Suche nach Dokumentenmanagement-Lösung: Scansnap ix1600 + alter Mac Mini (early 2009)

[toolted]

EcoDMS? Hört sich gut an, ich habe aber nur das hier gefunden und da sprechen die von über 1.500 Euro

Kostet als Privatlizenz 89€
Man kann das auch 30 Tage kostenfrei testen.

Guten Start ins neue Jahr

 

[apfelcash]

Happy new Year liebe Community!

Ich schätze zudem die Möglichkeit, über DT Go von unterwegs jederzeit Zugriff über das iPhone oder das iPad auf meine Dokumente zu haben. Schnell und einfach nach einem Dokument suchen und zugreifen zu können ist sehr praktisch.

 

[Mankind75]

Das wäre der Plan. Dann hätte ich endlich eine Verwendung für den MacMini!

Making the most of what you have.. Macht auf jeden Fall in dieser Hinsicht Sinn. Diesen englischen Satz habe ich noch sehr aus meiner Ausbildung zum Wirtschafts- und Fremdsprachenassistenten in Erinnerung.

In die Zukunft blickend würde ich aber mit "Scope Creep" rechnen. Also dass man zusätzliche Features wünscht.

 

[bowman]

Oft wird im Internet Paperless empfohlen, das wohl unter Linux oder via Docker auf einem NAS läuft.

...falls Du keine Linux-Kenntnisse mitbringst oder dich nicht einarbeiten willst, würde ich vorschlagen, Paperless-NGX per Docker unter macOS zu betreiben. Dazu brauchst Du auf dem Mac eine Docker-Umgebung:

https://docs.docker.com/desktop/setup/install/mac-install/

Ich habe das bisher nicht unter macOS genutzt, es gibt aber genügend Anleitungen:
https://www.google.com/search?q=running+docker+container+in+macos

Dann kannst Du dir Paperless-NGX per Docker (genauer gesagt per docker compose) nutzen. Das Schöne dabei: Falls Du mir mal ein NAS zulegst, kannst Du das vorhandene Setup sehr leicht migrieren.

Infos zu Installation und Betrieb von Paperless-NGX per docker compose findest Du hier:
https://docs.paperless-ngx.com/setup/#docker

Ein bisschen solltest Du dich schon mit shell-Kommandos im macOS-Terminal und den Grundlagen von Docker Compose auskennen, aber das ist keine Raketenwissenschaft - jedenfalls brauchst Du nicht notwendigerweise Linux als Betriebssystem auf dem Mac, kannst Dich aber an den vielen Linux-Installationsanleitungen orientieren. Was Du aber brauchst ist ein für den SMB-Zugriff freigegebener Ordner auf dem Mac, auf den den Scanner seine Scans schicken kann. Dieser wird dann in der Paperless-Konfiguraton als Inbox-Ordner deklariert.

Ich bin mit Paperless-NGX als Dokumentenmanagementlösung hochzufrieden, das Ding ist genial. Es ist einfach schön neue Dokumente in den Stapeleinzug vom Scanner (bei mir ein Brother-MuFu) zu schmeissen, die Scan-Taste zu drücken und danach das Papier gleich dem Schredder zu übergeben, ohne irgendwie am Rechner rumhampeln zu müssen. Einmal die Woche schau in in Paperless rein, schau dass die Datumserkennung und Tag-Zuordnung stimmt, entferne die "Neu"-Tags und fertig. Die Dokumente liegen dann in einer reinen Ordnerstruktur auf dem NAS wie ich sie auch bei einer manuellen Zuordnung angeleht hätte (Jahr / Korrespondent), sind aber dank automatischem Tagging, OCR und Datums-/Korrespondentenzuordnung viel flexibler auffindbar. Rechnungen die als Email-Anhang als PDF reinkommen kann sich Paperless ebenfalls automatisch aus der Mailbox holen...

 

[wuchtbrumme]

Die OCR Funktion die im Software-Paket vom ScanSnap mitkommt, blockiert den Scanner so lange, bis die Texterkennung durch ist.
(Das war jedenfalls in den ersten Jahren meiner meiner ScanSnap-Nutzung so - und dann bin ich dazu übergegangen, die OCR mit DEVONthink zu erledigen. Falls sich da was geändert hat, bitte Rückmeldung).

das ist immer noch so; der Scanner ist komplett blockiert (allerdings versteckt das Bedienfeld des iX1600 das gut...), bis der Scan fertig ist. Auch erkannte Papierstaus bzw. etwas überlappend oder doppelte eingezogene Blätter bringen einfach ein Fenster auf dem Ziel-PC, bis man das wegdrückt. Aber nun gut, der Teil des Scans könnte ja nun definitiv nicht weitermachen.

Vielen Dank für die hilfreichen Kommentare hier, da nehme ich auch viel mit.

An @chndsor : Übrigens gibt es auch das Produkt "unRAID" - ist im Prinzip ein USB-Stick, der auf einer Hardware ein Linux (mit Lizenz) bootet, das wiederum NAS komplett von vorne bis hinten erledigt und das in einer für Privatanwender auch sehr interessanten, fast Synology-like SHR-Art auch auf alter, günstiger Hardware und Festplatten-was-halt-noch-da-war. Ich habe jetzt ein paar NAS gekauft und selbst gebaut (und herrje, eine steile Lernkurve festgestellt): Aus meiner persönlichen Sicht ist unRAID etwas speziell aber definitiv nutzbar und das Prinzip eigentlich für Heimanwender überragend (auch wenn Speed durch das Konzept SHR nicht im Vordergrund steht, aber mei, für 10Gbit/s gibt es noch ganz andere Probleme, vor allem immer noch finanzieller Natur und nein, ein billiger Switch ist da das kleinste Problem).

Die Kosten bei unRAID bestehen aus der alten Hardware (PC) sowie Festplatten (alle möglichen Größen, nur das Paritätslaufwerk sollte so groß sein wie es geht) und der Lizenz. Paperless-ngx ist ganz normal aus dem AppStore/Docker zu ziehen:

Wenn man auf Install klickt, erscheint das hier:

Super übersichtlich. Wahrscheinlich hat es selbst für diese einfachen Felder noch eine Hilfe... Ja: https://flemmingss.com/how-to-set-up-paperless-ngx-on-unraid/ Vielen Dank an den Autor.

Vielleicht teased Dich das ja auch, das Projekt anders anzugehen. Der Vorteil ist halt auch, dass auch unRAID ein Projekt mit großer Community ist, wo man eher mal Hilfe bekommt, als wenn man schon etwas "besonderes" macht - und Docker auf einem alten Mac OS X würde ich als sowas bezeichnen. Geht bestimmt, aber wenn man gerade anfängt *UND* eigentlich das Ziel hat, schnell loslegen zu können (wie ich herausgelesen habe), dann ist sowas schnell ein Showstopper. Und dann macht unRAID eigentlich alles, um "Linux-Kommandos" unter einer Weboberfläche wie bei guten NAS von Synology zu kapseln. Etwas Ahnung ist definitiv hilfreich, aber andererseits geht es auch ohne und ich würde sagen, da ist es Synology recht ähnlich.

Man kann mit einem alten 1Euro-PC von eBay anfangen, idealerweise mit einem Gehäuse mit ein wenig Platz, einer gescheiten CPU (ab Core2Duo würde ich sagen, aber es gibt Beispiele für deutlich weniger) und einigen PCIe-Slots. Man braucht einen guten USB-Stick, eine Test-Lizenz (30 Tage) und halt eine Festplatte mindestens (die Paritätsdisk kann man später hinzufügen). Netzwerk sollte man auch haben, also Netzwerkadapter in dem PC, im Mac und idealerweise Switch oder Router mit ein paar Ports. Also wahrscheinlich 20 Euro für den Anfang für PC und USB-Stick.

Der Hauptnachteil bei Selbstbau: es ist nie so kompakt, so gut aufeinander abgestimmt, wie es bei Komplettpaketen sein *könnte* (mit Betonung auf könnte, denn gerade im Bereich bis 1500 Euro was ich schon viel Geld für ein NAS *ohne* Festplatten finde (die kommen ja noch drauf) scheinen die Hersteller irgendwelche Einspartricks zu finden, die halt machen sollen, dass man immer noch eine Kategorie teurer kauft - und dann wiederum Sachen bekommt und mitbezahlt hat, die man gar nicht braucht. Meine Qnap-Erfahrung - immerhin 1000 Euro - hat mich dann überrascht mit "Sie können zwar für 250 Euro eine kombinierte SSD- und 10Gbit/s-PCIe-Karte bekommen, aber wir sagen nur im kleingedruckten, dass der PCI-Slot nur PCIe2.0 x1 ist" (!). Damit kann man das dann auch lassen. Auch bei Synos aktuellem 4bay-NAS, der DS-923+, finde ich Haken. 10Gbit/s-Ethernet ist nicht von Haus aus dabei und man muss das Angebot von Synology nehmen, weil die Bauform halt nicht PCIe halbe/volle Höhe ist, obwohl der Anschluss es eigentlich wäre. Dann hat das Ding halt keinen Knopf, mit dem man eine Aktion auslösen könnte (um Speichermedien an einem angeschlossenen Cardreader automatisiert einzulesen und einen fotografischen Workflow zu starten, beispielsweise). Und Energieeffizienz sollte im Fokus stehen, wird aber erstaunlich oft stiefmütterlich behandelt, sodass man eigentlich auch selbst bauen kann (wo man aber oft genauso feststellt, dass das ein noch schwierigeres Projekt ist als der Bau und die Konfiguration an sich).

 

[Schlenk]

Ich bin mit Paperless-NGX als Dokumentenmanagementlösung hochzufrieden, das Ding ist genial. Es ist einfach schön neue Dokumente in den Stapeleinzug vom Scanner (bei mir ein Brother-MuFu) zu schmeissen, die Scan-Taste zu drücken und danach das Papier gleich dem Schredder zu übergeben, ohne irgendwie am Rechner rumhampeln zu müssen.

Dafür braucht man doch keine Dokumentenmanagementlösung. Einfach Scan-to-Folder und gut ist... Speichert das Dokument an dem zuvor konfigurierten Ort.

 

[bowman]

Dafür braucht man doch keine Dokumentenmanagementlösung. Einfach Scan-to-Folder und gut ist... Speichert das Dokument an dem zuvor konfigurierten Ort.

...les' doch bitte meinen ganzen Text, insbesondere die letzten zwei Sätze...

 

[Mankind75]

Wollte noch ein kleines Nugget nachliefern: Der Scansnap, den Du gekauft hast, wird wohl auch vom Scannersystem "SANE" (Scanner Access Now Easy) bis auf WLAN unter Linux unterstützt.

 

[Schlenk]

Ich hänge mich hier mal dran mit einer Frage zu Paperless-ngx. Wenn das nicht ok ist, bitte kurz Info, dann eröffne ich einen neuen Thread.

Wenn ich bei E-Mail einstelle, dass "Nachrichten als .eml verarbeitet" werden sollen. Gibt es dann keine Möglichkeit Anhänge der E-Mail in Paperless zu betrachten?

Wenn ich bei E-Mail einstelle "Nachrichten als .eml und Anhänge separat verarbeiten", wie sehe ich dann, welcher Anhang zu welcher Mail gehört? Beispiel: E-Mail 1 hat Betreff "Rechnung" und eine Anlage mit Namen "Rechnung", E-Mail 2 hat ebenfalls Betreff "Rechnung" und ebenfalls eine Anlage mit Namen "Rechnung". Wie weiß ich, welche Rechnung zu welche Mail gehört? Mir fehlt irgendwie die klare Zuordnung der Anhänge zur betreffenden Mail. Wie macht ihr das?

Danke