments reicht mir leider nicht aus, denn dort kann man taggs nur zu einem Dokument vergeben. Nicht aber zu einzelnen Passagen in dem Dokument.

Mein Ziel ist es, eine Übersicht an vergebenen Kommentaren in PDF's zu bekommen. Ähnlich wie die Übersicht der taggs in iDocument.
Ich hoffe das ist nicht ganz am Thema Dokumentenverwaltung aus eurer Sicht vorbei.

Gruß
Daniel
 
Hallo,

hast Du Dich schon mal mit Spotlight und intelligenten Ordnern beschäftigt? Spotlight durchsucht PDF (sofern es keine Bilder sind), Word-, ODT-Dokumente,... und mit Hilfe intelligenter Ordner kann man die Suche noch verfeinern. Damit arbeite ich.

Peter
 
Ich werfe auch noch mal Yep in die Diskussion. Es verwaltet die Docs ohne sie in eine separate Datenbank einzusortieren ... und bietet ein gutes Scanmodul.
 
hi,

habe mir eben mal devonthink heruntergeladen und installiert.

ersetzt devonthink die finder ordner struktur?

wie fängt man mit DT an? gibt es eine deutsche Anleitung? gibt es deutsche Tutorials?

Gruß

Steffen
 
DT ist eine sehr mächtige und offene, d.h. über AppleScript kann man auf die meisten Funtionalitäten zugreifen, Volltextdatenbank.

Prinzipiell kannst Du DT als Finder-Ersatz verwenden, bei sehr grossen Datenmengen wirst Du aber Performanceprobleme bekommen. Dafür ist DT aber auch nicht gedacht.

Deutsche Anleitungen kenne ich nicht, zum Einstieg ist sicherlich 'Take Control of Getting Startet with DEVONthink 2' geeignet. Damit bekommst Du eine Idee was man damit anfangen kann. Ansonsten ist die mitgelieferte Anleitung recht brauchbar.

DT ist sehr mächtig und komplex, daher muss man erst eine gewisse Lernkurve durchlaufen, um produktiv zu werden. Da Du keine Ahnung hast, was Du da nun herunter geladen hast und auch keine konkrete Anwendung zu haben scheinst, gebe ich Dir einen einfachen Rat: Beschäftige Dich mit etwas anderem!
 
Also bei meiner Version von DT wird immer kopiert, auch bei Übergabe der Daten an die Inbox. Ich verwende dabei die Version DEVONthink Pro Office 2.1, was nach meiner Meinung die aktuelle ist. Oder habe ich eine Einstellung übersehen?
 
@ Hajolan
Die Inbox, die im Finder zu sehen ist (links in der Leiste). Wenn ich die Datei dahin verschiebe, wird es verschoben.
Sonst wird generell immer kopiert.

@ All
1. Wie macht ihr das mit der Ordnerstruktur? Legt ihr viele Ordner an oder ist das eigentlich überflüssig aufgrund der Suchfunktion? Weiss gerade noch nicht, ob ich nur allgemein bezogene Themenkomplexe in einen Ordner packe oder alles aufbrösseln soll.

2. Jemand einen Tipp, für einen guten Dokumentenscanner, der vom Anschaffungspreis nicht so happig ist. Kann ohne Einzug sein. Ich sag mal für täglich 5 - 10 Schreiben.
 
In der Seitenleiste des Finders (Ordner) findet sich bei mir nach Aktivierung des Sorters ein neuer Punkt/virtueller Ordner namens "Inbox". Ziehe ich da Dateien rein, wird die Datei in diese "Inbox" verschoben und taucht, sobald DT läuft, dann in der generellen Inbox der Datenbanken auf.
 
@ All
1. Wie macht ihr das mit der Ordnerstruktur? Legt ihr viele Ordner an oder ist das eigentlich überflüssig aufgrund der Suchfunktion? Weiss gerade noch nicht, ob ich nur allgemein bezogene Themenkomplexe in einen Ordner packe oder alles aufbrösseln soll.

Das ist gerade der Vorteil von DevonThink, dass du dir eine Ordnerstruktur anlegen kannst, genau so wie du es möchtest und vorstellst. So ist es ja beispielsweise kein Problem, wenn die selbe Datei in beispielsweise 2 Ordnern verlinkt ist (Gruppen nennen sich ja die Ordner in DevonThink). Ich selbst habe ziemlich viele Ordner und eine Struktur bis zu 4 Ebenen. Die Suchfunktion ist natürlich nur unterstützend.
 
Zurück
Oben Unten