Das papierlose Büro - top oder flop?

dreilinger schrieb:
Doch, ich würde am Smartphone gerne unterwegs Notizen machen, die automatisch in meine Datenbank einfließen.
Auch greife ich auf meine Datenbank mobil zu - cool alle seine PDFs dabei zu haben.

Ich habe an meinem Arbeitsplatz einen 30" Zöller und daneben einen 21" Zöller hochkant.
Und auf dem 2. Monitor laufen dann Email, Exel, Word oder Datenbanken.
Von dort werden dann Elemente (Bilder, Texte) auf den Hauptmonitor übernommen.
Ich vermeide Kundenmails auszudrucken um sie in meine Dinge einzuarbeiten

Du musst wissen ich arbeite in der Druckvorstufe, also Satz und Layout von Plakaten, Flyer usw.
Da ist der 2. Monitor für mich wichtig. Das gehört bei mir mit zum papierlosen Büro.
Mein Schreibtisch ist übrigens steril sauber.
Rechner, Scanner, die beiden Monitore, Notizbuch mit Füller, Wacomtablett...

Die DevonThinkStation mit 27" iMac, Dokumentenscanner hat noch 2 Rollcontainer für die nötige Papierablage für das Finanzamt.
Zum Vergrößern anklicken....


Meine Aussage bezog sich auf einen Privathaushalt mit den normalen Dingen wie Rechnungen, Strom, Mietvertrag, etc.! Da reicht der Mac oder Laptop mit Scanner zuhause!

Beruflich siehts anders aus, da sind die Anforderungen höher und so kann ich dir nur beipflichten! Ich hab auch alles parat für unterwegs... obwohl nur privates zeug!
 
Alles wird gescannt. (Außer Werbung)
Von der Aldiquittung bis zum Privatrezept. Aber nur wichtige Dinge werden getagt oder umbenannt.

Aufheben für die Firma muss ich eh leider alles (10 Jahre). Aber dann nicht bei mir in der Wohnung sondern in der Garage.
 
mac*berlin schrieb:
Mich würde vor allem interessieren was die jenigen Einscannen die das papierlose Büro beruflich versuchen umzusetzen.

Was scannt ihr ein was nicht?

Steuerbescheide? Mietverträge? Schriftwechsel Krankenkasse bzw. Versicherungen, Einkaufsbelege von Anschaffungen (Hardware, Möbel etc.), Telefonrechnungen?

Ich habe immer das Problem das ich zu viel aufheben will ....
Zum Vergrößern anklicken....


Eingescannt wird absolut ALLES, weggeworfen nur das, was GESETZLICH nicht notwendig ist! Versicherungspolicen sind in der Regel maschinell gedruckt, ab in Kübel... Finanzamt wird aufbehalten, bei den Räubern weiss man ja nie! ;)

Jep... Werbung natürlich gleich in Kübel ohne Umweg über den Sanner! :d
 
@swiss

Bei mir läuft Firma und privat, darüberhinaus sehr eng zusammen - alles zu Hause.
Die einzige Trennung die ich da habe, meine Satzarbeiten mache ich am PC.
Pivat und Buchhaltung ist am Mac.
Da brauche ich übrigens auch keinen 2. Monitor, das macht sich mit den Spaces am Mac ganz gut.
 
dreilinger schrieb:
@swiss

Bei mir läuft Firma und privat, darüberhinaus sehr eng zusammen - alles zu Hause.
Die einzige Trennung die ich da habe, meine Satzarbeiten mache ich am PC.
Pivat und Buchhaltung ist am Mac.
Da brauche ich übrigens auch keinen 2. Monitor, das macht sich mit den Spaces am Mac ganz gut.
Zum Vergrößern anklicken....

Alles klar, kann ich so nachvollziehen! Wie gesagt, wenn es NUR für einen normalen Privathaushalt sein soll,reicht auch bissel weniger Hardware! ;)
 
Ich bin mal abgebrannt.
Bei der Schadenregulierung hat eigentlich ein Telefonanruf gereicht.
Dass ich die Versicherungsnummer parat hatte, hat natürlich alles beschleunigt.

Aber soviele wichtige Dokumente hat man gar nicht. Paar Ausweise, Notarurkunden, Kfz-Briefe.
Ja, paar wichtig aussehende Versicherungspolicen.
Aber ich glaube die sehen nur wichtig aus, damit man denkt, dass das was wertvolles ist und man für sein Geld was bekommt ..,
 
dreilinger schrieb:
Ich bin mal abgebrannt.
Bei der Schadenregulierung hat eigentlich ein Telefonanruf gereicht.
Dass ich die Versicherungsnehmer parat hatte, hat natürlich alles beschleunigt.

Aber soviele wichtige Dokumente hat man gar nicht. Paar Ausweise, Notarurkunden, Kfz-Briefe.
Ja, paar wichtig aussehende Versicherungspolicen.
Aber ich glaube die sehen nur wichtig aus, damit man denkt, dass das was wertvolles ist und man für sein Geld was bekommt ..,
Zum Vergrößern anklicken....

Aber sowas wie einen Ehevertrag scannt ich zwar ein aber kloppt Ihr nicht in die Tonne oder? :D
 
dreilinger schrieb:
Ich bin mal abgebrannt.
Bei der Schadenregulierung hat eigentlich ein Telefonanruf gereicht.
Dass ich die Versicherungsnehmer parat hatte, hat natürlich alles beschleunigt.

Aber soviele wichtige Dokumente hat man gar nicht. Paar Ausweise, Notarurkunden, Kfz-Briefe.
Ja, paar wichtig aussehende Versicherungspolicen.
Aber ich glaube die sehen nur wichtig aus, damit man denkt, dass das was wertvolles ist und man für sein Geld was bekommt ..,
Zum Vergrößern anklicken....

Ich war über 15 Jahre in der Verübersicherungsbranche tätig... da ist fast alles überflüssig aufzubewahren! Glaubt ihr alles gar ned,,, ;)
 
Grins. Habe ich es doch richtig vermutet. :)

Ach, ja. Beschleunigt hat das Wissen der Versicherungsnummer den Telefonanruf, nicht die Regulierung.
Aber auch das ging damals ziemlich problemlos von statten.
 
Ich möchte für den geneigten Mitleser alle Seiten hier mal kurz zusammenfassen.

Für viele kann ein papierloses Büro ein TOP sein.

Ich selbst spare dadurch Platz und vor allem viel Zeit bei der späteren Suche.
Es schafft Ordnung.


Der normale private Anwender kommt eigentlich mit den Bordmitteln vom Mac aus. (Ordnerstruktur, Spotlight, evtl Tags)
Ein Scanner und eine Software der die Scanns in durchsuchbare PDFs umwandelt ist Pflicht. Stichpunkt OCR. (Abby, Acrobat oder mitgelieferte Scannersoftware)

Kommt noch eine Firma mit noch mehr Schriftwechsel dazu, sollte man ernsthaft DevonThink Pro Office in Betracht ziehen, ein professioneller Dokumentenscanner ist dabei unabdingbar! (Betriebsausgabe)

Datensicherungsplan MUSS vorhanden sein!

Man braucht eine wirklich lange Einarbeitungszeit bis man seinen persönlichen Workaround gefunden hat.
 
Teste DT gerade und würde mich über Tipps freuen.
dreilinger schrieb:
Aber ich arbeite innerhalb von DT mit sehr vielen Ordnern. Diese intelligenten Ordnern.
Zum Vergrößern anklicken....

Sind das die Ordner, die erstellt werden, wenn man Dateien importiert?

dreilinger schrieb:
Der Scanner scannt das dann mit 600dpi ein, DevonThink macht davon ein OCR, rechnet die A4 Seite auf ca. 800x600 Pixel runter und speichert die Datei (PDF mit ca. 250 kb) im DT-Eingangsordner. Das große Original wird automatisch gelöscht.
Zum Vergrößern anklicken....
Kann ich das auch nachträglich anschieben. Habe sehr viele PDFs, teilweise schon mit Texterkennung, teilweise ohne.

Ich würde gerne alle meine Dateien indizieren lassen bzw. importieren (Wo ist der Unterschied?) und mit Texterkennung durch DT durchsuchbar machen, aber die eigentliche Ordnerstruktur beibehalten. Das Programm ist ja sehr mächtig. Muss ich eine Pro-Version dafür haben oder reich die Standard-Version?
 
Für die Texterkennung brauchst du die Pro-Office
 
Zurück
Oben Unten