papierloses Büro / Archivierung

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Tobias NRW

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Nabend zusammen,

zwar bin ich kein Freelancer sondern im angestellten Außendienst tätig, habe jedoch dort auch einiges an Parallelen zum Freelancer und somit steht auch bei mir das Jahresende vor der Tür, im Zuge dessen möchte ich gerne vorerst mein vollständiges privates Papierwesen digitalisieren und bei Erfolg dann auch den beruflichen Teil.

Als Scanner nutze ich einen Canon MX 350, alternativ kann ich halt mittels iPad Kamera o.ä. "scannen".

Welche Methoden / Programme / Ablage- & Archivierungssysteme nutzt Ihr?

Bin auf eure Anregungen und Tipps gespannt, gerne auch weiterführende Lektüre!

Beste Grüße,
Tobias
 
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Multigerät Epson WF-3620DWF, Software PDFScanner... normale Ordnerstruktur im Finder, Privat reicht das aus.
 
Hallo Tobias,

bei so Themen wie Versicherungsveträgen bin ich auf Direktversicherungen umgestiegen. Bei vielen Anbietern bekommt man einen privaten Bereich wo man dann die Unterlagen herunterladen kann. Handyrechnung lasse ich mir nicht mehr in Papierform sondern als PDF schicken. Ich habe dazu eine separate kostenlose T-Online-Mailadresse eingerichtet und speichere die Rechnungen dann im angeschlossenen Mediencenter nachdem ich die Rechnung gebucht habe.

Papierakten werden in einem Rollcontainer neben meinem Schreibtisch verstaut und ab und an scanne ich mit meinem Multifunktionsgerät (HP Deskjet 2544).
 
Tobias NRW schrieb:
Welche Methoden / Programme / Ablage- & Archivierungssysteme nutzt Ihr?
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Dateien. Und Spotlight.
Bei irgendwelcher Software hast Du irgendwann das Problem, dass Du umsteigen willst/musst und dann bekommst Du das nicht mehr richtig exportiert, oder die Datenbank geht kaputt oder oder oder
 
Gibt's es eine Möglichkeit per IPhone oder IPad PDFs zu erstellen mit ocr Funktion?
 
Hausbesetzer schrieb:
Dateien. Und Spotlight.
Bei irgendwelcher Software hast Du irgendwann das Problem, dass Du umsteigen willst/musst und dann bekommst Du das nicht mehr richtig exportiert, oder die Datenbank geht kaputt oder oder oder
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Von der Seite habe ich das ganze noch nicht betrachtet, macht natürlich Sinn!
 
Die einzig wirklich gute Dokumentensoftware ist Devonthink... speichert alle Dokumente in seiner Datenbank, ABER du kannst jederzeit alles in eine normale Ordnerstruktur exportieren, die dann mit dem Finder bearbeitbar ist, so geht nichts verloren, wenn es Devonthink nicht mehr geben sollte, du auf eine andere Software umsteigen willst oder gar zu Windows wechseln würdest.

Devonthink kannst du sehr lange testen, würde ich dir empfehlen.
 
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Ja, Devonthink ist das beste!
 
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Habe mich auch lange damit beschäftigt, habe divers Apps getestet. Auf meinem neuen iMac verfahre ich nun auch mit Ordnern und Spotlight + Tags, die allerdings durch Hazel bei Ankunft sortiert werden.
Devonthink, iDocument, Paperless, alle für mich überladen mit Funktionen und unübersichtlich. Optisch a.e. iDocument, am mächtigsten und mit guten ordnerfunktionen ist Devonthink. Für meine wissenschaftlichen PDF benutz ich Papers, der auch nur wegen der guten Einsortierung durch DOI.

Viele Grüße,

Constantin
 
jimbojones schrieb:
Gibt's es eine Möglichkeit per IPhone oder IPad PDFs zu erstellen mit ocr Funktion?
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Schau' dir mal scan.me und organize.me an.
Texterkennung und Suche funktionieren m.M.n. tadellos.
Ist zwar noch ausbaufähig, aber die Idee ist nicht schlecht.
Leider wird ein einmal erstelltes Dokument nur einmal hochgeladen und bei Veränderung nicht synchronisiert (daher ausbaufähig).
 
Hausbesetzer schrieb:
Dateien. Und Spotlight.
Bei irgendwelcher Software hast Du irgendwann das Problem, dass Du umsteigen willst/musst und dann bekommst Du das nicht mehr richtig exportiert, oder die Datenbank geht kaputt oder oder oder
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Finde die Gefahr vernachlässigbar gering.
Ist heutzutage halt Standard dass Startups, die ihren Dienst einstellen, zum Abschluss vernünftige Exportmöglichkeit bieten. Hatte früher mal ein Evernote-Pendant genutzt, die haben nach ihrer Pleite sogar mit Evernote zusammengearbeitet und einen funktionierenden Evernote-Export angeboten. Davon abgesehen unterstützt doch wirklich jede Dokumentenverwaltung PDF-Exports. Musst du dann halt regelmäßig machen.
 
Conz schrieb:
Habe mich auch lange damit beschäftigt, habe divers Apps getestet. Auf meinem neuen iMac verfahre ich nun auch mit Ordnern und Spotlight + Tags, die allerdings durch Hazel bei Ankunft sortiert werden.
Devonthink, iDocument, Paperless, alle für mich überladen mit Funktionen und unübersichtlich. Optisch a.e. iDocument, am mächtigsten und mit guten ordnerfunktionen ist Devonthink. Für meine wissenschaftlichen PDF benutz ich Papers, der auch nur wegen der guten Einsortierung durch DOI.

Viele Grüße,

Constantin
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Ich machs auch mit Ordnern, was mir daran missfällt ist dass es nicht multiplattform und daher eigentlich nicht mehr zeitgemäß ist. Ich habe oft den Fall dass ich unterwegs gerne etwas nachschauen würde und da ich praktisch nur Cloudapps verwende geht das auch immer bei allem problemlos. Nur beim Finder-Ansatz halt nicht. Ich habe als Workaround alles in der Dropbox, aber dann leidet das Durchsuchen, das geht nur nach Titel. Und die Usability ist auch nicht überragend, weil Dropbox nicht auf diesen Usecase ausgerichtet ist.

Worauf ich bald mal umsteigen will: Evernote. Hat eine Scanner-Funktion integriert und ist bereits in der Free-Variante extrem mächtig. Ziemlich beeindruckend finde ich die Texterkennungsfunktion. Evernote erkennt sogar Wörter, die auf normalen Fotos irgendwo im Hintergrund zu sehen sind. Automatisch.

Man verwendet das dann einfach so, dass man sich einen Notizbuchstapel "Dokumente" anlegt und darin dann beliebig viele Notizbücher, die deinen heutigen Ordnern entsprechen. Für jedes Dokument wird eine neue Notiz erstellt. Wenn du die App verwendest kannst du direkt beim Erstellen angeben, dass du einen Scan als Notiz erstellen willst. Tags, OCR Suche usw. ist alles automatisch vorhanden. Du kannst dir zudem noch schriftliche Notizen hinzufügen. Und wenn es sein muss könntest du dir auch direkt in den Scan Anmerkungen digital reinkritzeln. Vorteil ist dann, dass alles automatisch über den Evernote-Server synchronisiert wird, auf all deinen Geräten. Wenn du ein Dokument mal als Datei benötigst einfach rechts klicken und "Speichern unter..." wählen. Dann erhältst du die Ursprungsdatei.

Ich denke der große Vorteil von Evernote gegenüber allen andere ist, dass Evernote eine mittlerweile wirklich fortgeschrittene, funktionierende App ist. Kein Startup, wie die oben genannten Ansätze. Es gibt Varianten für alle Betriebssysteme und man erhält regelmäßig Updates. Evernote hat bereits ein relativ starkes Ökosystem aufgebaut. Es gibt z.B. Scanner, die Scans direkt in Evernote speichern und ablegen. Die Gefahr das Evernote von heute auf morgen verschwindet ist null. Ist in etwa so als würde die Deutsche Post von heute auf morgen verschwinden und alle Pakete die noch nicht ausgeliefert wurden verrotten in den Paketzentren. Falls du 100% sicher gehen willst kannst du dir regelmäßige Exports speichern.

Der Unterschied zu devonThink ist meiner Meinung nach, dass Evernote halt einfach mehr Wert auf moderne UI, Usability und UX legt, während sich devonThink eher als Profitool positioniert. Mich persönlich hat devonThink nie überzeugt.
 
Kurzes Update von meiner Seite:
Scansnap ix500 + DevonThink Pro im Einsatz und hellauf begeistert, das Archivieren des bestehenden Dokumentenberges verschlingt natürlich einiges an Zeit, aber unterm Strich dürfte es sich dann lohnen.
Bereits während der Archivierung steigt meine Produktivität gefühlt.

Ganz wichtig, vorher intensive Gedanken über Datenbank- und Ordnerstruktur machen, sonst gibt es das totale Chaos.

LG & frohes Fest
 
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Da hast Du Recht, fühle mich auch bereits nach 2 Tagen pudelwohl damit, hatte zuerst eine normale Ordnerstruktur im Finder probiert, jedoch ist das ganz schnell an Unübersichtlichkeit gescheitert.

Eine Frage hat sich aufgetan, die Synchronisierung zu iOS Devices funktioniert dank der ToGo App von DTPO einwandfrei, wie jedoch gleicht Ihr 2 OSX Geräte, in meinem Fall iMac und MBP ab, wobei der iMac die zentrale Verwaltung darstellt und das MacBook halt nur für unterwegs / Geschäftsreise / Nachsortierung außer Haus / erfassen geringerer Datenmengen eine Rolle spielt.

LG
 
Besten Dank! :dance:
 
Die Entwickler von DT sind übrigens Deutsche, du bekommst da auch sehr schnell Antwort auf fragen aller Art!
 
Apropos Archivierung: Wie signiert Ihr die archivierten Dokumente?
 
Bis vor ein paar Tagen HP LaserJet 1522 und DevonThink.
Seit ein paar Tagen Lexmark mx410de und DevonThink...
Insgesamt das Beste wo gibbet :)
Achja Hazel als Addon zu DevonThink macht das erste Archivieren schon mal deutlich einfacher.
 
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