Screenshots werde ich nicht posten, sonst wandern meine Kundennamen in der Öffentlichkeit rum
Ich habe einen intelligenten Ordner "Wegsortieren", in dem alle Posteingänge und alle "Gesendet" Ordner drin sind. Ziel: So leer wie möglich. Das ist DER zentrale Ordner meiner Mailerei.
Dann einen intelligenten Ordner "Wiedervorlage", da sind alle Entwurfsordner drin und alle "Wiedervorlage" Ordner aus allen Accounts (ich habe in jedem Account einen solchen Ordner). Ziel: Alles, was ich noch fertigschreiben muss oder wo ich noch auf eine Antwort warte kommt da rein.
Dann gibts noch intelligente Ordner für "Heute" und "Gestern", weil man oft auf ne Mail von heute oder gestern zugreift (ich zumindest) ohne die aus irgendwelchen Ordnern fischen zu wollen.
Archive lege ich mir lokal an (ich verwende nur IMAP um auch von unterwegs Zugriff auf Mails zu haben), das letzte archivierte Jahr ist 2005. Hierzu lege ich für jedes noch nicht archivierte Jahr einen intelligenten Ordner an und wenn ein Postfach zu voll wird, packe ich den Inhalt des intelligenten Ordners 2006 in den lokalen Ordner 2006 (als Beispiel), dann kann der intelligente weg. In den lokalen Archivordnern gibt es keine Unterstrukturen dank Spotlight. Wenn durch das Archivieren Ordner (zum Beispiel der Ordner eines Kunden) leer wird, wird er gnadenlos gelöscht und die Nummerierung angepasst. So erreiche ich auch, dass ich nie mehr als 10 Ordner pro Ebene habe (was sonst meine Nummerierungssystematik auch kaputt machen würde
).
In den einzelnen Postfächern sortiere ich hierarchisch. Hierfür haben die Ordner Nummern und Namen. Zum Beispiel:
0_Wiedervorlage
1_ SAP
11_Akquise
12_Kunde_1A
121_Projekt_X
13_Kunde_1B
....
2_Datenschutz
21_Kunde_2A
....
Privat strukturiere ich auch so weit wie möglich, zum Beispiel per:
5_Privat
51_MacUser
511_User_1
512_User_2
...
52_RWForum
....
und in jeden Account gehört:
9_Sonstiges
Regeln verwende ich nicht. Die machen ständig Stress. Mit einer Ausnahme: Die Mails werden (da ich in den intelligenten Ordnern Postfachübergreifend arbeite) je nach Account unterschiedlichen Farben zugewiesen.
Ralf