SOLL/IST-Tabellen in Excel vergleichen - kurze Frage dazu

[KrisAusEU]

Hallo Zusammen,

ich hab mal eine kurze Frage zu Excel, wo ich selber grad nicht weiter komme:

Für unsere Inventur habe ich grad einen Report erstellt, der eine Auswertung liefert, in welcher Höhe es Bestandsveränderungen gab/gibt.

Die Bestandsänderungen selbst während der Inventur erfolgen in unserer Logistik-Software. Daraus bekomme ich die VOR- und NACHHER-Daten über einen einfachen CSV-Export, den ich dann mit Copy & Paste in meinen Excel-Report einfüge (links alt, rechts neu und dann Differenzberechnung).

Mein Problem jetzt:

Sagen wir einfach mal, ich habe 1000 Zeilen Inventurdaten (pro Artikel 1 Zeile).. Wenn es nur geringfügige Abweichungen gibt, und jeder Artikel (jede Zeile im Export) am Ende noch vorhanden ist, gibt es ja keine Probleme... Wenn aber nun durch die Inventur rauskommt, dass z.B. 10 Artikel überhaupt nicht mehr vorhanden sind und deswegen auf 0 gesetzt wurden, fehlen mir dann ja irgendwo 10 Zeilen in meiner Export-Datei. Dann kommt es ja bei einfachem Copy & Paste zu Zeilen-Verschiebungen (weil ich ja im 2. Export nur noch 990 Zeilen hätte), und die Daten der gegenübergestellten Listen verrutschen und stimmen nicht mehr überein.

Was könnte man da am besten tun?

Gruß, Kris

PS: Macht es Sinn, sich bei solchen Dingen mal etwas mit Access zu befassen, oder ist Excel dafür eigentlich schon gut geeignet?

 

[IKWIL]

Wenn es eindeutige Merkmale gibt, mit denen man beide Listen/Tabellen abgleichen kann (z.B. eindeutige Artikelnummer), würde ich das mit einem SVERWEIS machen.

Beispiel: Artikel aus 2011 mit Mengenangabe in einem Blatt, Artikel mit Mengenangabe in einem anderen Blatt. Mit SVERWEIS in Tabelle 2011 auf 2012 die beiden Artikel vergleichen. Bei Übereinstimmung der Artikel kann die Mengenangabe aus 2012 als Ergebnis in Tabelle 2011 ausgegeben werden. So hättest Du dann z.B. in der Tabelle 2011 eine zusätzliche Ergebnisspalte mit der Mengenangabe aus 2012. Bei keiner Übereinstimmung (weil der Artikel mittlerweile fehlt) wird als Ergebnis #NV ausgegeben.

 

[fa66]

Mal dumm nachgefragt:
Warum fehlen denn überhaupt die Zeilen in der CSV-Exportdatei der Logistiksoftware?

Das Format CSV spricht ja nicht gegen eine Ausgabe (beispielsweise) der Form:

produkt1;wert1;¶
produkt2;wert2;¶
produkt3;;¶
produkt4;wert4;¶
produktn;werten;¶
​

anstelle:

produkt1;wert1;¶
produkt2;wert2;¶
produkt4;wert4;¶
produktn;wertn;¶
​

bzw., falls nur die Werte ohne Produktbezug geliefert werden:

wert1;¶
wert2;¶
;¶
wert4;¶
wertn;¶
​

Der Import nach Excel würde dann die Leerstelle als leere Zelle übernehmen:

 

[Sagittarius A]

Sinnvoll wäre es natürlich, wenn man beim Exportieren der Werte direkt angeben könnte, ob man eine vollständige Liste will (d.h. eine Liste, die alle jemals ins System eingegebenen Artikel umfasst) oder nur eine Liste der tatsächlich vorhandenen Artikel will.
Wenn es diese Möglichkeit nicht gibt, kann ich mir nur vorstellen, dass der Programmierer der Software davon ausgeht, dass im realen Einsatz die Liste der eingegebenen Artikel sehr groß wird, real aber nur relativ wenige verschiedene Artikel wirklich vorhanden sind und er daher die Leereinträge nicht aufführt, um die Ausgabe übersichtlich zu halten.

Zur Lösung des Problems: Ich bin kein Excel-Nutzer, da die Idee hinter einer Tabellenkalkulation mir persönlich kaum Vorteile bringt, dafür aber die Möglichkeiten der Software unnötig beschneidet, sodass relativ einfache Dinge unnötig kompliziert werden.
Daher kann ich dir nur grob beschreiben, wie ich das Problem lösen würde und du musst die einzelnen Schritte dann durch passende Excel-Funktionen nachbauen.

Zuerst einmal solltest du dir eine Tabelle (bestehend aus einer Spalte) mit allen Artikeln besorgen, die überhaupt vorkommen können. Alternativ musst du versuchen aus den beiden Exportlisten eine Spalte mit Artikeln zu generieren, die alle Artikel umfasst, die in den jeweiligen Dateien vorkommen können. Das kann man beispielsweise dadurch erreichen, indem man die Artikel aus Datei 1 nimmt und die Artikelliste aus Datei 2 systemmatisch durchgeht und schaut, ob die Artikel bereits in der Liste stehen. Wenn ja, geht es zum nächsten Artikel weiter, wenn nein, wird der Artikel zur Liste hinzugefügt. Dies ist vermutlich der komplizierteste Teil, da die Artikelliste ja immer weiter anwächst (keine Ahnung inwieweit Excel damit umgehen kann).
Wenn du die Spalte mit den Artikeln hast, ist der Rest relativ einfach. In den beiden nächsten Spalten kommt die Anzahl der Artikel rein (vorher und nachher). Du schaust also in der jeweiligen Liste nach, ob "Artikel 1" (der Name eines Artikels) dort aufgeführt ist. Wenn ja, schreibst du die entsprechende Anzahl in die Zelle, wenn nein, schreibst du eine Null hinein.
Am Ende kannst du dann die Differenz bilden und die Artikelbewegungen sehen.