outlook 2011 mac ordner grösse anzeigen und database verkleinern

[TonicWater]

hi

meine outlook 2011 databse ist mittlerweile fast 32GB gross. würde diese gerne verringern. aber ich habe bisher noch nicht gesehen wie an z.b. grosse und alte emails in eine andere datenbank schieben kann. auch weiss ich nicht wie man die grösse von ordnern in outlook 2011 anzeigen kann. Bei mir ist im menü Datei>Ordner>Eigenschaften... immer grau unterlegt.

gibt es vll tools dafür?

danke für tipps.

lg tonic

 

[fa66]

1. Was ist 32GB groß?
~/Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/Office 2011 Identities/name_der_identität/Database oder
~/Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/Office 2011 Identities/name_der_identität/Data Records/ ?

Dass die Database (wie du geschrieben hast) einen solchen Umfang habe, erscheint mir unplausibel.

2. Um die in Verwendung befindliche Identität zu komprimieren (und zu reparieren) ist das Datenbankhilfsprogramm da.

Dabei werden als gelöscht markierte, etwa aus dem Papierkorb 'entleerte' Elemente tatsächlich entfernt, bzw. in der ./Database bzw den ./Data Records/ der reparierten, faktisch neu angelegten Identität nicht mehr neu eingetragen.

Aufpassen 1: Bei dem Vorgang wird unter altem Namen eine neue Identität in ./Office 2011 Identities/ angelegt, die 'alte' bleibt umbenannt als 'Sicherungskopie von …' erhalten; muss nach Überprüfen des Erfolgs der Reparatur also von Hand aus dem Finder gelöscht werden.

Aufpassen 2: Da Outlook2011 (wie auch Mail) eine einzeldateibasierende Verwaltung hat, ist die Kompressionswirkung geringer als etwa bei Entourage2008, das seinerzeit noch alles in eine monolithische Datenbank-Datei gepackt hatte und aus der die Kompression noch gründlich die Luft rauslassen konnte; bei Outlook2011 gibt's nicht mehr viel Luft rauszulassen.

3. Die Dateigröße kann leider nur indirekt im Finder ermittelt werden, und das nur für die einzelnen Objekttypen, also deren Unterordnern in ./Data Records/, nicht für die Postfächer in der Outlook-Navigationsleiste.

4. Wie viele ausgegraute Optionen sind wohl auch die Eigenschaften ExchangeServer-Funktionen.

5. Es gibt keine Archivfunktion der Art: alle Emails von Datum A bis Datum B in eine Archivdatei zu verfrachten. Der Export als 'Outlook-Archiv' (.olm) exportiert nur alles des gewählten Objekttyps.

6. Behelfsmäßig kannst du Emails (einzelne Emails, keine Ordner mit Emails) des betreffenden Zeitraums in einen lokalen Ordner verschieben (einen echten Ordner, keinen 'intelligenten'), diesen lokalen Ordner per Drag&Drop aus der Navigationsleiste auf den Schreibtisch ziehen, die so entstandene MBOX extern sichern, dann den lokalen Ordner und die Original-Emails wieder löschen.

Aufpassen: Zur Ansicht derer Inhalte in Outlook, kann diese MBOX nur am Stück in Outlook importiert werden. Für ein flüchtiges reinkucken in die MBOX bedarf es externer Tools.

 

[TonicWater]

danke. das ist hilfreich.

In der tat ist die "database" datei nur 367MB gross. Der "Data Records" ordner ist nach dem ich einige emails gelöscht habe nun 28GB gross und da vor allem die unterordner "Message Sources" (20GB), "Message Attachments" (7GB) und "Messages" (1GB).

Welches Programm meinst Du mit "Datenbankhilfsprogramm"? Ich habe nur das "Database Utillty" wo ich neue Identiditäten erstellen kann bzw die main idendity neu anlegen kann. das habe ich bereits getan "main identity erstellt".

Das mit dem manuellen exportieren / auf dem schreibtisch ziehen einzelner lokalen ordner finde ich interessant. mit lokalen ordner meinst du wahrscheinlich alle ordner unter "auf meinem computer" oder? dazu würde ich halt gerne sehen welcher dieser ordner den meisten speicherplatz frisst.

Was hälst Du eigentlich von tools wie http://www.softhing.com/oeax.html ?

gruss, tonic

 

[fa66]

… Welches Programm meinst Du mit "Datenbankhilfsprogramm"? Ich habe nur das "Database Utillty" wo ich neue Identiditäten erstellen kann bzw die main idendity neu anlegen kann.

Genau dieses.
/Programme/Microsoft Office 2011/Office/Microsoft Database Utility.app, das geöffnet in der deutschen Version Datenbankhilfsprogramm hieß (oben links in der Menüleiste des Programms). Dass es jetzt auch in der deutschen MSO-Variante englisch bezeichnet ist, wird wohl einem der letzten Updates geschuldet sein.

… mit lokalen ordner meinst du wahrscheinlich alle ordner unter "auf meinem computer" oder?

Ja.

… dazu würde ich halt gerne sehen welcher dieser ordner den meisten speicherplatz frisst.

Das geht leider erst anhand der Größe der MBOX-Datei nach deren D&D-Export.

… Was hälst Du eigentlich von tools wie http://www.softhing.com/oeax.html ?

Es sieht vielversprechend aus; da ich aber selber keine solchen Programme nutze, kann ich deren Qualität nicht einschätzen.

 

[TKL]

… wie @fa66 schon schrieb, gibt es in Outlook für Mac 2011 keine Funktion zum Archivieren. Neben dem Export im .olm-Format, gibt es zwar noch die Möglichkeit Nachrichten per Drag & Drop als .eml-Dateien in einen Finder-Ordner zu kopieren, aber das eben auch nur in Handarbeit.

Ich kenne nur zwei Programme, die bei der Archivierung direkt auf Outlook zugreifen, das bereits erwähnte Outlook Email Archive X und EagleFiler.

OEAX ist auf E-Mail-Archivierung spezialisiert und bietet einige interessante Optionen wie z. B. nur die Anhänge der Nachrichten zu sichern (die ja in der Regel den Löwenanteil des Speicherplatzes verbrauchen); ich hatte früher mal das Pendant "Entourage Email Archive X" verwendet und mir gefielen die Bedienung und der Export-Vorgang selbst, wenn ich aber später mal was nachschauen wollte, war mir die Suche im Finder (die Nachrichten landen in einer speziellen Ordnerstruktur) zu umständlich.​

EagleFiler hingegen ist ein "Alles-Könner" und kann (fast) alles verarbeiten, nicht nur E-Mails; außerdem landen die Nachrichten zwar auch im Finder, aber in einer Library-Struktur, die sich auch vom EagleFiler selbst komfortabel verwalten läßt.​

Alle anderen Archivierungslösungen, wie z.B. "Mail Archiver X for Mac" oder "MailSteward", erfordern meines Wissens ein vorheriges Exportieren der Nachrichten aus Outlook (so daß sie gegenüber der rein manuellen Vorgehensweise kaum Komfort und Zeitersparnis bieten).