Buchhaltung optimieren

[redtie]

Hallo,

ich bin nebenberuflich „neuer Selbstständiger“ (Österreich) und möchte meine Buchhaltung optimieren.



Ich habe für verschiedene Leistungen umfangreiche Verträge, die ich mal in Word geschrieben habe und mit Formularfeldern ausgestattet habe, sodass ich, wenn ich sie als pdf abspeichere, in der Mac „Vorschau“ die Kundendaten eintippen kann.

Rückt dann der Termin näher, erstelle ich eine Honorarnote mit Word als PDF, wo ich wieder alle Kundendaten, Preis etc. abtippe und per Mail verschicke.

Am Ende des Jahres wiederum liste ich alle Honorarnoten in einer Excel Tabelle auf, gemeinsam mit den Ausgaben leite ich dann alles fix fertig mit Kennzahlen und Eingaben-Ausgaben Rechnung & Km-Buch (auch in Excel) an den Steuerberater weiter. Der verlangt dann noch recht umfassende Summen dafür, dass er das ganze ans Finanzamt weiterreicht…wurmt mich etwas… egal, darum soll’s nicht gehen.



Was mich stört ist, dass ich eben alles immer separat in meine Dokumente abtippe.

Ich hätte gerne einen verbesserten Workflow, wo ich die Kundendaten nur 1x eintippe, die gewünschten Leistungen anhake und ich so die jeweiligen Verträge (meistens 2) fertig ausgefüllt abspeichern kann. Außerdem möchte ich per Klick (oder so ähnlich) direkt mit den Kundendaten eine Rechnung im gewünschten Format exportieren.

Die exportierten Rechnungen sollen dann automatisch nummeriert in einer Liste aufgelistet werden und in einem Ordner abgespeichert werden.

Idealerweise könnte ich in der selben Tabelle meine Fahrten mitschreiben, quasi ein „Programm“ für alles.

Ich hoffe ihr versteht, was ich meine.



Wie könnte ich das realisieren?

Ich gehe davon aus, dass Programm wie sevdesk das können, aber ich denke, dass diese Buchhaltungsprogramme für mich viel zu „umfangreich“ sind, dafür, dass das eigentlich einfache Aufgaben sind. Gibt es sowas auch in free? zB per Excel oder am liebsten über LibreOffice. Oder google tabellen?

Im besten Fall kann ich nämlich auch vom Handy darauf zugreifen, zB für das Fahrtenbuch.



Würde mich über Tipps freuen!

 

[V8-Driver]

Meine Frau nutzt Lexoffice und ist seit über 3 Jahren damit zufrieden:

https://www.lexoffice.de/

Schau Dir mal die Funktionen an:

https://www.lexoffice.de/funktionen/

 

[Mankind75]

Ich kann ja mal beschreiben wie ich das in meiner deutschen Kleinunternehmung mache: Ich setze da auf einen ziemlich alten "Hobel" namens "SQL Ledger" der aber dafür freie Software ist, unbegrenzt Benutzer erlaubt, Rollenkonzepte kennt etc.

In einer Datenbank habe ich Artikel und Dienstleistungen gespeichert, wobei bei Dienstleistungen bei mir gilt, dass sie nicht mengenmäßig limitiert sind (always on hand). In der Datenbank befinden sich dann auch die Kundendaten mit Adresse, Telefonnummer, e-Mail etc.

Wenn ich nun eine Rechnung erstellen möchte kann ich die Kennzahl des Artikels/Dienstleistung dann eingeben und er holt sich dann selbst die Daten aus der Datenbank und trägt diese dann mit dem entsprechenden Preis ein. Es gibt auch die Möglichkeit, Kundengruppen zu bilden oder kundenspezifische Preise zu machen. Habe ich aber bislang noch nicht groß genutzt.

Die fortlaufende Nummer, die zumindest in Deutschland vorgeschrieben ist, kann ich dann mit einem Button "Neue Nummer" dann einbinden und dann brauche ich die Rechnung nur als PDF zu exportieren. Die Datenbank merkt sich dann den Zählerstand.

Für ubuntu habe ich vor langer Zeit mal eine Installationsanweisung geschrieben, die auf die neueste Long Term Support Version von ubuntu Server angepasst werden müsste. Eventuell kann ich mit UTM auch eine virtuelle Maschine bauen wenn da Interesse besteht.

Ein paar Freunde und ich haben ein kleines Netzwerk rund um die Software gebaut - wir sind halt Fans. Auf LinkedIn leite ich auch eine Gruppe zu "SQL Ledger" aber da ist nicht wirklich viel los.

Ist ein sehr altes Skript aber ich persönlich habe mich daran gewöhnt. Irgendwie ist es für mich Kult. Trotz aller Ecken und Kanten.

 

[Not-knowing]

Wenn du am Ende ohnehin alles in Excel festhalten musst, warum startest du nicht gleich mit Excel? Über eine eindeutige Auftragsnummer und ggf. Positionen kannst du dann von Word aus mit der Serienbrieffunktion zuerst den Vertrag (1. Formular) mit Adresse und den Angebotsdaten und danach die Rechnung (2. Formular) mit der gleichen Adresse aber dann den Rechnungsdaten.
Sinnvoller wäre natürlich die Abwicklung über eine Datenbank, weil Excel in der Darstellung doch etwas beschränkt ist, z.B. wenn die Verknüpfung Auftrag zu Rechnung nicht 1:1 sondern 1:n ist.

 

[BEASTIEPENDENT]

Wie könnte ich das realisieren?

Mit einem Buchhaltungsprogramm.

dein Rumgewurschtel mit Officeprogrammen (ich kenne das selber, seit 28 Jahren Freier Journalist) ist ohnehin nicht mehr erlaubt, das ist ja nicht GoBD-konform (gilt in Österreich ebenso wie hier): https://www.ionos.at/startupguide/unternehmensfuehrung/gobd/

https://business.finanz.at/ bietet das angeblich alles sogar kostenlos an – die Nachteile dabei kenne ich allerdings nicht.

Hier gibt es günstige Software für sowas (Umsatz, Rechnungen, GoBD-Dokumente), ich habe aber auf die Schnelle nicht rausbekommen, ob die für Österreich wirklich brauchbar sind: https://moapp.software/software.html

Oder GrandTotal oder Monkey Office (auch ein Einmalkauf, kein Abo!)
EDIT: GrandTotal ist inzwischen wohl auch nur noch Abo /EDIT

Hier gibt es noch einen Vergleich: https://www.gruender.de/buchhaltung/rechnungsprogramm-mac/ und hier: https://www.ionos.de/startupguide/unternehmensfuehrung/mac-rechnungsprogramme/

Bedenke: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. ;-) Ja, ist sch****, ist unfassbar viel Bürokratie für womöglich gar nicht so viel Ertrag, ich kenne den Mist. Also, ich meine, nicht als Begründung, sondern aus eigenem Erleben. Hilft aber alles nicht, egal wie doof und unnötig und übertrieben man das findet.

 

[picknicker1971]

Such mal unter Buchhaltung hier in der Suche

 

[bob rooney]

Da ich die Steuergesetze in Österreich nicht kenne, kann ich wenig dazu sagen.

In Deutschland haben wir eine GOBD und mit Word und Excel kommst du da nicht weit.

An deiner Stelle würde ich nach
Lexoffice
ServeDesk
schauen

Wie @V8-Driver schon erwähnte, bietet Lexoffice gute Funktionen zu einem schmalen Taler ( aktuell 6 Euro im Monat....)

 

[lulesi]

Ich schmeisse als Alternative noch Buhl Data "Mein Büro" in den Ring.
Das nutzen einige Kunden von mir, und sind damit sehr zufrieden.

Es ist ein modulares System, bei dem man nur Module bezahlen muss,
die man auch nutzen will. Es startet auch bei 6 Euro/Monat

Es gibt eine Version als lokale Windows Software, alternativ eine als Web Version,
so dass man es von jedem Internetfähigen Gerät bedienen kann.

https://www.buhl.de/produkte/wiso-meinbuero-desktop/

 

[bob rooney]

Ich schmeisse als Alternative noch Buhl Data "Mein Büro" in den Ring.
Das nutzen einige Kunden von mir, und sind damit sehr zufrieden.

War mir nicht bekannt, dass es auch eine Cloud Version gibt davon, danke für den Tipp.

 

[rayjoe]

Es startet auch bei 6 Euro/Monat

14,90 EUR steht auf der Webseite?

 

[Veritas]

Ich gehe davon aus, dass Programm wie sevdesk das können, aber ich denke, dass diese Buchhaltungsprogramme für mich viel zu „umfangreich“ sind, dafür, dass das eigentlich einfache Aufgaben sind. Gibt es sowas auch in free? zB per Excel oder am liebsten über LibreOffice. Oder google tabellen?

Ich hab erst 190€ für zwei Jahre gezahlt. Wie es in Österreich ist, weiß ich nicht, aber so kann ich gleich USt.-VA direkt übermitteln und ggf. einen Steuerberater dazu einladen.

 

[lulesi]

14,90 EUR steht auf der Webseite?

Dann schaust Du falsch

 

[ThoRo]

Für das Anforderungsprofil wird es vermutlich nichts "von der Stange" geben - speziell die personalisierten Wordverträge kenne ich aus keinem Standardprogramm.

Wenn man hier auch ein wenig Eigenwerbung machen darf, dann würde ich einen Blick auf mein kleines Programm "RechnungPro X" (Demo unter https://rechnungpro.de) empfehlen. Einmalkauf, lokale Datenspeicherung, kennt auch den Begriff "Honorarnote" und ist u.a. auch bei Kunden in Österreich im Einsatz. Die Wordverträge könnten als Anhang zur Rechnungs-eMail aus RechnungPro X mitgesendet werden.

Vertrieben wird es für 19,99 über den Mac App Store: https://apps.apple.com/de/app/rechnungpro-x/id1527281791?mt=12

 

[Madcat]

Dann schaust Du falsch

Ich denke die meisten User klicken auf den Button "Jetzt kaufen" und der schickt den User erstmal hier hin:


und da sieht man das Angebot, dass du meinst, nicht. Das ist dann doch recht gut versteckt auf der Seite.

 

[lulesi]

Versteckt ist da imho gar nichts, es steht mitten auf der Eingangsseite.
Das von Dir verlinkte Angebot bezieht sich auf die Windowsversion einer kompletten
Bürosuite. Die Rechnungsversion gibt es auch ab 6 Euro.

 

[Madcat]

Das von Dir verlinkte Angebot bezieht sich auf die Windowsversion einer kompletten
Bürosuite.

Psst, das ist die Seite, die du oben verlinkt hattest

 

[OStBestje]

"Rumgewurschtel mit Officeprogrammen […] ist ohnehin nicht mehr erlaubt, das ist ja nicht GoBD-konform (gilt in Österreich ebenso wie hier): https://www.ionos.at/startupguide/unternehmensfuehrung/gobd/

Stimmt das denn so uneingeschränkt?
Dazu folgender Absatz aus der Zusammenfassung von dem rezitierten Startupguide:

"Die Dateiformate der bekannten Textverarbeitungsprogramme und Tabellenkalkulationen (egal, ob von Microsoft, Apple oder im Open-Source-Bereich) sind im Kontext der GoBD mit Vorsicht zu genießen. Die Formate sind darauf angelegt, jederzeit verändert werden zu können. Das heißt aber nicht, dass Sie diese Programme nicht benutzen dürfen: Durch Verwendung eines Schreibschutzes und einer ordentlichen Verfahrensdokumentation lassen sich auch solche Dateien verwenden. Für das Finanzamt besser ist es allerdings, wenn Sie die Dateien in das PDF-Format exportieren und auch diesen Schritt dokumentieren."

Schlussfolgerung: Bei der Festlegung, was erlaubt sei, dreht es sich vorrangig darum, Geschäftliches nicht als veränderbare, ungesicherte Formate weiterzugeben, bspw. die Rechnung als WORD-Dokument beim Kunden und/oder Steuerberater abzuliefern. Und weiter: Alle Unternehmer, selbst die, die nur zur Führung einer EÜR verpflichtet sind, sollen einer GoBD-konformen Aufzeichnungspflicht nachkommen. Das bedeutet in erster Linie: wenn digital, dann unveränderbar, in der Regel als PDF/A (=Bild kombiniert mit XML). Änderungen müssen protokolliert werden, E-Mails, falls Geschäftsbrieftauglich (z.B. Vereinbarungen, Kostenangebote usw.) müssen ebenfalls archiviert werden. Ausgedruckt ist hierbei noch die beste Art der Archivierung.
=> Angaben ohne Gewähr!

VG OBje

 

[BEASTIEPENDENT]

Was soll denn ein Schreibschutz bei Office-Dokumenten sein? Bei einer SD-Card kenne ich Schreibschutz, für Festplatten – und auf einzelne Dateiien beschränkt – geht das eher nicht. Einfache PDF-Dateien per se sind erstmal wunderbar zu manipulieren und gelten daher nicht einfach als GoBD-konform. (Davon abgesehen, dass ich eine PDF auch einfach löschen und durch eine neue, mir angenehmere, ersetzen könnte. Das ist nicht GoBD-konform).

((Dass man keine Word-Datei als Rechnung schickt, sollte eigentlich wirklich Voraussetzung sein, sonst trägt jeder Trottel da den Wunschbetrag ein und Du bleibst auf dem Großteil Deiner Rechnung sitzen ).

 

[Madcat]

Ich weiß ja, dass man Excel-Tabellen schützen kann. Vielleicht ist so etwas gemeint?

 

[bob rooney]

Dokumentation und Verfahrensdokumentation sind die Stichworte ;-)
Will man das sicher und auch effektiv machen, geht das nicht mit Word und Excel.
Gibt auch keinen Grund, gibt ja günstige Systeme dafür ;-)
Die Zeit für eine halbgare Dokumentation würde ich lieber in Kundenprojekte stecken....