Sammelthread DEVONthink

Habt Ihr Empfehlungen, wie man mit Mails am besten umgehen könnte?

Importiert ihr die gesamte Mail Datenbank oder nur einzelne Mails.

Habe dafür noch nicht den richtig Workflow gefunden.
 
Der Workflow eines anderen wird Dir da aber nicht viel bringen.
Es kommt doch drauf an, was DU mit den Mails vorhast.
 
Ich kann sein Problem absolut verstehen ...

Besser ein fremder Workflow als Starthilfe welcher dann abgeändert wird als garkeine Idee bzgl. Beginn.
 
Nunja aber "archiviere doch einfach alle Mails" ist irgendwie ein sinnlos Workflow wenn man ihn nicht GENAU braucht.
Generell würde ich sagen, archiviere die Mails, die Du für archivierenswürdig hälst - aber das ist halt ne Nullaussage.

Es gilt: Erst aufschreiben, was man bezwecken will und dann darauf den Workflow bauen.
Auf Teufel komm raus einen Workflow haben wollen ist doch nicht wirklich zielführend.
 
Es geht nicht darum, einen Stil zu kopieren. Aber man kann sich ja einige Vor- und Nachteile bereits verwendeter Stile anhören.

Ich weiss noch selbst nicht, was ich genau archivieren möchte.

Muss ja aber hier das Rad auch nicht neu erfinden.
 
Ich organisiere meine Mails in lokalen Ordnern in Apple Mail nach Eingang und Ausgang mit je einem Unterordner pro Jahr. Dazu eine Regel, die die Mails älter als zwei Wochen dorthin verschiebt.
Zusätzlich werden sie noch mal mit MailSteward archiviert.

Da DEVONthink bei mir nicht permanent läuft, habe ich mich für Apple Mail entschieden.
 
Mail ist Mail / Archiv ist Archiv.

Kommt in der Mail etwas wichtiges als Anhang (PDF wie Rechnungen oder ähnliches), dann ziehe ich diese Anhänge in diesen Sortierer von DT. Beim nächsten DT-Start sind die Dokumente dann im Eingang und können ganz normal wegsortiert werden.

Ab und an ist die Mail selbst der wichtige Inhalt (Rechnung in Text- oder HTML-Form). Dann drucke ich diese Mail als PDF nach DT um sie so zu archivieren.

ALLE Mail nach DT ist für mich überhaupt nicht zielführend. DT enthält geschäftliche Dokumente und soll nicht mit tonnenweise Kurzzeit-Konversationen, Spam, etc. zugemüllt werden.
 
Es gibt aber auch eine Tastenkombination, so dass du die Mail direkt in DT importieren kannst.

Dann hast du nicht den Umweg mit der PDF, die du dann ja wieder konvertieren musst.
 
Mein Workflow nun:

Mit der Tastenkombi: CTRL, ALT, CMD & M wandert die e-Mail direkt in den Eingang von DT. Anschließend wird die e-Mail in Mail gelöscht. Im Eingang in DT liegt sie als eml Datei vor. Die muss nicht konvertiert werden, da die Suche auch so direkt funktioniert.

Man kann die eml dann auch extern direkt wieder in Mail öffnen, falls man noch antworten möchte etc.

Einzig die Anhänge der Mail sind dann nicht nach Begriffen suchbar. Hier müsste man die Anhänge nochmals explizit in den Eingang des Sorters legen.

Muss nur noch die Tastenkombi ändern (Die o.g. ist als Standard eingestellt).
 
.Mac. schrieb:
Habt Ihr Empfehlungen, wie man mit Mails am besten umgehen könnte?

Importiert ihr die gesamte Mail Datenbank oder nur einzelne Mails.

Habe dafür noch nicht den richtig Workflow gefunden.
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Ich kann dir nur beschreiben, wie ich vorgehe - ob das für dich passt, musst du selbst sehen (es gibt halt keine "übergeordneten" Workflows für DEVONthink):

Eine Mail kommt in Mail.app an oder wird in Mail.app geschrieben. Dort habe nutzte ich die Markierungsfunktion, die Mails werden nach bestimmten Kriterien markiert, z.B. "heute noch noch bearbeiten", "demnächst bearbeiten", "Antwort erwartet", "Archivieren". Das ergibt dann schon mal eine Vorsortierung, man muss ja nicht jede SPAM-Mail nach DEVONthink übergeben. Die Mails durchlaufen auf dem weg zur Markierung "Archivieren" also eine Art Prozess, bei dem schon manches aussortiert wird.

Alles, was in "Archivieren" gelandet ist, wird regelmässig, d.h. bei mir meistens alle 2 Tage per Tastenkombination an DEVONthink übergeben und in Mail.app gelöscht.

In DEVONthink werden diese Mails dann 1. mit Metainformationen versehen und 2. mit einem aussagefähigen Dateinamen versehen (Muster: YYYY-MM-DD Absender > Empfänger Betreff - das mache ich mit einem Script), anschliessend werden sie in die passenden Gruppen einsortiert und teilweise auch in andere referenziert.
 
Danke für die Beschreibung. So ähnlich gehe ich ja auch schon vor. Per Tastenkombi alles was aufgehoben werden sollte, zu DT.
Anhänge ziehe ich in den Sorter.

Aber warum vergibst du Namen in DT. Über die Suche solltest du doch eh alles finden können, wenn du eine bestimmte Mail suchst.
 
.Mac. schrieb:
Aber warum vergibst du Namen in DT. Über die Suche solltest du doch eh alles finden können, wenn du eine bestimmte Mail suchst.
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Das ich die Inhalte per Suchabfrage finden kann, ist schon richtig. Aber erinnere dich an die voreiligen Erwartungen, die manche damals hatten, als Spotlight eingeführt wurde: Da hatten auch einige gedacht, nun müsse man alles nur noch auf einen Haufen werfen und findet die Inhalte dann per Spotlightsuche. Wahrscheinlich haben die meisten ihre Inhalte nie wieder gefunden...

Namen zu vergeben, ermöglicht mir auf einfachste Weise in der Programmoberfläche meinen E-Mai-Ordner zu durchschollen, alle Mails bzw. Nachrichten können nach Datum geordnet werden und so ist eine zeitliche Zuordnung bestimmter Inhalte einfachst möglich. Ein Beispiel ist meine Kundendatenbank - da gibt es einen Ordner "Kommunikation", da fliegen alle Mails, eingescannte Briefe, Telefonnotizen hinein; im Einzelfall werden die Mails dann Projekten zugeordnet und dann dorthin referenziert
 
Hallo,

ich habe aktuell das folgende Problem: Ich scanne Dokumente in DT Office Pro und erhalte dann, wenn ich sie von Scans & Bilder in die Inbox "senden" möchte, die Fehlermeldung "Fehler: Konnte Texterkennung" nicht starten. In der Konsole findet sich dazu der folgende Auszug:

Dec 30 15:48:58 localhost DEVONthink Pro[365]: CoreAnimation: warning, deleted thread with uncommitted CATransaction; set CA_DEBUG_TRANSACTIONS=1 in environment to log backtraces.

Eine Neuinstallation sowohl von DT als auch des Abby Moduls hat nichts eingebracht.

Aha! Wenn ich das aus der Inbox versuche, heißt es, dass die Anzahl der Konvertierungen (OCR) in der Demo limitiert sind. Hmmm.
 
Hallo zusammen,

vielleicht kann mir ja einer von euch auf die Sprünge helfen?
(OSX 10.8.2 und Devonthink Pro Office ist auch aktuell)

Der Sorter hat sich "irgendwie" aufgehängt bzw. an 195 Dokumenten verschluckt.
Wie kann ich reaktivieren, ohne das bei jedem Klick das Fehlerfenster kommt???

http://farm9.staticflickr.com/8077/8325600827_3609bfe37d_b.jpg

Wenn noch Angaben zur Lösung fehlen, einfach melden ...


Update:
In DevonThink, im Verzeichnis Eingang befinden sich 4 Verzeichnisse mit insgesamt
195 Dateien. Beende ich den Sorter, lösche alle Dateien (inkl. Papierkorb), läuft
DevonThink ohne Probleme.
Starte ich den Sorter wieder neu, und lege eine x-beliebige Datei in sein "Postfach",
ist DevonThink 1 min unbrauchbar und der Beachball dreht sich unaufhörlich. Ist die
Zeit verstrichen, habe ich im DevonThink Eingang wieder diese 4 Verzeichnisse mit
den ganzen Dateien!

Jemand einen Tipp für mich ...???
 
Zuletzt bearbeitet:
So ganz ist mir dein Problem nicht klar (leider kann ich das eingebundene Bild auch nicht öffnen). Ich versuche trotzdem mal eine Antwort:

Dei Sorter hat sich aus irgendeinem Grund verschluckt. Die Dateien, die du in den Sorter gezogen hast, solltest du aber immer noch erreichen können. Der Sorter legt Sie im Pfad ~/Library/Application Support/DEVONthink Sorter/ ab. Dort findest du eine Datei "Default.sorter", das ist eine gepackte Datei, die du per Kontextmenü ("Paketinhalt anzeigen") öffnen kannst. Hier solltest du die vom Sorter "verschluckten" Dateien finden und dann auch retten können.

---

Ein hartnäckiges Sorterproblem aber solltest du ggfs. durch ein Neuaufsetzen des Sorters beheben können:

- beende den Sorter in den Programmeinstellungen von DEVONthink

- beende DEVONthink

- gehen in das obige Verzeichnis und ziehe den ganzen Ordner "DEVONthink Sorten" auf den Schreibtisch

- starte DEVONthink und den Sorter neu, der Sorter sollte sich nun neu anlegen (wenn nicht kannst du den noch mal über das Fenstermenü "Zusätzliche Module neu installieren" neu installieren)

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Wenn es aber nur darum geht, dass der Globale Eingang bei jedem Neustart bereits verschobene Objekte neu anzeigt, dann liegt das darin, dass diese Dateien immer noch in obigem Verzeichnispfad herum vagabundieren.

Dann gehst du einfach in den Pfad ~/Library/Application Support/DEVONthink Sorter/Global Inbox und löschst diese Dateien hier "zu Fuss" heraus
 
Hallo bin_ichs?

Danke für deine Hilfe! Jetzt funktioniert es wieder wie es soll :clap:

Unter ~/Library/Application Support/DEVONthink Sorter sind noch diverse Verzeichnisse, voll mit insgesamt
18GB Daten aus alten Importen!
Hierbei handelt es sich um schon zugewiesene PDFs, die nicht mehr im Sorter oder in der globalen Inbox liegen,
sondern schon verteilt in einzelnen Datenbanken. Diese Dokumente haben auch nicht mehr ihren eigentlichen
Namen, sondern wie diese z.B.: 8A42C31F-AB59-4099-856E-F6EF5C1E6E3A.pdf
Für mich sieht das nach Sicherungskopien o.ä. aus, können die gefahrlos auch entsorgt werden (bis auf die Global Inbox)???

Sorter Verzeichnis Kopie.jpg

Update 02.01.2013
Ich habe probeweise das gesamte Verzeichnis (s.o.) auf den Schreibtisch gezogen. Alles funktioniert einwandfrei?!
Könnt ihr bitte bei euch mal nachschauen, ob sich euer DEVONthink Sorter Verzeichnis auch so "zugemüllt" hat?
 
Zuletzt bearbeitet:
iSS schrieb:
Hierbei handelt es sich um schon zugewiesene PDFs, die nicht mehr im Sorter oder in der globalen Inbox liegen,
sondern schon verteilt in einzelnen Datenbanken. Diese Dokumente haben auch nicht mehr ihren eigentlichen
Namen, sondern wie diese z.B.: 8A42C31F-AB59-4099-856E-F6EF5C1E6E3A.pdf
Für mich sieht das nach Sicherungskopien o.ä. aus, können die gefahrlos auch entsorgt werden (bis auf die Global Inbox)???
Zum Vergrößern anklicken....

Diese Dateibezeichnungen resultieren aus den UUIDs der dem Sorter übergebenen Dateien. Du müsstest halt nachschauen, ob die tatsächlich in den Datenbestand deiner DEVONthink-Datenbanken übernommen wurden und nun noch als Rudimente in diesem Verzeichnis vagabundieren (das passiert mitunter, wenn der Sorter oder DEVONthink aus irgendeinem Grund crashed, allerdings sind auch andere Gründe denkbar, auf die ich hier nicht weiter eingehen will). Wenn diese Dateien ohnehin übernommen wurden, kannst du sie getrost löschen.

Mit Sicherungskopien hat das jedenfalls nichts zu tun; und für eine "korrumpierte" Sorten-Datenbank ist es eigentlich normal, dass sich dieses Verzeichnis so präsentiert.

Du könntest selbst die Global Inbox aus diesem Verzeichnis löschen, die legt sich bei einem Neustart von DEVONthink neu an. Manchmal ist das sinnvoll, wenn sie hängen bleibt oder anderweitig Fehler produziert.
 
manueller Duplex beim Scannen in PDF

Habe jetzt nicht alles gelesen, aber anbei eine Lösung zu meinem Problem:

Besitze nur einen Scanner ohne Duplex-Funktion und habe eben im Web ein Apple-Scipt gefunden, welches zwei Scans (Ungerade & Gerade Seiten) in der richtigen Reihenfolge zusammenfügt.
Beim manuellen Scan ergibt es sich ja, dass wenn man die geraden Seiten scannt, diese in der falschen Reihenfolge gespeichert werden und somit nicht einfach wieder mit dem anderen Dokument vereint werden können.

https://dl.dropbox.com/u/6988859/PDF Duplex Merge.zip

Vorgehensweise:
1. Ungerade Seiten scannen und speichern (Bsp.: 1.pdf)
2. Stapel wenden
3. Gerade Seiten scannen und speichern (Bsp.: 2.pdf)
4. Programm/Arbeitsablauf öffnen und den Anweisungen folgen

Im Script selbst sind 3 Ordner definiert, welche hier meine Vorgehensweise widerspiegeln. Diese können natürlich an die eigenen Gegebenheiten angepasst werden.

Hoffe ich konnte dem ein oder anderen ohne Duplex-Scanner helfen.

Gruß,
Danny
 
Kann man in Vorschau nicht einfach die beiden Dokumente zusammenziehen?
 
Von Hand ja, jede Seite einzeln. Bei größeren Dokumenten macht man das nicht mehr sehr oft.
 
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