App zum Umbenennen und Verschieben von Dateien / Dokumentenverwaltung für Scanner

[bjoernkrueger]

Moin!

Ich habe mir vor ca. 2 Jahren einen Dokumentenscanner gekauft, mit dem ich meine kompletten Unterlagen scanne, die Dateien anschließend umbenenne und in einer komplexen Ordnerstruktur ablege.

Dafür habe ich mir eine Access-Datenbankanwendung geschrieben, die das Umbenennen und Verschieben komfortabel erledigt.

Leider läuft die auf dem Mac nicht, daher muss ein Ersatz her.

Dazu sehe ich zwei Möglichkeiten:
Ich suche mir ein fertiges Programm, dass die Aufgaben meiner Access-Datenbank übernimmt.

=> gibt es sowas?

Oder:
Ich suche mir ein Programm, das die Dokumentenverwaltung übernimmt. Also ein Tool, das die Dateien "irgendwie" verschlagwortet, kategorisiert und in einer Datenbank verwaltet, sodass man darin suchen kann. Am besten auch noch so, dass man in den Dateien selbst nach Inhalten suchen kann.

=> gibt es sowas?

Letzteres wäre mir am liebsten, denn die ganze Umbenennerei und Ablage in Ordnern ist schon lästig. Besonders blöd ist, dass man ein Dokument nur in einen einzigen Ordner packen kann. Eine Rechnung von der Autoversicherung passt aber zum mehreren Themen ("Auto", "Versicherungen" und "Rechnungen")

Lock denke, der Anwendungsfall "papierloses Büro" ist nicht ungewöhnlich, daher wird es doch sicher etwas geben.

Kann jemand helfen?

 

[Maestro69]

Klingt nach Devonthink.

Schon mal angeschaut?

 

[bowman]

OpenSource: Paperless-NGX
https://www.macuser.de/threads/dokumenten-management-mit-paperless-ngx.903089/post-11555127

Kommerziell: EcoDMS
https://www.ecodms.de/index.php/de/

Beides sollte allerdings auf einem externen System installiert werden, z.B. einem NAS. Im Unterschied zu Lösungen wie Devon Think ist das plattformunabhängig nutzbar. Es empfiehlt sich allerdings einen Scanner zu haben, der direkt auf Netzwerkfreigaben scannen kann, damit man nicht bei jedem eintrudelnden Dokument mit einem Arbeitsplatzrechner interagieren muß. Das 'Papierlose Büro' war bei mir nie wirklich praktikabel, wenn ich noch irgendeine Software zum Scannen bedienen musste...

 

[bjoernkrueger]

Danke für die Antworten!

Ich habe genau so einen Scanner (Brother Ads-2700w). Der hängt an der Fritzbox und schreibt die Dateien direkt in einen freigegebenen Ordner auf meiner Synology NAS (DS715).
Ich muss keine Software oder Gerät starten, einfach Dokument einlegen, Knopf drücken, fertig.
Ist eine super Sache, kommt ein Brief, wird der gescannt, und das Original entsorgt. Nur sehr wenige Dinge bewahre ich in Papierform auf, z. B. Policen von Versicherungen.
Früher hatte ich bestimmt 3 Regalmeter an Ordnern, heute noch einen einzigen Ordner. Papierkram hat komplett seinen Schrecken verloren.

Naja, jedenfalls werden die Dateien auf der NAS mittels CloudSync sofort mit einem Onedrive-Ordner synchronisiert, und sind dann nach ein paar Sekunden auch auf dem Windows PC verfügbar.

Und dort geht dann die Umbenennerei und Verschieberei los.

Wenn man das auf die NAS verlagern könnte, wäre das genial.

Werde mir die genannten Programme anschauen, mal sehen, ob ich damit zurecht komme.

 

[bowman]

...zu Paperless-NGX gibt es jede Menge Anleitungen im Netz ,
https://www.youtube.com/watch?v=CUi7eAumWzw
(das ist zwar für den Vorgänger Paperless-NG, an der Bedienung hat sich aber nichts wesentliches geändert. Das aktuellere Paperless-NGX ist ein von einer größeren Community gepflegter Spinoff)

speziell für Synology-NAS z.B.:
https://mariushosting.com/how-to-install-paperless-ngx-on-your-synology-nas/


Das Rumgemache mit Portainer find ich zu umständlich, ich hab mir nach der Orginalanleitung im Docker-Share auf der Synology im Terminal einfach das Image gezogen

https://paperless-ngx.readthedocs.io/en/latest/setup.html#setup-docker-hub

und für meine Zwecke die docker-compose.yml aus dieser Anleitung angepasst:

https://deployn.de/blog/paperless-synology/

 

[iQuaser]

Danke für die Antworten!

Ich habe genau so einen Scanner (Brother Ads-2700w). Der hängt an der Fritzbox und schreibt die Dateien direkt in einen freigegebenen Ordner auf meiner Synology NAS (DS715).

Sorry dass das keine Antwort auf deine Frage ist, aber den Scanner überlege ich mir auch. Was ich benötige ist scan-to-print, d.h. ich lege ein Papier ein, scanne es und er wirft es direkt auf den Drucker. Kann der Brother das? Auf der Homepage von Brother finde ich nämlich nichts darüber. Danke schön

 

[bowman]

...warum willst Du denn einen separaten Scanner anschaffen? Der Brother ADS-2700W kostet 440,- €,
https://geizhals.de/brother-ads-2700w-ads2700wun1-a1764057.html

Ab 540,- bekommst Du eine vergleichbar gute Scannereinheit im Multifunktions-Farblaser Brother MFC-L3770CDW (den nutze ich):
https://geizhals.de/brother-mfc-l3770cdw-mfcl3770cdwg1-a1872342.html

Vorteil: Du hast auch einen eingebauten Flachbettscanner für Dokumente, die man nicht durch den ADF jagen kann. Als Nachteil würde ich höchstens verbuchen, daß er nicht erkennen kann ob mehrere Blätter gleichzeitig eingezogen werden. Dafür fungiert er aber auch als Kopierer und du kannst im per Webinterface eine Schnellwahltaste konfigurieren, mit der du auswählst, ob du z.B. vom ADF oder Flachbett scannen willst.

 

[iQuaser]

...warum willst Du denn einen separaten Scanner anschaffen? Der Brother ADS-2700W kostet 440,- €,
https://geizhals.de/brother-ads-2700w-ads2700wun1-a1764057.html

Ab 540,- bekommst Du eine vergleichbar gute Scannereinheit im Multifunktions-Farblaser Brother MFC-L3770CDW (den nutze ich):
https://geizhals.de/brother-mfc-l3770cdw-mfcl3770cdwg1-a1872342.html

Vorteil: Du hast auch einen eingebauten Flachbettscanner für Dokumente, die man nicht durch den ADF jagen kann. Als Nachteil würde ich höchstens verbuchen, daß er nicht erkennen kann ob mehrere Blätter gleichzeitig eingezogen werden. Dafür fungiert er aber auch als Kopierer und du kannst im per Webinterface eine Schnellwahltaste konfigurieren, mit der du auswählst, ob du z.B. vom ADF oder Flachbett scannen willst.

Die Qualität und Geschwindigkeit der Scanner sind deutlich besser.

 

[bowman]

Die Qualität und Geschwindigkeit der Scanner sind deutlich besser.

...was hilft's, wenn der Workflow sch...sse ist? Was machst Du mit Dokumenten, die nicht per ADF gescannt werden können (Klassiker: Kassenzettel, mehrseitige gefaltete Dokumente)? Fürs normale Dokumentenscanning nutzt man meist sowieso nur Graustufen und 300 DPI, wo soll da der Standalone-Scanner relevant besser sein? Der Geschwindigkeitsunterschied ist jedenfalls unerheblich. Eventuell ist der Standalone unempfindlicher gegen Fehleinzüge, aber durch den fehlenden Flachbettscanner disqualifiziert der sich sobald mehr als nur Einzelblätter verarbeitet werden müssen.

Abgesehen davon, daß man für nur 100,- € mehr deutlich mehr Zusatznutzen gewinnt und Platz spart, weil man keine zwei Geräte (zusätzlicher Drucker) rumstehen hat ...

 

[bjoernkrueger]

Sorry dass das keine Antwort auf deine Frage ist, aber den Scanner überlege ich mir auch. Was ich benötige ist scan-to-print, d.h. ich lege ein Papier ein, scanne es und er wirft es direkt auf den Drucker. Kann der Brother das? Auf der Homepage von Brother finde ich nämlich nichts darüber. Danke schön

Das weiß ich ehrlich gesagt nicht, aber die Funktion ist mir nicht begegnet (habe allerdings auch nicht danach gesucht). Irgendwie sehe ich den Sinn darin auch nicht, es sei denn, man will den Scanner als Kopierer nutzen.

Was allerdings geht, dass man direkt an eine mailadresse scannt. Und die heutigen Drucker bieten ja die Funktion, dass man ihnen eine mailadresse zuweisen kann, und alles, was an die Adresse geschickt wird, wird dann sofort ausgedruckt. Über den Weg würde es gehen.

 

[bjoernkrueger]

...warum willst Du denn einen separaten Scanner anschaffen? Der Brother ADS-2700W kostet 440,- €,
https://geizhals.de/brother-ads-2700w-ads2700wun1-a1764057.html

Ab 540,- bekommst Du eine vergleichbar gute Scannereinheit im Multifunktions-Farblaser Brother MFC-L3770CDW (den nutze ich):
https://geizhals.de/brother-mfc-l3770cdw-mfcl3770cdwg1-a1872342.html

Vorteil: Du hast auch einen eingebauten Flachbettscanner für Dokumente, die man nicht durch den ADF jagen kann. Als Nachteil würde ich höchstens verbuchen, daß er nicht erkennen kann ob mehrere Blätter gleichzeitig eingezogen werden. Dafür fungiert er aber auch als Kopierer und du kannst im per Webinterface eine Schnellwahltaste konfigurieren, mit der du auswählst, ob du z.B. vom ADF oder Flachbett scannen willst.

Der ADS-2700 ist ein spezieller Dokumentenscanner, der genau und nur für diesen Zweck konzipiert ist.
Der arbeitet rasend schnell scannt Vorder- und Rückseite gleichzeitig, und er frisst einfach alles.
Du kannst ein A4 Blatt, einen langen Kassenbon, eine A6 Quittung eine Visitenkarte und von mir aus auch noch ein Passbild gleichzeitig in den Einzug einlegen, das ist kein Problem.
Auch ewig lange Kassenbons sind kein Problem, die können theoretisch auch einen Meter lang sein.
Was aber natürlich nicht geht, sind gefaltete oder geheftete Seiten, das ist klar. Die muss man dann auseinander fummeln.
Oder Seiten aus einem Buch gehen natürlich auch nicht. Für sowas habe ich meinen Multifunktionsdrucker mit Flachbettscanner. Aber solche Fälle kommen bei mir sehr selten vor.
Für mich hat es sich jedenfalls gelohnt, das Teil zu kaufen, man hat einfach sehr viele Möglichkeiten.
Du kannst z. B. sehr viele Schnelltasten definieren, und darüber dann z. B. unterschiedliche Zielordner konfigurieren.

Das einzige, was etwas fehlt, ist, dass man den Dateinamen, unter dem die Scans abgelegt werden, nicht pro Schnelltaste definieren kann. Da gilt immer eine einzige globale Einstellung, die aber sehr flexibel ist. Gilt dann aber für alle Scans.
Die Einrichtung ist etwas kompliziert, aber wenn man es geschafft hat, schnurrt das Teil artig vor sich hin.

 

[NewBeeApple]

@bjoernkrueger

Hallo, bist du bei Deiner ursprünglichen Frage weitergekommen? Welches Tool setzt Du ein?

Ich habe schon mit ecoDMS gearbeitet, Paperless_ngx lief auch einige Zeit (Test) im Synology Docker und die erste Lizenz von Devonthink habe ich vor 10 Jahren schon gekauft und damit ebenfalls mehrere Jahre gearbeitet.

Seit kurzem nutze ich für die Verwaltung meiner PDFs (ca. 6'000 Dokumente seit 2011) nur noch die Bordmittel meines Macs. Gescannt wird aktuell mit dem ScanSnap ix1600 direkt ins Synology-NAS - oder vom iPhone auch ins NAS. Vom NAS (nach OCR und automatischer Benennung) wird in einen 'Verteilordner' auf meinem Mac synchronisiert. Ab diesem Ordner vergebe ich Schlagwörter und Hazel schiebt die Dokumente in die gewünschten Ordner.

Im Gegensatz zu Dir habe ich schon seit 2011 keine komplexe Ordnerstruktur mehr. Nur noch Jahre. Dafür ist aber jedes PDF OCR-bearbeitet. Heisst, ich finde es jederzeit mit einem oder mehreren Stichwörtern das im Dokument vorkommt. Auch der Dokumenten-Name ist vereinfacht. Nur noch Datum und eine fortlaufende Nummer. Zum Beispiel: 2022-10-15_0123.

Inhouse komme ich mit der aktuellen Lösung gut klar. Was mir fehlt, ist eine gute Lösung/Möglichkeit via iPhone (von extern) auf den 'Verteilordner' zugreifen zu können und die Verteilung der Dokumente vorzunehmen.

 

[picknicker1971]

@bjoernkrueger
Noch meine Anmerkungen zum Thema Papierlos
- Ich habe mich bewusst gegen ein Datenbank/Program zur Verwaltung entschieden und organisiere mich nur über Ordnerstruktur.
Ich habe somit keine Abhängigkeiten gegenüber einer Software, sollte die mal eingestellt werden oder ich das System ändern will/muss
- Um Dein Beispiel "KFZ Versicherung" aufzugreifen: Ich halte ein sehr simple Ordnerstruktur und mache vieles über den Dateinamen. Zudem sind alle OCR und ich kann Textsuche durchführen. Aber auch bei mir gibt es Fälle, bei denen ich etwas in 2 Ordnern ablegen möchte und arbeite mit Alias:
Ich habe zB immer einen Ordner mit allen relevanten Dokumenten für die Steuererklärung. Die relevante Dokumente werden im eigentlich Ordner abgelegt und ich erstelle direkt ein Alias in dem Steuerordner. Das erspart mir viel Sucherei bei der Erklärung.
- Wir sind ein 2 Personen Haushalt. Was bei uns als Post reinkommt ist eigentlich übersichtlich und der Aufwand für Scannen und Ablage ist überschau- und vertretbar.

 

[FrankieT]

Im Prinzip könnte man die Access-Anwendung durch Bordmittel aus macOS ersetzen, SQL ist eh an Bord und die AppleScript und Automator Fähigkeiten reichen sicher dafür aus.

Ob man dann noch eine krüppelige automatische Verschlagwortung drauf setzt?
Lebst du so ein austauschbares Standardleben dass eine simulierte Entscheidungsmatrixmustererkennung einen Mehrwert liefert?

Für den Individuallebenden reicht in aller Regel die Spotlightsuche (wenn sie funktioniert) und zusammen mit dem inzwischen eingebauten Scannen auch von Dateiinhalten deckt das meiner Meinung nach 99% aller unserer Suchanforderungen ab. Ich persönlich möchte gar nicht von einer AI/KI vorgedachten und von Programmieren geframten Verschlagwortung manipuliert werden.

Allerdings rate ich die Ablage der Dokumente in der Ordnerstruktur beizubehalten und keine Datenbank zur Ablage zu nutzen. Die Fehlerquelle DB ist vielleicht inzwischen von der Eintrittswahrscheinlichkeit eines fatalen Fehlers nicht so schlecht, aber die Auswirkung wenn es denn doch passiert ist ein klares Zeichen dagegen. Verschlagworten kann man übrigens auch über den Einbezug einer Referenz in eine sauber definierte Dateinamensgebung, auch da gibt es viele gute Ansätze die sich bewährt haben.

Für die Zuordnung eines Dokuments bei einer auf Schlagworten basierenden Ordnerablage bietet macOS mit Verknüpfung/Alias übrigens genau die Funktion für die Verlinkung über mehrere Orte. Ich lege Dokumente eher nach Absender als nach Schlagwort ab und für die Suche reicht mir die Spotlight-Datenbank auf dem Mac plus die Volltextsuchmaschine aus meiner Cloudlösung (in der eigentlich alle wichtigen Dokumente liegen, lokal habe ich von allem nur Arbeitskopien/Synchrondokumente - so kann ich den Arbeitsplatzrechner in 2 Minuten tauschen ohne Datenverlust).

Ein kleiner Tipp noch, sollten die regulären Dokumente per Deutscher Post kommen, man kann von denen auch seine Post als Service fertig gescannt bekommen. Ich bekomme meine papierhafte Post inzwischen per PDF elektronisch und nur einmal im Monat, oder auf besondere Anfrage, die Originale übergeben.

 

[NewBeeApple]

@picknicker1971

Hallo

Du schreibst "Aber auch bei mir gibt es Fälle, bei denen ich etwas in 2 Ordnern ablegen möchte und arbeite mit Alias:
Ich habe zB immer einen Ordner mit allen relevanten Dokumenten für die Steuererklärung. Die relevante Dokumente werden im eigentlich Ordner abgelegt und ich erstelle direkt ein Alias in dem Steuerordner. Das erspart mir viel Sucherei bei der Erklärung."

Das hört/liest sich interessant? Kannst Du für mich das Bitte noch etwas weiter Ausführen? Wie weiss der Alias Ordner, welche Dokumente aus dem Hauptordner er "anzeigen" soll?

Beste Grüsse

 

[Schiffversenker]

? Wie weiss der Alias Ordner, welche Dokumente aus dem Hauptordner er "anzeigen" soll?

Indem du das Alias in den anderen Ordner schiebst?

 

[NewBeeApple]

Indem du das Alias in den anderen Ordner schiebst?

Aha. Heisst, Du nutzt die Funktion 'Alias erzeugen' auf dem Dokument und diesen "Dokumenten-Alias" schiebst Du in den zweiten Ordner. Habe ich das so richtig verstanden?

 

[geronimoTwo]

Kein Text

 

[picknicker1971]

Das hört/liest sich interessant? Kannst Du für mich das Bitte noch etwas weiter Ausführen? Wie weiss der Alias Ordner, welche Dokumente aus dem Hauptordner er "anzeigen" soll?

Ja, das mache ich direkt an Ort und Stelle manuell - wie gesagt it bei mir das Aufkommen vertretbar und Dokumente welche das betrifft sind sehr überschaubar, so dass das für mich eine pragmatische Lösung mit vertretbarem Aufwand ist.

z.B. Ich habe einen Ordner, in welchem ich alle Garantie relevanten Rechnung ablege z.B. für Elektrogeräte. Kann ich die Absetzen, erzeuge ich ein Alias und schiebe das Alias in den Steuerordner.

 

[bobesch]

Ich habe mir vor ca. 2 Jahren einen Dokumentenscanner gekauft, mit dem ich meine kompletten Unterlagen scanne, die Dateien anschließend umbenenne und in einer komplexen Ordnerstruktur ablege.

Dafür habe ich mir eine Access-Datenbankanwendung geschrieben, die das Umbenennen und Verschieben komfortabel erledigt.

Klingt nach Devonthink.

Ja, ich nutze auch "DEVONthink3 Pro" (davor Dt2 Office Pro) mit enthaltener OCR-Funktion.
Workflow wäre dann Scanner (PDF) > Synology > OneDrive > (händisch/Hazel?) > DEVONthink-Eingang > OCR
Danach umbenennen (für Stapel-Umbenennung etc. gibt's Scripte mitgeliefert, die über's Menü abrufbar sind), Tags vergeben, in Ordner verschieben bzw. Links in intelligente Ordner ablegen für mehrfach-Zuteilung.
Was die Ordner betrifft, liefert DT diverse Vorlagen von Komplexen Ordnerhirarchien mit.
Man kann aber auch alles, wie hier schon erwähnt, nur eine grobe Struktur sortieren (z.B. Privat / Auto / Versicherung / Finanzen / Haus / etc und dann folgend Unterordner nach Jahren oder umgekehrt) und dann per Volltext-Suche die gewünschten Dateien finden.
OCR ist ziemlich genau. Stapelverarbeitung für OCR läuft im Hintergrund. Die Datenbanken von DT sind bisher kompatibel zwischen allen Versionen von DT (DT2: PowerPC/intel). Selbst eine alte PPC-/c2duo-Möhre arbeitet sich über nacht durch einen Stapel von PDFs.
Andere Dokumente-Typen (Office, Bilder etc.) lassen sich übrigens auch innerhalb von DT bunkern.
Bei Nutzung mehrer Rechner (z.B. Desktop & Notebook) hat bei mir jeder der Rechner eine DT-Datei mit ähnlich aufgebauter Ordner-Hirarchie.
Im Benutzer-Ordner der einzelnen Rechner gibt es einen übergeordneten Ordner für die DT-Datenbanken mit Unterordnern für die einzelnen Rechner

DEVONthink
/DEVONthink_iMac/DT_imac_DB
/DEVONthink_MBP/DT_MBP_DB
/DEVONthink_MBair/DT_MBair_DB
/DEVONthink_iBookG4/DT_iBookG4_DB
...
Mit CarbonCopyCloner und einer mobilen SSD läuft dann per Plug&Play a) eine Sicherung des DT-DB-Ordners von dem Mac, an dem die SSD angehängt ist, auf die SSD und b) eine Rücksicherung aller anderen DT-DB-Ordner der anderen Macs auf den verbundene Mac.
Die SSD ist verschlüsselt und als Backup für unterwegs immer dabei - meine grosse Datenbank mit durchsuchbaren Journals ist z.B. nur auf dem Hauptrechner und als Kopie auf der SSD unterwegs und nicht nochmal extra auf dem MBair. Aufgrund der fest verbauten SSDs der neueren Macs ist Festplattenspeicher ja ein limitierender Faktor
Damit hat eine 'essentielle' DT-Datenbank schonmal gut abgesichert (Original + SSD + jeder beteiligten Mac)
Daneben natürlich noch 3 separate Backups für die jeweiligen relevanten Rechner.

Im Gegensatz zu Dir habe ich schon seit 2011 keine komplexe Ordnerstruktur mehr. Nur noch Jahre. Dafür ist aber jedes PDF OCR-bearbeitet. Heisst, ich finde es jederzeit mit einem oder mehreren Stichwörtern das im Dokument vorkommt. Auch der Dokumenten-Name ist vereinfacht. Nur noch Datum und eine fortlaufende Nummer. Zum Beispiel: 2022-10-15_0123.

Geht mit DEVONthink aufgrund der guten OCR-Erkennung sehr zuverlässig. Nutze hier seit Jahren primär einen ScanSnap Einzugsscanner und habe damit die Regale von ein paar Metern Journals befreit ...

Ich habe mich bewusst gegen ein Datenbank/Program zur Verwaltung entschieden und organisiere mich nur über Ordnerstruktur.
Ich habe somit keine Abhängigkeiten gegenüber einer Software, sollte die mal eingestellt werden oder ich das System ändern will/muss

Egal ob mit oder ohne Ordnerstruktur lassen sich die Ordner/PDF-Dokumente per Drag&Drop aus DEVONthink heraus wieder in die Ordnerstruktur des Mac überführen. Es steht damit einer einfachen Migration der ganzen Ordner/PDF-Dateien, die in einer DT-Container gelagert sind, nichts entgegen ,,,
Wenn alles in durchsuchbare PDFs umgewandelt wurde, geht dann nach Datenmigration die Volltextsuche sowohl am Mac (über Spotlight, bzw. Spotlight findet auch Dokumente innerhalb einer DT-Dateisammlung, auch wenn DT nicht geöffnet ist ...) als auch unter Windows (nutze dort dafür "FileLocator Pro")