Wie organisiere ich meine Dokumente?

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Thubo

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Guten Abend zusammen :)
Ich bin mal wieder ziemlich am verzweifeln:

Gesucht wird ein einfacher, effizienter Weg meine ganzen Dokumente in Schuss zu halten.
Ich habe folgende Anforderungen:
Vorhandene .pages,.pdf und andere Dokumente klassifizieren (egal ob mit Tags oder Ordnerstruktur, wobei mir Zweieres lieber wäre, da ich doch recht tiefgehende Organisationsebenen habe) und neue Dokumente sofort und einfach importieren können...soweit nichts Neues.

Ich möchte mir für das neue Semester einen Smartpen in Kombination mit einen iPad anschaffen, sodass ich meine Mitschriften aus der Uni (größtenteils) digitalisiert habe. Das Bedeutet zum einen, dass ich sehr oft viele neue oder aktualisierte Dokumente habe, zum anderen, dass ich die Daten irgendwie synchronisieren muss...da kommen jede Woche Übungen und irgendwann die Lösungen dazu oder eingescannte Dokumente von Kommilitonen usw... (Dropbox Account vorhanden)

Ich habe mir gerade Evernote etwas genauer angeschaut: Das ganze sieht recht viel versprechend aus, allerdings sehe ich nicht ein jedes Jahr 45 Euro zu zahlen bzw. nur 60MB Transfervolumen zu haben...das reicht mir nie im Leben, da ich auch viele Bilder und Skizzen synchron halten muss.

Desweiteren kommen Unmengen an privaten Dokumenten dazu...bei denen es sehr von Vorteil wäre, wenn ich die Millionen Post-It-Zettel, die da gerade drauf kleben, auch noch gleich mit digitalisieren könnten.

Ich weiß, dass sind viele Anforderungen und ein ziemliches Mammutprojekt, aber irgendwann muss es wohl mal sein (zumindest in meinen Augen ;) )

Hat jemand einen Rat für mich? Oder eine Idee wie ich das Problem lösen könnte...ich fürchte ich seh einfach mal wieder den Wald vor lauter Bäumen nicht.
Vielen Dank und herzliche Grüße
Thubo
 
hallo thubo,

such doch einfach mal hier nach devonthink office - da wird dir bestimmt geholfen

grüsse
holger
 
oder iDocuments
oder iTunes für pdfs
...hier im forum wurden ähnliche themen oft behandelt, dort findest du sicherlich auch noch tipps und erfahrungen anderer user.
 
...ich würde es mir sehr überlegen, ob ich meine Dokumente in einer proprietären Datenbank organisieren würde: Was ist, wenn der Hersteller irgendwann den Laden dicht macht oder du feststellst, dass du doch lieber mit einem anderen Betriebssystem arbeiten möchtest? Abgesehen davon, dass dir keiner garantieren kann, dass bei solch proprietären Lösungen mit n Datensätzen die Variante n+1 auch noch funktioniert. Selbst wenn - diese Abhängigkeit würde mich nerven.

In all' den Jahren bin ich immer ganz gut damit gefahren, ein einigermassen logisch strukturiertes Verzeichnissystem aufzubauen. Literatur samt PDFs ist in einer in beliebige Formate exportierbaren und plattformunabhängigen Datenbank organisiert (Zotero), inhaltlich zusammenhängende Notizen, Ideen etc. wachsen in einem portabelen Wiki (http://stickwiki.sourceforge.net/). Darin lassen sich auch Files verlinken.

Ist zwar etwas altmodisch und unelegant, beschert mir aber keine schlaflosen Nächte und zwingt mich zu einer gewissen Systematik... :D
 
Vielen Dank schon mal für die vielen Antworten....ich werd mir heut mal die ganzen Tools anschaun :)

Die Idee von bowman klingt sehr interessant, aber auch ziemlich zeit- und vor allem einarbeitungsintensiv...steht aber im Moment ganz oben auf der Liste.

blue apple schrieb:
oder iDocuments
oder iTunes für pdfs
...hier im forum wurden ähnliche themen oft behandelt, dort findest du sicherlich auch noch tipps und erfahrungen anderer user.
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Ich fürchte die Tools können bei weitem nicht das, was ich suche. Ich brauch nicht nur einen Platz um 10, 20 oder 30 .pdfs in Ordnung zu halten. Im Moment handelt es sich schon um etwas über 400 Dokumente nur aus der Uni und da wird noch eine ganze Menge dazu kommen.

Ich versuch mich mal einzuarbeiten und wenn dann was bei raus gekommen ist, dann geb ich auf jeden Fall noch mal Bescheid :) Wenn noch jemand Ideen hat: Immer gerne her damit ;)

Vielen Dank
Thubo
 
nunja, man könnte es einfach nur mit dem finder bewerkstelligen, die dokumente ordentlich sortieren (mit intelligente ordner z.b.) und mit etiketten oder tags versehen (die werden auch mit spotlight gefunden)...
eventuell wenn dir der finder zu wenig mächtig ist, gibts alternativen wie total finder oder path finder oder fork lift
in kombination mit tag folders oder diese hier könnte es dann auch einfacher sein die dokumente zu organisieren...
 
chaos-schreibtisch.jpg
 
...noch eine kurze Ergänzung:

Eine schöne Alternative zu dem doch recht spartanisch daherkommenden WoaS (Wiki on a Stick) ist Tiddlywiki (http://www.tiddlywiki.com/). Gleiches Funktionsprinzip, auch plattformunabhängig, genauso mobil aber viel fixer bedienbar, ausserdem wird es offenbar schneller weiterentwickelt.
Beim ersten rumspielen etwas komisch, da mit den default-Einstellungen alle aufgerufenen Inhalte ähnlich wie ein Blog übereinander dargestellt werden. Lässt sich aber wegklicken oder abschalten - ist aber nach etwas Eingewöhnung sehr angenehm...

Ich werde wohl bald umziehen... :)
 
blue apple schrieb:
nunja, man könnte es einfach nur mit dem finder bewerkstelligen, die dokumente ordentlich sortieren (mit intelligente ordner z.b.) und mit etiketten oder tags versehen (die werden auch mit spotlight gefunden)...
eventuell wenn dir der finder zu wenig mächtig ist, gibts alternativen wie total finder oder path finder oder fork lift
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Im Moment nutze ich den Total Finder und so organisiere ich auch meine Dateien im Moment, also über eine klassische Ordnerstruktur. Was mir dabei etwas abhanden kommt ist die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten und die Möglichkeit kurze Beschreibungen zu Dokumenten oder Ordnern hinzuzufügen. Ich möchte mir zum Bsp. in einem Ordner dazu schreiben, wie die Dokumente benannt sind und wie ich sie einsortiert habe, sodass ich in einem Jahr auch wieder was hinzufügen kann. Außerdem ist mir die "Aufbereitung" etwas zu unflexibel, dh ich möchte nicht immer nachdenken müssen, in welchem Semester die Vorlesung war, die ich gerade suche, sondern direkt darauf zugreifen können. Andererseits habe ich eine fable für "spartanische" Lösungen, dh. das was ich gerade nicht brauche möchte ich gerne auch nicht sehen. Somit kommt nur eine Baumstruktur in Frage, die sich schön klein zusammenfalten lässt ;)

@bowman: WoaS gefällt mir bis jetzt schon ziemlich gut, ich bastel noch etwas an dem Problem, wie ich Strukturen "verstecken" kann, solang ich sie nicht brauche, aber wenn du sagst Tiddlywiki ist eine gute oder bessere Alternative, dann schau ich mir das auch noch an, bevor ich mich zu weit ins WoaS reinhangel.

Beide hätten den Vorteil, dass ich das ganze auf Dropbox oder meinem Server ablegen kann und von überall (Iphone, Ipad, Uni, etc) drauf zugreifen kann. Leider lassen sich Dateien nicht so einfach darin verstecken, sodass ich hier wieder um eine klassische Ordnerstruktur nicht herum komme :X

Ich fürchte ich muss mich wohl für eines von Beidem entscheiden :p
 
mit cmd+i kannst du in ordner bzw. files spotlight kommentare einfügen...

hast du dir journler mal angeschaut?
aber ansonsten kann ich dir im moment keine andere tipps geben, sorry...
 
Habe auch schon überlegt, mir ein Programm zu holen, zB Papers.

Bin aber am Ende der zur Überzeugung gekommen, dass man einfach eine gute Ordnerstruktur in dem Ordner "Dokumente" am Mac haben muss. Dann passt alles.

Auch ich habe eine große Anzahl an Dokumenten aus meiner Uni. Durch meine gute Ordnerstruktur finde ich alles wieder und muss nicht Geld ausgeben, damit ich ein Programm dafür habe.
 
blue apple schrieb:
mit cmd+i kannst du in ordner bzw. files spotlight kommentare einfügen...

hast du dir journler mal angeschaut?
aber ansonsten kann ich dir im moment keine andere tipps geben, sorry...
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Das hat mir ja alles schon ziemlich weiter geholfen von euch :))
Ich arbeite mich jetzt da ein....im Moment glaub ich, dass ich mit einem Wiki und einer gut durchdachten Ordnerstruktur in Kombination mit Boardmitteln wie Kommentaren, Tags und intelligenten Ordnern doch recht weit kommen dürfte.

Frei nach dem Motto "Probieren geht über Studieren" mach ich mich nu mal an die Arbeit ;)
 
Verwirf Evernote nicht. Ich arbeite damit und komme prima zurecht. Und es sind 45$ - das heisst etwas über 30 Euro und das gebe ich gerne jährlich dafür aus, das ich meine Daten quasi immer dabei habe, es auch auf meinem Arbeitsrechern ( leider Windows) benutzen kann und dadurch auch immer gleich ein Backup habe.
 
Wie sieht's denn mittlerweile hinsichtlich der Sync-Möglichkeiten aus? Daran scheitern m.E. die meisten Programme. Mir scheint, dass die Ordner/Finder-Variante in Kombination mit Dropbox immer noch die sinnvollste Variante ist, oder gibt es mittlerweile was "besseres"?
 
Ich benutze fürs office ebenfalls die Finder ordnerstruktur und komme ganz gut zurecht.
 
thetransformer schrieb:
Wie sieht's denn mittlerweile hinsichtlich der Sync-Möglichkeiten aus? Daran scheitern m.E. die meisten Programme. Mir scheint, dass die Ordner/Finder-Variante in Kombination mit Dropbox immer noch die sinnvollste Variante ist, oder gibt es mittlerweile was "besseres"?
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Was und wie willst du denn syncen? Ich benutze ja Evernote und ich synce auf mein iPhone, iPad, Homerechner (Mac) und Arbeitsrechner (Win7). Vollkommen problemlos und schnell.
 
Ich habe mir vor ein paar Wochen iDocument (http://www.icyblaze.com) zugelegt (gibts eine Demo-Version beim Hersteller und auch eine Light-Version im Mac App Store).
Da hat man auch im "Notfall" per Hand Zugriff in die Library-Datei, die dass Programm anlegt.
 
Yoless schrieb:
Was und wie willst du denn syncen? Ich benutze ja Evernote und ich synce auf mein iPhone, iPad, Homerechner (Mac) und Arbeitsrechner (Win7). Vollkommen problemlos und schnell.
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Im Augenblick (seit ein paar Jahren) nutze ich ganz normal den Finder und die Dropbox. Programme wie iDocument (auch um das Prinzip des paperless office zu fördern) habe ich mir immer mal wieder angeschaut, aber eine vernünftige Kombinationsmöglichkeit mit dem iPhone oder MacBook gab es nicht.

Natürlich kann man die Library in die DP legen, aber so viel Platz habe ich nicht. Wenn ich da also bestimmte Dokumente und PDFs auch unterwegs brauche (und dann auch nur hin und wieder und immer mal wieder andere) kann ich nur die Docs aus der Lib. kopieren und in die DB legen. Das ist aber Unsinn, weil es dann eine originale Fassung des Dokumentes gibt (die in der Lib.) und eine neue (die in der DB, mit der gearbeitet wird).

Wenn man dann die "neue" Fassung wieder in die Lib. integrieren will, muss man die "originale" löschen bzw. ersetzen. Und das alles hat null workflow und eignet sich im Tagesgeschäft gar nicht.

Pixelsquid schrieb:
Da hat man auch im "Notfall" per Hand Zugriff in die Library-Datei, die dass Programm anlegt.
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Scheinbar hat sich da also doch was getan - oder wie meinst du das?
 
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