Apple Mail - Speicherung Mails

[Aeromax]

Hallo!

Da ich neu im Forum bin, entschuldige ich mich im Vorfeld bei alljenen, die sich bald beschweren, dass ich wahrscheinlich ein Thema neu aufgreife, dass schon mehrfach im Forum diskutiert wurde. Leider habe ich aber nichts passendes gefunden.

Wir sind eine kleine Firma und arbeiten alle mit Mac. Das Apple-Mail ist quasi unser wichtigstes Programm. Es dient nicht nur zum schreiben/empfangen von Mails, sonder auch als Datenbank, also wenn mal ein Anghang oder ähnliches gebraucht wird, wird ein Suchbegriff eingegeben und schon ist es da. Alles bestens soweit.

Bei unserem Provider sind wir mit der Postfachgröße limitiert. Es kommt also vor, dass wenn das Limit erreicht ist, keine Mails mehr empfangen werden können. (erst einmal passiert seit Provider-wechsel). Es handelt sich um einen IMAP account, den wir im Mail angelegt haben.

Nun meine Frage:
Wenn ich vom Mailserver des Providers alte Mails lösche, verschwinden die dann auch auf unserem Apple-Mail Programm? In der Library des jeweiligen Mac´s ist ja alles gespeichert. Ich habe bedenken, dass nach dem löschen am Mailserver bei der nächsten Syncronisation mit Apple-Mail auch alles weg ist.

Danke im Voruas für eure Antworten.

 

[schatzfinder]

verschieben in lokale ordner umgeht das problem.

 

[studibook]

Nach meinem Verständnis von IMAP würdet ihr alle Mails behalten. Allerdings könntet ihr sie nicht mehr bei einem neuen Rechner herunterladen wie bisher, da nicht mehr auf dem Server vorhanden.

https://www.strato.de/faq/article/1612/Was-ist-IMAP-und-wie-kann-ich-es-nutzen.html

@schatzfinder

Auch ohne Verschieben dürfte das doch nicht passieren, oder? Weil ich verstehe es schon so, dass bei "Öffnen der Nachricht" die Nachricht so heruntergeladen wird wie es bei POP3 auch der Fall wäre. Also im Gesamten.

 

[schatzfinder]

nö, bei imap ist mail nur ein sichtfenster auf den server. was dort weg ist, kann nicht mehr gesehen werden. es sei denn, es wurde am gerät vorher lokal in einen anderen ordner verschoben/ kopiert.

 

[studibook]

nö, bei imap ist mail nur ein sichtfenster auf den server.

laut dem Link von Strato eben nicht.

"...Das heißt wenn Sie in Ihrem E-Mail Programm Ihr Konto als IMAP-Konto einrichten, werden Ihnen Ihre eingehenden E-Mails nicht mehr direkt auf das Endgerät heruntergeladen, sondern Sie erhalten nur eine Liste der Nachrichten mit den Betreffzeilen. Erst wenn Sie eine Nachricht öffnen, wird diese vollständig geladen..."

Das fettmarkierte hat die Firma ja schon gemacht.

 

[schatzfinder]

ich geb's auf, bye!

 

[Impcaligula]

Da ich neu im Forum bin, entschuldige ich mich im Vorfeld bei alljenen, die sich bald beschweren

Ganz ruhig Brauner... passt alles. Lieber fragen, bevor irgendwelche Mails verschwinden...

Es handelt sich um einen IMAP account, den wir im Mail angelegt haben.

Wenn ich vom Mailserver des Providers alte Mails lösche, verschwinden die dann auch auf unserem Apple-Mail Programm?

Nach meinem Verständnis von IMAP würdet ihr alle Mails behalten.

Nein, also ja

Das ist ja Sinn von IMAP. Alle Mails auf dem Server und auf allen Rechnern sind synchron! Sprich, wenn ich eine Mail auf dem iPhone lösche, dann ist diese Mail auch auf dem iMac weg und auf dem Server auch. Und wenn man eine Mail auf dem Server löscht (zum Beispiel auf der Weboberfläche des Mail Providers) - dann ist die Mail auch auf allen Geräten bei Euch weg!

verschieben in lokale ordner umgeht das problem.

Genau. Man könnte die Mails auf lokale Ordner verschieben (und dann löschen). Einziger Nachteil ist, dass dann halt die besagten Mails nur lokal auf dem einem Gerät verfügbar sind.

 

[studibook]

ich geb's auf, bye!

hab's jetzt ausprobiert. Du hast Recht.

 

[Aeromax]

Vielen Dank für eure schnellen Antworten!

Genau. Man könnte die Mails auf lokale Ordner verschieben (und dann löschen). Einziger Nachteil ist, dass dann halt die besagten Mails nur lokal auf dem einem Gerät verfügbar sind.

Genau das ist das problem, dass wir unterwegs mit dem MacBook gerne auch alle Mails dabei haben.

Dann gibt es wahrscheinlich nur die Möglichkeit, den Speicher beim Mailserver-Provider zu erhöhen. Aber die quitschen ja schon bei 5GB.

lg

 

[studibook]

Ihr könntet theoretisch bei allen Macbooks grad die Mails in den Ordner verschieben. Nur bei neuen Geräten wäre es halt dann eine Frage ob man die Mails nicht anders von den älteren Geräten exportieren könnte. Bei Thunderbird würde das gehen. Vielleicht geht es auch bei Apple Mail.

 

[Impcaligula]

Genau das ist das problem, dass wir unterwegs mit dem MacBook gerne auch alle Mails dabei haben.
Dann gibt es wahrscheinlich nur die Möglichkeit, den Speicher beim Mailserver-Provider zu erhöhen. Aber die quitschen ja schon bei 5GB.

Ihr nutzt das doch beruflich. Komm, da sollte es doch nicht auf paar Euro ankommen (im Monat). Empfehle da die Office365 Pläne von Microsoft. Da habt Ihr genügend Mailspeicher Platz und vor allem auch eine Versionierung! Sprich gelöschte Mails lassen sich wieder x-Tage wieder herstellen. Das wäre es mir beruflich schon wert...

 

[Impcaligula]

Ihr könntet theoretisch bei allen Macbooks grad die Mails in den Ordner verschieben.

Wer koordiniert das wann wo welche Mails verschoben werden? Wer kontrolliert das alle User an Ihrem Mac die Mails richtig verschoben haben? Wer sagt Herrn Maier und Herr Müller bescheid? Der Eine ist gerade im Außendienst, der Andere im Urlaub. Also erst die Mails löschen wenn beide wieder im Büro sind und die Mails auch verschoben haben? Das ist doch nicht praktikabel... wir reden hier ja nicht über 2, 3 Mails und 2 Rechner...

 

[Aeromax]

Ihr nutzt das doch beruflich. Komm, da sollte es doch nicht auf paar Euro ankommen (im Monat). Empfehle da die Office365 Pläne von Microsoft. Da habt Ihr genügend Mailspeicher Platz und vor allem auch eine Versionierung! Sprich gelöschte Mails lassen sich wieder x-Tage wieder herstellen. Das wäre es mir beruflich schon wert...

Ja der jetzige Provider ist auch nicht gerade billig. Werd mich da mal informieren. Danke für den Tipp

 

[Impcaligula]

Ja der jetzige Provider ist auch nicht gerade billig. Werd mich da mal informieren. Danke für den Tipp

https://products.office.com/de-de/business/compare-more-office-365-for-business-plans

Ab rund 7 Euro im Monat....

 

[studibook]

Wer koordiniert das wann wo welche Mails verschoben werden? Wer kontrolliert das alle User an Ihrem Mac die Mails richtig verschoben haben? Wer sagt Herrn Maier und Herr Müller bescheid? Der Eine ist gerade im Außendienst, der Andere im Urlaub. Also erst die Mails löschen wenn beide wieder im Büro sind und die Mails auch verschoben haben? Das ist doch nicht praktikabel... wir reden hier ja nicht über 2, 3 Mails und 2 Rechner...

Er spricht davon, dass die Mails auch als "Datenbank" fungieren. Die Anhänge müssen also nicht live sein. Vielleicht ist das nicht praktikabel, aber ich stelle es mir so vor: 2000 Mails liegen im Eingang. 3 Macbooks werden momentan verwendet. Auf allen 3 Macbooks werden jetzt die Mails - wie von schatzfinder beschrieben - in den lokalen Ordner geschoben. Somit würden sie ja, wenn ich es richtig verstanden hab, nicht mehr dem IMAP zugeordnet werden und sind lokal gespeichert. Also eine lokale Datenbank erzeugt. Sie löschen die Mails vom Server, wieder Platz. Neues Macbook wird gekauft, lokale Datenbank-Datensatz, muss rübertransferiert werden. Ansonsten kann er ja auch ganz normal auf die IMAP-Mails zugreifen. Klar, ist der Vorschlag mit dem Office 365-Plan sinnvoller. 7€/Benutzer/Monat kann sich halt dennoch aufsummieren. Es wäre die Sache des Admins das zu verwalten. Du oder ein anderer Nutzer hattest mal OneNote als Art Datenbank für solche Datensätze ins Spiel gebracht. Das wäre nochmal eine Nummer feiner als den Mailserver dafür zu nutzen.

Mail Business von Strato (als wahllose Konkurrenz zum Office-Plan) läge für 25 GB bei 4,5€/Benutzer/Monat.

Edit: Mein Vorschlag müsste erstmal in der Praxis getestet werden, ob es so funktionieren kann.

 

[Aeromax]

Um ganz ehrlich zu sein, gefällt mir die Variante eines großen Servers am besten. Aber selbst bei 50GB größe,... irgendwann kommt man um das löschen wohl nicht herum.

 

[studibook]

Um ganz ehrlich zu sein, gefällt mir die Variante eines großen Servers am besten. Aber selbst bei 50GB größe,... irgendwann kommt man um das löschen wohl nicht herum.

bei Strato, nur als Beispiel, kannst du bis zu 500 GB bekommen Und irgendwann solltet ihr euch dann doch mal mit einer Datenbank auseinandersetzen. Ein Mailserver kann eine richtige vernünftige Datenbank nicht ersetzen.

 

[Impcaligula]

Er spricht davon, dass die Mails auch als "Datenbank" fungieren. Die Anhänge müssen also nicht live sein. Vielleicht ist das nicht praktikabel, aber ich stelle es mir so vor: 2000 Mails liegen im Eingang. 3 Macbooks werden momentan verwendet. Auf allen 3 Macbooks werden jetzt die Mails - wie von schatzfinder beschrieben - in den lokalen Ordner geschoben. Somit würden sie ja, wenn ich es richtig verstanden hab, nicht mehr dem IMAP zugeordnet werden und sind lokal gespeichert. Also eine lokale Datenbank erzeugt. Sie löschen die Mails vom Server, wieder Platz.

Erster Punkt.
Erster Mac Rechner. Der User darf schon mal gar nicht die Mails vom Eingang (oder anderen IMAP Ordner) in seinen lokalen Ordner verschieben. Sondern muss diese Kopieren! Da sonst die Mails in den Ordner verschoben sind - und damit nicht mehr auf dem Server sind. In dem Augenblick verschwinden die Mails nämlich für alle anderen User. Also muss darauf geachtet werden, dass die Mails lokal in den Ordner kopiert werden.

Zweiter Punkt.
Herr Maier kopiert die Mails lokal in seine Ordner.
Herr Schmid kopiert die Mails lokal in seinen Ordner.
Der Chef kopiert die Mails lokal in seinen Ordner.
(...Du siehst schon mal dass es recht dämlich ist, dass jeder das selber händisch machen muss)
Der Chef löscht nun die Mails (und damit auf dem Server und damit auf allen Rechnern).
Herr Huber beschwert sich, dass er die Mails noch nicht kopiert hatte, weil er nicht dazu gekommen ist. Nun sind die Mails aber weg und er kann sie nicht in seine lokalen Ordner kopieren. Und außerdem ist er gerade beim Kunden und braucht die Mails und Anhänge aber dringend!

Sorry. Das endet doch bei hunderten von Mails und Anhängen im Chaos!

Du musst mal überlegen. Es gibt 1000 Mails mit Anhängen.
Wer sagt jetzt den Mitarbeitern welche Mails mit welchen Anhängen nun gesichert werden soll.
Und wer gibt den Startschuss?
Und wer kontrolliert ob nun alle kopiert haben?
Und wer löscht dann?
Wer garantiert, dass dann auch alle Alles haben?

Oder kann es sein, dass Du das mit der lokalen Datenbank nicht verstehst? Dir ist schon bewusst das jeder Rechner seine eigenen Ordner hat der nicht synchron ist! Daher muss jeder auch selber kopieren! Es gibt nicht eine synchrone lokale Datenbank für alle bei Mails!

 

[studibook]

Impcaligula, ich verstehe, dass lokaler Ordner ungleich gemeinsamer Ordner ist. Daher sollte es ja auch der Admin machen. Ja, kopieren, nicht verschieben. (also so wie schatzfinder es schon sagte) Ich weiß ja, dass mein Vorschlag nur eine temporäre Lösung sein kann. Dennoch meine ich, dass sie funktionieren dürfte. Durch das Verschieben kommt ja nichts weg. Hat es einmal der Chef-Rechner, dann könnte man ja theoretisch auch von dem eine Sicherung machen und diese auf die anderen Rechner übertragen. Wie gesagt, es wäre dann eine lokale Datenbank/Archiv. So hab ich den TE verstanden. Sie verwenden die alten Mails zur Suche, nicht zum aktiven Schriftverkehr.

So ganz praktisch finde ich die Idee immer den Mailserver mit GB zu erweitern aber auch nicht.

 

[Impcaligula]

Impcaligula, ich verstehe, dass lokaler Ordner ungleich gemeinsamer Ordner ist. Daher sollte es ja auch der Admin machen. Ja, kopieren, nicht verschieben. (also so wie schatzfinder es schon sagte) Ich weiß ja, dass mein Vorschlag nur eine temporäre Lösung sein kann. Dennoch meine ich, dass sie funktionieren dürfte. Durch das Verschieben kommt ja nichts weg. Hat es einmal der Chef-Rechner, dann könnte man ja theoretisch auch von dem eine Sicherung machen und diese auf die anderen Rechner übertragen. Wie gesagt, es wäre dann eine lokale Datenbank/Archiv. So hab ich den TE verstanden. Sie verwenden die alten Mails zur Suche, nicht zum aktiven Schriftverkehr.

So ganz praktisch finde ich die Idee immer den Mailserver mit GB zu erweitern aber auch nicht.

Ok.. ich bin Admin und kopiere / verschiebe die 3876 Mails nun in ein lokales Archiv auf meinem Admin Rechner.
So. Und wie kommen nun meine 11 Mitarbeiter an diese Mails / an diesen Ordner heran?
Vielleicht verstehe ich das ja nur nicht...

So ganz praktisch finde ich die Idee immer den Mailserver mit GB zu erweitern aber auch nicht.

Das ist gang und gäbe in größeren Unternehmen... den Speicherplatz entsprechend den Anforderungen zu erweitern. Wir sprechen hier nicht von Privatleuten. Sondern von einem Gewerbe.

Wenn Du eine Cloud Speicherlösung hast - weil Du Cloud willst. Dir aber 100GB nicht ausreichen, dann wird man als Geschäft auch auf 200GB erweitern statt die Daten durch die Gegend zu kopieren. Speicher erweitern ist ein völlig normaler Vorgang im Business Bereich... nennt sich auch Skalierbarkeit...