Wie rechnet ihr den die Kosten für solche Anfahrten ab?
Im Rahmen eines Auftrags steht das bei mir im Vertrag,
ausserhalb von einem Auftrag ist das Vertrieb und kostet nichts.
"Potentieller Kunde" wäre bei mir Vertrieb und würde ich keine Rechnung stellen, ggf. auch mit einer kurzen Nachricht "entgegen der vorherigen Vereinbarung mit X erlaube ich mir keine Abrechnung ..." etc. Das würde ich dann intern als Vertriebs&Marketingkosten buchen.
Bei den Verträgen gibt es alle Varianten, von All-In Kalkulationen mit inkludierten Reisekosten bis hin zu über 2 Euro pro Kilometer und Reisezeit gleich Arbeitszeit. Es hängt halt davon ab was der Kunde will und wie irre ggf ein Einkauf agiert. Im Falle eines durchgeknallten Einkaufs und wenn es wahrscheinlich Anschlussaufträge geben wird, dann bietet sich für den ersten Vertrag eine All-In Kalkulation an, nur mal als Tipp.
Eine Pendlerpauschale oder via Festbetrag?
Die Pendlerpauschale ist ein steuerlicher Fahrtkosten
zuschuss auf das Gehalt von Abhängig Beschäftigten aus dem Bundesreisekostengesetz und einige Ebenen weg von einer Betriebswirtschaftlichen Kalkulation von Kundenaufträgen = da bist du gedanklich als Unternehmer gerade in einem völlig falschen Universum unterwegs ;-).
Als Unternehmer weisst du was dein Auto pro Kilometer an Vollkosten produziert und wenn nicht, frag deinen Steuerberater, um das aus Buchhaltung und Fahrtenbuch raus zu rechnen. Du wirst dich wundern was da an Kilometerkosten heraus kommt, wenn man es richtig und komplett betrachtet (Vollkosten heisst auch mit Abschreibung ggf. auf dein Carport und und und). Dann musst du die Entscheidung treffen, ob du auf Mobilitätskosten einen Profit erzielen willst oder nicht. Ich rate dringend dazu, die Sharing Community funktioniert nur im Kommunismus, also wenn du da hin willst ... Meist wirst du mit deiner normalen Marge bei Beträgen landen die typisch für normale Fahrzeuge zwischen 70 Eurocents und etwas über einem Euro liegen (Hybrid und Elektro ist teurer).
Im Fall des Falles und Einzelabrechnung beim Kunden hatte ich 2022 typischerweise 1,20 Euro pro Kilometer in den Verträgen stehen (der typische Mittelklassediesel, was dazu führt dass ich in bestimmten Regionen mit Fahrverbot keine Aufträge mehr annehme). Gerade heutzutage muss es dem Kunden bewusst sein was es kostet wenn du vor Ort bist und Transparenz ist auch ganz hilfreich, weil in dem Bereich Mobilität unsere Grüne Inflation gerade locker die 20 Prozent Marke knackt mit Tendenz noch (viel) weiter zu steigen. Wer sich die Mobilitätswende wählt, muss sie auch bezahlen.
Ein anderer Fall sind verschachtelte Verträge, wenn da in der Rechnungskette mehr Leute mitverdienen wollen, zum Beispiel Projektvermittler, dann nimmt man als Kompromiss in der Kette gerne die Pendlerpauschale zur Vereinfachung, was darin begründet liegt, dass viele diese als durchlaufende Posten in deren eigene Buchhaltung auf dem Reisekostenknoten buchen (und der kann nix anderes, also Faulheit). Auch da habe ich es oft erlebt, dass unten voll abgerechnet wird und in der Kette dann irgendeiner anders mischkalkuliert und beim Kunden etwas völlig anderes ankommt.
Festbeträge für Fahrten nehme ich nicht, das überlasse ich der Mischkalkulation von Handwerksbetrieben. Was allerdings regelmässig vorkommt, wenn getrennte Honorare für remote und vor Ort abgeschlossen werden müssen (auch davon rate ich zur Vermeidung von Scheinselbstständigendiskussionen eigentlich ab), sind Reisekostenpauschalen pro Tag, bei denen dann Fahrtkosten, Unterkunft und Mehrkosten mischkalkuliert sind.
