Das papierlose Büro - top oder flop?

[Lor-Olli]

Das Problem welches heute noch existiert: eine komplett papierlose Archivierung ist derzeit noch nicht möglich, viele Behördenunterlagen werden nur in gedruckter /analoger Form akzepiert, außerdem alle Unterlagen die eine Original-Unterschrift verlangen. Die Konsequenz: man sammelt alles doppelt…

Alternativvorschlag (macht ein Kollege von mir): Scannen von allen Unterlagen, die die nicht als Original vorliegen müssen kommen ins Altpapier, die anderen werden "chronologisch" als Stapel abgelegt und zwar zusammen nach Datum sortiert. Hintergrund: bei vernünftiger Verschlagwortung findet man alles in einem Ordner, was zeitgleich "einflog". Sieht chaotisch aus, funktioniert aber glänzend - der Mann muss täglich etwa 30-40 Unterlagen / Schreiben / Belege archivieren, selbst das, was noch als Ppaier vorliegen muss füllt eine ganze Ordnerwand…

 

[xatirx]

An dem selben Punkt bin ich auch.... es ist einfach viel zuviel Papier, was man so hat. Seit heute bin ich dabei, alles einzuscannen - ist erst einmal ein riesen Aufwand, aber egal, dafür habe ich dann wieder Platz . DEVONthink habe ich mir angesehen und finde es für meine, privaten Dokumente nicht nötig. Ich habe mir selbst eine sinnvolle Ordnersturkur angelegt und das reicht mir völlig und die ewige Suche nach irgendeiner blöden Quittung hat dann ein Ende....

 

[mac*berlin]

Ich weiß was DT ist, ich habe es auch vor Jahren gekauft, seither einmal für ca 2 Monate krampfhaft versucht zu benutzen und irgendwann wegen einem Detail das nicht geht wieder verworfen

 

[Tropmete]

An dem selben Punkt bin ich auch.... es ist einfach viel zuviel Papier, was man so hat. Seit heute bin ich dabei, alles einzuscannen - ist erst einmal ein riesen Aufwand, aber egal, dafür habe ich dann wieder Platz . DEVONthink habe ich mir angesehen und finde es für meine, privaten Dokumente nicht nötig. Ich habe mir selbst eine sinnvolle Ordnersturkur angelegt und das reicht mir völlig und die ewige Suche nach irgendeiner blöden Quittung hat dann ein Ende....

Das mit den Quittungen ist gut! Aber werden die denn auch anerkannt, wenn man z.B. etwas reklamieren will? Wie sieht das rechtlich aus? Wichtig ist ja eigentlich nur die Quittungsnummer und das Kaufdatum.

EDIT: Wie sieht es da mit Fotos aus, die man in Evernote speichert (z.B.)? Ist doch egal, ob gescannt oder als Foto, oder?

 

[SwissBigTwin]

Egal, ob man eine einfache Ordnerstruktur nimmt oder ein Datenbankprogramm... wenn man alle alten Dokumente ma eingescannt hat und dann nur noch die täglichen Dokumente, Belege einscannen muss, ist es eine tolle Sache! Alles an einem Platz, schnell gefunden per Spotlight, man kann alles auch mal schnell per Email verschicken, etc.!

Was aufgehoben werden muss landet eben noch zusätzlich in einem Ordner, ich komme jedoch mit nur noch 4 Ordner aus, mehr brauch ich nicht mehr!

 

[SwissBigTwin]

Das mit den Quittungen ist gut! Aber werden die denn auch anerkannt, wenn man z.B. etwas reklamieren will? Wie sieht das rechtlich aus? Wichtig ist ja eigentlich nur die Quittungsnummer und das Kaufdatum.

EDIT: Wie sieht es da mit Fotos aus, die man in Evernote speichert (z.B.)? Ist doch egal, ob gescannt oder als Foto, oder?

Was für Fotos speicherst du in Evernote? Album oder in Notizen? Scans könne natürlich eine grössere Datei ergeben, sonst ist alles gleich!

 

[xatirx]

Das mit den Quittungen ist gut! Aber werden die denn auch anerkannt, wenn man z.B. etwas reklamieren will? Wie sieht das rechtlich aus? Wichtig ist ja eigentlich nur die Quittungsnummer und das Kaufdatum.

EDIT: Wie sieht es da mit Fotos aus, die man in Evernote speichert (z.B.)? Ist doch egal, ob gescannt oder als Foto, oder?

Zu den Quittungen, siehe #13 - ich hatte solch einen Fall noch nicht und meine Fotos habe ich in iPhoto .

 

[Tropmete]

Was für Fotos speicherst du in Evernote? Album oder in Notizen? Scans könne natürlich eine grössere Datei ergeben, sonst ist alles gleich!

Ich meinte ein Foto von der Quittung machen (mit dem Handy) und das dann in Evernote speichern, dann ist es direkt auf dem Mac. Das ist noch einfacher als Scannen

 

[SwissBigTwin]

Ich meinte ein Foto von der Quittung machen (mit dem Handy) und das dann in Evernote speichern, dann ist es direkt auf dem Mac. Das ist noch einfacher als Scannen

Hast du mich vorher nicht was wegen "Sicherheit" gefragt und ob ich meinem Mac vertraue? Da passt Evernote dann aber nicht ganz dazu... NoGo!

 

[Auryn]

Ich bin auch noch nicht durch mit allen Alt-Unterlagen, mache es so wie ich Zeit und Lust habe, es eilt ja auch nicht. Die nicht aufbewahrungspflichten u. -würdigen Dokumente werden entsorgt, der Rest kommt in zwei Ordner (allzu viel bleibt bei mir nicht mehr über).
Zum Scannen kann ich übrigens auch PDFScanner wärmstens empfehlen, gerade was das Scannen größerer Belegstapel angeht. Da finde ich das in DevonThink integrierte Scan- u. OCR-Modul doch recht umständlich... oder ich hab's einfach nicht richtig verstanden

Eine Datenbank zur Ablage ist eine Möglichkeit, eine Ordnerstruktur eine andere. Auch bei einer Ordnerstruktur lässt es sich mit Automatismen arbeiten, die z. B. Tools wie Hazel bieten.

 

[SwissBigTwin]

Ich meinte ein Foto von der Quittung machen (mit dem Handy) und das dann in Evernote speichern, dann ist es direkt auf dem Mac. Das ist noch einfacher als Scannen

Ein Foto hat vielleicht 1-3 MB und ist nicht durchsuchbar! Eine gescannte Quittung hat vielleicht 200 - 300 kb und ist durchsuchbar, nur so macht das dann auch Sinn!

 

[Auryn]

Ich meinte ein Foto von der Quittung machen (mit dem Handy) und das dann in Evernote speichern, dann ist es direkt auf dem Mac. Das ist noch einfacher als Scannen

Ist eine Möglichkeit, allerdings beschränken sich dann Suchmöglichkeiten i. d. R. auf den gewählten Dateinamen, evtl. noch gefüllter Metadaten zu dem Foto. Weitere Suchmöglichkeiten mittels OCR entfallen dann.

 

[Tropmete]

Ein Foto hat vielleicht 1-3 MB und ist nicht durchsuchbar! Eine gescannte Quittung hat vielleicht 200 - 300 kb und ist durchsuchbar, nur so macht das dann auch Sinn!

Als was scannst du die denn? Wenn nicht als Bilddatei, dann kannst du sie ja auch manipulieren und dann ist das rechtlich nicht mehr so einfach (is in der Schweiz vielleicht anders). Habe jetzt eine als jpg gescannt und die hatte 800kb.

 

[SwissBigTwin]

Ich bin auch noch nicht durch mit allen Alt-Unterlagen, mache es so wie ich Zeit und Lust habe, es eilt ja auch nicht. Die nicht aufbewahrungspflichten u. -würdigen Dokumente werden entsorgt, der Rest kommt in zwei Ordner (allzu viel bleibt bei mir nicht mehr über).
Zum Scannen kann ich übrigens auch PDFScanner wärmstens empfehlen, gerade was das Scannen größerer Belegstapel angeht. Da finde ich das in DevonThink integrierte Scan- u. OCR-Modul doch recht umständlich... oder ich hab's einfach nicht richtig verstanden

Eine Datenbank zur Ablage ist eine Möglichkeit, eine Ordnerstruktur eine andere. Auch bei einer Ordnerstruktur lässt es sich mit Automatismen arbeiten, die z. B. Tools wie Hazel bieten.

Wenn du mit einer Ordnerstruktur arbeitest dann ist PDFScanner wirklich die beste Lösung, schnell und einfach, erzeugt kleine Dateien! Willst du mehr als nur PDF scannen ist Abby super, aber kostet auch das 4 bis 5 fache!

Devonthink kann natürlich viel mehr als nur eine Ordnerstruktur anlegen, auch ist OCR Abby schon integriert und auch einfach zu handhaben... habe ich vorher schon erwähnt, man muss eben wissen, was ich alles will!

 

[man0l0]

Ist eine Möglichkeit, allerdings beschränken sich dann Suchmöglichkeiten i. d. R. auf den gewählten Dateinamen, evtl. noch gefüllter Metadaten zu dem Foto. Weitere Suchmöglichkeiten mittels OCR entfallen dann.

Kommt drauf an, welche App man nutzt, um das Foto zu machen.
Es gibt diverse Apps (bspw. Scanner Pro oder Scanbot) die OCR bieten. Das "Foto" wird dann als PDF exportiert und ist somit auch durchsuchbar.

 

[SwissBigTwin]

Als was scannst du die denn? Wenn nicht als Bilddatei, dann kannst du sie ja auch manipulieren und dann ist das rechtlich nicht mehr so einfach (is in der Schweiz vielleicht anders). Habe jetzt eine als jpg gescannt und die hatte 800kb.

Als durchsuchbares PDF... ist erstens viel kleiner, also auch weniger Platzbedarf und du kannst mit Spotlight nach jedem Wort suche, welches in der Quittung vorkommt! Nur so macht das Sinn, sonst ist es viel zu kompliziert!

Rechtlich spielt das keine Rolle, ob jpg oder PDF!

 

[SwissBigTwin]

Kommt drauf an, welche App man nutzt, um das Foto zu machen.
Es gibt diverse Apps (bspw. Scanner Pro oder Scanbot) die OCR bieten. Das "Foto" wird dann als PDF exportiert und ist somit auch durchsuchbar.

Er hat aber FOTO geschrieben... und da ist es eben beschränkt!

 

[man0l0]

Er hat aber FOTO geschrieben... und da ist es eben beschränkt!

Wer weiß, er hat sich ggf. einfach nicht klar ausgedrückt.
Denn streng genommen ist es in beiden Fällen ein Foto, das gemacht wird.

 

[Tropmete]

Ich glaube bei Evernote kann man auch Fotos speichern, die dann durchsucht werden können (z.B. Visitenkarten abfotographieren). Wie genau das dann abgespeichert wird, als jpg oder pdf, weiß ich aber nicht.

 

[SwissBigTwin]

Ich glaube bei Evernote kann man auch Fotos speichern, die dann durchsucht werden können (z.B. Visitenkarten abfotographieren). Wie genau das dann abgespeichert wird, als jpg oder pdf, weiß ich aber nicht.

Wie ich schon sagte... Evernote in Verbindung mit Sicherheit ist für mich ein NoGo, sorry! Das hat nichts mit Dokumentenverwaltung zu tun... toll, wenn Evernote meine Belege durchsucht und weiss, dass ich grad Pariser gekauft habe!

Mit iPhone App Belege, Briefe, Quittungen, etc, abfotografieren, OCR einlesen und ordnen ist natürlich eine reine Spielerei... für mich viel zu umständlich und unsicher!