Das papierlose Büro - top oder flop?

Bei diesem Thema kommt man um DevinThink nicht dran vorbei. Aber 2 Monate reichen nicht aus. Vielleicht 2 Jahre - bis man sein Stil gefunden hat.
Auch bedarf es einen Dokumentenscanner, ich habe den ScanSbapS1500. Ohne den macht es schlicht kaum Sinn oder es macht kein Spaß.

Und, man hat ein riesengroße Verantwortung für seine Datenbank! Diese darf niemals, niemals verloren gehen!

Im Alltag ist so eine Datenbank aber echt eine Hilfe.
Alle dämlichen Ansichtskarten von der überbordeten Pinnwand - Einscannen, wegschmeißen, ORDNUNG an der Wand!
Schon mal ein Kochbuch der Frau aus dem oberen Bücherregal geholt? Flatter, flatter - lauter Rezepte aus Zeitungen ...
Eingescannt, weggeschmissen, RUHE!

Klar muss ich Firmenunterlagen im Original vorhalten. Weit weg in der Garage. Das Finanzamt kann bei einer Prüfung da gerne Tagelang suchen, stöbern und blättern!
Aber wenn ich wissen will was Kunde X für seine Visitenkarten im Jahre 2010 gezahlt hat - keine Minute und ich habe die Rechnung am Mac zu stehen und kann sie auch sofort per eMail weiterschicken.

Welche Farbe der Folie 3M Serie 100 habe ich doch gleich bei Gröner damals bestellt? Wo ist die Rechnung?
Kein Problem!

Was kostete die Milch vor einem Jahr bei Aldi?

Was stand im Mietvertrag? Wann wird der Bausparvertrag ausgezahlt. Wie heist die Bestellnummer bei Strato zur Kündigung einer Webadresse? Die Seriennummer von FixFoto? Bis wann läuft der Stromvertrag?
Die Zulassung des Autos schnell zur Werkstatt mailen, wann war man bei "The Wolf of Wallstreet" im Kino?
... und, und, und.

All diese Fragen kann man vom Mac sitzend schnell beantworten. Ich bin davon jedenfalls schwer begeistert.

Aber man muss sich einarbeiten, das ist die einzige Hürde!

Das Einarbeiten ist die größte Hürde, denn die Dokumentationen sind ziemlich überschaubar wie ich finde und optisch ist das Programms auch alles andere als schön ...

dreilinger schrieb:

B
Auch bedarf es einen Dokumentenscanner, ich habe den ScanSbapS1500. Ohne den macht es schlicht kaum Sinn oder es macht kein Spaß.

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Wie zickig ist der denn bei so Fetzen wie etwa Tankquittungen?

SwissBigTwin schrieb:

Eben, nach paar Wochen, Monaten ist ein Kassenbeleg fast nicht mehr lesbar... ich scanne ALLE ein, schmeisse das Original weg! Hatte auch schon Reklamationsfälle, wo ich den eingescannten Beleg ausdruckte und keine Problme im Geschäft damit hatte!

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Ja, in der Schweiz! Wie sieht es hier in DE aus? Was sagt das FA dazu, wenn die Originalrechnung nicht mehr vorhanden ist? Gibt es dazu Aussagen/Erfahrungen?

also nur damit ich das richtig verstehe, die Hardcore Nutzer unter euch haben quasi keine Ordnerstruktur aus dem Mac sondern nur DT, richtig?

beage schrieb:

Ja, in der Schweiz! Wie sieht es hier in DE aus? Was sagt das FA dazu, wenn die Originalrechnung nicht mehr vorhanden ist? Gibt es dazu Aussagen/Erfahrungen?

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Wie ich vorher schon geschrieben habe, was behalten werden muss behalte ich auch... aber Belege für ne Hose oder Einkauf bei Migros, Aldi, schmeiss ich weg! Alles fürs Finanzamt muss bei uns auch im Original vorliegen, logisch!

mac*berlin schrieb:

also nur damit ich das richtig verstehe, die Hardcore Nutzer unter euch haben quasi keine Ordnerstruktur aus dem Mac sondern nur DT, richtig?

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Bei Devonthink erstellst du eine, zwei, drei,... Datenbanken, wie du willst. Eine für Privat, eine für Geschäft, eine für Bilder, etc., du kannst aber auch nur eine Datenbank erstellen, kein Problem. DT baut innerhalb der Datenbank natürlich auch eine Ordnerstruktur auf, aber die ist nicht einfach so einsehbar, wie im Finder eine normale Ordnerstruktur... aber du kannst jede Datenbank von DT als normale Ordner/Dateien Struktur exportieren, z.B. auf Dropbox oder auf eine externe Platte zur Sicherung oder oder... auch kannst du auf dem MacBook DT installieren und auf dem iMac und beide miteinander syncen... oder aauf deinem Mac einen Webserver von DT generieren und von aussen drauf zugreifen... Möglichkeiten ohne Ende!

Wenn du Autoversicherungspolice einordnen willst, legt DT das unter Versicherungen ab und macht einen "Alias" im Ordner Auto, weil es ja zu beiden passt... wenn du das so willst! DT durchsucht beim importieren das Dokument und ordnet es schon in die passenden Ordner ein, DT ist nämlich bissel intelligent... und schlägt auch ähnliche Dokumente vor, aufgrund des Inhalts.

Als Scanner ist ein guter Dokumentenscanner zu empfehlen... aktuell der Fujitsu iX500, der zieht auch Tankbelege anstandslos ein!

Auf der Website von DT kann man eine Trialversion runter laden und 150 Stunden nutzen... also effektive 150 Stunden, das kann ja ein halbes Jahr dauern! Der Support spricht Deutsch, da der Inhaber und Mitarbeiter Deutsche sind!

ja, das habe ich verstanden das ich in dt quasi auch ne art von ordner anlegen kann zum sortieren aber habt ihr dann nichts mehr lokal auf dem mac ausser der Datenbank?

Ja, ähnlich wie die iPhoto Datenbank.

mac*berlin schrieb:

ja, das habe ich verstanden das ich in dt quasi auch ne art von ordner anlegen kann zum sortieren aber habt ihr dann nichts mehr lokal auf dem mac ausser der Datenbank?

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Ja, die Datenbank speichere ich auf dem Mac! Bedenken betreffend Umstieg auf Windows, Devonthink wird nicht mehr weiter entwickelt oder geht konkurs oder man will einfach auf was anderes umsteigen braucht man keine haben, da man jederzeit die Datenbank als normale Ordnerstruktur exportieren kann und dann einfach mit dem Finder weiter bearbeiten!

Hei,

mir fällt zu diesem immer wieder aufgekochten Thema immer wieder der Ritsch+Renn Cartoon aus einer lange schon im Keller verschwunden Ausgabe der c't ein:

http://www.heise.de/ct/schlagseite/1999/11/gross.jpg

Gruß

Oder das hier...

Ja, es liegt bei mir alles "chaotisch" in DT.

Aber ich arbeite innerhalb von DT mit sehr vielen Ordnern. Diese intelligenten Ordnern.
Jeder Lieferant hat so seinen eigenen Ordner. Anhand von bestimmten Wörtern in den Dokumenten (Straßenname, Steuernummer, Firmenname) werden die gescannten Dokumente auch sicher zugeordnet.
Man kann auch richtige Ordner bilden in die dann nach einer Weile DT die Scans mit "eigener Intelligenz" selbst einordnet.
Den Dokumenten vergebe ich aber auch Tags, diese haben bei der Suche Priorität und machen einiges einfacher. Tags sind ja auch fast sowas wie Ordner.

Zum Scanner.

Tankquittungen - gar kein Problem. Egal wie man die einlegt, Kopf, vorne, hinten, schräg - völlig egal.
Einzig, weil der Druck beim scann durchscheint, sollte man nur einseitig scannen. Sonst hast du eine 2. Seite in Spiegelverkehrt drin.
Das schöne beim Dokumentenscanner ist, dass er die Seitengröße automatisch dem Zettel zuschneidet.
Ob breit, schmal, lang, kurz - deine PDF hat immer die Größe vom Zettel. das funktioniert auch mit einem Stapel unterschiedlicher Blättergrößen.

Diese dünnen Quittungen bitte NICHT in den mitgelieferten Carrier packen. Der ist eher für gefaltete A3-Blätter da.
Alles so Dinge die man erst lernen muss.

Auch dass man zu jedem Dokument ein Scann machen sollte, so dass man zu jedem Dokument genau EIN PDF erhält.

Es ist zwar cool 30 Blätter im Stapel reinzuhauen und zu staunen wie schnell das gescannt wird. Später bei der Suche und im Handling aber völlig unpraktisch.
Wenn in einer PDF 30 Seiten sind, mit Rechnungen von der Telekom, Mediamarkt, Kontoauszug usw. ist unpraktisch.
Man kann zwar die PDF in dementsprechende zusammengehörige Seiten trennen, ist aber mühsam.

Wie ist der Workaround beim Scannen?

Ich hole die Post, eine Telefonrechnung und ein Schreiben von der Barmer.
Scannerdeckel hoch Telefonrechnung rein - blauen Knopf drücken.
Barmerschreiben rein - blauen Knopf drücken.

Barmerschreiben kommt gleich in den Papierkorb.
Telefonrechnung kommt in das Schubfach "unbezahlte Eingangsrechnungen" für die Finanzbuchhaltung.

Der Scanner scannt das dann mit 600dpi ein, DevonThink macht davon ein OCR, rechnet die A4 Seite auf ca. 800x600 Pixel runter und speichert die Datei (PDF mit ca. 250 kb) im DT-Eingangsordner. Das große Original wird automatisch gelöscht.

Wenn so 10-20 Dokumente im Eingangsordner liegen ordne ich sie ein.
Ich gehe die Liste durch und entscheide ob ich evtl. den Dateiname ändere. Voreingestellt ist bei mir der Datumsstempel.

Wie ändere ich den Dateinamen? Ich habe ja rechts von DT die Ganzseitenvorschau des Dokuments.
Wegen Volltext-OCR gehts einfach: z.B. die "Betreffzeile" mit der Maus markieren, rechte Maustaste "als Name übernehmen", fertig umbenannt.
Zum Teil werden Tags vergeben. (Barmer, Firma)

Dann wird der komplette Eingang verschoben in den, mein Ordner "Scan 2014".

Wegen den intelligenten Ordnern findet sich dann die Telefonrechnung automatisch im Order "Firma" und im "Telekomordner" und "Ausgaben 2014" wider. Das Barmerschreiben unter "Gesundheit" und "Barmer" wider.

Ganz zum Anfang habe ich mit mehreren Datenbanken gearbeitet - ein FEHLER! Jedenfalls für meine One-Man-Show.

Wozu? Beim Suchen muss man nämlich die entsprechende Datenbank wählen, beim Sichern und Archivieren genauso. Unnütze Verkomplizierung.
Unterordner in EINER Datenbank haben den gleichen Zweck.

Mittlerweile habe ich eine Datenbankgröße von 10.000 PDFs, das sind ca. 30.000 DIN A4 Seiten. Lächerliche 3,5 GB!

Ich nutze den Dropboxsync von DT. Am iMac werden die Daten erstellt und die Datenbank gepflegt. Aber ich kann am MacBook eben auch Recherche in meiner Datenbank betreiben.

Datensicherung:
WICHTIG! Man sollte sich bewusst sein, dass wenn man sich auf PDF-Archivierung einlässt die Verantwortung für seine Dateien hat. Ein Ordner mit Papier kann Jahrelang in der Garage vor sich hin gammeln - kein Problem.

Aber wenn deine PDFs weg sind, dann haste ein Problem!

1. ich habe Timemashine
2. ich habe hin und wieder ein Image was dann in einem Tresor lagert.
3. ich habe den Dropboxsync auf dem Macbook.
4. alle PDFs von DT werden von Chronosync in der Libary gesucht und zu GDRIVE hochgeladen.
5. alle PDFs werden täglich auf ein NAS geschrieben der einen eigenen Sichtungsplan hat
6. DT-Datenbankarchiv, dies ist eine Zip Datei die ich quartalsweise auf USB-Sticks speichere und auch noch zu GDRIVE hochlade

Was mir noch wichtig ist zu erwähnen, DT arbeitet im Grunde nur mit stinknormalen PDFs. Auch wenn DT pleite geht, man hat immer noch noch seine PDFs die man auf Grund seiner Volltextindizierung auch mit anderen Programmen durchsuchen kann.

Beim papierlosen Büro geht es auch nicht um "Rechtssicherheit" sondern darum Dinge zu finden um Fragen zu beantworten. Man kann seine "Ordnertürme" in die Garage verlegen.
Wie viel Quadratmeter nehmen doch mal gleich Eure Regale weg? Was zahlt Ihr so für den qm an Miete?

Danke für deinen ausführlichen Bericht!

avalon schrieb:

In deinem Alter hatte ich damals auch das Problem und ich habe es da schon (also vor etwa 40-45 Jahren) digital gelöst.

Es gab 2 Zustände für meine Unterlagen.

0 = wegschmeißen
1 = behalten

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So mache ich das bei mir auch, allerdings habe ich zusätzlich noch Schrödingers Dokumente hier. Von denen weiss ich nicht ob ich sie noch habe oder weggeschmissen habe.
Erst nachdem ich nachschaue ob sie noch da sind nehmen sie 1 oder 0 an.

Mich hat diese Papierflut auch immer genervt - vor allem wenn ich mal was suchen musste.

Ich arbeite da mit Bordmitteln. Zum scannen nutze ich einen HP Officejet 8600 Pro Plus mit Duplex ADF, jedes Dokument wird einzeln unter Vorschau als PDF abgespeichert (z.B. Barmer 02.11.14) und dann in den entsprechenden Ordner geschoben.
Der ganze Kram ist bei Google Drive gespeichert, so kann man auch von Unterwegs mal die Geburtsurkunde rauskramen, wenn man wissen will wann man Geburtstag hat. Die Dokumente sind mit Boxcryptor verschlüsselt.

Die Originale haue ich dann unsortiert in einen Aktenordner. Wenn dieser voll ist, wird er beschriftet (z.B. "Ablage 2012-2014").

Wenn ich ein Original brauche, suche ich zuerst mit Spotlight danach. Dann weiß ich anhand des Dateinamens aus welchem Jahr das ist und kann im entsprechenden Ordner suchen.
KFZ Briefe, Geburts- und Heiratsurkunden und eben so ganz wichtige Dokumente befinden sich natürlich gesammelt und sortiert in einem extra Ordner.

Ich scanne auch nicht nicht jeden Scheiß ein - nur was wichtig ist. Viele Rechnungen habe ich schon auf online umgestellt, sodass ich nur noch die PDF einsortieren muss. Da muss ich dann auch nichts mehr abheften (Telefon- und Handyrechnungen, Gas- und Strom, Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnung...)

Die App PDF Expert macht übrigens auch eine Volltextsuche von PDFs auf dem iPhone. Und das sogar in schnell.
Ich denke wir sollten an dieser Stelle die PDFs als DAS Format für das papierlose Büro festhalten.

Nun fehlen zur kompletten Lösung nur noch die täglichen Handnotizen.
Leider bietet Apple da keine Lösung wie das Surface pro oder die Samsung Note an. Also Stiftbedienung.
Die ganzen kapazitiven Stifte sind allesamt nur peinliche Notlösungen wobei sich die Wacom Stylusstifte als noch von allen am wenigsten schlecht erwiesen haben.
Also, ganz ohne Notizbuch und Füller geht es bei mir leider doch nicht.
Ich persönlich liebäugele deswegen tatsächlich mit dem Surface pro3.

Was noch ganz wichtig für das papierlose Büro ist: der 2. Monitor!
Das erspart oft den Papierausdruck. Das erhöht ungemein die Effizienz.

Und was bei mir noch im Büro wichtig ist, ist ein riesengroßes Whiteboard mit Magneten.

dreilinger schrieb:

Die App PDF Expert macht übrigens auch eine Volltextsuche von PDFs auf dem iPhone. Und das sogar in schnell.
Ich denke wir sollten an dieser Stelle die PDFs als DAS Format für das papierlose Büro festhalten.

Nun fehlen zur kompletten Lösung nur noch die täglichen Handnotizen.
Leider bietet Apple da keine Lösung wie das Surface pro oder die Samsung Note an. Also Stiftbedienung.
Die ganzen kapazitiven Stifte sind allesamt nur peinliche Notlösungen wobei sich die Wacom Stylusstifte als noch von allen am wenigsten schlecht erwiesen haben.
Also, ganz ohne Notizbuch und Füller geht es bei mir leider doch nicht.
Ich persönlich liebäugele deswegen tatsächlich mit dem Surface pro3.

Was noch ganz wichtig für das papierlose Büro ist: der 2. Monitor!
Das erspart oft den Papierausdruck. Das erhöht ungemein die Effizienz.

Und was bei mir noch im Büro wichtig ist, ist ein riesengroßes Whiteboard mit Magneten.

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Papierloses Büro hat für mich erst mal nix mit Smartphone zu tun! Das habe ich zuhause am Schreibtisch, mit einem Desktop oder Laptop und einem Scanner/MFP! Wenn Handschriftliche Notizen dazu kommen, einscannen mit OCR und speichern.

Ein 2. Monitor für was und warum? Kann ich nicht nachvollziehen! Dafür aber nachvollziehbar PDF als Standardformat... aber das haben vor uns schon lange ganz andere festgelegt!

Doch, ich würde am Smartphone gerne unterwegs Notizen machen, die automatisch in meine Datenbank einfließen.
Auch greife ich auf meine Datenbank mobil zu - cool alle seine PDFs dabei zu haben.

Ich habe an meinem Arbeitsplatz einen 30" Zöller und daneben einen 21" Zöller hochkant.
Und auf dem 2. Monitor laufen dann Email, Exel, Word oder Datenbanken.
Von dort werden dann Elemente (Bilder, Texte) auf den Hauptmonitor übernommen.
Ich vermeide Kundenmails auszudrucken um sie in meine Dinge einzuarbeiten

Du musst wissen ich arbeite in der Druckvorstufe, also Satz und Layout von Plakaten, Flyer usw.
Da ist der 2. Monitor für mich wichtig. Das gehört bei mir mit zum papierlosen Büro.
Mein Schreibtisch ist übrigens steril sauber.
Rechner, Scanner, die beiden Monitore, Notizbuch mit Füller, Wacomtablett...

Die DevonThinkStation mit 27" iMac, Dokumentenscanner hat noch 2 Rollcontainer für die nötige Papierablage für das Finanzamt.

Mich würde vor allem interessieren was die jenigen Einscannen die das papierlose Büro beruflich versuchen umzusetzen.

Was scannt ihr ein was nicht?

Steuerbescheide? Mietverträge? Schriftwechsel Krankenkasse bzw. Versicherungen, Einkaufsbelege von Anschaffungen (Hardware, Möbel etc.), Telefonrechnungen?

Ich habe immer das Problem das ich zu viel aufheben will ....