App zum Umbenennen und Verschieben von Dateien / Dokumentenverwaltung für Scanner

[NewBeeApple]

Ja, das mache ich direkt an Ort und Stelle manuell - wie gesagt it bei mir das Aufkommen vertretbar und Dokumente welche das betrifft sind sehr überschaubar, so dass das für mich eine pragmatische Lösung mit vertretbarem Aufwand ist.

z.B. Ich habe einen Ordner, in welchem ich alle Garantie relevanten Rechnung ablege z.B. für Elektrogeräte. Kann ich die Absetzen, erzeuge ich ein Alias und schiebe das Alias in den Steuerordner.

Vielen Dank. Das ist bei mir ähnlich. Der Aufwand dürfte auch bei mir vertretbar sein. Ich werde die Idee mal in meinen Ablauf einbeziehen. Bin immer wieder überrascht/erfreut, was sich mit Bordmitteln so alles realisieren lässt, wenn Austausch (zwischen gleichgesinnten) stattfindet

Beste Grüsse

 

[bjoernkrueger]

Danke dir die vielen Hinweise!
Im Moment bin ich allerdings zeitlich sehr eingeschränkt, da ich umziehe und auch noch gerade eine Ausbildung angefangen habe. Da bleibt neben Kartons schleppen und Lernen leider nicht viel Zeit, um mich um das Thema zu kümmern.
Was mich aber vorab sehr interessiert, wie man es schafft, die ganzen PDFs durchsuchbar zu machen. Mein Scanner kann das von Haus aus nicht, die PDFs landen im Ordner auf der NAS, dort müsste ich nachträglich irgendwie per batch eine OCR-Software drüberlaufen lassen.
Gibt's dafür ein Tool? Am besten für neue Dateien automatisch auf der NAS, also dass, sobald ein neues Dokument im Zielordner landet, dieses direkt verarbeitet wird.

 

[picknicker1971]

wie man es schafft, die ganzen PDFs durchsuchbar zu machen

https://www.pdfscannerapp.com/

 

[bobesch]

Was mich aber vorab sehr interessiert, wie man es schafft, die ganzen PDFs durchsuchbar zu machen. Mein Scanner kann das von Haus aus nicht, die PDFs landen im Ordner auf der NAS, dort müsste ich nachträglich irgendwie per batch eine OCR-Software drüberlaufen lassen.
Gibt's dafür ein Tool? Am besten für neue Dateien automatisch auf der NAS, also dass, sobald ein neues Dokument im Zielordner landet, dieses direkt verarbeitet wird.

Bei vielen Scannern gibt's Scansoftware mit OCR-Fähigkeiten mit dazu - so z.B. bei meinen ScanSnap-Einzugsscannern. Ich nutze die aber nicht, weil das Scannen so lange blockiert ist, bis die Texterkennung abgeschlossen ist.
Bei DEVONthink Pro ist die Texterkennung von Abbyy implementiert. Das ganze läuft als Stapelverarbeitung im Hintergrund - sowohl automatisch über die Verknüpfung mit hier der Scan-Software vom ScanSnap, als auch bei den händisch nach DT Pro importierten PDFs: einfach Dateien/Ordner per Drag&Drop nach DT Pro importieren - es kann eingestellt werden, ob beim Import schon direkt die Texterkennung ausgeführt werden soll, oder nicht. Im zweiten fall kann man innerhalb von DT sehen, ob eine Datei nur eine bloße graphik-basierte PDF (Datei-Art "PDF"), oder eine durchsuchbare (Datei-Art "PDF+Text").
Bei einem Sammelsurium von PDF und PDF+Text kann die Dateien nach der Art-Spalte sortieren und dann die alle nicht-durchsuchbaren PDF markieren und die Textumwandlung als Stapelverarbeitung starten.
Scannen/Import und OCR zeitlich zu trennen ist manchmal sinnvoll: man kann das am Notebook z.B. über Nacht laufen lassen, wenn sonst nicht mit dem Rechner gearbeitet wird.
DEVONthing Pro ist allerdings preislich mit 200€ (Lizenz für 2 Macs) etwas mehr oben angesiedelt - ist für mein Einsatzgebiet aber jeden Cent wert.
Im Sommer und Winter gibt's immer eine Rabatt-Aktion mit 25% Preisnachlass. Die nächste Aktion wird wohl im Dezember sein ("WinterFest")

https://www.pdfscannerapp.com/

Kann PDFScanner auch Stapelverarbeitung? Da steht zwar was von Automator-Scripts - ist das einfach durchzuführen?

Ein Nachteil von PDFScanner für hartgesottenen HighSierra/Mojave-Nutzer (wg. 32bit-Unterstützung) ist, dass die Version, die man im AppStore bekommt, macOS 10.15 BigSur benötigt.
Der Entwickler ist aber sehr hilfreich, und hat mir eine alte Version für Mojave 10.14 gemailt. Die ist dann allerdings von Weiterentwicklungen des Programms ausgenommen.

 

[Macki013]

Ich habe auch vieles ausprobiert (Devonthink usw.). Letztendlich war mir das Kosten/Nutzungsverhältnis für meine privaten Dokumente zu schlecht.
Jetzt bin ich bei einer recht simplen Lösung gelandet.

Meine Dokumente kommen in den ScanSnap ix500. Dieser Scannt per ScanSnap Cloud direkt in einen OneDrive Ordner. ScanSnap führt OCR durch und gibt den Dokumenten im Dateinamen schonmal das Datum, welches es in den Dokumenten findet.
Ich sichte dann regelmäßig diesen Ordner, passe ggf. den Namen und und verschiebe dann manuell die PDFs in meine Ordnerstruktur.

Über die Spotlight Suche kann ich damit (fast) alle Dokumente durch einen x-beliebigen Suchbegriff finden.
Vorteil: keine Datenbank, kein NAS, Scanner steht Standalone im Haus und kann ohne Rechner benutzt werden, einfache Suche in Spotlight, und auf meinem Iphone in der OneDrive APP kann ich auch eine Volltextsuche durchführen.

 

[bowman]

Meine Dokumente kommen in den ScanSnap ix500. Dieser Scannt per ScanSnap Cloud direkt in einen OneDrive Ordner. ScanSnap führt OCR durch und gibt den Dokumenten im Dateinamen schonmal das Datum, welches es in den Dokumenten findet.

...ernsthaft? Bei dir wandern sensible Dokumente (Finanzen, Steuern, Arbeit etc.) unverschlüsselt über einen externen Diensteanbieter und dann weiterhin unverschlüsselt in die Cloud eines zweiten externen Dienstes? Mutig...

 

[NewBeeApple]

@Macki013

Dein Ablauf ist sehr pragmatisch und einen solchen Einsatz verfolge ich auch. Obwohl ich in den vergangenen Jahre unterschiedliche Apps (auch Devonthink) ausprobiert habe, lande ich immer wieder bei den Bordmitteln (und Helferchen wie HAZEL) meines Mac.

Im Gegensatz zu OneDrive wie Du, nutze ich ein NAS, das sowieso in Betrieb ist.

• Alle eingehenden Dokumente landen im Eingangsordner auf dem NAS. Gescannt wird zuhause mit ix1600 oder unterwegs mit iPhone.
• NAS führt dann automatisch OCR und Benennung durch. Datum aus dem Dokument, und ein Name anhand der gefunden Stichwörter im Dokument.
• NAS legt das Dokument im Ordner ‚Briefkasten‘ ab, der vom NAS auf mein MacBookPro synchronisiert wird.
• Wenn es eine Rechnung ist, vergibt HAZEL automatisch den entsprechenden TAG und schiebt das Dokument in den ‚Rechnungsordner‘ wo ich dann die Zahlung erfasse und nach der Zahlung den TAG ‚erledigt‘ vergebe. HAZEL schiebt dann das Dokument in die Ablage.
• Dokumente, die nicht in die Kategorie Rechnung fallen bleiben im Ordner ‚Briefkasten‘ und werden manuell verarbeitet:
  • TAG ‚erledigt‘ für Dokumente die einfach nur abgelegt werden sollen. HAZEL erledigt das automatisch.
  • TAG ‚beobachten‘ für Dokumente die noch eine Handlung erfordern. HAZEL schiebt das Dokument in den Ordner 'beobachten'
    • Beispiel: Auftragsbestätigungen vom Online-Händler müssen beobachtet werden, bis die Ware eintrifft.
    • Wenn die Ware eingetroffen ist, bekommen diese Dokumente den TAG ‚erledigt‘ und werden von HAZEL verschoben.

Für mich als Privathaushalt mit überschaubaren Mengen an Dokumenten ist der händische Aufwand gering.

Generell führe ich keine Ordnerstruktur mehr. Nur noch Jahre. Da meine Dokumente alle mit OCR verarbeitet sind, finde ich jedes Dokument problemlos via Spotlight . Wenn ich unterwegs bin, nutze ich die NAS eigene APP mit welcher ebenfalls eine Volltextsuche möglich ist.

 

[MLG76]

• Alle eingehenden Dokumente landen im Eingangsordner auf dem NAS. Gescannt wird zuhause mit ix1600 oder unterwegs mit iPhone.
• NAS führt dann automatisch OCR und Benennung durch. Datum aus dem Dokument, und ein Name anhand der gefunden Stichwörter im Dokument.

Genau so etwas suche ich auch. Habe den ix1600 gerade neu gekauft. Ich würde ebenfalls gerne nur mit Bordmitteln von macOS arbeiten (soweit es denn sinnvoll geht). Ich dachte aber, der Mac muss zwingend laufen, damit ich auf eine Freigabe auf dem Synology NAS speichern kann. Oder geht das inzwischen mit ScanSnap Home (wie bei Brother) nun auch direkt?

 

[bjoernkrueger]

Moin!

nach so langer Zeit wollte ich kurz Rückmeldung geben, wie ich das jetzt gelöst habe.

Bis gerade eben noch gar nicht, denn nach unserem Umzug liegt meine NAS noch immer in einem Karton und wartet, wieder in Betrieb genommen zu werden...
Gleiches gilt für die Fritzbox, an der der Scanner ja angeschlossen war. Zuletzt habe ich meine Zettelwirtschaft manuell eingescannt, heißt, einen USB-Stick an den Scanner dran und dann darauf gescannt. Dann die Dateien zu Fuß auf dem MacBook in den Onedrive-Ordner geschoben, wo sie sonst automatisch gelandet wären.

Da liegt nun einiges an Kram rum und wartet auf die Ablage.

Und da ich immer noch keine Lösung für den Mac gefunden habe, lag das nun schon eine ganze Weile brach.
Bis ich vor ein paar Tagen nochmal von Parallels gelesen habe. Mein bisheriger Stand war, dass das nur mit Frickelei funktioniert, und auch mit den M1-Prozessoren nicht so recht kompatibel sein soll. Aber nun lese ich, dass das funktionieren soll, und habe es glatt mal ausprobiert.

Was soll ich sagen, das ging ganz unproblematisch, hat keine Stunde gedauert, und ich hatte Windows 11 aufm MacBook!
Dann habe ich noch schnell Office 365 inklusive Access (!) installiert, und was soll ich sagen, meine Datenbank hat auf Anhieb funktioniert! Ein paar Pfade mussten angepasst, und der Acrobat-Reader installiert werden, und schon funktioniert das komplett und ohne irgendwelche Anpassungen (außer den Pfaden, wie gesagt).

Nun hab ich Windows aufm Mac, kann meine Dateien wieder umschaufeln, und bin zufrieden.

Die Sache mit den durchsuchbaren PDFs schau' ich mir gelegentlich nochmal an, dazu gibt es hier in diesem Thread ja jede Menge Ansatzpunkte.

OK, das war's zum aktuellen Stand erstmal!