Meine Pimp-Tipps für apple-mail (und Kontakte)

asta la vista?

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Oki, hab n weilchen gebraucht mich mit apple-mail anzufreunden, musste dutzende Stolpersteine beiseite schaffen, Fallgruppen umlaufen, mehrmals nicht nur über den Tellerand sondern unter der Tischdecke nachschauen und vor allem die Kompetenz so einiger "macuser.de" anzapfen...

Fazit:
Intuitiv ist definitiv anders und "Luxus" komplette Fehlanzeige - aber auch mit apple-mail kann man halbwegs seinen Firmen-Verkehr bewerkstelligen.

Meine Tipps richten sich vornehmlich an Leute die ne Art "Office" damit betreiben wollen, also nix buntes, lautes.. sondern ein schnödes, graues, aber zuverlässiges Arbeitspferd suchen.
(Wenn ich in Zukunft Mail/Kontakte sage, meine ich die OSX-nativen Apps)

1. Zusammenspiel

Mail und Kontakte sind leider getrennte Apps, obzwar jedes allein bestenfalls ein 10tel Wert ist.
Eigentlich sollte Apple da schleunigst nachbessern und beide (vielleicht sogar noch mit Kalender, Erinnerungen / Maps...) in eine "universelle" GUI pressen, die nahtlos ineinander greift.
Solange das nicht der Fall kann man sich n Automator-Script basteln, das bei Aufruf der einen App auch gleichzeitig den Bruder öffnet.

2. Pflege deine Kontakte!

Weise allen Nutzern (aus bestimmten "Kategorien") ein eindeutiges Akronym (vielleicht mit Sonderzeichen wie bspw. # versehen) als "Präfix" zu.
(Ich nutze diese Präfixe bspw. für Produkt-Zuordnungen... besitzt ein Kunde mehrer meiner Produkte, steht das ganz MU und erst dann werden die einzelnen Produkte als Akronym gelistet....)

Nutze NIE oder IMMER das Feld "Nachname". Bei hü mal hott erhältst du niemals ne korrekte alphabetische Auflistung. Also entscheide dich IMMER oder NIE!

Häng hinter den eigentlichen Namen (plus Präfix) in Klammern andere relevante Infos dran, bspw. Land/Stadt/spezifische Infos (nörgelt immer / spricht gern breiten Dialekt....) Such dir auch dafür irgendwelche Kürzels (überleg ruhig ne Weile, aber falls einmal gefunden - weiche nie wieder davon ab!)

Je nach Kundenstamm ist dergleichen sicher nicht zwischen Mittag und Vesper erledigt. Insbesondere nicht, wenn du schon ein Sammelsurium an alten, hingerotzten Einträgen hast und dir nötige Daten erstmal mühselig aus dem alten email-Verkehr kristallisieren musst.


Nutze "intelligente Ordner".
Im Idealfall aber erst nachdem du händisch alle Kontakte optimiert hast. Jetzt kannst du bspw. alle Norweger (NW#) in einen intelligenten Ordner packen und aus diesem alle Nörgler (MSP für Misanthrop) in einen weiteren Ordner für Nörgler aus Norwegen packen....

Klingt nach viel Arbeit, ist es leider auch, insbesondere da man die Einträge nicht per Doppelklick editieren kann sondern immer ganz unten auf "Bearbeiten" klicken muss.. nix, aber auch so gar nix in einem Batch-Rutsch erledigt werden klann... also alles händisch, isoliert... nerv!
Deshalb nochmal die Empfehlung: Wenn du eh schon einen neuen Kontakt "einhackst", dann nimm dir die 5 Sekunden extra und mach es von Anfang an richtig, das erspart Doppel-Arbeit*

3. Mail (Markierungen), die erste!

Mail bietet "Markierungen". 7 Stück an der Zahl, aus der Box nach Farben benannt.
Aber Rechtsklick / Umbenennen und schwupps hast du sinnigere Kategorieren als Rot, Blau, Grün...

Auch hier empfehle ich vor dem blinden Aktionismus erstmal kurz zu meditieren und Kategorien zu finden, die dich ein paar Jahre begleiten werden.
Ich hab zB 2 ganz wichtige Kategorien: Vorlagen und TEMP.

*In TEMP fliessen erstmal alle Neukunden rein, wo ich noch nicht die Musse hatte, die Daten korrekt in Kontakte einzupflegen. Am Wochenende oder nen faulen Nachmittag wo ich eh nie kreativ denken kann, aber noch genug Power für dergleichen Nerv habe, mache ich mich dann ran.

Vorlagen halte ich ebenfalls für äusserst arbeits-erleichternd! Hier habe ich n Haufen Standard-Mails (inklusive Betreff, alle Links, Netto-Text, Formatierungen....) die ich zuvor erstellt, dann "geschlossen" aber nicht abgesendet habe und dann in Entwürfe gespeichert und dort mit meinen Vorlagen-Tag versehen habe.
Die Reihenfolge ist essentiell und vor allem darf das Template NICHT bereits abgeschickt worden sein. Nur "Entwürfe" lassen sich später editieren.... abschicken und verbleiben trotzdem zur späteren Weiterverwendung als "Ur-Vorlage" im Entwürfe- / Tag-Ordner.

4. Blindflug

Das BCC_Feld dürfte wohl im Kundenverkehr eines der meistbenutzten Areale sein.
Und hier kommt endlich unsere mühsam erstellte Kontakt-Basis ins Spiel.
Doch zuvor brauchen wir ne Mail. Zu 80% tuts ne Vorlage? Sehr schön, also Vorlage angeklickt, dann "neue Mail erstellen", den Text, die Links... gegebenenfalls editieren.

Jetzt endlich zu Kontakten, denn an wen soll diese konkrete Mail alles gehen?
Ahja, an alle norwegischen Misanthropen und Erbsenzähler. Und nur an die, nicht an die großteils freundlichen Norweger! Wie praktisch das ich explizit dafür einen intelligenten Ordner habe. Einfach diesen intelligenten Ordner von Kontakte ins BCC-Feld ziehen und schon werden alle 17 Miesepeter in Oslo und Umgebung relativ "persönlich" angesprochen.
D
ie gleiche Vorlage erneut aufrufen, den Text entsprechend modifizieren und diesmal alle 122 freundlichen Norweger ins BCC ziehen. Voila, 2mal fast die gleiche Mail, nur etwas zielgruppen-zugeschnittener, in sagen wir 5 Minuten "verfasst" und verschickt!


5. Signaturen

Du kannst dir Dutzendweise-Signaturen Vorlagen erstellen und auch verschiedenen Konten zuordnen.
Allerdings ist das alles andere als intuitiv, oft musst du mail neu starten, du siehst nicht wirklich (on the fly) was welchem Konto zugeordnet ist, etc...
Da hilft nur Try and Error und Neustart, ich hab da noch keine Logik (on the fly) erkennen können.
Hast du aber einmal gute Signatur-Zuordnung(en) für deine Konten, lass es so! Späteres editieren (neue Signaturen) und das Spiel beginnt erneut.


6. Diverses
Ich empfehle wenigstens 3 Firmen-Emails, die auch AUSSCHLIESSLICH dafür genutzt werden.
Ganz wichtig und das rigideste, sauberste Konto von allen sollte dein Neukunden/Bankverbindungen... Konto sein: In diesem Top-Konto laufen bei mir nur Erstkontakte /neue Einkäufe / meine paypal... etc. rein.
Ansonsten ist es still. Hier wird auch niemals von mir geantwortet, das ist ein reines Einbahn-Strasse-Archiv. Und auf keinen Fall wird hier irgendwas "automatisch" gelöscht, im Gegenteil sichere ich dieses Konto jeden Monat: Im Zweifel finde ich hier immer, wer was wann gekauft hat.... relativ schnell-

Mein 2tes Firmen-Konto ist für "Lieferung" und ebenfalls ausschliesslich dafür. (Ich verticke eigene Apps, exklusiv als Download, aber das Muster lässt sich sicher auf echte Lieferungen adaptieren).
Auch dieses Konto ist relativ sauber, es dient ausnahmslos den Lieferungen!
(Auch hier lasse ich nichts löschen und backuppe es).

Mein 3tes Firmenkonto ist relativ offen: Newsletter, Kundenanfragen, Smalltalk...etc.
Also reines Firmen-Tohuwabohu, hin und wieder markier ich was, aber idR lass ich alte Mails automatisch löschen.

BTW: ich empfehle entweder gmail oder noch besser echte Bezahl-Konten, gmx und co spamt leider alles voll, egal wie oft du ihren Krempel als "unerwünschte Werbung" markierst.
Das einzige das ich von GMX bspw. benötige its der Spam-Report (hin und wieder verirren sich "Netto-Mails" leider dort, da ist diese Info echt nötig.
Aber GMX-Info, GMX-empfiehlt, GMX-Totensonntag, GMX-Sonderangebot... und tausend weitere Derivate, da kommt MAIL leider nicht hinterher!
Gmail ist da weitaus entspannter, da kommen pro Monat höchstens 2,3 Werbungen.

---------------

Ich hab sicher einiges vergessen, ich häng auch immer noch auf capitano und es ist sicher nicht der Weisheit letzter Schluss - falls also irgendwer pfiffigere Ideen hat, nur zu!
Das ganze ist ein Vorschlag-Sammelbecken, keine verbindliche Pfadfinder-Regel!
 

SwissBigTwin

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Ähem... Warum diese Tipps? :noplan:

Punkt 1. Quatsch... Kontakte und Mail sind Basic Apps und ganz gut so, wie sie sind. Reicht es nicht, kauf dir Outlook oder z.B. Daylight

Punkt 2. Das ist ja wohl eine grausame Bastelei, was nichts mit einem Unternehmen zu tun hat.

Punkt 3. Temp und Vorlagen? Naja, wenn dir das reicht.

Punkt 4. Siehe Punkt 2

Punkt 5. Habe keine Probleme mit Signaturen

Punkt 6. Nur 3 email Adressen? Einmannfirma? Ok... aber Gmail, GMX, etc. für eine Firma? Da würd ich nicht mal einen Bleistift kaufen wenn die nicht mal eine Emailadresse haben mit eigener Domain.

Aber mal ehrlich... so ganz ernst gemeint ist das alles nicht wirklich... oder? ;) Prost :D
 
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asta la vista?

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Aber mal ehrlich... so ganz ernst gemeint ist das alles nicht wirklich... oder? ;) Prost :D

Nun du Profi, ich tatsächlich ein Mann-Firma (= kein Geld, keine Lust auf Outlook).
Aber wenn dergleichen mit Outlook (oder gar Bord-Mitteln) tatsächlich entschieden einfacher & bequemer geht, zeck mich bitte an!
Keine Ironie: ich bin da ganz Ohr!

Auf jeden Fall ein Prosit zu...eähhh...rüüüüügggck, hicks;-)
 

tocotronaut

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Mir reicht der Posteingang und ein Archiv.
Alles was ich aktuell nicht mehr brauche aber noch nicht löschen möchte schmeiss ich ins Archiv.

Kontakte Pflegen ist kein tipp sondern eine Grundregel - und das völlig unabhängig vom verwendeten Programm.

ansonsten ist es schön mal nicht nur von problemen zu lesen.
 

fa66

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Nutze NIE oder IMMER das Feld "Nachname". Bei hü mal hott erhältst du niemals ne korrekte alphabetische Auflistung.
Ja nu, sicher. Nachnamen ins Feld »Nachname«.

Solange du aber keine isländischen Kontakte hast, die nichts haben, was in das Feld »Nachname« eingetragen werden könnte, sollten sich Probleme damit in Grenzen halten.

EDIT: Eher mag sich der Sortierfetischist darüber beklagen, dass Adressbuch/Kontakte (zumindest bei de_DE-Systemeinstellungen) nach Wörterbuch sortiert und nicht nach Telefonbuch, wie an der Einordnung von Schreibvarianten von Möller und Müller zu sehen ist:

Adressbuchsortierung.jpg
 
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asta la vista?

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Ja nu, sicher. Nachnamen ins Feld »Nachname«.

Solange du aber keine isländischen Kontakte hast, die nichts haben, was in das Feld »Nachname« eingetragen werden könnte, sollten sich Probleme damit in Grenzen halten.

Nee, nicht wirklich, zumindest wenn du ne alphabetische Auflistung erwartest: Also entweder / oder, je nach Gusto aber niemals "gemixt", dann plauzt leider alles munter durcheinander!
Man kann "Nachname" natürlich als Platzhalter für "Kategorien" "missbrauchen" aber auch hier sollte man konsequent bleiben. Mal so, mal so... das bringt nur Chaos (ähnlich wie ne isolierte #9 NACH #145 gelistet wird... da hilft auch nur 009 um die Ordnung einzuhalten...)

@tocotronaut:
Jo, hasst recht, alles was man (beizeiten) nicht ordentlich erledigt, rächt sich früher oder später mit (zumindest) Mehraufwand!
Aber ich bin jung, ich liebe die Gefahr, und was wisst ihr schon...:)
 

fa66

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aber niemals "gemixt", dann plauzt leider alles munter durcheinander!
Ja sicher, das ist dann ja auch zu erwarten; aber für die Datenpflege bist doch du zuständig.

Woran sollte sich die Anwendung denn orientieren?
Du kannst vorgeben, nach »Nachname« sortieren zu lassen. Damit ist aber nicht der Nachname der Person gemeint, sondern derjenige Inhalt, der im Feld »Nachname« drinsteht.

Man kann "Nachname" natürlich als Platzhalter für "Kategorien" "missbrauchen" …
Ja, man kann. Missbrauchen sollte man das Feld »Nachname« aber idealerweise nur für éine Kategorie: für die Kategorie vom Typ »Nachname«

ähnlich wie ne isolierte #9 NACH #145 gelistet wird... da hilft auch nur 009 um die Ordnung einzuhalten.
Erneut: Ja sicher. #9 steht ja auch alfabetisch nach #145. Leerzeichen und Wortgrenze haben schließlich die höchsten Sortierwerte. (Der Finder sortiert demgegenüber numerisch.)

EDIT: https://de.wikipedia.org/wiki/Alphabetische_Sortierung
 
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asta la vista?

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ABERABARABER, was mir JUST gerade auffällt und mich ehrlich besorgt:

Ich hab mal testweise ein paar BCC von nem GMAIL-Konto abgeschickt, ausnahmslos an "andere" Adressen von mir selbst (selber Rechner).
Funzt wie erwartet sehr gut! ABER: Zum einen werden die Antworten in nem Sammelbecken (beim Ur-Sprungs-Absender) basierend auf der UR-Mail zusammengefasst, egal woher sie kommen. Das isst schonmal nicht, was ich erwarte: Wenn ich ne BCC verfasse dann möchte potentielle Rück-Antworten auch als autarke "Einheiten" bekommen, und nicht als Eintopf!

Viel erschreckender ist aber, das scheinbar jeder BCC früher oder später allen weiteren Verkehr im Klartext mitlesen kann!

Beispiel:
Ich schicke von Konto X ne BLINDMAIL an ABCDEF...
ABCDEF... sehen natürlich nur sich als Empfänger. So weit so gut.

Jetzt antwortet aber bspw. C und F. Zum einen hab ich beide Antworten im Sammelbecken. Das nervt schon.
Aber noch gravierender:
Jeder andere der die UR-BCC hat, bekommt nun auch einen Klartext-Mitschnitt von C und F und mir!

Das ist ungeheuerlich und ich kann mich nicht erinnern das gmx, dergleichen veranstaltet. Wann möchte ich jemals irgendwelche "Secrets" von Verschwiegenheit auf Megafon ungefragt umswitchen, wo gibts denn sowas?

Scheisse, ich lass das jetzt mal hier stehen, mach aber nochmal n Extra-Fred auf... das verwirrt, erschreckt, ängstigt, nervt, wüted... mich gerade, bin momentan noch völlig perplex!!!!!
 

agrajag

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Vorweg: ich benutze MailMate, aber mit dem Mail-Plugin MailTags dürfte das auch in etwa machbar sein.

Ich benutze gerne Tags, welche auf IMAP-Keywords abgebildet werden, wie z.B. important, inprogress, tobeanswered oder waitingonreply. Desweiteren lasse ich den geflaggt-Status (IMAP-Keyword \Flagged) auf den Tag flagged abbilden. Ich hab einen intelligenten Ordner "Tags", der automatisch Unterordner nach den Tags generiert.

Desweiteren hab ich einen intelligenten Ordner, der mir die zuletzt geöffneten Mails listet. Er generiert außerdem Unterordner nach der Quelle der jeweiligen zuletzt engesehenen Mail.

Ebenso verfahre ich mit Mailinglisten. Der intelligente Ordner erzeugt Unterordner nach der List-Id. Mein Archiv-Ordner erzeugt Unterordner nach Jahrgängen.

Ich erledige alles mit intelligenten Ordnern. Auf keinem der Clients laufen Regeln. Das erledigt alles der Server, incl. automatisches löschen aller Spams und gelöschten Mails älter als 30 Tage.

Tags oder besser die IMAP-Keywords werden über den Server synchronisiert. Leider gibt es keine Mobile Clients, die Keywords unterstützten (weder unter iOS noch unter Android). Desweiteren unterstützt Exchange keine User-defined-Keywords. Und viele der billig-IMAP-Dienste haben irgendein Limit für die Anzahl der möglichen Keywords.

Tags sind ein sehr mächtiges Werkzeug, dem man ruhig mal eine Chance geben sollte.
 

asta la vista?

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@agrajag:
Beeindruckend! Wuff!!!
Lässt schon Mundsekrete fliessen. Anderseits klingt´s nach einigen Investitionen. Zum einen monetär, zum anderen aber auch nach einigem an Hirnschmalz/Arbeitszeit.
Hm, ich denke nicht, dass sich dergleichen für mich amortisiert (<1000 Kunden), aber wer weiss... Ich hör dir jedenfalls gerne zu, vielen Dank!

Momentan hat aber die GMAIL/BCC-Frage mein Hirn zu 80% okkupiert.
 

agrajag

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Naja, eine gewisse Anfangsinvestition ist es, zugegeben. Aber was sind schon 50€ (MailMate) bzw. 30€ (MailTags) für die zu erwartene Zeitersparnis (sofern man es auch tatsächlich nutzen kann)? Ich hab mir MM sogar für hauptsächlich privat und nur sekundär für den Job gekauft. "Und wenn du’s tust, dann tu es cool." (Jules, Pulp Fiction) :)
 

fa66

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Jeder andere der die UR-BCC hat, bekommt nun auch einen Klartext-Mitschnitt von C und F und mir!

Für das Verwerfen der einzelnen Mitempfänger-Adressen nach deinem Senden bzw. beim Weitersenden durch den von dir verwendeten SMTP ist ebenjener SMTP zuständig.
Nur falls der SMTP die Emailadressen nicht rausstreicht, könnten C und F in den Besitz der Adressen der anderen BCC-Empfänger gelangen und dann etwa beim Antworten »an alle« an mehr als nur dich zurücksenden.
 

agrajag

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Wenn man Gmail nutzen mag… Und wenn man einen Web-Client nutzen mag…
 

Olivetti

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klar muss man das mögen. mittlerweile nutze ich mail praktisch nur noch auf dem smartphone und mit google inbox habe ich auch alles wichtige sofort im blick oder auf wiedervorlage und der eingang ist immer gleich aufgeräumt.

@fa66
also bei mir funktioniert BCC mit gmail völlig korrekt. die anderen mailadressen sind nirgends zu sehen. evtl. liegt das an apple mail, wenn er das an sich selbst schickt.
 

fa66

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Zum einen werden die Antworten in nem Sammelbecken (beim Ur-Sprungs-Absender) basierend auf der UR-Mail zusammengefasst, egal woher sie kommen.
Ich hoffe, ich verstehe dich hier richtig:

Im recht alten Mail-4.6 (MacOSX-10.6.8) habe ich ein aufklappbares Postfach Eingang, in dem für jedes Konto ein eigenes Unterpostfach mit dem Namen des Kontos erscheint. Neu empfangene Emails erscheinen emailkontoweise innerhalb jener Eingangsunterpostfächer.

Sollte sich das in neueren Mail-Versionen geändert haben (wobei sich das Verhalten damit demjenigen in Outlook angenähert hätte), hülfe zum Verteilen der Emails nach kontoweisem Eingang nur das Anlegen intelligenter Ordner (Filtern nach Konto) oder lokaler Ordner (Regeln zum Verschieben der Eingänge nach Zielkonto oder deinen Emailadressen o.ä.).
 

fa66

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also bei mir funktioniert BCC mit gmail völlig korrekt. die anderen mailadressen sind nirgends zu sehen.
Eigentlich wie zu erwarten.

Da müsste der Problemhaber mal den Quelltext bzw. den Header der EML-Datei durchforsten:

— Einmal wäre der Inhalt etwa beim Speichern (und vor dem Senden) der Email unter Entwürfe zu prüfen,
— dann die Email nach dem Senden im Gesendet-Postfach,
— zuletzt das empfangene Ergebnis im Eingang-Postfach (bei jenen Test-BCC-Emails an verschiedene eigene Adressen, bzw. etwaige Antworten echter anderer Empfänger)

Und das bei POP- (lokale Ablage) und IMAP-Arbeitsumgebung (auf dem Server des/der Dienstleister(s)) getrennt.
Fragestellung: Wo gibt’s da an welcher Stelle in welcher Weise noch Hinweise auf Mitempfänger?
 

Olivetti

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prüfen müsstest du eigentlich nur beim empfänger, ob noch andere adressen drin sind.
bei gmail gibt's kein POP (dort ist alles gIMAP) und die fragestellung richtet sich an den TS oder an mich?
 

fa66

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und die fragestellung richtet sich an den TS oder an mich?
Eigenzitat:
Da müsste der Problemhaber mal…

prüfen müsstest du eigentlich nur beim empfänger, ob noch andere adressen drin sind.
Ja schon. Leider kommt man aber an die Emailquelltexte, wie sie sich bei »anderen« Empfängern auf deren Rechnern zeigen, nicht sicher ran. Bleiben die BCC-Testemails an Konten von sich selbst.
 

Olivetti

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Eigenzitat: hab ich wohl übersehen. :p
---
an meine eigenen mailadressen komme ich ja ran (und ich habe so einige) und kann die kompletten header sehen (auch direkt im mailserver) und da ist nix, was auffällig wäre. :noplan:
evtl. schickt er die mail auch an seine eigene adresse (sozusagen loopback), da kriegst du dann die BCCs angezeigt.
evtl. verstehe ich aber auch die problemstellung nicht wirklich.
 
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