1. Was ist 32GB groß?
~/Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/Office 2011 Identities/name_der_identität/Database oder
~/Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/Office 2011 Identities/name_der_identität/Data Records/ ?
Dass die Database (wie du geschrieben hast) einen solchen Umfang habe, erscheint mir unplausibel.
2. Um die in Verwendung befindliche Identität zu komprimieren (und zu reparieren) ist das Datenbankhilfsprogramm da.
Dabei werden als gelöscht markierte, etwa aus dem Papierkorb 'entleerte' Elemente tatsächlich entfernt, bzw. in der ./Database bzw den ./Data Records/ der reparierten, faktisch neu angelegten Identität nicht mehr neu eingetragen.
Aufpassen 1: Bei dem Vorgang wird unter altem Namen eine neue Identität in ./Office 2011 Identities/ angelegt, die 'alte' bleibt umbenannt als 'Sicherungskopie von …' erhalten; muss nach Überprüfen des Erfolgs der Reparatur also von Hand aus dem Finder gelöscht werden.
Aufpassen 2: Da Outlook2011 (wie auch Mail) eine einzeldateibasierende Verwaltung hat, ist die Kompressionswirkung geringer als etwa bei Entourage2008, das seinerzeit noch alles in eine monolithische Datenbank-Datei gepackt hatte und aus der die Kompression noch gründlich die Luft rauslassen konnte; bei Outlook2011 gibt's nicht mehr viel Luft rauszulassen.
3. Die Dateigröße kann leider nur indirekt im Finder ermittelt werden, und das nur für die einzelnen Objekttypen, also deren Unterordnern in ./Data Records/, nicht für die Postfächer in der Outlook-Navigationsleiste.
4. Wie viele ausgegraute Optionen sind wohl auch die Eigenschaften ExchangeServer-Funktionen.
5. Es gibt keine Archivfunktion der Art: alle Emails von Datum A bis Datum B in eine Archivdatei zu verfrachten. Der Export als 'Outlook-Archiv' (.olm) exportiert nur alles des gewählten Objekttyps.
6. Behelfsmäßig kannst du Emails (einzelne Emails, keine Ordner mit Emails) des betreffenden Zeitraums in einen lokalen Ordner verschieben (einen echten Ordner, keinen 'intelligenten'), diesen lokalen Ordner per Drag&Drop aus der Navigationsleiste auf den Schreibtisch ziehen, die so entstandene MBOX extern sichern, dann den lokalen Ordner und die Original-Emails wieder löschen.
Aufpassen: Zur Ansicht derer Inhalte in Outlook, kann diese MBOX nur am Stück in Outlook importiert werden. Für ein flüchtiges reinkucken in die MBOX bedarf es externer Tools.