Alternative zu Devonthink gesucht

fox78

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Hallo,
wir benutzen derzeit Devonthink, um große PDF-Sammlungen (technische Regelwerke und Normen) zwischen mehreren Benutzern synchron zu halten. Diese müssen eigentlich für alle Benutzer nur lesbar sein, bis auf einen admin, der für den Import und die Verschlagwortung sorgt.

Leider ist auch die beta von DT3 für diesen Anwendungsfall nicht narrensicher genug:
  • Viel zu schnell kann man durch "wildes" Doppelklicken Dateinamen löschen;
  • unbewußt Ordner aus dem Finder hinzufügen, "ohne es zu merken";
  • Tags/Etiketten können als "Speicherort" neben den angelegten Ordnern fungieren, was viel Verwirrung stiftet;
  • es treten regelmäßig Datenbankprobleme auf ("manifest Datei fehlt"), die sich nicht mit den vorhanden Bordmitteln lösen lassen.

Wir suchen daher eine Alternative, die folgende Anforderungen gleichzeitig erfüllt:
  1. Die PDFs müssen auch ohne Netzverbindung zugänglich sein;
  2. Bei Netzverbindung muss ein Abgleich mit einem zentralen Repository erfolgen;
  3. Die Schreibrechte müssen einschränkbar sein.
DT erfüllt die ersten beiden Punkte mit dem Desktop-Programm und SyncStore-Datenbanken, jedoch lassen diese keine Einschränkungen der Rechte zu, dies geht nur mit der Webfreigabe, die aber eine Netzverbindung voraussetzt.

Die mitunter sehr teuren Versionierungssysteme (z.B. Doc Moto) sind zum einen sauteuer (70 Pfund/Nutzer/Monat) und zum anderen auch nicht Offline-fähig. Dateien "mitnehmen" geht nur per Checkout oder Export.
Alle sonstige Dokumenten-Management-Systeme haben einen Online-Zwang und haben eine nicht benutzerfreundliche (Web-)Oberfläche (siehe ecoDMS oder logicaldoc)

Kann jemand etwas empfehlen? Gibt es Stand-Alone-PDF-Manager (wie Yep), deren Metadaten-Datenbank zusammen mit den PDF über Cloud-Services (hier Synology Drive) synchronisiert werden kann?

Grüße
fox78
 
Lässt sich das nicht über ein Sync-Tool mit entspr. Sync-Regeln realisieren, wenn weitere Funktionen eines DMS nicht benötigt werden? Der Admin synchronisiert bidirektional, die lesenden User nur in eine Richtung (vom zentralen Ablageort zum Client).
 
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DT für den Admin-Kram und Resilio Sync oder ähnliches für die Synchronisation der Daten. Sync benötigt zwar keinen Server, weil Peer 2 Peer, aber man eine Instanz 24/7 laufen lassen und somit zum Server machen.

Sync gibt es in mehreren Versionen. Ich hab die Family-Lizenz für 5 User. Es gibt aber auch Sync Business und Enterprise.

Sync unterstützt selective Sync. Dabei werden zunächst nur Dummies heruntergeladen. Die eigentliche Datei wird dann erst beim Öffnen heruntergeladen.
 
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Ich würde mir auch Evernote Business anschauen. Es lassen sich Rechte vergeben und die Dateien stehen auch offline zur Verfügung.
 
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Vielen Dank für Eure Hinweise soweit.

Evernote Business schaue ich mir mal an.

Die reinen Sync-Lösungen kommen für mich weniger in Betracht, die nutzen wir bereits für Arbeitsdateien. Für die hier geschilderte Aufgabe möchte ich jedoch nicht auf zentral verwaltete Metadaten verzichten, die auch auf Client-Seite zum suchen und filtern verwendet werden können (Kategorien, Status, Tags). Einfache Finder-Tags und -Etiketten reichen da nicht.

Am besten wäre wohl ein Programm wie das altbekannte Yep in Verbindung mit einem Sync-Dienst für Datei und der Metadaten-Datenbank, wobei die Zugriffsrechte dann über den Sync-Dienst gesteuert werden.

fox78
 
Am besten wäre wohl ein Programm wie das altbekannte Yep in Verbindung mit einem Sync-Dienst für Datei und der Metadaten-Datenbank, wobei die Zugriffsrechte dann über den Sync-Dienst gesteuert werden.

...ich würde Nextcloud als Synchronisationsdienst zusammen mit Zotero als Bibliographie-/Wissensmanagementtool und das Zotfile-Plugin für das vereinfachte Einspielen neuer Dokumente versuchen: Die Bibliographie- bzw. 'Metadaten-Datenbank' von Zotero kann dabei ebenso wie die Dokumente von Nextcloud synchronisiert werden, in Nextcloud stellst du dann ein, welche Schreib- und Leseberechtigungen für geteilte Ordner-/Dateien bzw. den Ordner mit der Datenbank gelten. Zotero/Zotfile kannst du so konfigurieren, daß in der Datenbank nur Links auf Dokumente verwaltet werden und nicht die Dokumente selbst, was deren Organisation in geteilten Ordnern sehr vereinfacht. Ich bin mir allerdings nicht 100% sicher wie sich der Nextcloud-Syncronisationsclient verhält, wenn Nutzer in Zotero sinnloserweise versuchen, Änderungen an der Datenbank durchzuführen: Nextcloud würde vermutlich versuchen diese Upstream zu syncronisieren (und rechtebedingt scheitern) und möglicherweise bei Änderungen der Datenbank auf dem Server dann einen Versionskonflikt melden.

Ich habe diese Kombination selbst seit vielen Jahren am laufen, allerdings ohne die Notwendigkeit der Rechteeinschränkung und ich bin dabei auch der einzige Nutzer. Man sollte nicht vergessen, daß die genannte Kombi kein echtes Datenbank-Multiusersystem ist: Schreibzugriff auf die (synchronisierte) Datenbank sollte immer nur jeweils eine Client-Instanz haben, sonst gibt es nach dem Beenden und Neustarten von Zotero Versionskonflikte...

Ein riesen Vorteil der genannten Lösung: Sie funktioniert auf Mac / Win / Linux (nicht jedoch iOS/Android), ist OpenSource, hat eine Bibliographie-Anbindung an MS Word / LibreOffice, erlaubt das supereinfache Übernehmen von bibliographischen Daten und Dokumenten aus dem Webbrowser heraus und ist kostenfrei...
 
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Das dürfte mit Nextcloud problemlos möglich sein:
> Die PDFs müssen auch ohne Netzverbindung zugänglich sein
✅
> Bei Netzverbindung muss ein Abgleich mit einem zentralen Repository erfolgen;
✅
Die Schreibrechte müssen einschränkbar sein
✅ Zumindest können Teilnehmern und Gruppen für bestimmte Ordner und Dateien die Rechte zum Lesen, Schreiben, Beides zugewiesen und entzogen werden. Cool ist, dass wenn ein Teilnehmer "austritt", kann der Nextcloud-Admin die Daten seines Clients per Remote-Swipe löschen, zumindest sofern der User die Daten nicht aus seinem Nextcloud-Sync-Verzeichnis im Finder nicht vorher woanders hin kopirt hat ;-)
 
Leider ist auch die beta von DT3 für diesen Anwendungsfall nicht narrensicher genug:
  • Viel zu schnell kann man durch "wildes" Doppelklicken Dateinamen löschen;
  • unbewußt Ordner aus dem Finder hinzufügen, "ohne es zu merken";
  • Tags/Etiketten können als "Speicherort" neben den angelegten Ordnern fungieren, was viel Verwirrung stiftet;
Ich bin da der Meinung, ihr solltet eure Mitarbeiter entweder schulen oder austauschen.
Wir sind nicht mehr in den Siebzigern oder Achtzigern, wo Computer Neuland waren.
Wenn jemand wild mit dem Hammer auf ein Gerät haut, sucht man ja auch nicht stabilere Gerätre.
 
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Ich wärm das mal auf. Ich habe gerade eine Datenbank in Devonthink 3 verloren und der DT Support kann mir nicht helfen. 12 Jahre Arbeit wären weg wenn nicht ein Mac zufällig in Reparatur wäre von dem ich Daten ziehen kannn. Das fiese ist, ich habe Backups ohne Ende aber DT zieht den Inhalt der Datenbank nicht auch nicht von Backups. 0 Dateien. Die Datenbank hat aber 52GB.
Ich schaue mich nun auch nach Alternativen um.

Google Gsuite habe ich eine Zeit lang benutzt aber die Übersicht und Geschwindigkeit ist nicht schön. Ansonsten kann es schon sehr viel. Das Interface ist einfach nicht gut genug. Anonsten kann man damit arbeiten wie mit Devonthink.

EcoDMS sieht ganz interessant aus haben aber keinen Server für Mac weil nicht genug Anfragen. Müsste man auf einem NAS haben den Server. Wäre sogar revisionssicher.

Wer benutzt noch anderes?
 
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...für meine Literatur-/Dokumentenverwaltung:

Zoteto + Zotfile + Nextcloud

Das ist aber nicht synchron-multiuserfähig (Nextcloud alleine mit Collabora schon).

Die Frage dürfte sein, wie Du Deine Dokumenten-Metadaten migriert bekommst. Genau diese Überlegungen haben mich immer von solchen Apple-only Insellösungen abgehalten...
 
EcoDMS habe ich mir gerade mal angesehen. Docker App am NAS mit Client auf Mac. Daten nur am NAS, Absturz wenn man Datei auf Clienten zieht. Prinzipiell schon was man so braucht und gute Features aber hakelige Umsetzung. Ich weiss nicht, müsste man sich hart einarbeiten, wenig selbsterklärend.
 
Ich wollte gerade zu DT wechseln aber der DB Verlust lässt mich nun zweifeln.
 
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hat DT denn gar keine vorgaben für ein Backup?
 
Ich gehe nicht mehr zu DT zurück. Ecodms ist richtig gut und revisionssicher.
Das Problem bei DT ist wenn der Syncstore kaputt geht und dann die Datenbanken die dran hängen auf leer synchronisiert werden. Genau das ist mir passiert und der DT Supporthatte keine Lösung. Mein Glück war ein Macbook in der Reparatur. DT hat werkzeuge lokal zu reparieren aber nichts für den Syncstore. EcoDMS schiebt Files nicht herum sondern nur ein mal. Sie sind am server und bleiben auch da. Ecodms hat eine Datenbank, DT hat so viele Datenbanken wie clients daran hängen. DT3 ist überladen mit Funktionen die keiner braucht. Es ist schnell, das wars auch. Sicher ist mir wichtiger als schnell. Wenn jemand meine DT3 Lizenzen abkaufen will bitte PN. Im done count me out.

PS ich hatte einen Haufen Backups des Syncstores, meine Hauptdatenbank konnte auch nach einspielen der Backups trotzdem nicht mehr gelesen werden. Der PC in der Reparatur, mit dem hätte ich einen neuen Syncstore aufbauen können aber das Ganze wird mir zu heikel. DT oder EcoDMS muss bei uns aktuell 13 Jahre Arbeit archivieren.
 
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Hm, okay. Ich nutze es nur lokal.
 
Lokal und an einem einzigen Rechner gibt’s keine Probleme und genug Tools zur Reparatur das ist recht sicher. Was mich auch genervt hat ist die Zugriffsberechtigung das klappt nicht gut innerhalb einer Datenbank.
 
Lokal und an einem einzigen Rechner gibt’s keine Probleme und genug Tools zur Reparatur das ist recht sicher. Was mich auch genervt hat ist die Zugriffsberechtigung das klappt nicht gut innerhalb einer Datenbank.
Guter Hinweis - da sollte man bei Lob und Kritik also immer deutlich differenzieren.
Damit weder Menschen, die das Programm nur lokal und alleine nutzen, abgeschreckt werden, noch daß "Poweruser" zuviel erwarten und dann Probleme haben.
Ließe sich DT problemlos benutzen mit zwei Rechnern (zuhause bzw. manchmal mobil) wenn die Daten auf einer externen Platte liegen und nur von einem Benutzer benutzt werden?
 
Also ich nutze DT und DTTG seit über 5 Jahren und habe noch nie einen solchen Fehler gehabt der nicht von mir selbst verursacht worden wäre. Fehlende Daten liessen sich immer aus einem Backup wieder herstellen. Ich halte DT für sehr zuverlässig und den Support für schnell, freundlich und kompetent. Ich war und bin Beta Tester und finde es beeindruckend wie rasch hier teilweise gearbeitet wird.

Wenn die Software wirklich so fehlerhaft syncen würde, wäre hier viel mehr negative Rückmeldungen dazu im Forum..
 
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Reaktionen: NewBeeApple und Schiffversenker
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