papierloses Büro / Archivierung

Hi zusammen,
iphone / ipad app mit ocr: Ja gibt es scanbot.
Ich mache das so: scanbot einscannen, wird mit ocr direkt erkannt - dann durch scanbot automatisch in meine eigene cloud (verschlüsselt) geladen. dort greift hazel und sortiert und benennt die dateien entsprechend um. Da Hazl in die OCR Dokumenten reinschauen kann und dort dann z.b. aufgrund Rechnungsdatum, dieses auch gleich als Datei-Namen nimmt.
Ein Tipp noch: Verwende die amerikanische Schreibweise beim Datum, dann hat man beim Sortieren innerhalb eines Ordners auch immer das aktuelle Datum oben.
Die private Cloud wird dann mittels app aufs iphone gesync. somit habe ich immer alles - verschlüsselt - dabei.
Evernote verwende ich nur als "Wissensarchiv" Die Bedenken alle Dokumente in Evernote zu speichern, wegen "zukunftssicherheit" der Datenbank und evtl. späteren mangenden Export, kann ich nachvollziehen. Nicht fundiert - aber gerade deswegen habe ich einen Ordnerstruktur
 
mds schrieb:
DevonThink ist tatsächlich ziemlich gut, aber leider auf die Verwendung durch einen einzelnen Nutzer ausgerichtet.
Zum Vergrößern anklicken....

Als Mehrbenutzervariante taugt es wirklich nicht. ET hat jetzt endlich "DT To Go" 2.0 in der Beta raus gebracht... allerdings springt auch DT auf den Zug auf, eine eigene Cloudlösung anzubieten, was für mich ein Nogo ist.
 
Eigentlich finde ich Cloud-Lösungen gut, denn sie bringen – richtig umgesetzt – viele Vorteile. Lokale Synchronisation funktioniert ja, logischerweise, nur lokal und nicht automatisch genug. Aber irgendwie kriegen es die ganzen Anbieter normalerweise nicht hin, eine Verschlüsselung zu implementieren, was eine Nutzung im Unternehmen ausschliesst. Privat ist es ein anderes Thema, da ist man mit etablierten Cloud-Anbietern wie Google in Bezug auf die Datensicherheit normalerweise bestens bedient.
 
mds schrieb:
Eigentlich finde ich Cloud-Lösungen gut, denn sie bringen – richtig umgesetzt – viele Vorteile. Lokale Synchronisation funktioniert ja, logischerweise, nur lokal und nicht automatisch genug. Aber irgendwie kriegen es die ganzen Anbieter normalerweise nicht hin, eine Verschlüsselung zu implementieren, was eine Nutzung im Unternehmen ausschliesst. Privat ist es ein anderes Thema, da ist man mit etablierten Cloud-Anbietern wie Google in Bezug auf die Datensicherheit normalerweise bestens bedient.
Zum Vergrößern anklicken....

Richtig... ich bevorzuge eigentlich auch Cloudlösungen, aber welche die ich selbst bestimmen kann WO UND WELCHE Cloud ich nutze. Irgendwann hast du mal zehn Clouds für jeden Zweck irgendwo... dann schaltet wieder einer seine Cloud ab und du stehst im Regen mit deinen Daten. Datenschutz ist noch mal ein anderes Thema... weswegen ich das eben nicht mag.
 
Ich versuche schon seit ewigkeiten das papierlose Büro umzusetzen. In der engeren Auswahl steht für mich Devonthink oder Evernote.
Devonthink ist komfortabler aber mit Evernote funktioniert die Synchronisation besser und die Daten sind sicherer (da Cloud)

Meine Frage an die, die es bereits geschafft haben:
Wie macht ihr das mit der Buchhaltung - sprich die Kontoauszüge und Belege, die normal im Ordner landen. Wie übergebt ihr die Daten an den Steuerberater. Wie stellt ihr fest, ob ein Beleg fehlt.

Am liebsten wäre mir ein Onlinebanking bei dem ich die Belege zuordnen kann und das dann direkt dem Steuerberater übergeben.

Wer hat einen guten Workflow für sich und seine Buchhaltung gefunden?
 
strohy schrieb:
Devonthink ist komfortabler aber mit Evernote funktioniert die Synchronisation besser und die Daten sind sicherer (da Cloud)
Zum Vergrößern anklicken....

Was? Evernote ist sicherer? Seit wann das denn? :hehehe: Evernote speichert deine Daten irgendwo in den USA... mit Devonthink speicherst du deine Daten auf deinem Rechner oder einer Cloud DEINER Wahl. Devonthink kaufst du einmal, Evernote ist ein viel zu teures Abo.
 
Abodienste bei sowas sind nicht zu empfehlen. Du begibst Dich mit so einer Softwarelösung in eine Abhängigkeit, da würde ich eher was nehmen mit Einmalzahlung anstatt monatlicher
 
strohy schrieb:
aber mit Evernote funktioniert die Synchronisation besser und die Daten sind sicherer (da Cloud)
Zum Vergrößern anklicken....
Um diese vermeintlich fehlende Sicherheit kümmerst du dich doch hoffentlich ohnehin schon in Form von regelmäßigen Backups, oder?
 
Ich formuliere es mal mit den Worten der Free Software Foundation: There is no cloud, just other people's computers.
 
  • Gefällt mir
Reaktionen: Mondmann
SwissBigTwin schrieb:
Was? Evernote ist sicherer? Seit wann das denn? :hehehe: Evernote speichert deine Daten irgendwo in den USA... mit Devonthink speicherst du deine Daten auf deinem Rechner
Zum Vergrößern anklicken....
Evernote speichert alles auch zusätzlich lokal ab.

Hausbesetzer schrieb:
Abodienste bei sowas sind nicht zu empfehlen. Du begibst Dich mit so einer Softwarelösung in eine Abhängigkeit, da würde ich eher was nehmen mit Einmalzahlung anstatt monatlicher
Zum Vergrößern anklicken....
Richtig - daher wäre mir Devonthink mit guter sync-lösung das liebste. Aber spätestens bei der Onlinebuchhaltung wirds schon schwierig. Ich kenn keine Lösung, mit der ich ordentlich mit meinem Steuerberater zusammen arbeiten kann. Lexoffice, Fastbill, DATEV Unternehmen-Online - sind alles Cloudlösungen...

agrajag schrieb:
Um diese vermeintlich fehlende Sicherheit kümmerst du dich doch hoffentlich ohnehin schon in Form von regelmäßigen Backups, oder?
Zum Vergrößern anklicken....
Ja. Ein Festplatten-Backup + Online-Backup habe ich sowieso. Aber die synchronisation funktioniert mit Devonthink halt einfach nicht so komfortabel. Sonst wäre mir Devonthink auch lieber. Evernote oder Devonthink ist sicher eine Glaubensfrage und auch für mich noch nicht 100%ig entschieden...

Viel interessanter ist aber wie ihr das mit der Buchhaltung lösen würdet.
Wie macht ihr das mit der Buchhaltung - sprich die Kontoauszüge und Belege, die normal im Ordner landen. Wie übergebt ihr die Daten an den Steuerberater. Wie stellt ihr fest, ob ein Beleg fehlt.
 
Hier ist es ein Lexmark MX410 und ein USB-Stick. Dank Duplex geht das hier sehr schnell, leider druckt Vorschau Seiten aus dem PDF nicht immer aus. OCR hilft bei mathematischen Formeln nicht ganz so viel.

Was ist das Besondere am Scansnap ix500?
 
strohy schrieb:
Evernote speichert alles auch zusätzlich lokal ab.
Zum Vergrößern anklicken....

AUCH... das reicht ja wohl schon aus. ;) Sorry, Evernote und DT kann man nicht vergleichen... ich halte gar nix von Evernote, von deren Abo's noch weniger. DT ist wohl die beste und umfangreichste Dokumentenverwaltung für Mac und IOS, seit der neuen IOS Version noch besser. Der Entwickler ist ein Deutscher, das (deutsche) Forum sehr gut, der Support von DT erstklassig. Ich selbst nutze DT nicht, habs aber lange getestet... ist für mich zu umfangreich.

Wenn DT oder andere Apps nicht mit deiner Onlinebuchhaltung zusammen arbeiten, dann liegts wohl eher an der Onlinesoftware.
 
Die Implikation dass er sehr gut sein muss habe ich verstanden, was macht aber den besten Dokumentenscanner aus? Farbechtheit wohl eher nicht und 200 beidseitige Seiten habe ich mit dem Lexmark auch sauber und zügig eingescannt.
 
SwissBigTwin schrieb:
AUCH... das reicht ja wohl schon aus. ;) Sorry, Evernote und DT kann man nicht vergleichen... ich halte gar nix von Evernote, von deren Abo's noch weniger. DT ist wohl die beste und umfangreichste Dokumentenverwaltung für Mac und IOS, seit der neuen IOS Version noch besser. Der Entwickler ist ein Deutscher, das (deutsche) Forum sehr gut, der Support von DT erstklassig. Ich selbst nutze DT nicht, habs aber lange getestet... ist für mich zu umfangreich.

Wenn DT oder andere Apps nicht mit deiner Onlinebuchhaltung zusammen arbeiten, dann liegts wohl eher an der Onlinesoftware.
Zum Vergrößern anklicken....

wie bereits geschrieben, vom Umfang und der Geschwindigkeit würde ich auch devonthink bevorzugen.
...und ich lasse mich gerne eines Besseren belehren... Wie gleichst du Kontoauszüge mit Belegen ab (um z.B. festzustellen, dass welche fehlen) und was nutzt du damit das steuerberater alles bekommt, was er früher in Form eines Ordners bekommen hat...
 
Expelliarmus schrieb:
Die Implikation dass er sehr gut sein muss habe ich verstanden, was macht aber den besten Dokumentenscanner aus? Farbechtheit wohl eher nicht und 200 beidseitige Seiten habe ich mit dem Lexmark auch sauber und zügig eingescannt.
Zum Vergrößern anklicken....

Google nach Tests, dann weisst du es... sonst wird das wieder ein 30 Seiten Thread mit dir. ;) Du kannst den Lexmark nicht mit dem SnapScan vergleichen... im Scannen hat der Lexmark keine Chance.
 
Du musst dich einloggen oder registrieren, um hier zu antworten.
Zurück
Oben Unten