Archivierungspflicht für E-Mail - Wie macht Ihr es?

[Der_Jan]

Moin zusammen,
ein Kollege hat bei uns im Büro (5 Mitarbeiter) die Frage aufgeworfen, wie wir mir der Archivierungspflicht für E-Mails umgehen sollen.
Zunächst waren wir ungläubig, aber scheinbar gibt es diese wirklich.

Quelle: http://www.leipzig.ihk.de/Portaldata/1/Resources/merkblaetter/02_rfp/MB-2-75-E-Mail-Archivierung.pdf

Wir arbeiten mit Thunderbird-Clients und irgendwie kann ich mir nicht vorstellen, wie das in der Praxis funktionieren kann. Ich meine, sobald ich eine E-Mail schicke, müsste ich immer eine Kopie als PDF ablegen. Das scheint mir nicht praktikabel.

Daher würde ich mich freuen, wenn Ihr von euren Lösungsansätzen berichtet.

Danke & Gruß
Jan

 

[christoph128]

*ironie_an* Wir archivieren hier mit Prism. Soll sehr sicher sein *ironie_aus*

 

[ProjectBuilder]

Dazu zählen auch E-Mails, sofern es sich bei ihnen um Dokumente im Sinne des Handelsgesetzbuches handelt.

Das ist der springende Punkt. Wenn du einen Kollegen fragst, wie das Wochenende war, dann musst du das nicht archivieren.
Wenn ein Kunde was bei dir bestellt, dann schon. Da gäbe es wie du schon selbst sagst z.B. die Möglichkeit von PDFs.

 

[Hausbesetzer]

Entweder Du kaufst teure Software dafür oder Du richtest auf Deinem Mailserver eine Kopie von allen eingehenden und ausgehenden E-Mails in ein Schattenpostfach ein.
Das ist vom Aufwand her am einfachsten und sollte - sofern Du nicht gerade Siemens bist - auch den meisten Prüfern reichen (ausser Du hast einen, dem es nicht reicht, dann bist Du am ***** - aber no risk no fun - Ne ehrlich, ich hab noch nie gehört, dass sowas bei einem Unternehmen eurer größe nicht gereicht haben sollte)

 

[Mankind75]

Wir arbeiten mit Thunderbird-Clients und irgendwie kann ich mir nicht vorstellen, wie das in der Praxis funktionieren kann. Ich meine, sobald ich eine E-Mail schicke, müsste ich immer eine Kopie als PDF ablegen. Das scheint mir nicht praktikabel.

Ich mache das so, dass ich meine Angebote, Rechnungen in meinem Warenwirtschaftssystem als PDF erzeuge und diese dann per Mail im Anhang verschicke. In der Vergangenheit habe ich das Mailprogramm "Evolution" unter Linux verwendet, dies hat eine Funktion, dass man die Emails dann komprimieren kann und die Ordnerstruktur beibehalten wird. Das ganze wird dann gepackt und als .tar.gz-Datei gespeichert und auf DVD gebrannt.

 

[asterixxER]

Wenns was kosten darf: Benno Mail archiv, die sind sogar zeritfiziert.
Wenns kostenlos sein soll: openbenno www.openbenno.org muss man halt selber installieren.

 

[Al Terego]

Und was kann mir passieren, wenn ich als Freiberufler gegen diese irrwitzigen Regelwerke verstoße?
Ich bin kein Kaufmann, sondern Einzelunternehmer, habe mit der IHK nichts am Hut, drucke digital zugesendete Rechnungen aus und füge sie meinen Steuerunterlagen bei, horte in erträglichen Maße Kundenkorrespondenz in Mail.app, speichere nichts davon als Textdateien ab.
Kann mir das Thema am Poppes vorbeigehen oder bin ich reif für den Staatsanwalt?
Gruß, Al

 

[GJanssen88]

Ich mache das über Devonthink Office Pro.

 

[jenso]

Mir geht es ähnlich wie Al Terego –
was an Rechnungen elektronisch eintrudelt, wird ausgedruckt und damit ganz konventionell in der Buchhaltung eingearbeitet. Hatte diesbezüglich noch nie Probleme mit Ämtern – im Gegenteil: Finanzbehörden sind sehr konservativ-papiergläubig…

Belege über alles - und gut ist!

 

[osh]

Bei uns: Hosted Exchange. Verantwortung an Dienstleister abgegeben. Thema erledigt.

 

[Xhizors]

Kann mir das Thema am Poppes vorbeigehen oder bin ich reif für den Staatsanwalt?

Ich glaube, dass kommt auch immer etwas auf die Person an, die einem gegenüber sitzt. Wir haben z.B. stets einmal im Jahr eine Steuerprüfung – meist an unserem Sommerfest – während der Prüfer des zuständigen Finanzamts im Büro sitzt und fleißig Unterlagen durchforstet, geht man – wegen des Sommerfests – auch einmal hoch und fragt, ob der werte Herr ggf. auch eine Cola und eine Bratwurst möchte. Mit dem einen Prüfer hat man dann ein paar Minuten im Büro gesessen die Wurst gegessen und über den Geschäftsalltag gesprochen, bei dem Prüfer im Jahr drauf hatten wir dann einen Bestechungsvorwurf an der Backe.

Rechts- und revisionssichere E-Mail-Archivierung ist nach wie vor ein heikles Thema – und da die Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails unmöglich ist werden alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang mit MailStore archiviert. Diese Archivierungsstrategie kann jedoch auch in Konflikt mit den Datenschutzrichtlinien stehen, denn ist den Arbeitnehmern beispielsweise die private E-Mail-Nutzung gestattet, unterliegt man als Arbeitgeber und gleichzeitig dann auch Telekommunikationsanbieter dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Telekommunikationsgesetz.

Daher haben wir z.B. die private Nutzung der betrieblichen E-Mail-Adressen komplett untersagt, was auch mit jedem Mitarbeiter besprochen und schriftlich fixiert wird. Aber auch bei einer solchen Vereinbarung können dienstliche E- Mails durchaus datenschutzrechtlich relevante, personenbezogene Inhalte haben (z.B. elektronische Post des Betriebsarztes an einen Mitarbeiter). Hierbei gehen wir aber der allgemeinen Auffassung nach, dass bei einer Interessenabwägung zwischen dem Datenschutz des Arbeitnehmers (Art. 2 I GG i.V.m. Art.1 I GG) und dem »Schutz des eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetriebes des Arbeitgebers« (Art. 14 I GG) letzterer höher gewertet wird, da hier auch nach § 32 BDSG nicht nur ein Interesse, sondern geradezu die Pflicht zur Archivierung besteht.

 

[pc-bastler]

Mir geht es ähnlich wie Al Terego –
was an Rechnungen elektronisch eintrudelt, wird ausgedruckt und damit ganz konventionell in der Buchhaltung eingearbeitet.

Vom Gesetz her reicht es jedoch nicht aus. Gut für dich, wenn es akzeptiert wird.
Aber was machst du mit den restlichen Mails, Rechnungen sind ja nicht Alles, was archiviert werden muss. Was ist mit ein- und ausgehenden Angeboten oder der "Könnt ihr uns da preislich nicht etwas entgegenkommen"-Preisnachverhandlungsmail?

 

[jenso]

Mit dem ganzen Rest bin ich genauso altmodisch wie das Finanzamt und daher läuft das von mir aus NUR in Papierform.

Wenn ich im Moment nicht irre, gehen ausschließlich die Rechnungen für Telefon, iNet und Mobilfunk noch elektronisch hier ein.
Mein „Glaube“ ans papierlose Büro ist schon vor Jahren „gestorben“!

 

[Patton]

Auch wenn der eine Prüfer es so handhabt, der Nächste kann sich auf folgendes beziehen:
Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend.
Welche E-Mail relevant sind, kann variieren, je nach Handelsform. Auch die Aufbewahrungsfrist ist unterschiedlich.
Das Entscheidende aus meiner Sicht ist: man ist verpflichtet, die Daten maschinell auswertbar vorzuhalten. Also auch in 10 Jahren bin ich verantwortlich dafür dem Prüfer die E-Mail im Originalzustand zeigen zu können.

 

[Al Terego]

Aber was machst du mit den restlichen Mails, Rechnungen sind ja nicht Alles, was archiviert werden muss. Was ist mit ein- und ausgehenden Angeboten oder der "Könnt ihr uns da preislich nicht etwas entgegenkommen"-Preisnachverhandlungsmail?

Also Unwissenheit schützt ja bekanntlich vor Schaden nicht, aber ich werde einen Teufel tun, jeden digitalen **** dauerhaft und strahlensicher zu archivieren. Da lasse ich es wirklich gerne mal drauf ankommen, dass mir da einer vor den Karren pinkelt.
Ihr glaubt doch nicht im Ernst, dass ich zu jedem Angebot die Mailkorrespondenz aufhebe? Oder per Mail getroffene nachträgliche Honorarabsprachen? Es gibt Rechnungen von mir, wenn der Job gelaufen ist. Und schriftliche Angebote aus Indesign oder Word oder in Mails als Kurzform. Und sonst gar nichts. Wer will mir denn nachweisen, dass ich meine Honorare nicht grundsätzlich per Handschlag vereinbare? Und da soll ich sowas aufheben? Nie und nimmer, da sperre ich mich einfach, auch wenn es Konsequenzen geben sollte. Der zu betreibende Aufwand steht meiner Ansicht nach in keinem Verhältnis zu dem eventuell zu erwartenden Szenario, falls etwas nicht korrekt archiviert worden sein sollte.

Und was ich an dieser Stelle nicht verstehe: Wir tummeln uns hier thematisch im Freelancer-Bereich des Forums. Wieso sollen für mich Beiträge relevant sein bzw. sollen mir als Orientierung aus der Sicht größerer Unternehmen mit mehreren Angestellten?
Siehe auch Pattons letzter Beitrag zur unterschiedlichen Relevanz von E-Mails und den eventuell unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten.

Meine Frage nach den Konsequenzen steht nach wie vor im Raum:
Was droht mir denn als freiberuflicher und bis jetzt erfolreicher und brav steuerzahlender Solotänzer mit Umsatz in normal-sterblichem Umfang, wenn ein Steuerprüfer mitbekommt, dass aus meinen digital in Mail.app archivierten Rechnungen oder den herausgezogenen Anhängen vom Materialbestellungen und -rechnungen die eine oder andere nicht in digital-kompatibler Weise vorliegt?
Knast, Geldstrafe, Waterboarding, Entzug des freiberuflichen Status? Ich weiß es nicht und wüsste auch nicht, wo ich es nachlesen könnte. Muss mal meine Steuerberaterin fragen.

Gruß, Al


Edith sagt: __________
Ok, gerade im Web gefunden:
https://www.iclear.de/index.php?id=214

Auszug: „Die Pflicht zur Aufbewahrung von E-Mails trifft jeden gewerblich Tätigen, nicht jedoch Kleinunternehmer, Freiberufler oder Privatleute.“

Ist der Thread damit beendet?
Falls dies nämlich stimmt, könnte das Thema in die Bar verschoben werden.

 

[spoege]

Was droht mir denn als freiberuflicher und bis jetzt erfolreicher und brav steuerzahlender Solotänzer mit Umsatz in normal-sterblichem Umfang, wenn ein Steuerprüfer mitbekommt, dass aus meinen digital in Mail.app archivierten Rechnungen oder den herausgezogenen Anhängen vom Materialbestellungen und -rechnungen die eine oder andere nicht in digital-kompatibler Weise vorliegt?

Eine Steuernachzahlung, das ist, was uns droht. Meine letzte Steuerprüfung hat 3 Monate gedauert, der Prüfer hat wie ein Jagdhund jede nur denkbare Fährte verfolgt, um irgendetwas zu finden: Einnahmen, die ich nicht angeben habe, beruflich veranlasste Ausgaben, die ich unzureichend belegen kann, falsche Buchungen. Er kam mit Vorschriften, die ich angeblich nicht beachtet habe, meine Steuerberaterin mit einem halben Meter Gesetzessammlung, aus der sie ihm seine Aussagen widerlegt hat.

Ich habe den Eindruck, dass die Steuerprüfer/innen mittlerweile so etwas wie eine Erfolgsvorgabe haben, und ein internes Ranking. Anders als früher, wo sie versuchten, den Klienten gerecht zu werden, geht es jetzt darum, etwas zu finden, was sie ihm anhängen und in Steuergroschen umwandeln können.

Aber gut, meine Erfahrungen sind wahrscheinlich nicht zu verallgemeinern. Jedenfalls drucke ich vorsichtshalber alles aus und hefte es ab.

 

[Patton]

Welche generellen Konsequenzen es haben kann, nicht zu archivieren kann man nicht sagen, aber...

Gemäß aktueller Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes ist die Aufbewahrungspflicht Bestandteil der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Eine Verletzung stellt daher ein Verstoß gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten dar. Dies kann steuerliche Konsequenzen haben -> Das Finanzamt schätzt dann gern mal den Gewinn und erhebt dementsprechend die Steuern.
Strafrechtliche Konsequenzen können dann beispielsweise durch eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht als Steuerhinterziehung gewertet oder als leichtfertige Steuerverkürzungsein. -> Was das bedeutet ist von Fall zu Fall sicherlich unterschiedlich, kann aber auch eine Freiheitsstrafe bedeuten.
Welche rechtlichen Konsequnezen für Geschäftsführer entstehen, hängt nicht zuletzt von den Verträgen ab.

Also ich gebe allen Recht, die Sagen, es bedarf einen Aufwand.
Aber die "möglichen" Konsequenzen kann man nicht abschätzen, daher ist mir das Risiko zu hoch.

Allerdings gibt es genug Lösungen und Möglichkeiten, dass man dadurch nur einen Einrichtugsaufwand hat und danach Ruhe.

 

[Al Terego]

Und was ist mit dem von mir zitierten Satz, dass dies für Freiberufler gar nicht zutrifft?

Ich wiederhole mich ja ungerne, steuere aber hier nochmals einen weiteren Link dazu bei, in dem geschrieben steht:
1 b) Adressat der Archivierungspflicht
Die E-Mail Archivierungspflicht gilt dabei für jeden Kaufmann (vgl. §§ 1,2,3 HGB), Handelsgesellschaften, der eingetragenen Genossenschaft sowie den juristischen Personen i.S.d. §33 HGB. Dagegen gilt die E-Mail Archivierungspflicht nicht für Nichtkaufleute, wie z.B. Kleingewerbetreibende und Freiberufler.

Ein Freiberufler ist niemals gleichzeitig Kaufmann.

Könnten sich jetzt die Nicht-Kaufleute unter uns Freelancern bitte wieder entspannen und die Kaufleute dieses Thema woanders weiterführen und hier die Leute nicht verrückt machen?

 

[Xhizors]

Und was ich an dieser Stelle nicht verstehe: Wir tummeln uns hier thematisch im Freelancer-Bereich des Forums. Wieso sollen für mich Beiträge relevant sein bzw. sollen mir als Orientierung aus der Sicht größerer Unternehmen mit mehreren Angestellten?

Wenn ich Deinen Beitrag jetzt einmal auf mein Posting beziehen dürfte, ist es für dich sicherlich nicht relevant wie die Sicht von größeren (und natürlich auch kleineren) Unternehmen ist. Der TO sprach allerdings von einem Büro mit 5 Mitarbeitern, dann können sicherlich auch diverse Äußerungen interessant sein, die sich ggf. dann auch nicht auf einen Freiberufler beziehen und für diesen ggf. sogar völlig uninteressant sind.

Ich hatte dich lediglich zitiert auf Grund der Frage was passieren könnte wenn … und es durchaus darauf ankommen kann, wie die Person drauf ist, die dies im Falle des Falls überprüft.

 

[Al Terego]

Ich sage ja nicht, dass das Thema nicht interessant ist.
Ich bin lediglich der Meinung, dass es hier nicht hingehört, in diesem Forenbereich hauptsächlich vertretene Freiberufler aufscheucht und ihnen Zeit raubt, indem sie sich über Sachen unnötigerweise informieren, um die sie sich gar nicht kümmern brauchen. Dies ist schließlich nicht der „Allgemeine Was-hab-ich-für-Büroproblemchen-Bereich“.
That’s all. Von mir aus könnt Ihr hier endlos weiter Paragraphen fleddern.
Besten Gruß, Al