Gecsannte Dokumente (speziell Rechnungen) verwalten?

in2itiv schrieb:
...warum nicht OSX die Arbeit machen lassen.

...in den Dateiinformationen lassen sich sowohl Texte als auch Stichworte ablegen. Spotlight indiziert das alles ganz wunderbar und über den Finder lassen sich so die gewünschten PDFs sehr schnell finden.

...wer es komfortabeler möchte, kann (so er hat) zur Vertextung und Verschlagwortung auch Programme wie Bridge (aus der Adobe CSx) benutzen.
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Wo kann man alles Daten hinterlegen!? Wenn ich bei einem PDF auf "Informationen" gehe kann ich "nur" Sportlight-Kommentare hinzufügen!?
 
So nun nach langem hin und her den s300m gekauft.
Und was soll ich sagen - hätt ich das nur früher gemacht!
Super Einzug, beide Seiten auf einen rutsch und alles gleich als PDF in DTO abgelegt. Einfacher gehts nicht.
 
Irgendwo schrieb:
Wo kann man alles Daten hinterlegen!? Wenn ich bei einem PDF auf "Informationen" gehe kann ich "nur" Sportlight-Kommentare hinzufügen!?
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Genau das ist gemeint. Du kannst dort ja auch längere Texte reinschreiben. Was aber bei einem ge-OCR-ten PDF aber sinnlos ist, das der darin enthaltene Text von OS X sowieso schon indiziert worden ist.
Spotlicht ist wirklich toll!
 
Gerhold schrieb:
So nun nach langem hin und her den s300m gekauft.
Und was soll ich sagen - hätt ich das nur früher gemacht!
Super Einzug, beide Seiten auf einen rutsch und alles gleich als PDF in DTO abgelegt. Einfacher gehts nicht.
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Mit welchen Einstellungen scannst Du?

Meine:

* PDF zu Datei
* Beste Bildqualität mit automatischer Farberkennung
* Normale Dateigrösse

Für OCR verwende ich nachträglich und manuell Adobe Acrobat, da mir die mitgelieferte Software von Abbyy bezüglich Qualität und Geschwindigkeit nicht genügt.

Martin
 
mds schrieb:
Mit welchen Einstellungen scannst Du?

Meine:

* PDF zu Datei
* Beste Bildqualität mit automatischer Farberkennung
* Normale Dateigrösse

Für OCR verwende ich nachträglich und manuell Adobe Acrobat, da mir die mitgelieferte Software von Abbyy bezüglich Qualität und Geschwindigkeit nicht genügt.

Martin
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Hallo Martin,

also ich verwende:

- PDF -> DTO
- 2. beste Qualität
- Auto-Farbe
- geradestellen
- normale Dateigröße
- 2 Seiten mit Leerseitenerkennung

wenn ich daran denke wie viel Zeit ich spare durch den zweiseitigen Scan in einem Durchlauf - ich bin begeistert :p

OCR macht bei mir DTO. Den Acrobat hab ich nur wenn ich mal was am PDF ändern muss.

Grüsse
Holger
 
@Gerhold: Was ist DTO?
 
DEVONThinkOffice, das beste Programm für sowas :)
 
Dextera schrieb:
DEVONThinkOffice, das beste Programm für sowas :)
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Danke für die Erklärung!

Ich schaute mir DTO schon verschiedentlich an, konnte mich aber nie damit anfreunden. Hat sich in letzter Zeit Neues getan?

Martin
 
@Martin:

Ich komm ürsprünglich aus der ELO Office (Electronic Leitz Order Office) Ecke und hab mit DTO anfänglich auch Bedenken gehabt, aber nach kurzer Zeit lernst du es lieben.

Grobe Gruppenstruktur (DTO Pedant zu Ordnern) und dann einfach rein mit den Dokumenten.

Denke es ist wichtig, dass du Dir eine Gruppenstruktur anlegst in der Du Dich wohl fühlst, dann macht DTO den Rest ganz automatisch ;)

Grüsse
Holger
 
Hallo Irgendwo,

also genau vor dem Problem bin ich vor etwas mehr als einem Jahr gestanden. Damals hab ich mir verschiedenste Lösungen für den Mac angeschaut. Und naja bin dann halt bei DTO hängen geblieben, in Verbindung mit einem ScanSnap einfach super Lösung.

UND NEIN: ich bin kein DevonThink'er aber mich begeistert einfach das arbeiten mit der SW ;)

Und dass die Daten alle noch als eigenständige Dateien innerhalb der DTO Datenbasis vorhanden sind, nimmt mir zusätzlich noch die Angst das alles "weg" ist, wenn die SW je mal auslaufen sollte :)

Grüsse
Holger
 
tridion schrieb:
DEVONthink ist ein Klassiker - trotzdem mag ich das nicht sehr. Ich habe mich ertappt, dann doch die Dokumente dort nicht abzulegen. ;)

Yep habe ich mir grad mal angesehen. Das würde mir eigentlich gefallen. Das einzige Problem sehe ich darin, daß nicht garantiert ist, ob die Software auch für neue OSX-Systeme weiterentwickelt wird. D.h. irgendwann hat man, wie bei iPhoto, einen Haufen Dokumente in Yep-eigene Ordner verschachtelt, die man dann nicht mehr so leicht rausholen und neu gliedern kann.

Ich verlasse mich daher nicht auf solche Programme und habe mein eigenes Ordnersystem. Briefe - Rechnungen - Honorarnoten - Infos über ... (gegliedert) usw.
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Yep! übernimmt die Ordnerstruktur von OS X. Gescannte Dokumente lassen sich aus dem Yep! Ordner relativ einfach in die eigene Orderstruktur einbinden - drag & drop.
 
Ich nutze DTO inkl. ScanSnap schon seit längerer Zeit und bin von dieser Lösung immer noch extrem begeistert.
Falls im Übrigen die SW mal nicht weiter entwickelt werden sollte, macht man einfach mit der letzten funktionierenden Version einen kompletten Datenbank-Export und hat die ganzen Dokumente, Mails, Notizen, Bilder, usw. einfach in derselben Ordnerstruktur im Filesystem liegen, wie man sie sich in DTO erschaffen hatte.
Habe auch die Erfahrung gemacht, dass DTO immer "schlauer" beim automatischen Einordnen von OCRten Scans und anderen importierten/archivierten Dokumenten wird je länger man mit DTO arbeitet.

Gruß
Steffen
 
Hallo,

ich bin auf dem Gebiet sehr neu. Momentan ordne ich meine ganzen Dokumente in eine einfache Ordnerstruktur.

as Devonthink hört sich interessant an.
Kann mir jemand erklären wie dann der Arbeitsablauf ist? So für Dummys? Sehe ich es richtig, dass ich in dem programm ordner anlegen muss und dann beim scannen nur noch sage welcher Ordner das ist und den Rest macht er automatisch? Aber mit welchem Dateinamen wird das ganze gespeichert oder erkennt die Software den betreff eines Briefs und speichert ihn darunter mit dem entsprechenden Datum (erkennt die SW auch das Datum des Briefs?)

Ihr seht mir fehlt das verständnis wie das funktioniert.

Danke und Grüße
Jache
 
Ich habe mich bei meinem Umstieg von Win zu Mac vor einigen Monaten auch für Devonthink in Kombination mit dem S300M entschieden (nicht zuletzt duch einige Threads hier im Forum)

Am Anfang fühlte ich mich auch nicht recht wohl, bis ich nach wenigen Tagen die Software völlig begriffen hatte, seitdem wandert alles von gescannten Dokumenten über Emails und Webseiten (Lesezeichen im Browser brauche ich nicht mehr) in DTO.
Auch Dateien von Pages oder Numbers lege ich nicht mehr in Verzeichnissen auf der Platte, sondern gleich in der Datenbank von DTO ab, dort ist dann alles schön projektbezogen zusammen.

Was iTunes für Musik und Videos oder Aperture für Bilder ist, ist DTO für alles sonstigen Daten.

Das beste ist aber, dass schon sehr bald ein iPad Version herauskommen wird und man dann seine Datenbanken auch unterwegs auf dem Pad nutzen kann.

Ich kann mir ein Arbeiten ohne DTO absolut nicht mehr vorstellen und denke mit Grausen an die Zeiten zurück wo ich mails in Mail, Lesezeichen in Safari, Dateien in Ordnern auf der Festplatte hatte und bei der Projektarbeit immer zwischen unzähligen Programmen hin und her springen musste.

@ Jache:

Du kannst Ordner anlegen, musst aber nicht ;-)
Ich habe bei mir zu besseren Übersicht Ordner für meine Projekte angelegt, man kann aber im Extremfall auch alles in einen Ordner packen und nur mit der (extrem leistungsfähigen) Suchfunktion arbeiten.
Beim Scannen bekommt das Dokument eine fortlaufende Nummer bestehend aus Datum, Uhrzeit und noch einem Anhängsel.
Man kann die Datei aber auch umnennen, um ihr einen sinnvollen Bezug zu geben.
Da die erzugten PDF Dateien aber auch durchsuchbaren Klartext enthalten, kannst Du mit der Suchfunktion jedes Wort finden, das in der PDF vorkommt. Das ist extrem praktisch und höllenschnell.

Grüsse Jochen
Jochen
 
Hi Leute,

habe noch einmal eine kurze Frage zu dem Thema hier. Also ich habe mir jetzt die Testversion von Devonthink geholt und spiele damit gerade herum. Wenn ich ein Dokument scanne öffnet er ja den Zusatz ExactScan und dort drücke ich dann auf "Feuerfrei". Allerdings kriege ich es nicht hin, dass die Dokumente automatisch durch die OCR gejagt werden, sondern in meiner Inbox von Devonthink landet ein klasisches PDF mit dem Hinweis, dass kein Text indiziert ist.

Kann mir bitte einer von euch sagen, wie ich das automatisieren kann.

Gruß Finger
 
ktmtoto schrieb:
Ich habe mich für DevonThink in Verbindung mit einem Fujitsu ScanSnap S1500M entschieden und ... ich bin begeistert!

Die Zukunftssicherheit der Anwendung ist natürlich ein Thema, aber die Docs können ja im worst case immer noch im Filesystem abgelegt werden.

Ich schmeiße die Dokumente stapelweise ohne Pause in den Scanner und wähle jeeeils nur den Zielordner. Schneller kann man ein Archiv wohl nicht ordnerweise digitalisieren, jeden falls für den kleinen Preis (DevonThink Pro Office 128 Euro, Scanner (ohne Acrobat) 340 Euro). Die Suche in DevonThink ist genial und sehr schnell.

Die Lösung kann ich nur empfehlen.

Gruß ktmtoto
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Wie hast du deine Struktur in DTOP aufgebaut?
 
Da wird dir hier vermutlich jeder andere Ratschläge geben können.

Ich persönlich habe es über Themen gemacht, unabhängig von Jahren, etc.

Maximal 2 Ebenen...also zum Beispiel (nur vom Prinzip):

Ärzte
--Krankenkasse
--Rechnungen
--Diagnosen
 
ja, hab ich gesehen den link kenn ich auch, ich sammle hier alle Ideen und dann schaue ich was am Besten passt.
 
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