Alternative zu Devonthink gesucht

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  1. fox78

    fox78 Thread Starter Mitglied

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    Hallo,
    wir benutzen derzeit Devonthink, um große PDF-Sammlungen (technische Regelwerke und Normen) zwischen mehreren Benutzern synchron zu halten. Diese müssen eigentlich für alle Benutzer nur lesbar sein, bis auf einen admin, der für den Import und die Verschlagwortung sorgt.

    Leider ist auch die beta von DT3 für diesen Anwendungsfall nicht narrensicher genug:
    • Viel zu schnell kann man durch "wildes" Doppelklicken Dateinamen löschen;
    • unbewußt Ordner aus dem Finder hinzufügen, "ohne es zu merken";
    • Tags/Etiketten können als "Speicherort" neben den angelegten Ordnern fungieren, was viel Verwirrung stiftet;
    • es treten regelmäßig Datenbankprobleme auf ("manifest Datei fehlt"), die sich nicht mit den vorhanden Bordmitteln lösen lassen.

    Wir suchen daher eine Alternative, die folgende Anforderungen gleichzeitig erfüllt:
    1. Die PDFs müssen auch ohne Netzverbindung zugänglich sein;
    2. Bei Netzverbindung muss ein Abgleich mit einem zentralen Repository erfolgen;
    3. Die Schreibrechte müssen einschränkbar sein.
    DT erfüllt die ersten beiden Punkte mit dem Desktop-Programm und SyncStore-Datenbanken, jedoch lassen diese keine Einschränkungen der Rechte zu, dies geht nur mit der Webfreigabe, die aber eine Netzverbindung voraussetzt.

    Die mitunter sehr teuren Versionierungssysteme (z.B. Doc Moto) sind zum einen sauteuer (70 Pfund/Nutzer/Monat) und zum anderen auch nicht Offline-fähig. Dateien "mitnehmen" geht nur per Checkout oder Export.
    Alle sonstige Dokumenten-Management-Systeme haben einen Online-Zwang und haben eine nicht benutzerfreundliche (Web-)Oberfläche (siehe ecoDMS oder logicaldoc)

    Kann jemand etwas empfehlen? Gibt es Stand-Alone-PDF-Manager (wie Yep), deren Metadaten-Datenbank zusammen mit den PDF über Cloud-Services (hier Synology Drive) synchronisiert werden kann?

    Grüße
    fox78
     
  2. Auryn

    Auryn Mitglied

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    Lässt sich das nicht über ein Sync-Tool mit entspr. Sync-Regeln realisieren, wenn weitere Funktionen eines DMS nicht benötigt werden? Der Admin synchronisiert bidirektional, die lesenden User nur in eine Richtung (vom zentralen Ablageort zum Client).
     
  3. agrajag

    agrajag Mitglied

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    DT für den Admin-Kram und Resilio Sync oder ähnliches für die Synchronisation der Daten. Sync benötigt zwar keinen Server, weil Peer 2 Peer, aber man eine Instanz 24/7 laufen lassen und somit zum Server machen.

    Sync gibt es in mehreren Versionen. Ich hab die Family-Lizenz für 5 User. Es gibt aber auch Sync Business und Enterprise.

    Sync unterstützt selective Sync. Dabei werden zunächst nur Dummies heruntergeladen. Die eigentliche Datei wird dann erst beim Öffnen heruntergeladen.
     
  4. tombe

    tombe Mitglied

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    Ich würde mir auch Evernote Business anschauen. Es lassen sich Rechte vergeben und die Dateien stehen auch offline zur Verfügung.
     
  5. fox78

    fox78 Thread Starter Mitglied

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    Vielen Dank für Eure Hinweise soweit.

    Evernote Business schaue ich mir mal an.

    Die reinen Sync-Lösungen kommen für mich weniger in Betracht, die nutzen wir bereits für Arbeitsdateien. Für die hier geschilderte Aufgabe möchte ich jedoch nicht auf zentral verwaltete Metadaten verzichten, die auch auf Client-Seite zum suchen und filtern verwendet werden können (Kategorien, Status, Tags). Einfache Finder-Tags und -Etiketten reichen da nicht.

    Am besten wäre wohl ein Programm wie das altbekannte Yep in Verbindung mit einem Sync-Dienst für Datei und der Metadaten-Datenbank, wobei die Zugriffsrechte dann über den Sync-Dienst gesteuert werden.

    fox78
     
  6. bowman

    bowman Mitglied

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    ...ich würde Nextcloud als Synchronisationsdienst zusammen mit Zotero als Bibliographie-/Wissensmanagementtool und das Zotfile-Plugin für das vereinfachte Einspielen neuer Dokumente versuchen: Die Bibliographie- bzw. 'Metadaten-Datenbank' von Zotero kann dabei ebenso wie die Dokumente von Nextcloud synchronisiert werden, in Nextcloud stellst du dann ein, welche Schreib- und Leseberechtigungen für geteilte Ordner-/Dateien bzw. den Ordner mit der Datenbank gelten. Zotero/Zotfile kannst du so konfigurieren, daß in der Datenbank nur Links auf Dokumente verwaltet werden und nicht die Dokumente selbst, was deren Organisation in geteilten Ordnern sehr vereinfacht. Ich bin mir allerdings nicht 100% sicher wie sich der Nextcloud-Syncronisationsclient verhält, wenn Nutzer in Zotero sinnloserweise versuchen, Änderungen an der Datenbank durchzuführen: Nextcloud würde vermutlich versuchen diese Upstream zu syncronisieren (und rechtebedingt scheitern) und möglicherweise bei Änderungen der Datenbank auf dem Server dann einen Versionskonflikt melden.

    Ich habe diese Kombination selbst seit vielen Jahren am laufen, allerdings ohne die Notwendigkeit der Rechteeinschränkung und ich bin dabei auch der einzige Nutzer. Man sollte nicht vergessen, daß die genannte Kombi kein echtes Datenbank-Multiusersystem ist: Schreibzugriff auf die (synchronisierte) Datenbank sollte immer nur jeweils eine Client-Instanz haben, sonst gibt es nach dem Beenden und Neustarten von Zotero Versionskonflikte...

    Ein riesen Vorteil der genannten Lösung: Sie funktioniert auf Mac / Win / Linux (nicht jedoch iOS/Android), ist OpenSource, hat eine Bibliographie-Anbindung an MS Word / LibreOffice, erlaubt das supereinfache Übernehmen von bibliographischen Daten und Dokumenten aus dem Webbrowser heraus und ist kostenfrei...
     
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