"Auftragsdiskussion"-Tool

ByteMera

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Hallo Zusammen,
ich bin neu hier und die Sufu hat mir in meine Fall leider nicht helfen können. Falls man doch etwas, wie meine folgende Anfrage beschreiben wird, schon mal gepostet oder gar gelöst hat, bitte mir einfach den Link schicken oder den Beitrag verschieben.
Des Weiteren habe ich hier im Forum festgestellt, das sich viele Beiträge irgendwann schnell verselbständigen und andere Themen aufgegriffen werden, die nichts direkt mit der Anfrage an sich zu tun haben.. Das bitte ich im Sinne der Struktur bitte nicht zu tun.
Aber genug geredet, kommen wir zu meiner Anfrage:

IST-Situation:
Ich bin ganz am Anfang der Freiberuflichkeit und diskutiere Themen von potentiellen Aufträgen mit meinen anderen Kollegen ab. Bei einigen wenigen Themen ging das per Mail. Aber es wird immer mehr, und es kommt irgendwann natürlich zum durcheinander.

Ich suche nun ein Tool - sehr gern online oder online auf einem Server zu installieren und zu verwalten - das mir in seiner Grundfunktion einfache Anfragen von mir eintragen lässt und die User (das Team) kann dann was dazu schreiben bzw Rückfragen stellen (keine Direktkommunikation mit dem Kunden, sondern nur intern).
Das wars schon...das solls können. (ausserdem möchte ich nicht in die Richtung von "vergewaltigen von EXCEL-Sheets" wie in einigen Unternehmen üblich)

NICE to have (irgendwann)
- Ich nutze die Anfrage und erstelle auf Knopfdruck entweder ein Projekt oder ein Ticket daraus, das direkt vom Kunden einsehbar sein kann - wenn ich es möchte- und ansonsten vom Team intern bearbeitet werden kann (die Beiträge vom Team können auch verborgen werden).
- aus den bearbeiteten Tickets kann eine Rechnung und Rechnungsvorschau erstellt und versandt werden. Der Kunde bekommts auf Knopfdruck, da die Kundendaten zuvor im Kundenstamm hinterlegt wurden

- Weitergedacht: Ticketgenaue Abrechnung oder bei langen Tickets auch nur die erfolgte Abrechnung der bis dato erledigten Arbeiten.
- Gutschriften erstellen oder Rechnungen sollte die Lösung auch können

- von Usern auf einer App nutzbar sein.
- Natürlich Auswertungen und Tickettrends im Dashboard sehen etc etc...


- das ist keine eierlegende Wollmilchsau...(wäre schön) aber das sind ja auch nur Grundfunktionen inzwischen...zumindest sehe ich das oft in Unternehmen. Ich habe zwar einiges an Erfahrungen mit Ticketsystemen, aber als User und Servicemanager, aber nicht als Admin oder als Abteilungsleiter/Bereichsleiter, oder gar als Geschäftsführer, wo man solche Dinge eher betrachtet als ein User.

Ich freue mich auf Tipps und Hinweise.

Ich danke Euch vielmals und wünsche Euch nicht zuviel Hitze an diesem Wacken-Wochenende! :)
 

JeDi150

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Ich nutze dafür Freedcamp, damit kann bereits in der kostenlosen Version viel machen in Richtung Projektmanagement für Teams. Auch den Kunden kann man einladen. In den kostenpflichtigen Versionen geht noch mehr, u.a. gibt es ein Ticketsystem, Zeiterfassung und Rechnungen kann man auch erstellen. Letzteres ist allerdings etwas eingeschränkt und auch eher für den amerikanischen Markt, deshalb habe ich das nicht genutzt.
 

ByteMera

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Danke, aber Basecamp ist noch - für mich - zu überimensioniert. Das bietet alle nice - to - have Funktionen die ich später irgendwann mal benötige...wenns gut läuft.
aber jetzt benötige ich nur eine grundfunktion, die ich oben beschrieben hatte. Hast Du da was?
 

ByteMera

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Ich nutze dafür Freedcamp, damit kann bereits in der kostenlosen Version viel machen in Richtung Projektmanagement für Teams. Auch den Kunden kann man einladen. In den kostenpflichtigen Versionen geht noch mehr, u.a. gibt es ein Ticketsystem, Zeiterfassung und Rechnungen kann man auch erstellen. Letzteres ist allerdings etwas eingeschränkt und auch eher für den amerikanischen Markt, deshalb habe ich das nicht genutzt.
super, schaue ich mir an, melde mich mit "Freed"back sobald ich was hab. Danke Dir :)
 

ByteMera

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Trello ist Atlassian und somit USA.
Da wäre ich gewerblich vorsichtig.

Vielleicht ist Samdock eine Option für dich.
https://samdock.com/
Hi, wegen Deinem Verweis auf die USA: Wieso meinst Du wäre das problematisch? Datenschutz? Bitte um präzise Antwort, da Unwissenheit! (Jedes amerikanische Unternehmen muss n Hintertürchen für den Staat offenhalten? Ist das so? Ist das gemeint?)

Viele Grüsse
 

MacKaz

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Er dürfte in der Tat den Datenschutz meinen, siehe als Einstieg Art. 44f DSGVO
Wenn Du am Beginn Deiner Tätigkeit bist, ist es vielleicht eine Überlegung wert, einen Kurs zu diesem Thema zu machen.
Das kann sonst böse nach hinten losgehen und ist abgesehen von Haftung und Bußgeldern auch ein Stück weit Respekt vor den Daten Deiner Kunden.
 

ByteMera

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Er dürfte in der Tat den Datenschutz meinen, siehe als Einstieg Art. 44f DSGVO
Wenn Du am Beginn Deiner Tätigkeit bist, ist es vielleicht eine Überlegung wert, einen Kurs zu diesem Thema zu machen.
Das kann sonst böse nach hinten losgehen und ist abgesehen von Haftung und Bußgeldern auch ein Stück weit Respekt vor den Daten Deiner Kunden.
Danke sehr für den Hinweis, hab ich mir notiert. Aber hier im Thread bleibe ich noch beim Thema. Danke Dir.
 

MacKaz

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Danke sehr für den Hinweis, hab ich mir notiert. Aber hier im Thread bleibe ich noch beim Thema. Danke Dir.
Das gehört doch zum Thema…Du suchst nach einem Tool und das muss nun mal (wenn Du personenbezogene Daten hast) den Vorgaben entsprechen. Das ist bei der Auswahl ein sehr wichtiger Punkt, zumal Du ja nicht erst haftest, wenn jemand einen konkreten Verstoß anzeigt.

Edit: Je nachdem, was Du genau mit „Team“ meinst und in welcher Konstellation Ihr arbeitet, kommen da noch weitere Aspekte mit in Betracht (wenn ihr mal Mitarbeitende und Aushilfen engagiert zum Beispiel).
 

tbo

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Wenn du das Tool nicht auf eigener Hardware laufen lässt, musst du wohl so oder so eine ADV-Vereinbarung abschließen, egal wo die Daten liegen. Leider ist es so, dass die Tools amerikanischer Hersteller meist besser sind als das was deutsche Anbieter leisten.
 

MacKaz

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Mir kam gerade noch etwas in den Sinn: Es gibt bei der Telekom Business-Lösungen, angefangen beim Microsoft Ofiice, aber mit zig Diensten z.B. für „Collaboration“, aber auch für CRM und Co. Das gibt es auch für kleine Einzelunternehmer.
Vielleicht macht es Sinn, dort mal anzurufen und zu schauen, ob es Vorschläge gibt, die „safe“ sind und später auch erweiterbar? https://geschaeftskunden.telekom.de/digitale-loesungen/software-as-a-service
 

bob rooney

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Hi, wegen Deinem Verweis auf die USA: Wieso meinst Du wäre das problematisch? Datenschutz? Bitte um präzise Antwort, da Unwissenheit! (Jedes amerikanische Unternehmen muss n Hintertürchen für den Staat offenhalten? Ist das so? Ist das gemeint?)

Viele Grüsse
Google mal nach
Dsgvo
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Willst du rechtlich sicher sein, willst du nix nach USA transferieren.
 
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ByteMera

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Das gehört doch zum Thema…Du suchst nach einem Tool und das muss nun mal (wenn Du personenbezogene Daten hast) den Vorgaben entsprechen. Das ist bei der Auswahl ein sehr wichtiger Punkt, zumal Du ja nicht erst haftest, wenn jemand einen konkreten Verstoß anzeigt.

Edit: Je nachdem, was Du genau mit „Team“ meinst und in welcher Konstellation Ihr arbeitet, kommen da noch weitere Aspekte mit in Betracht (wenn ihr mal Mitarbeitende und Aushilfen engagiert zum Beispiel).
Verstanden! Ich war dabei dieses Thema separat (aber verknüpft) zu behandeln. Danke.
 

ByteMera

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Mir kam gerade noch etwas in den Sinn: Es gibt bei der Telekom Business-Lösungen, angefangen beim Microsoft Ofiice, aber mit zig Diensten z.B. für „Collaboration“, aber auch für CRM und Co. Das gibt es auch für kleine Einzelunternehmer.
Vielleicht macht es Sinn, dort mal anzurufen und zu schauen, ob es Vorschläge gibt, die „safe“ sind und später auch erweiterbar? https://geschaeftskunden.telekom.de/digitale-loesungen/software-as-a-service
Oha - Danke vielmals - sehe ich mir an. Melde mich bei weiteren Fragen hierzu.
 

ByteMera

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Google mal nach
Dsgvo
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Willst du rechtlich sicher sein, willst du nix nach USA transferieren.
Werde ich dankenswerterweise sehr gern machen. Nun, aus Erzählungen von anderen Führungsmitgliedern hatte ich bereits sowas schon gehört, aber nie "so richtig" - also keine Untermauerung sondern immer wieder ein paar Aussagen dazu. Des Weiteren hatte ich bislang noch nicht mit dem Thema selbst Kontakt und taste mich langsam in alle notwendigen Gebiete vor. Genau wie gefühlt dieses "Monster"Thema (DSGVO)
 

V8-Driver

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Als wir vor zwei Jahren das Geschäft meiner Frau aufgebaut haben (Nachhilfeschule), stand der Datenschutz an erster Stelle. Und am Ende hat der Part "IT und Datenschutz" vom Budget den größten Teil ausgemacht. Ich persönlich kann Dir nur den Tipp geben: nutze nur Dienste, die DSGVO-konform sind und wo die Server in Europa stehen. Da kommst Du ganz schnell auf no-gos wie WhatsApp und Office 365 etc. Du darfst im geschäftlichen Bereich nämlich eines nicht vergessen: Deine Kunden können bei Dir eine Auskunft einholen, wie ihre Daten von Dir verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO). Das Recht auf digitale Selbstbestimmung gibt jedem Nutzer das Recht von Dir zu verlangen, dass ihre persönliche Daten bei Dir nachweislich gelöscht werden. Das kannst Du bei WhatsApp und Office365 kaum. Ich weiß - das Thema wird von vielen belächelt. Aber wenn dann doch mal der seltene Fall eintreten sollte....besser, man ist sauber unterwegs. Meine Frau ist bei der Aktion "Rückenwind" vom Kultusministerium aktiv. Die meisten Auskünfte beim Antrag wurden beim Thema Datenschutz erhoben. Die wollten im Detail wissen, wie persönlich erhobene Daten verarbeitet werden und wieder gelöscht werden können. Und einer der ersten Sätze war: "Der Einsatz von Office365 ist nicht gestattet".
 
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