Im Posteingang habe ich nur aktuell eingegangene Mails, die kurzfristig bearbeitet werden, absteigend sortiert nach Eingangsdatum, also die frischesten immer oben. Normalerweise bleibt hier keine Mail länger als ein, zwei Tage drin. Schrott wird direkt gelöscht. Zusätzlich habe ich einen Ordner namens "Zwischenablage", in den ich manuell alle Mails aus dem Ordner "Posteingang" reinziehe, die erst irgendwann demnächst bearbeitet werden müssen.
Daneben gibt es bei mir zahlreiche Archiv-Ordner, in die ich alle Mails reinziehe und archiviere, wenn sie bearbeitet/beantwortet sind und die aus irgendwelchen Gründen aufhebenswert sind (Friends & Family, Firma, Kundenprojekte, Privat, Shopping, Urlaub, ebay usw.). Alle Mails, die ich z.B. von Freunden erhalte und an Freunde schicke, kommen in den Ordner "Friends & Family"; nach Ein- und Ausgang trenne ich nicht, so ist gleich alles chronologisch zusammen (wie immer sortiert nach Eingangsdatum).
Alles, was ich als unwichtig einschätze, wird sofort gelöscht.
Irgendwann - normalerweise nach etwa 2 bis 3 Jahren - werden die älteren Mails bzw. ganze Ordner archiviert (rechter Mausklick auf den Ordner > Archivieren) und dann aus Mail endgültig gelöscht. Die erstellten Archivdateien schiebe ich, soweit (für mich) sinnvoll, in entsprechende Ordner auf der Festplatte. Mails von und an Kunden kommen z.B. in einen Ordner "Archiv Mail-Korrespondenz", der beim entsprechenden Kundenprojekt gespeichert wird.