Ich benutze OmniFocus und bin sehr damit zufrieden. Kommt mir eigentlich auch nicht zu komplex vor - man MUSS ja nicht jedes Feature auch ausführlich nutzen, aber die Kontexte können einfach eine schöne zweite Dimension in der Aufgabensortierung darstellen.
Allerdings ist mein "Umfeld" ein wenig anders als bei dir. Wenn du sagst 20 Projekte am Tag, heißt das du arbeitest häufig tatsächlich eine große Zahl kleiner Projekte innerhalb eines Tages direkt ab, und hast dann noch andere Aufgaben, die länger laufen?
In dem Fall würde ich an deiner Stelle sicherlich nicht für Aufgaben, die teilweise innerhalb von 30 Minuten erledigt sind, auch noch jede einzelne Unteraktion (insbesondere Standardaktionen, die man 20 mal täglich, eben für jedes Projekt gleich, macht) planen, sondern höchstens den Task "Projekt x für Kunde y bis 18 Uhr" erfassen, um nicht die Übersicht zu verlieren.
Den großen Vorteil sehe ich bei längerfristigen Projekten. Alle Aufgaben, die reinkommen, und alle Ideen, die man selber hat oder die man vorgesetzt bekommt, werden sofort eingetragen, damit sie nicht verloren gehen, und dann, wenn Zeit ist, ggf. weiter ausgearbeitet und einsortiert.
Am Anfang (und auch zwischendurch mal) nehme ich mir Zeit, das Projekt ein wenig zu strukturieren, zu überlegen, welche Arbeitspakete mir grob bevorstehen, und was in diesen Arbeitspaketen für wichtige Unteraufgaben vorkommen. Einfach, um einen Überblick zu haben und um nichts zu vergessen. Außerdem hilft es mir, zwischendurch mal einen Schritt zurückzutreten, um auf neue Ideen zu kommen, wie ich besser vorgehen könnte oder was ich noch ausprobieren könnte.
Außerdem kann man schön in einer App wirklich alles sammeln - private Aktivitäten, ob nun "Status der Bestellung prüfen", "Mantel abholen", "Koffer packen", "Reisekostenabrechnungen prüfen" oder "Blumen gießen", ebenso wie berufliche. Und wenn man mal in einer Warteschlange steht und sich langweilt wird das iPhone rausgeholt und die offenen Aufgaben werden überprüft.
Mit Hilfe von Kontexten und der Suchfunktion kann man außerdem, wenn man z.B. im Büro in einer bestimmten Stadt ist oder ein Meeting mit jemand Bestimmten hat, schnell nachschauen, ob es etwas gibt, was man genau an diesem Standort erledigen oder mit genau dieser Person noch besprechen wollte.
Es gibt für OmniFocus ein paar Beispiele, wie verschiedene Leute die App verwenden. Teilweise völlig unterschiedliche Ansätze. Lohnt sich vielleicht, sich das mal anzuschauen.
Zusammenfassend läuft es bei mir ungefähr hierauf hinaus:
Wenn ich selber die Verantwortung für die gesamte Planung etc. insbesondere für langfristige Projekte trage, dann verwende ich OmniFocus für die Erfassung aller Aufgaben, auch wenn ich dann nachträglich aus meinem Notizbuch etwas übernehmen muss.
Wenn ich nur Projekt-Mitarbeiter bin, der irgendein Modul bearbeitet und daneben Aufgaben, die eben gerade anfallen, greife ich der Einfachheit halber meistens auf A4-Notizbuch + Stift zurück. Bei Besprechungen kommen Notizen rein, hinterher bastle ich mir daraus eine analoge ToDo-Liste. Allerdings achte ich da auch auf Ordnung, und nehme mir gerne morgens, wenn es möglich ist, die Zeit, noch mal alle offenen Aufgaben strukturiert zu sammeln und zu planen, in welcher Reihenfolge ist das nun abarbeite.
Insofern bin ich nicht ganz sicher, ob der Grund, dass ich es bei Stift und Papier belasse, nicht ist, dass ich meinen Mac in diesem Umfeld nicht einsetzen kann, sondern mit dem Windows-Notebook arbeiten muss, das mir vorgesetzt wurde.
