Suche Dokumentenverwaltungssystem auf macOS

Wenn Evernote eine Option ist, dann werfe ich mal noch Goodnotes in den virtuellen Raum. Mit dem experimentiere ich seit ein paar Tagen rum und bin echt angetan...
 
rudluc schrieb:
Ich selbst nutze ein ausgeklügeltes Ordnersystem im Finder für alle Dokumente, die ich selber erstelle. Das bin ich von Urzeiten her so gewöhnt. Ich will diese Dokumente physisch greifbar haben. Die wichtigsten Pfade habe ich als Favoriten gespeichert oder gelange mit "Spotlight" oder "Alfred" blitzschnell dorthin.
Trotzdem verwende ich für bestimmte Zwecke ein Dokumentenverwaltungssystem, bis vor einiger Zeit Evernote, welches zwar wirklich gut, aber für meine Begriffe viel zu teuer ist, mittlerweile bin ich allerdings auf DevonThink umgestiegen.
Ich nutze es für PDF-Dateien, wie Anleitungen und Handbücher, aber auch für Artikel aus dem Web, denn für mich ist ein guter Webclipper eine der am häufigsten verwendeten Funktionen.
Zum Vergrößern anklicken....
Kannst du das System bitte einmal grob skizzieren. Ich bin auch ein Fan von "Selbstverwalten" optimiere dies aber gerne und bin noch nicht zufrieden.
 
Sagt mal: Kann man Keep it auch als Wissensdatenbank nutzen?
Wenn man sich die Screenshots so anschaut, sieht man, dass Tags möglich sind. Das würde ja vieles erleichtern
 
Donald Dark schrieb:
Kannst du das System bitte einmal grob skizzieren. Ich bin auch ein Fan von "Selbstverwalten" optimiere dies aber gerne und bin noch nicht zufrieden.
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An oberster Stelle im Dokumentenordner sind die Ordner "1 Privat" und "2 Beruf" (bzw. "Ausbildung"). Im beruflichen oder Ausbildungsbereich hat wohl jeder eine andere Systematik. Den Bereich klammere ich mal aus.
In Privat habe ich Ordner für Abonnements, Auto, Bank, Computer, Familie, Finanzamt, Freunde, Gesundheit, Haus, Haushalt, Rechnungen, Telekommunikation, Urlaub, Versicherungen, Verträge, Vorlagen. Und darin sind dann jeweils nochmal Ordner.
Die Zahlen vor "1 Privat" und "2 Beruf" habe ich angelegt, weil im Dokumentenordner noch andere Ordner liegen, die von Programmen automatisch angelegt werden, damit sie bei der alphabetischen Sortierung immer vorne stehen.
 
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Eigentlich genau so vom Prinzip mache ich das auch. :D
Wie geht ihr mit verschiedenen Versionen um, steht bspw. das Datum vorne 2021-02-28_Dateiname oder hintendran oder alle alte Versionen in nem Ordner "alt" ?
 
Ich hänge einfach eine Versionsziffer dran. Also Dokument 1, Dokument 2, usw.. Bei vielen Versionen auch Dokument 01, 02, 03....
Das Datum erscheint doch sowieso in der Listenansicht des Finders und steht meist auch nochmal irgendwo im Dokument.
Nicht superperfekt, aber für mich reichts.
 
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BundleHunt bietet EagleFiler für 5€ an.
Gut für einen Test
 
Vorschlag, "Bordmittel" zu nutzen: Apple Notizen

In Abhängigkeit vom Umfang und der Art der Dokumente könnte auch Apples Notizen eine Alternative sein. Ich nutze die App für die Ablage meines privaten Schriftverkehrs. Dazu habe ich mir verschiedene Ordner und Unterordner in Notizen angelegt, in die dann die gescannten Dokumente einsortiert werden.

Als Scanner nutze ich entweder das iPhone/iPad (bietet auch OCR) oder einen externen Scanner (ebenfalls mit OCR).

Dokumente finde ich dann u. a. auch mit der Spotlight - Funktion (da Dokumente mittels OCR "durchsuchbar" sind).

Darüber hinaus nutze ich die Passwort-Funktion bei Bedarf. Teilen der Notiz ist ebenfalls möglich.

Ich habe früher Evernote genutzt. Nachdem Apple die Notizen mit umfangreicheren Funktionen (z. B. OCR) ausgestattet hat, bin ich umgezogen. Spare nebenbei auch Geld.

Das ich mich damit noch mehr an Apples Ökosystem binde, ist mir bewusst.
 
Bin jetzt auch bei „Notizen“ geblieben, eigentlich reicht das für meine Zwecke aus und ansonsten eine überdachte , ansonsten eine gute Ordnerstruktur unter Dokumente.
 
Ich nutze seit ein paar Jahren DevonThink und bin sehr angetan. Es ist halt ein richtiges DMS. Im einfachsten Fall importierst Du die Dokumente nach DT und brauchst Dich nicht um den Speicherort kümmern. Über die Suche findest Du dann Deine Dokumente. Alternativ kannst Du auch Deine Dokumente in einer Dir beliebten Struktur auf der Festplatte ablegen und von dort über Aktionen in Devonthink automatisiert importieren lassen. DT ist sehr mächtig und daher auch nicht ganz billig. Für mich war es eine gute Investition, da ich mich auf dem Weg zu papierlosen Büro gemacht habe.
 
Wenn es for free sein soll, die GUI ein bisschen altbacken sein darf und die Dateien einfach im Dateisystem liegen bleiben dürfen und nur per Suche wiedergefunden werden sollen, dann habe ich diesen Tipp hier:

http://docfetcher.sourceforge.net/de/index.html

Das Programm funktioniert ganz hervorragend auch mit Netzlauwerken und NAS Systemen.
 
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Ich benutze auch die eine Ordnerstruktur in der iCloud und sortieren dort alles nach Jahren. In Etwa so Beruf/2021/RG_einegehend/01_Jan/Telefon/... usw. Die Struktur optiemere ich auch alle paar Monate mal und Lege lehre Strukturordner an.

Irgendwie bin ich heir auf den Thread gestoßen auf der Suche nach eine Software um Duplikate zu finden und zu managen, also falls das jemand liest der was nettes kennt :)
 
Im OrdnerPrivat hat sich auch bewährt bei mir, zB Werkzeug, Haushaltsmaschinen nach Herstellerfirmennamen zu gruppieren. Im OdnerZuhause ist die örtliche Orientierung sinnvoll, also Gge, Haus; Dachboden, OG EG Keller, darin die Zimmer; Grundstück.
Bei den Geldgeschäften hat jeder BGB-Partner seinen Ordner, wenn nötig.
Manches muss nicht auf den Rechner, bei Wiederholungen oder Problemen ists aber sinnvoll, allein schon wegen der Chronologie.
“Warum schreiben sie mit?“ „Damit ich es vergessen kann!“
 
Ich hab grade Yep überflogen. Wie ich es verstanden habe, werden den abgelegten Objekten vom Nutuzer tags zugeordnet. Und kein benannter Odrner vom User creiert zur Ablage.
Vorteil, man kann mehrere tags anfügen. Nachteil mE, man macht sich weniger nachhaltige Strukturgedanken (welche in Ordnern dargestellt werden).
 
Schlagwörter/Tags erleichtern es natürlich, Dateien auf vielerlei Arten zu markieren und ohne großen Aufwand, den man beim Einsortieren hätte, wiederzufinden. Ein großer Nachteil ist meiner Meinung nach, daß Verschlagwortung wie Suche nur dann wirklich effizient sind, wenn man einen Schlagwortkatalog erstellt - was natürlich Arbeit macht.
Ich kenne das von Bibliotheken - wenn jeder Mitarbeiter eigene Schlagworte aussucht, wird am Ende kaum etwas gefunden, und das gilt ganz sicher auch, wenn es eine einzelne Person ist, die aber über viele Jahre die Datensammlung pflegt. Jedenfalls wenn deren Umfang nicht ganz eng begrenzt ist auf wenige Dateien und wenige Themen.
Eine perfekte Lösung, ganz zu schweigen von einer für alle Anwender, gibt es sicher nicht - ich halte eine Kombination von Ordnerstruktur (im Finder / relativ übersichtlich und auch später ±nachvollziehbar) und Schlagworten (über ein Datenbank-/Dateiverwaltungsprogramm, das die Finderstruktur akzeptiert / relativ differenziert) für den besten Kompromiss.
Jedenfalls für mich.
 
Kann mal jemand einen tatsächlichen Nutzungsfall hier aufführen? Ich habe noch nicht verstanden, was da überhaupt "geordnet" werden soll. Bundesligatabellen? Oder Adressen? Oder Immobilien?

Cinober
 
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