Gecsannte Dokumente (speziell Rechnungen) verwalten?

indivisualist

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Da ich meinen Papierberg entrümpeln möchte und mir sowieso in den nächsten Tagen einen Scanner anschaffe, habe ich mir gedacht, man könnte doch einfach die alten Dokumente digitalisieren, bevor man sie verbannt... :)
Dann brauche ich aber eine Software, die PDFs verwalten kann. Alles nur in Ordner auf der Festplatte speichern würde wahrscheinlich etwas chaotisch werden... ich muss irgendwie ein paar Notizen zum gescannten Dokument angeben können, um das ganze durchsuchbar zu machen.

Folgende Programme habe ich schon mehr oder weniger zufällig gefunden:

Kennt ihr noch weitere Programme, oder kann jemand etwas zu den oben genannten sagen?
 

tridion

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DEVONthink ist ein Klassiker - trotzdem mag ich das nicht sehr. Ich habe mich ertappt, dann doch die Dokumente dort nicht abzulegen. ;)

Yep habe ich mir grad mal angesehen. Das würde mir eigentlich gefallen. Das einzige Problem sehe ich darin, daß nicht garantiert ist, ob die Software auch für neue OSX-Systeme weiterentwickelt wird. D.h. irgendwann hat man, wie bei iPhoto, einen Haufen Dokumente in Yep-eigene Ordner verschachtelt, die man dann nicht mehr so leicht rausholen und neu gliedern kann.

Ich verlasse mich daher nicht auf solche Programme und habe mein eigenes Ordnersystem. Briefe - Rechnungen - Honorarnoten - Infos über ... (gegliedert) usw.
 

indivisualist

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Hmm, ich werd mir wohl mal alle angucken. :)

Das mit der Zukunftssicherheit ist natürlich ein Argument, allerdings habe ich keine Ahnung, wie ich das ganze sinnvoll mit Ordnern sortieren könnte - siehe weiter oben, ich will mein Zeug ja auch wiederfinden.
 

ktmtoto

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Dokumentenmanagement

Hallo,

interessanter Thread. Ich habe eine ähnliche Aufgabenstellung und seit vielen Jahren das (Windows-) Programm PaperPort im Einsatz. Gibts leider nicht für Mac. Ein Äquivalent unter OSX suche ich sehr dringend.

Also, PaperPort kann folgendes:

Ich scanne alle wichtigen Dokumente in PaperPort, Ablage erfolgt z.B. als PDF (konfigurierbar). Die Dokumente werden dann auf Wunsch automatisch per integrierter OCR Volltext-indiziert. Zusätzlich kann man beliebig verschlagworten. Es hat eine Search Engine (Verity), sodass man das gesamte Archiv sowohl nach Volltext als auch nach Schlagworten durchsuchen kann.
Die Dokumente können unterschiedlichste Typ haben. Es gibt Edit-Möglichkeit, Annotations etc. pp.
Man kann die Dokumente per Drag & Drop drucken, mailen, ftp-en etc.

Wenn jemand eine Mac-Software kennt, die das kann wäre ich für jeden Tipp dankbar, denn das ist genau, was ein kleines Büro braucht um effizient zu arbeiten (Suchzeiten minimal!)

DevonThink hab ich auch mal kurz angeschaut (noch nicht intensiver), scheint mir ähnlich, aber ich hab noch keine Muße für einen Test gehabt.

In der neuen Macwelt (9/2009) sah ich eine Anzeige von Circusponies.com über eine Software "Notebook". Das sieht ganz interessant aus, auch der Support hat schon geantwortet, aber PDF Volltext-Search geht noch nicht. Das haben sie aber in der Pipeline.

"Hi Thorsten,
We're glad you're interested in NoteBook. I'm not familiar with PaperPort, but judging from the website, it does share a lot of the same features and functionality as NoteBook. Currently, you cannot search for text within PDF, but we've had many requests for this and it's on our list of possible future features. You can import any type of files into NoteBook, however NoteBook will not display all types of files within the page. Certain files can be imported and opened within NoteBook, but the contents will not be displayed on the actual page."

Alternativ wäre ich interessiert, ob man so etwas auch (mit wenig Aufwand) mit z.B. Filemaker hinkriegt.

Na, ja. Viel Hoffnung habe ich nicht, aber mit Eurer Hilfe geht ja vllt was :)))
 

Bom0815

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Meine 0,02 €:

Ich habe ebenfalls etliche Dokumente eingescannt und diese als PDF abgespeichert.
Ich bin der Meinung, dass man um eine sinnvolle Ordnerstruktur nicht herumkommt - Schlagworte hin, Spotlight her.
Es kostet anfangs einen kleinen zeitlichen Aufwand, sich die Ordnerstruktur zu überlegen (bei mir dauerte es 10 Minuten), dafür sind die Dokumente meiner Ansicht nach dann auch relativ zukunftssicher archiviert - entsprechende Backup-Strategie vorausgesetzt.

Weiß ich, ob der Entwickler eines PDF-Verwaltungsprogramms, das die Dateien in einer originären Datenbank ablegt, auch noch im Geschäft ist und Unterstützung leisten kann, wenn 10.9 erscheint ?

Mit der Vorschau und OS X lassen sich PDFs wunderbar verschlagworten, also selbst "Ordner-Muffel" sind damit auf der sicheren Seite, finde ich.
 

ktmtoto

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Ich habe mich für DevonThink in Verbindung mit einem Fujitsu ScanSnap S1500M entschieden und ... ich bin begeistert!

Die Zukunftssicherheit der Anwendung ist natürlich ein Thema, aber die Docs können ja im worst case immer noch im Filesystem abgelegt werden.

Ich schmeiße die Dokumente stapelweise ohne Pause in den Scanner und wähle jeeeils nur den Zielordner. Schneller kann man ein Archiv wohl nicht ordnerweise digitalisieren, jeden falls für den kleinen Preis (DevonThink Pro Office 128 Euro, Scanner (ohne Acrobat) 340 Euro). Die Suche in DevonThink ist genial und sehr schnell.

Die Lösung kann ich nur empfehlen.

Gruß ktmtoto
 

Gerhold

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Da ich meinen Papierberg entrümpeln möchte und mir sowieso in den nächsten Tagen einen Scanner anschaffe, habe ich mir gedacht, man könnte doch einfach die alten Dokumente digitalisieren, bevor man sie verbannt... :)
Dann brauche ich aber eine Software, die PDFs verwalten kann. Alles nur in Ordner auf der Festplatte speichern würde wahrscheinlich etwas chaotisch werden... ich muss irgendwie ein paar Notizen zum gescannten Dokument angeben können, um das ganze durchsuchbar zu machen.

Folgende Programme habe ich schon mehr oder weniger zufällig gefunden:

Kennt ihr noch weitere Programme, oder kann jemand etwas zu den oben genannten sagen?

also devonthink kann ich nur empfehlen. hab hier bei mir alle ordner entrümpelt und sämtliche emails abgelegt. damit hab ich sofort über die suche alle daten griffbereit -> seriennummern, pdfs,... (dank der eingebauten ocr sw)

holger
 

mds

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Dann brauche ich aber eine Software, die PDFs verwalten kann. Alles nur in Ordner auf der Festplatte speichern würde wahrscheinlich etwas chaotisch werden... ich muss irgendwie ein paar Notizen zum gescannten Dokument angeben können, um das ganze durchsuchbar zu machen.
Ich verwende keine Software, sondern lege meine Rechnungen in Jahrgangsordnern als durchsuchbare PDFs ab. Die Dateinamen enthalten Datum, Name des Absenders und allenfalls eine kurze Beschreibung (meistens aber bloss Rechnung, da die PDFs wie erwähnt durchsuchbar sind).

Martin
 

Little Macianer

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Ich habe eine ähnliche Aufgabenstellung und seit vielen Jahren das (Windows-) Programm PaperPort im Einsatz. Gibts leider nicht für Mac. Ein Äquivalent unter OSX suche ich sehr dringend.
Ich hatte früher auch Paper Port im Einsatz.
Aber eigentlich ist es unnötig.
Die Vorschauf vom Mac kann genauso Notizen und Hervorhebungen und Anmerkungen machen.
Eine Datenbank tut das Gleiche wie PaperPort. (Bento oder Filemaker z.B.)
Den Pfad speicherst du in der Datenbank ab. Dann kannst du das Dokument gleich von der Datenbank aus öffenen. Im Gegenteil- du kannst mit einer Datenbank viel mehr Infos über deine Dokumente herausholen als mit PaperPort.
 

in2itiv

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Da ich meinen Papierberg entrümpeln möchte und mir sowieso in den nächsten Tagen einen Scanner anschaffe, habe ich mir gedacht, man könnte doch einfach die alten Dokumente digitalisieren, bevor man sie verbannt... :)
Dann brauche ich aber eine Software, die PDFs verwalten kann. Alles nur in Ordner auf der Festplatte speichern würde wahrscheinlich etwas chaotisch werden... ich muss irgendwie ein paar Notizen zum gescannten Dokument angeben können, um das ganze durchsuchbar zu machen.

...warum nicht OSX die Arbeit machen lassen.

...in den Dateiinformationen lassen sich sowohl Texte als auch Stichworte ablegen. Spotlight indiziert das alles ganz wunderbar und über den Finder lassen sich so die gewünschten PDFs sehr schnell finden.

...wer es komfortabeler möchte, kann (so er hat) zur Vertextung und Verschlagwortung auch Programme wie Bridge (aus der Adobe CSx) benutzen.
 

Dextera

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Sagt mal, OCR ist doch rein Softwareseitig oder?

Sprich es kommt doch auf die Verwaltungssoftware an, ob die Dokumente die gescannt
wurden auch normal "Durchsuchbar" sind oder?
Mich würde momentan der ScanSnap S300M interessieren, jedoch liest man hier und da
mal das man damit keine durchsuchbaren Dokumente scannen kann :confused:
 

Dextera

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Danke, bin mit dem Thema überhaupt nicht mehr auf der Höhe ...

Machen das die Verwaltungsprogramme auch gleich mit?
Gibts da was besonders empfehlenswertes dafür?
 

Gerhold

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Also Devon convertiert eingescannte Dokumente. Entweder direkt beim scannen oder wenn Du es manuell anstösst.

Ich überleg mir auch ob ich den Snapscan S300m zulegen soll.

Gruß
Holger
 

Dextera

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Ich suche noch andere Scanner, da der S300M wohl auch keine TWAIN-Schnitstelle hat :(

Canon hat jetzt nen schnuckeligen P-150 rausgebracht, aber leider nur für Windows :mad:
Sobald etwas für Mac ist kommt sowieso pauschal mal 30% Aufschlag drauf.

Und ich hab irgendwie keine Lust 500€ und mehr für so nen dämlichen Scanner auszugeben ...
 

vitamin.b

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Ich benutze YEP und mein HP-Kombigerät Photosmart C7280 mit Dokumenteneinzug für diese Aufgabe. Dank Snow Leopard braucht es nicht einmal den aufgeblähten HP-Treiber samt Zusatztools da der Scanner neben den ganzen anderen Funktionen des Gerätes auch so von YEP angesprochen werden kann.

Einzigster kleiner Mangel ist das der ADF keine Duplexeinheit besitzt und somit immer nur eine Seite eines Blattes scannen kann. Das in etwa gleichwertige System von Canon, der MX850, könnte in einem Aufwasch Vorder- und Rückseite scannen.
 

Dextera

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Ich suche da eher so was kleines für den Schreibtisch, was wirklich nur Scannt.
Ein Multifunktionsgerät ist daher schon zu viel des guten.
Aber Dokumentenscanner kosten ja ein kleines Vermögen, da bekommt man ja schon
richtig gute Multifunktionsgeräte für das Geld :eek:
 

Gerhold

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Ja der P-150 hört sich toll an aber leider nicht für unsere Äpfel.

Denke dann wird es doch der S300M werden sollte laut Berichten ja mit Devonthink funktionieren.

Grüsse
Holger
 

Dextera

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Ja, es wird wohl auch hier der S300M ... hab jetzt lange gesucht und nichts vergleichbares
gefunden, leider ... Und sobald sich das ganze Dokumentenscanner nennt kostet es gleich
ab 500€ aufwärts :confused: Der S300 (für Windows) kostet ja auch gleich ne Ecke weniger.
 
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